Verwaltungsbeirat

In vielen Wohnungseigentümergemeinschaften gibt es einen Verwaltungsbeirat. Der Beirat ist ein freiwilliges Verwaltungsorgan der Gemeinschaft, d. h. gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist die Wahl eines Beirats nicht. Das darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass der Beirat, sofern vorhanden, eine sehr wichtige Funktion ausübt. Der Beirat hat i. d. R. großen Einfluss auf die Entscheidungen der Wohnungseigentümer, z. B. auf das Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung. Auch gehört es zu den gesetzlichen Aufgaben des Beirats, den Verwalter zu unterstützen und u. a. auch die Jahresabrechnung zu prüfen.

Der Beirat besteht nach gesetzlichem Vorschlag grundsätzlich aus 3 Mitgliedern. Eine abweichende Anzahl an Beiratsmitgliedern widerspricht nach der Rechtsprechung des BGH ordnungsgemäßer Verwaltung, es sei denn, Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung sehen etwas anderes vor.

Grundsätzlich können auch nur Wohnungseigentümer in den Beirat gewählt werden. Wird dennoch ein außenstehender Dritter in den Beirat bestellt, ist dessen konkrete Wahl (nur) anfechtbar, aber nicht nichtig. Eine bestimmte Qualifikation der Beiratsmitglieder fordert das Gesetz nicht. Im Idealfall gehören in der Anlage wohnende technisch, rechtlich und kaufmännisch versierte Personen dem Beirat an, zwingend ist das aber nicht.

Der Beirat wird in der Wohnungseigentümerversammlung gewählt. Dabei sollte für jedes Beiratsmitglied separat abgestimmt werden. Die oft praktizierte Blockwahl eines ganzen „Beiratsteams“ ist nach verbreiteter Meinung nicht zulässig. Ist der Beirat gewählt, bestimmen die Mitglieder mangels entsprechender Beschlussfassung unter sich einen Vorsitzenden.

Bei der Wahl des Beirats sollte auch über dessen Amtsdauer beschlossen werden. Ansonsten ist der Beirat auf unbestimmte Zeit gewählt, bis zu einer Ab- oder Neuwahl bzw. einem etwaigen, stets möglichen Rücktritt von einem solchen Ehrenamt. Die Amtszeiten von Verwalter und Beirat sollten möglichst nicht gleich laufen. So ist gewährleistet, dass notfalls der Beiratsvorsitzende eine Eigentümerversammlung einberufen könnte, wenn die Bestellungszeit des Verwalters abgelaufen sein sollte.

Aufgaben des Verwaltungsbeirats

Der Aufgabenbereich des Beirats ist im Gesetz nur rudimentär geregelt. Hier heißt es ganz allgemein in § 29 Abs. 2 WEG: Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Wie diese Unterstützung im Einzelfall aussieht, ist eine Frage der individuellen Ausgestaltung. Als konkrete Aufgabe des Beirats nennt das Gesetz die Belegprüfung vor der Abstimmung über die Jahresabrechnung. Diese muss sich auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit beziehen. Auch ist es Sache des Beirats, Kostenvoranschläge zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen, bevor die Eigentümer über eine Maßnahme abstimmen.

Hat der Verwalter das Versammlungsprotokoll erstellt, ist dieses stets auch vom Beiratsvorsitzenden zu unterschreiben. Fehlt ein Verwalter (z. B. weil dessen Bestellungszeit abgelaufen ist) oder weigert sich dieser pflichtwidrig, eine Eigentümerversammlung einzuberufen, kann der Beiratsvorsitzende zu einer Versammlung laden.

Der Beirat ist allerdings kein „Aufsichtsrat“ oder „Polizist“ in der Anlage. Beiratsmitglieder vergessen das gerne. Der Beirat hat lediglich unterstützende Funktion, aber keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter oder den Eigentümern. Daher ist jeder Verwalter gut beraten, dem Beirat seine Grenzen aufzuzeigen, wenn sich dieser übermäßig in das Tagesgeschäft einmischt.

Beiräte arbeiten in der Regel ehrenamtlich, d. h. ohne Bezahlung. In diesem Fall können sie allerdings Ersatz ihrer Auslagen (z. B. Telefon-, Kopier-, Porto- und Fahrtkosten) verlangen, wobei es sich hier aus Gründen der Vereinfachung anbietet, eine Pauschale zu beschließen. Die Eigentümer können aber auch im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung entscheiden, dass Beiräte eine angemessene Vergütung erhalten. Denn zum Auftragsrecht heißt es bekanntlich: „Viel Arbeit ohne Lohn ist halb Spott, halb Hohn“.

Die Tätigkeit ist für die Beiratsmitglieder auch mit gewissen Risiken verbunden. So haften sie grundsätzlich gegenüber Eigentümern, der Gemeinschaft und Dritten für Schäden, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit verursachen. Um Freiwillige für die Beiratstätigkeit zu gewinnen, kann es sinnvoll sein, die Beiratsmitglieder durch Beschluss von etwa leicht fahrlässiger Haftung zu befreien; auf jeden Fall sollten Vermögensschadensversicherungen auch für Beiräte über entsprechende Beschlussfassung abgeschlossen werden.

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