Dieser Leitfaden soll Ihnen den Mehrwert eines HR Chatbot Tools näherbringen und darüber informieren, worauf Sie bei der Implementierung einer solchen Lösung achten sollten. Zudem werden Ihnen wichtige Schritte für die Mitarbeiterkommunikation erläutert.
Chatbots erfreuen sich zunehmender Beliebtheit und sind im HR-Serviceumfeld vielseitig einsetzbar. Es empfiehlt sich, vor der Entscheidung für oder gegen einen HR-Chatbot zu analysieren, wie viel Routinearbeit bisher in diesem Bereich geleistet wurde. Chatbots können allgemeine Servicefragen beantworten und nur sehr spezifische Themen an eine zuständige Person weiterleiten und helfen so dabei die Arbeitsbelastung für HR zu reduzieren.
Ziel ist es, die Arbeitsbelastung in HR zu reduzieren und HR Services zu digitalisieren, um Prozesse effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen. Laut einer aktuellen Haufe Studie empfinden 78 Prozent der Mitarbeiter ihr Arbeitspensum als zu hoch. Das heißt, es bleibt keine oder nur wenigt Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Ein HR Chatbot sollte benutzerfreundlich sein, d.h. die Bedienung muss intuitiv und einfach sein und möglichst viele Anwendungsfälle abdecken. Die Antworten auf Routineanfragen sollten schnell, aber vor allem inhaltlich richtig sein. Wenn der Bot die Antwort nicht weiß (oder nicht wissen kann), weil es sich um einen Spezialfall oder eine persönliche Angelegenheit handelt, sollte sie an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.
Ein Chatbot wird von HR eingesetzt, um HR-Mitarbeiter:innen bei der Kommunikation mit ihren Kollegen zu unterstützen. Die Umfrage zeigt, dass sich die HR-Mitarbeiter:innen durch den Chatbot keineswegs bedroht fühlen, sondern ihn als innovative Lösung begrüßen. Es ist deshalb wichtig, klare Prozesse für das Einrichten und Verwalten eines HR Chatbots zu schaffen und seine Nutzung im Unternehmen zu fördern.
