Ein gutes Onboardingkonzept hilft, neue Kolleg:innen produktiver und zufriedener zu machen und trägt dazu bei, die Einarbeitungszeit zu verkürzen. Deswegen sollte ein im Vorfeld erstellter und durchdachter (digitaler) Einarbeitungsplan selbstverständlicher Bestandteil eines strukturierten Onboardings sein.
Damit die Einarbeitung strukturiert abläuft, erleichtert ein professioneller Einarbeitungsplan die Wissensvermittlung und hilft, neue Mitarbeiter:innen schnell in ihr neues berufliches Umfeld zu integrieren. Der Einarbeitungsplan wird schon im Vorfeld individuell für die vakante Stelle ausgearbeitet. Er ist das Herzstück der fachlichen Einarbeitung und strukturiert den kompletten Einarbeitungsprozess.
Damit die Einarbeitung der Onboardees gelingt, muss ihnen zunächst viel Wissen vermittelt werden. Das Spektrum ist dabei sehr groß: Die Onboardees müssen z. B.
Ein Einarbeitungsplan dient dazu, den Einstiegsprozess neuer Mitarbeiter:innen zu verbessern, ihre Integration zu erleichtern und ihre langfristige Leistung im Unternehmen zu fördern. Er fungiert als eine Art Landkarte, die allen Beteiligten Orientierung und Sicherheit bietet.
Für die neuen Mitarbeiter:innen gewährleistet ein Einarbeitungsplan einen schnellen Start im Unternehmen, indem er klare Erwartungen definiert. Sie wissen genau, was auf sie zukommt, welche Aufgaben zu erledigen sind und was von ihnen erwartet wird. Darüber hinaus vermittelt ein strukturierter Einarbeitungsplan den neuen Mitarbeiter:innen, dass sie nicht ins kalte Wasser geworfen, sondern unterstützt werden. Dies wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterbindung aus.
Auch für alle anderen am Onboarding Beteiligten, wie Buddys oder andere Mitarbeiter:innen schafft ein Einarbeitungsplan Transparenz, indem er klare Strukturen und Verantwortlichkeiten festlegt. So können alle zusammenarbeiten, um den Onboarding-Prozess erfolgreich zu gestalten.
Ein Einarbeitungsplan richtet sich hauptsächlich an Onboardees, die frisch ins Unternehmen eintreten. Er gewährleistet eine erfolgreiche Integration in das neue Arbeitsumfeld.
Doch nicht nur Neuzugänge profitieren von einem Einarbeitungsplan. Er spielt auch eine wichtige Rolle beim Reboarding (Wiedereinstieg), beispielsweise für Mitarbeiter:innen, die aus der Elternzeit oder einer längeren Krankheitspause zurückkehren. Ebenso ist er beim Crossboarding für Mitarbeiter:innen, die innerhalb des Unternehmens ihre Position oder Abteilung wechseln, von Bedeutung.
Des Weiteren ist der Einarbeitungsplan auch für Führungskräfte von großer Bedeutung. Er dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass die Einarbeitung neuer Teammitglieder systematisch und effektiv erfolgt. Führungskräfte können anhand des Plans den Fortschritt der Einarbeitung verfolgen, Unterstützung bereitstellen und sicherstellen, dass die neuen Mitarbeiter:innen die erforderlichen Ressourcen erhalten, um erfolgreich zu sein.
Falls dem oder der Onboardee ein Buddy im Unternehmen zur Seite steht, sollte dieser ebenfalls über den Einarbeitungsplan informiert werden, um das neue Teammitglied optimal während der Einarbeitungsphase zu unterstützen.
Nicht zuletzt ist der Einarbeitungsplan auch für Personalverantwortliche von entscheidender Bedeutung. Er ermöglicht es ihnen, den Onboarding-Prozess zu strukturieren, Ressourcen effizient zuzuweisen und sicherzustellen, dass die Integration neuer Mitarbeiter:innen reibungslos verläuft.
Der Einarbeitungsplan wird von der HR-Abteilung in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Führungskraft erstellt. Diese haben einen umfassenden Überblick über die Anforderungen der Position, die Unternehmenskultur und die Arbeitsabläufe, die für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin relevant sind.
Der Einarbeitungsplan kann auch in Absprache mit anderen relevanten Personen erstellt werden, wie beispielsweise Buddys, Kolleg:innen aus dem Team oder anderen Mitarbeiter:innen, die eine Rolle in der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters spielen.
Manchmal kann es auch sinnvoll sein, dass der:die neue Mitarbeiter:in auch selbst an der Erstellung des Einarbeitungsplans beteiligt ist, indem er:sie eigene Lernziele und Bedrüfnisse kommuniziert oder Feedback zur geplanten Einarbeitung gibt. Dadurch lässt sich der Einarbeitungsplan individuell nach den Bedürfnissen des:der neuen Mitarbeiters oder Miterarbeiterin ausrichten.
Grundlage für den Einarbeitungsplan ist die jeweilige Stellen- oder Aufgabenbeschreibung. Darin enthalten sind z. B. die verschiedenen Ansprechpartner:innen, die künftigen Aufgaben, Projekte und Ziele. Auch neu aufzubauende Kompetenzen werden darin festgehalten.
Werden häufig neue Mitarbeiter:innen eingearbeitet, sind standardisierte Muster-Einarbeitungspläne sinnvoll. Da übergreifende Aspekte wie Firmenkultur, Gepflogenheiten etc. gleich bleiben, müssen in einem Muster Einarbeitungsplan jeweils nur die stellenspezifischen Aspekte modifiziert werden. Diese Onboarding Vorlagen sparen zukünftig wertvolle Zeit aller Beteiligten und können bei Bedarf kurzfristig anpasst werden. Je höher der Spezialisierungsgrad oder die Karrierestufe, desto individueller sollte der Einarbeitungsplan gestaltet werden.
Praxistipp: Neue Mitarbeiter:innen sollten den Einarbeitungsplan möglichst schon am ersten Arbeitstag nach der Begrüßung erhalten, damit sie wissen, was die nächsten Wochen auf sie zukommt.
Ein professioneller Einarbeitungsplan sollte mindestens folgende terminierte Punkte enthalten:
Um das Innovationspotenzial neuer Mitarbeiter:innen bestmöglich zu nutzen, sollte der Einarbeitungsplan einen Rahmen vorgeben, aber nicht einschränken - denn neue Mitarbeiter:innen entfalten sich am besten, wenn sie über ausreichend Freiraum für neue Lösungswege verfügen.
Ein gut durchdachter Einarbeitungsplan beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin, sondern bereits viel früher. So lässt sich der Einarbeitungsplan in drei Phasen einteilen:
Die erste Phase des Einarbeitungsplans beginnt lange bevor der:die Onboardee überhaupt den Fuß in die Tür des Unternehmens setzt. Und zwar: Mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. In dieser Phase liegt der Fokus darauf, eine Verbindung zwischen dem Unternehmen und dem:der Onboardee herzustellen und ihn:sie auf den kommenden Arbeitsalltag vorzubereiten. Das beinhaltet beispielsweise eine freundliche Willkommensnachricht, Informationen zum Leitbild und der Unternehmenskultur sowie Details zur Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Dresscode, Arbeitszeiten, Ansprechpersonen und Positionsbeschreibungen.
Durch diese Maßnahmen fühlt sich der:die Onboardee bereits vor seinem:ihrem ersten Arbeitstag willkommen und gut vorbereitet auf die neue Aufgabe.
In den ersten Tagen geht es vor allem darum, sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen: Wer sind die Kolleg:innen, wie funktionieren die Prozesse, wo gibt es den besten Kaffee? Aber auch praktische Dinge wie die Einrichtung des Arbeitsplatzes stehen auf dem Programm. Daneben sollte dem:der Onboardee in dieser Phase auch der Einarbeitungsplan vorgestellt werden. Was erwartet sie oder ihn? Wie sehen die nächsten Wochen aus? All das wird im Einarbeitungsplan festgehalten, um einen klaren Überblick über die kommenden Schritte zu geben und sicherzustellen, dass der Einstieg in das Unternehmen reibungslos verläuft.
Die dritte Phase des Einarbeitungsplans erstreckt sich über die ersten Wochen und Monate des:der Onboardee im Unternehmen. In dieser Phase liegt der Fokus darauf, dem:der Onboardee die notwendigen Ressourcen und Unterstützung zu bieten, um seine:ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Wie lange die dritte Phase dauert, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Einerseits der Komplexität der Aufgaben und der neuen Position andererseits wie schnell der:die Onboardee sich einlebt. Der Einarbeitungsplan sollte in dieser Phase daher regelmäßiges Feedback vorsehen. Regelmäßiges Feedback seitens der Führungskraft unterstützt den:die neue:n Mitarbeiter:in dabei, seine:ihre Leistung zu verbessern und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Wer einen Einarbeitungsplan erstellen möchte, braucht eine gut gestaltete und ausführliche Vorlage. Doch welches Tool bietet sich dafür an: Word, Excel oder besser eine App? Die Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Zwar ist ein Einarbeitungsplan mit Word und Excel bei nur wenigen Neueinsteiger:innen pro Jahr noch relativ einfach zuerstellen. Allerdings müssen diese Pläne immer wieder manuell aktualisiert werden, was für die Verantwortlichen aufwändig ist. Zudem ist es bei Vorlagen mit Word oder Excel häufig schwierig, den Überblick über den Stand der Einarbeitung und die offenen Punkte nicht zu verlieren.
Hier bietet ein digitaler Einarbeitungsplan oder Onboarding-Tool viele Vorteile:
Arbeitet ein Unternehmen international, bietet es sich an, den Einarbeitungsplan auf Englisch zur Verfügung zu stellen. So kann die Einarbeitung leichter über Länder- und Teamgrenzen hinweg vorbereitet und durchgeführt werden.
Mit einer Software oder App lassen sich verschiedene Sprachen einstellen, sodass die Übersetzung nicht manuell erfolgen muss.
Ein digitaler Einarbeitungsplan erleichtert durch ein Dashboard den Überblick für alle Prozessbeteiligten. Mit einem digitalen Einarbeitungsplan in einer Software oder App begleiten Sie Onboardees konstant durch die Einarbeitungsphase. Damit haben Prozessverantwortliche die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen und Aufgaben zeitversetzt bereitzustellen. Die Neueinsteiger:innen werden dadurch nicht schon am Anfang mit zu viel Wissen förmlich erschlagen. Je nach Position und Funktion im Unternehmen lassen sich die entsprechenden Einarbeitungsmodule unterschiedlich aufbauen und individuell zuschneiden. Dank Dashboard behalten sowohl die neuen Mitarbeiter:innen als auch das Team jederzeit im Blick, welche Einarbeitungspunkte bereits erledigt wurden und was noch aussteht.
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