Im Frühjahr, zu Beginn der Pandemie, hatten Unternehmen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft vor allem eine Sorge: Wie kann ich mein Geschäft am Laufen halten, wenn das Büro geschlossen ist und die Angestellten im Homeoffice sind? Damals ging es vor allem um die technischen Aspekte. Habe ich die nötige digitale Infrastruktur? Kann jeder Mitarbeiter von Zuhause aus auf alle Daten zugreifen? Klappt der Service? Sind die Kunden zufrieden?
Inzwischen, ein dreiviertel Jahr später, ist weitestgehend Routine eingekehrt. Das gemeinsame webbasierte Arbeiten an Dokumenten und die Zoom-Konferenzen sind längst kein Brief mit sieben Siegeln mehr, das "neue Normal" hat der Digitalisierung der Branche einen gehörigen Schub nach vorne gebracht.
Funktionierendes Alltagsgeschäft ist nicht alles
Allerdings – ein funktionierendes Alltagsgeschäft ist nicht alles. Je länger der Ausnahmezustand andauert, desto wichtiger sollte es für Sie werden, die sozialen Aspekte nicht aus den Augen zu verlieren. Dass Kollegen gut zusammenarbeiten und als effektive "High Performance Teams" agieren, ist schon schwierig genug, wenn man sich tagtäglich im Büro sieht. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter jedoch plötzlich weit verstreut sind und nur noch virtuell Kontakt zueinander haben, bleibt das Zwischenmenschliche schnell auf der Strecke.
Der Klassiker: der Kaffee zwischendurch in der Büroküche. Mit dem Kaffeebecher in der Hand geht es nicht nur um Privates, es finden auch informelle Gespräche über die Arbeit statt – diese sind in ihrer Bedeutung nicht zu unterschätzen: Viele kreative Ideen entstehen gerade bei solch lockeren Zusammenkünften.
Auch virtuelle Räume können Treffpunkte werden
Dauerhaftes Homeoffice ist für viele Teams eine Bewährungsprobe, das zeigt sich, je länger die Pandemie dauert. Doch der Teamgeist lässt sich auch vom heimischen Schreibtisch aus stärken. Die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft hat sich hierzu schon kreative Lösungen überlegt. Das hessische Wohnungsunternehmen Nassauische Heimstätte überträgt zum Beispiel die Büro-Kaffeepause einfach ins Netz. Es gibt eine "virtuelle Kaffeeküche": Einen digitalen Raum, in dem sich die Mitarbeiter – analog zur physischen Büroküche – treffen und austauschen. Man kann sich dort konkret verabreden, aber auch spontan zu einem Gespräch hinzukommen – genauso wie dies im Büroalltag passiert. Aber nicht nur der Austausch zwischen den Kollegen wird gefördert.
Auch die Führungskräfte hat das Unternehmen für die Zusammenarbeit unter den neuen, sozial distanzierten Bedingungen sensibilisiert. So ist jede Führungskraft dazu aufgerufen, mehr denn je auch auf die persönliche Situation der Teammitglieder zu achten und gezielt nach dem Befinden zu fragen – um damit zumindest teilweise die fehlende Face-to-Face-Kommunikation zu kompensieren.
Reden, reden, reden
Der zwischenmenschliche Austausch ist aber nur das Eine. Auch auf der fachlichen Ebene fallen viele Selbstverständlichkeiten weg. Mal eben schnell dem Kollegen was über den Schreibtisch hinweg zurufen oder ihn um seine Meinung bitten? Der Griff zum Telefonhörer ist oft eine große Hemmschwelle. Wenn nicht alle in einem Büro sitzen, ist es zudem umso wichtiger, dass jeder auf dem aktuellsten Wissenstand ist und Informationen für alle zugänglich sind.
Bewährt haben sich tägliche Meetings als "Wasserstandsmelder". So handhabt es auch die norddeutsche Baugenossenschaft "Neue Lübecker". Jede Abteilung trifft sich virtuell zu "Daily Stand Ups", außerdem gibt es regelmäßige Calls zum Gedankenaustausch. Noch komplexer wird die Situation – so ist die Erfahrung der kommunalen Wohnungsgesellschaft Wiro in Rostock – wenn die Teams geteilt werden und es im Wechsel Präsenzzeiten im Büro und im Homeoffice gibt. Dann gilt es noch mehr darauf zu achten, dass niemand vergessen wird.
Klare Regeln und Absprachen sind deshalb das A und O der Remote-Zusammenarbeit. Und Reden, reden, reden: Lieber einmal zu viel als einmal zu wenig. Das vermeidet Missverständnisse und hilft, Ärger im Team vorzubeugen.
Gretchenfrage: Vertraut der Chef seinen Mitarbeitern?
Vielleicht noch eine kleine Anregung für die Adventszeit: Damit die Weihnachtsfeier als klassisches Instrument des besseren Kennenlernens in der Belegschaft nicht völlig unter den Tisch fällt, gibt es hier und da auch schon Erfahrungsberichte digitaler Weihnachtsfeiern, die von professionellen Dienstleistern organisiert werden. Das ist sicherlich für den einen oder die andere beim ersten Lesen etwas gewöhnungsbedürftig, aber auf der anderen Seite eine gute Gelegenheit, die Stimmung gerade in der jetzigen Phase zumindest ein wenig aufzulockern.
Grundsätzlich möchte ich Ihnen über die Feiertage noch folgendes ans Herz legen: Um auch weiterhin gut durch die Pandemie zu kommen, ist Vertrauen im Team, aber auch dem Team gegenüber essenziell. Wenn der Chef nicht darauf vertraut, dass die Mitarbeiter im Homeoffice genauso engagiert arbeiten wie sonst auch, hat das Konstrukt keinerlei Zukunft. Chef / Chefin muss präsent sein und den Angestellten das Gefühl von Sicherheit und Stabilität geben. Das passt irgendwie zu Weihnachten – ist aber in solch unklaren Zeiten wichtiger denn je.
