Die Ausgangssituation im Unternehmen war bereits vielversprechend: Wertschätzung und vertrauensvolle Zusammenarbeit werden gelebt und ganz großgeschrieben. Es verwundert also nicht, dass schon einiges an Onboarding-Aktivitäten stattfindet. So existierten bereits viele klassische Onboarding-Maßnahmen, wie z.B. Begrüßung am 1. Arbeitstag durch Führungskraft/Pate/HR, Kennenlernen der Unternehmenskultur und -struktur, Standortbesichtigungen, Patenprogramme und verschiedene Einführungsveranstaltungen. Was aber fehlte, war eine durchgängige Onboarding Experience: Mit wertschätzender Kommunikation und emotionaler Bindung bereits in der Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag - der sog. Preboarding-Phase. Hier war der größte Leidensdruck des Unternehmens, da diese Zeitspanne - wie ganz oft im Onboarding-Prozess - mehrere Wochen/Monate dauern kann, in der bislang wenig bis fast gar keine Kommunikation mit dem:der neuen Mitarbeiter:in stattfand.
Ein weiterer Anreiz, sich nach einer Onboarding-Software umzuschauen war der Wunsch nach einer stärkeren Digitalisierung des Onboardings. Zum einen, da die Digitalisierung des Personalbereichs einer der wichtigsten Bausteine der vorhandenen HR-Strategie darstellte, zum anderen um das bestehende (analoge) Programm mit der neuen digitalen Welt zu verbinden, was dem modernen Spirit des Unternehmens entspricht. Wo bisher mit Excel mühsam versucht wurde den Einarbeitungsplan aktuell zu halten, hilft nun die digitale Lösung via App eine moderne Einarbeitung spürbar und erlebbar zu machen. Das Ausspielen von digitalem Content stärkt zudem die begeisternde Experience des gesamten Onboarding-Programms. Gleichzeitig kann mit einer digitalen Lösung die Messbarkeit (und damit der Erfolg) des Onboarding-Programms sicher gestellt werden. So können nicht zuletzt Ressourcen in HR eingespart werden.
Dabei fand man mit der Onboarding-Lösung von Haufe das geeignete und auf individuelle Bedürfnisse anpassbare Tool, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter:innen schon vor dem ersten Arbeitstag mit allen wichtigen Infos via App über die neue Firma zu versorgen und somit direkt nach Vertragsunterschrift eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufzubauen. Im Unternehmen spricht man von der Software-Lösung bereits von einem „treuen Begleiter während der gesamten Einarbeitungsphase“. Auch die vielfältigen Möglichkeiten im Ausspielen digitaler Onboarding-Inhalte überzeugten und werden nun im Tool in der Integrationsphase genutzt.
Unser Best Practice Report zeigt zudem, wie sich für die Implementierung ein freiwilliges, hochmotiviertes Mitarbeiterteam bildete, das u.a. für die Erstellung der verschiedenen Unternehmensinhalte zuständig war. Dies hatte gleichzeitig den Effekt einer hohen Akzeptanz bei der Software-Einführung. Alle Erfahrungen und Learnings bei Planung, Implementierung und Einsatz der digitalen Onboarding-Lösung von Haufe lesen Sie im Best Practice Report: Den kompletten Best Practice Report zum digitalen Onboarding als pdf finden Sie hier.
Jeden Tag versorgen unsere HR-Experten kleine, mittlere und große Unternehmen mit den wichtigsten Tipps, Tools und Informationen rund um das Thema Human Resources.
