Unzählige Anbieter preisen ihre Lösungen an. Der bunte Strauß an IT-Optionen ist eine Black Box für viele Entscheider. Damit sie nicht zur Büchse der Pandora für ein Unternehmen wird, gilt es, ein paar fatale Auswahlfehler zu vermeiden.
Fehler 1: Zu schnell entscheiden
Software einfach mal ganz schnell anschaffen? Das klingt verlockend, vor allem, wenn die Zeit drängt. Übereilte Entscheidungen sind jedoch keine gute Idee. Schlechte oder unpassende digitale Lösungen führen zu Produktivitätsverlusten, kosten wertvolle Arbeitszeit und damit viel Geld und auch Nerven.
Es gilt die Faustregel: Je wichtiger und umfassender die Prozesse und Aufgaben sind, die mit der Anwendung erledigt werden, desto sorgfältiger sollten Unternehmen bei deren Auswahl sein. In besonderem Maße gilt das, wenn man den Wechsel des ERP-Systems plant, also das digitale Herz des Unternehmens austauschen will.
Doch unabhängig davon, ob es sich um eine Komplettlösung oder eine Spezial-App für das Mahnwesen handelt: Beginnen Sie Ihre Softwareauswahl stets mit einem Anforderungskatalog, in dem Sie Ihre Erwartungen an die Anwendung formulieren. Das sollte so präzise wie möglich geschehen. Nicht nur alle Probleme und Aufgaben, die die Software lösen soll, gehören in den Katalog. Auch die Erwartungen an Service und Support sowie die Lauffähigkeit auf dem aktuellen Betriebssystem sind wichtige Punkte.
Ebenso sollten auch strategisch beeinflusste Kriterien enthalten sein: Verbleiben die Daten inhouse auf den Servern des eigenen Unternehmens? Oder will man technologisch den nächsten Schritt gehen und auf eine echte webbasierte Lösung setzen, damit die Mitarbeiter auch vom Homeoffice und unterwegs ohne einen umständlichen Verbindungsaufbau auf die Daten zugreifen können? Und: Welche Schnittstellen zu vorhandenen Programmen sollen bedient werden?
Der Anforderungskatalog für ein ERP-System kann weit über 1.000 Kriterien enthalten. Doch der dafür nötige Aufwand zahlt sich später doppelt und dreifach aus: Sie erhalten damit exakt die Lösung, die Sie brauchen – nicht mehr und auch nicht weniger.
Fehler 2: In die Kostenfalle tappen
Die Preismodelle der Anbieter unterscheiden sich oft stark voneinander und sind mitunter komplex. Teure Positionen können im Kostendschungel schnell übersehen werden. Licht ins Dunkel bringt hier nur eine genaue Kalkulation, die alle Kosten berücksichtigt, und zwar idealerweise über einen Zeitraum von fünf Jahren. Welche Funktionalitäten, Module und wie viele Lizenzen sind im Preis enthalten? Und vor allem: Welche Leistungen sind nicht inkludiert? Kosten Services wie Installation, Hotline, Schulungen und Updates extra? Mit wie viel Euro schlägt die erforderliche Hardware zu Buche?
Die benötigten Preisinfos können Sie im Anforderungskatalog gleich mit abfragen. Der Hersteller kann dort dann später vermerken, ob die aufgeführten Funktionalitäten und Service-Leistungen im Standard enthalten oder gegen Aufpreis erhältlich sind und wie viel sie exakt kosten.
Fehler 3: Die falschen Maßstäbe bei der Auswahl anlegen
Steht der Anforderungskatalog, können Unternehmen sich auf die Suche nach einem geeigneten Anbieter machen. Leiten lassen sollte man sich dabei ausschließlich von den in der eigenen Liste aufgeführten Must-haves und nicht von brandneuen Features, beeindruckenden Broschüren und sympathischen Vertriebsmitarbeitern. Geschicktes Marketing ist kein Garant für verlässlichen Service und gute Qualität. Der beste Anbieter ist derjenige, der Ihre Anforderungen weitestgehend erfüllt und dabei auch noch einen fairen Preis bietet. Wohlgemerkt: Service, Qualität und Preis sollten stimmen. Der Kostenfaktor sollte nie das einzige Entscheidungskriterium sein. Denn: Eine moderne Softwarelösung - auch wenn sie vielleicht nicht das günstigste Angebot darstellt – unterstützt Ihre unternehmenseigenen Arbeitsabläufe so, dass Sie auf diese Weise in Ihrer Belegschaft Kapazitäten für andere Aufgaben schaffen oder die Anzahl der verwalteten Einheiten pro Mitarbeiter steigern können.
Der Markt der Software-Anbieter ist riesig. Um sich einen ersten Überblick zu verschaffen, lohnt ein Besuch von Messen oder Verbands- und wohnungswirtschaftlichen Tagungen. Dort präsentieren viele Hersteller ihr Angebot. Oder man schlendert – virtuell – über den Marketplace von Haufe Real Estate. Am Ende sollten Unternehmen zwei bis drei Anbieter in die engere Auswahl ziehen und diese auch persönlich vor Ort die jeweilige Lösung präsentieren lassen. So können Sie sowie Ihre Kolleginnen und Kollegen direkt die Punkte anbringen, die Ihnen für die tägliche Arbeit wichtig sind.
Fehler 4: Weder vor- noch zurückschauen
Anforderungen ändern sich. Höchstwahrscheinlich wachsen sie in der Zukunft. Kann die Software-Lösung, die man heute anschafft, aber auch die eigenen Ansprüche von morgen erfüllen? „Wie kann ich das denn wissen?“, fragen Sie jetzt sicherlich. „Ich bin doch kein Prophet!“ Keine Sorge, das müssen Sie auch nicht sein. Es ist schon viel gewonnen, wenn man auf folgende Aspekte achtet: Verfügt die Software über Schnittstellen, sogenannte APIs, und eine Architektur, über die sich andere Programme und Daten integrieren lassen? Denn eines ist sicher: Der Trend geht zu einer noch stärkeren Automatisierung von Arbeitsprozessen. Je flexibler sich eine Software-Lösung erweitern und mit anderen Modulen kombinieren lässt, desto zukunftsfähiger ist sie.
Nicht nur das Morgen, sondern auch das Gestern sollte im Fokus stehen. Die meisten Unternehmen haben eine Vergangenheit. Was geschieht mit den Alt-Daten? Können sie in die neue Software überführt werden? Wie geht diese Migration vonstatten? Und wie lange dauert es, bis die Anwender die neuen Tools beherrschen? Die leistungsfähigste Software hilft nichts, wenn niemand sie bedienen kann oder zusätzlich noch in Parallel-Systemen gearbeitet wird.
Fehler Nr. 5: Mitarbeiter übergehen
Letztlich sind es die Mitarbeiter, die mit der Software zurechtkommen müssen. Holen Sie sie deshalb so früh wie möglich an Bord. Bilden Sie eine Task Force, die mit Stakeholdern aus den Reihen der Belegschaft besetzt ist. Binden Sie dieses Team sowohl beim Entwurf des Anforderungskatalogs als auch in das Testing der verschiedenen Software-Lösungen mit ein. So stellen Unternehmen sicher, dass das Programm der Wahl später auch wirklich im Business-Alltag eingesetzt wird.
