Wie unübersichtliche Technik Mitarbeitende überfordert

Der "The State of the Frontline Workforce Report 2023" von Quinyx macht es deutlich: Die Mehrzahl der Beschäftigten (44 Prozent) nutzt mindestens zwei Apps oder digitale Tools im Arbeitskontext. Sieben Prozent der Mitarbeitenden haben sogar mehr als sechs Apps im Einsatz. Für die Studie wurden im März 2023 rund 2.000 Beschäftigte im Dienstleistungssektor in Deutschland befragt. Vertreten sind Branchen wie der Einzelhandel, die Logistik und das Gastgewerbe.

Wie entsteht so ein unübersichtliches Tech-Umfeld? Die Studienautoren haben eine Antwort: Oftmals werden eher neue Lösungen hinzugefügt, anstatt nach einem Anbieter zu suchen, bei dem alle Funktionen an einem zentralen Ort vereint werden. Damit sich Frontline Worker auf das Wichtige fokussieren können, sollten Arbeitgeber die App-Flut reduzieren und eine möglichst umfassende und trotzdem intuitive Lösung bereitstellen.

Apps und digitale Tools sind noch nicht überall Standard

Doch der Einsatz digitaler Lösungen gehört längst noch nicht in allen Branchen zum Alltag. Neun Prozent der Befragten aus der Logistikbranche geben an, dass sie keine Apps und digitalen Tools nutzen. Im Vergleich: Im Gastgewerbe sind es nur drei Prozent der Betriebe, im Einzelhandel sogar nur zwei Prozent, die ohne Apps und digitale Tools arbeiten.

Die Verbreitung der Tools sagt jedoch nichts über deren tatsächliche Unterstützung im Arbeitsalltag aus: Die Hälfte der Befragten gibt an, dass die Apps beziehungsweise digitalen Lösungen sie nicht bei ihrer Arbeit unterstützen oder dass sie sich zumindest Verbesserungen wünschen. 70 Prozent sagen, dass sie eine lange Einarbeitungszeit für Apps und digitale Tools brauchen oder dass sie Kolleginnen oder Kollegen kennen, die Probleme mit der Anwendung haben.

Ausgedruckte Dienstpläne und Kommunikation via Whatsapp

Darüber hinaus werden für die betrieblichen Abläufe relevante Informationen häufig immer noch auf analogem Weg verbreitet: 35 Prozent der Befragten geben an, dass in ihrem Unternehmen der Dienstplan ausgedruckt und aufgehängt wird. Damit liegen die deutschen Unternehmen bei den ausgedruckten Dienstplänen deutlich über dem globalen Durchschnitt.

Ebenso kommuniziert der Großteil der Beschäftigten in Deutschland per privatem Chat, zum Beispiel via Whatsapp oder Facebook Messenger. Im Einzelhandel liegt der Wert bei 34 Prozent, in der Logistik sogar bei 50 Prozent.

Das ist für die Abläufe in den Unternehmen problematisch: Denn ein ausgedruckter Dienstplan ist unter Umständen schon dann veraltet, wenn er vor Ort aufgehängt wird. Zudem sind Änderungen oder die Absprache für einen Schichttausch sehr aufwendig und nur eingeschränkt möglich. Kein Wunder, dass sich 78 Prozent der Beschäftigten immer noch direkt an ihre Vorgesetzten oder Kolleginnen und Kollegen wenden, um Schichten zu tauschen.

Starre Dienstpläne führen bei den Beschäftigten zu Stress

Die mangelnde technische Unterstützung der Frontline Worker führt zu Unzufriedenheit und Stress. Der häufigste Auslöser für Stress ist laut Studie die mangelnde Flexibilität in der Dienstplanung (59 Prozent). Im Detail geben 62 Prozent an, dass sie durch ihren Dienstplan schon einmal gesellschaftliche Ereignisse oder Feiertage verpasst haben. 45 Prozent haben deshalb wichtige Ereignisse in der Familie verpasst. 22 Prozent geben an, dass sie kein Mitspracherecht bei der Auswahl ihrer Schichten haben. Und 44 Prozent haben darüber nachgedacht, ihren Job wegen mangelnder Work-Life-Balance zu kündigen.

Ein Tipp der Studienautoren: Unternehmen können dazu beitragen, den Stresspegel der Beschäftigten zu senken, indem sie intelligente Prognosen nutzen. So haben die Planerinnen und Planer frühzeitig einen Überblick, wann die Nachfrage höher ist und dementsprechend mehr Personal benötigt wird. Mit zuverlässigen und bedarfsgerechten Prognosen lässt sich Unterbesetzung und die daraus resultierende hohe Arbeitsbelastung vermeiden.

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