Zeugnisse endlich auch in elektronischer Form erteilen, mit digitaler Signatur unterzeichnen? Das Bürokratieentlastungsgesetz IV macht es möglich. Seit Januar 2025 können Zeugnisse im Haufe Zeugnis Manager Premium digital signiert werden. Kann der Zeugnisprozess von der Anforderung von Zeugnissen bis hin zu deren Signatur nun tatsächlich vollständig elektronisch abgebildet werden? Ja, dennoch ist das nicht uneingeschränkt möglich. Zeugnisse müssen, damit sie rechtskonform elektronisch unterschrieben werden, mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden und hier gibt es ein paar Besonderheiten zu beachten.
Hinweis: Die Schriftform, also die händische Unterschrift von Zeugnissen, ist neben der elektronischen Form weiterhin möglich.
Video: Bürokratieentlastungsgesetz IV – Die elektronische Erteilung von Zeugnissen
Eine QES bietet die höchste Sicherheitsstufe der E-Signaturen. Sie wird durch ein qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters erstellt, das den Inhalt des Dokuments vor Manipulation schützt. Zusätzlich ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nötig, wodurch die Identität der Unterzeichnenden eindeutig bestätigt wird.
Im Gegensatz zur QES ist die weniger sichere, einfache oder fortgeschrittene digitale Signatur bei der Unterzeichnung von Zeugnissen nicht zulässig. Ein Zeugnis, das mit einfacher oder fortgeschrittener Signatur unterschrieben wird, z.B. mit einer bloß eingescannten Unterschrift, erfüllt den Zeugnisanspruch des:der Zeugnisempfänger:in deshalb nicht.
Der Gesetzgeber sieht Einschränkungen für den Einsatz der QES bei Zeugnissen vor:
Das Zeugnis darf nur dann in elektronischer Form signiert werden, wenn die Einwilligung des:der Zeugnisempfänger:in vorliegt.
Eine rechtskonforme elektronische Signatur muss am letzten Tag der Kündigungsfrist erfolgen. Im Gegensatz zu von Hand unterschriebenen Zeugnissen ist eine Rückdatierung bei elektronisch unterzeichneten Zeugnissen nicht möglich, da die Signatur einen unveränderlichen Zeitstempel erhält. Ein Ausstellungsdatum bzw. ein Datum der Signatur, das vor oder nach dem letzten Arbeitstag liegt, kann zu nicht erlaubten negativen Schlussfolgerungen führen (z.B. Zeugnisrechtsstreit, Freistellung).
Ob es ausreicht, dass ein Zeugnis kurz vor oder nach dem letzten Tag der Kündigungsfrist elektronisch unterzeichnet wird, hat die Rechtsprechung noch nicht entschieden. Kann das Zeugnis nicht am letzten Tag der Kündigungsfrist mit der QES unterzeichnet werden, verzichten Sie besser vorerst auf die elektronische Form.
Noch einmal zusammengefasst: Wenn Sie ein Zeugnis elektronisch erteilen wollen, denken Sie dabei immer an folgende Punkte:
Sollte auch nur eine dieser Voraussetzungen nicht gegeben sein, wird der Zeugnisanspruch des:der Zeugnisempfänger:in nicht erfüllt. Dann sollte das Zeugnis wie gewohnt ausgedruckt und händisch unterschrieben werden.
Tutorial: Die Qualifizierte elektronische Signatur für den Haufe Zeugnis Manager
Für die elektronische Unterschrift von Zeugnissen aus dem Haufe Zeugnis Manager Premium wird eine Schnittstelle zu DocuSign genutzt. Voraussetzung für die Nutzung der Funktion ist daher ein gültiges DocuSign Konto für die den Signaturprozess anstoßenden HR-Bearbeiter.
Für die Nutzung der QES muss diese im DocuSign Konto aktiviert sein. Die Nutzerrechte/Rollen müssen in DocuSign entsprechend angepasst werden. Insbesondere benötigt der:die HR-Bearbeiter:in das Recht, in DocuSign sog. Envelopes zu versenden (DocuSign Konto markiert als DS Sender oder DS Admin).
Außerdem muss einer der folgenden Vertrauensdiensteanbieter in Ihrem DocuSign Konto aktiviert sein: IDnow, D-Trust, Digidentity, ZealiD, Digicert, A-Trust, Swisscom.
Die Personen, die das Zeugnis später digital unterzeichnen, benötigen selbst keine eigenen DocuSign Konten.
Beachten Sie, dass bei der Verwendung von DocuSign personenbezogene Daten an DocuSign übertragen werden. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Datenschutzbestimmungen von DocuSign zu prüfen und ggf. datenschutzrechtliche Anforderungen zu klären.
Vor Einsatz der QES muss diese vom:von der HR-Admin in den Datenschutz-Einstellungen des Haufe Zeugnis Managers freigeschaltet werden.
Hier haben Sie alternativ auch die Möglichkeit, die einfache elektronische Signatur zur Unterschrift von Zeugnissen zuzulassen. Beachten Sie aber, dass der Signaturprozess der einfachen elektronischen Signatur zwar einfacher zu handhaben ist, aber keine rechtskonforme Unterschrift eines Zeugnisses darstellt.
Nach dem gewohnten Erstellen des Zeugnisses startet der:die HR-Bearbeiter:in den Workflow der elektronischen Signatur in der Zeugnisansicht über den Reiter „Exportieren“.
Im ersten Schritt loggt er:sie sich bei DocuSign ein und erteilt dem Haufe Zeugnis Manager die Erlaubnis, Daten an DocuSign zu übertragen. In bestimmten Fällen entfällt das Login.
Im zweiten Schritt sendet der:die HR-Mitarbeiter:in über ein Pop-up eine Einladung per E-Mail an den:die Unterzeichner:in des Zeugnisses, das Zeugnis via DocuSign elektronisch zu signieren. Ein:e zweite:r Unterzeichner:in kann mit dem Button “2. Unterzeichner hinzufügen” ergänzt werden. Die E-Mail geht dann an beide Unterzeichner:innen.
Der Betreff und der Text der E-Mail können vor dem Versenden angepasst werden.
Über den Link in der E-Mail kann der:der Unterzeichner:in das Zeugnis unterzeichnen.
Das fertig unterschriebene Zeugnis wird von DocuSign per E-Mail an den:die HR Bearbeiter:in und die Unterzeichner:innen geschickt und kann heruntergeladen und/oder ausgedruckt werden.
Hinweis: Das signierte Zeugnis wird nicht an den Haufe Zeugnis Manager zurückgeschickt. Wir empfehlen, es daher in der elektronischen Personalakte abzulegen.
Nutzen Sie neben dem Zeugnis Manager auch die Digitale Personalakte von Haufe? Dann empfehlen wir Ihnen, das Zeugnis nach dessen Erstellung zunächst wie gewohnt in die Digitale Personalakte zu exportieren und von hieraus mit DocuSign zu signieren. So können Sie das Zeugnis nach der Signatur direkt in der Digitalen Personalakte ablegen.
Zeugnisse endlich auch in elektronischer Form erteilen, mit digitaler Signatur unterzeichnen? Das Bürokratieentlastungsgesetz IV macht es möglich. Seit Januar 2025 können Zeugnisse im Haufe Zeugnis Manager Premium digital signiert werden. Kann der Zeugnisprozess von der Anforderung von Zeugnissen bis hin zu deren Signatur nun tatsächlich vollständig elektronisch abgebildet werden? Ja, dennoch ist das nicht uneingeschränkt möglich. Zeugnisse müssen, damit sie rechtskonform elektronisch unterschrieben werden, mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden und hier gibt es ein paar Besonderheiten zu beachten.
Hinweis: Die Schriftform, also die händische Unterschrift von Zeugnissen, ist neben der elektronischen Form weiterhin möglich.
Video: Bürokratieentlastungsgesetz IV – Die elektronische Erteilung von Zeugnissen
Eine QES bietet die höchste Sicherheitsstufe der E-Signaturen. Sie wird durch ein qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters erstellt, das den Inhalt des Dokuments vor Manipulation schützt. Zusätzlich ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nötig, wodurch die Identität der Unterzeichnenden eindeutig bestätigt wird.
Im Gegensatz zur QES ist die weniger sichere, einfache oder fortgeschrittene digitale Signatur bei der Unterzeichnung von Zeugnissen nicht zulässig. Ein Zeugnis, das mit einfacher oder fortgeschrittener Signatur unterschrieben wird, z.B. mit einer bloß eingescannten Unterschrift, erfüllt den Zeugnisanspruch des:der Zeugnisempfänger:in deshalb nicht.
Der Gesetzgeber sieht Einschränkungen für den Einsatz der QES bei Zeugnissen vor:
Das Zeugnis darf nur dann in elektronischer Form signiert werden, wenn die Einwilligung des:der Zeugnisempfänger:in vorliegt.
Eine rechtskonforme elektronische Signatur muss am letzten Tag der Kündigungsfrist erfolgen. Im Gegensatz zu von Hand unterschriebenen Zeugnissen ist eine Rückdatierung bei elektronisch unterzeichneten Zeugnissen nicht möglich, da die Signatur einen unveränderlichen Zeitstempel erhält. Ein Ausstellungsdatum bzw. ein Datum der Signatur, das vor oder nach dem letzten Arbeitstag liegt, kann zu nicht erlaubten negativen Schlussfolgerungen führen (z.B. Zeugnisrechtsstreit, Freistellung).
Ob es ausreicht, dass ein Zeugnis kurz vor oder nach dem letzten Tag der Kündigungsfrist elektronisch unterzeichnet wird, hat die Rechtsprechung noch nicht entschieden. Kann das Zeugnis nicht am letzten Tag der Kündigungsfrist mit der QES unterzeichnet werden, verzichten Sie besser vorerst auf die elektronische Form.
Noch einmal zusammengefasst: Wenn Sie ein Zeugnis elektronisch erteilen wollen, denken Sie dabei immer an folgende Punkte:
Sollte auch nur eine dieser Voraussetzungen nicht gegeben sein, wird der Zeugnisanspruch des:der Zeugnisempfänger:in nicht erfüllt. Dann sollte das Zeugnis wie gewohnt ausgedruckt und händisch unterschrieben werden.
Tutorial: Die Qualifizierte elektronische Signatur für den Haufe Zeugnis Manager
Für die elektronische Unterschrift von Zeugnissen aus dem Haufe Zeugnis Manager Premium wird eine Schnittstelle zu DocuSign genutzt. Voraussetzung für die Nutzung der Funktion ist daher ein gültiges DocuSign Konto für die den Signaturprozess anstoßenden HR-Bearbeiter.
Für die Nutzung der QES muss diese im DocuSign Konto aktiviert sein. Die Nutzerrechte/Rollen müssen in DocuSign entsprechend angepasst werden. Insbesondere benötigt der:die HR-Bearbeiter:in das Recht, in DocuSign sog. Envelopes zu versenden (DocuSign Konto markiert als DS Sender oder DS Admin).
Außerdem muss einer der folgenden Vertrauensdiensteanbieter in Ihrem DocuSign Konto aktiviert sein: IDnow, D-Trust, Digidentity, ZealiD, Digicert, A-Trust, Swisscom.
Die Personen, die das Zeugnis später digital unterzeichnen, benötigen selbst keine eigenen DocuSign Konten.
Beachten Sie, dass bei der Verwendung von DocuSign personenbezogene Daten an DocuSign übertragen werden. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Datenschutzbestimmungen von DocuSign zu prüfen und ggf. datenschutzrechtliche Anforderungen zu klären.
Vor Einsatz der QES muss diese vom:von der HR-Admin in den Datenschutz-Einstellungen des Haufe Zeugnis Managers freigeschaltet werden.
Hier haben Sie alternativ auch die Möglichkeit, die einfache elektronische Signatur zur Unterschrift von Zeugnissen zuzulassen. Beachten Sie aber, dass der Signaturprozess der einfachen elektronischen Signatur zwar einfacher zu handhaben ist, aber keine rechtskonforme Unterschrift eines Zeugnisses darstellt.
Nach dem gewohnten Erstellen des Zeugnisses startet der:die HR-Bearbeiter:in den Workflow der elektronischen Signatur in der Zeugnisansicht über den Reiter „Exportieren“.
Im ersten Schritt loggt er:sie sich bei DocuSign ein und erteilt dem Haufe Zeugnis Manager die Erlaubnis, Daten an DocuSign zu übertragen. In bestimmten Fällen entfällt das Login.
Im zweiten Schritt sendet der:die HR-Mitarbeiter:in über ein Pop-up eine Einladung per E-Mail an den:die Unterzeichner:in des Zeugnisses, das Zeugnis via DocuSign elektronisch zu signieren. Ein:e zweite:r Unterzeichner:in kann mit dem Button “2. Unterzeichner hinzufügen” ergänzt werden. Die E-Mail geht dann an beide Unterzeichner:innen.
Der Betreff und der Text der E-Mail können vor dem Versenden angepasst werden.
Über den Link in der E-Mail kann der:der Unterzeichner:in das Zeugnis unterzeichnen.
Das fertig unterschriebene Zeugnis wird von DocuSign per E-Mail an den:die HR Bearbeiter:in und die Unterzeichner:innen geschickt und kann heruntergeladen und/oder ausgedruckt werden.
Hinweis: Das signierte Zeugnis wird nicht an den Haufe Zeugnis Manager zurückgeschickt. Wir empfehlen, es daher in der elektronischen Personalakte abzulegen.
Nutzen Sie neben dem Zeugnis Manager auch die Digitale Personalakte von Haufe? Dann empfehlen wir Ihnen, das Zeugnis nach dessen Erstellung zunächst wie gewohnt in die Digitale Personalakte zu exportieren und von hieraus mit DocuSign zu signieren. So können Sie das Zeugnis nach der Signatur direkt in der Digitalen Personalakte ablegen.