Die alles entscheidende Frage beim Einsatz eines IT-Systems in der Personalabteilung lautet: Ist es auf die aktuellen Gegebenheiten ausgerichtet? Konkret: Ist die vorhandene oder zum Kauf anstehende Software in der Lage, die notwendigen Themen der HR-Strategie voranzutreiben und ihre Umsetzung zu unterstützen?
Die Antwort findet sich auf Grundlage einer Situationsanalyse, die sowohl die aktuellen Anforderungen als auch die nahe Zukunft betrachtet und die damit verbundenen Sachverhalte identifiziert. Beachten Sie dabei die gesamte IT-Landschaft in der Personalabteilung - nur so lässt sich herausfinden, ob ein einzelnes neues Programm hilfreich ist oder gar ein kompletter Wechsel des IT-Systems nötig ist, um nicht in Fallen zu tappen, die verschiedene IT-Systeme mit sich bringen können.
Praxisfehler beim Einsatz neuer HR-Software
In der Praxis kommt es häufig vor, dass sich Unternehmen zwar für eine Zielrichtung entscheiden, dann aber bei der neuen Software nicht alle Funktionalitäten und Möglichkeiten kennen. Teure Funktionalitäten werden dann häufig nicht genutzt, im ungünstigsten Fall wird sogar ein weiteres IT-System angeschafft, obwohl die gewünschte Funktionalität bereits bei der aktuellen Software vorhanden ist. Oft ist aber auch die Funktionalität zwar bekannt, aber nicht nutzbar, beispielsweise weil sie bei der Einrichtung des IT-Systems nicht im Vordergrund stand und so nicht entsprechend angepasst wurde.
Eine weitere Falle, in die bei der Einführung eines neuen Systems häufig getappt wird: Dem neuen IT-System soll ein Prozess „aufgezwungen“ werden, der so eigentlich nicht vorgesehen ist. In diesen Fällen wird versucht, die Programmierung so anzupassen, dass exakt der frühere Prozess abgebildet wird. Häufig wird dabei das IT-System auf einen veralteten Prozess umprogrammiert, mit der Folge, dass die eigentliche Funktionalität nicht mehr anwendbar ist. Manchmal wird eine solche Programmierung auch durch einen Release-Wechsel wieder gelöscht.
Bedenken Sie also bei der Prozesseinrichtung stets, dass der Prozess sich am IT-System ausrichten muss, nicht umgekehrt. Wenn dabei festgestellt wird, dass der gewünschte Prozess vom IT-System gar nicht vorgesehen ist, entscheiden Sie sich für ein IT-System, das die gewünschte Funktionalität bietet.
Auswahlkriterien für das IT-System
Bei der Auswahl des passenden IT-Systems sollten Sie prüfen, ob die folgenden Kriterien erfüllt sind:
- Es gibt nur eine Datenbank, jedes Feld ist damit eindeutig.
- Alle Daten werden nur einmal erfasst. Idealerweise wird das System durch einen elektronischen Prozess befüllt, sodass statt einer Papiervorlage direkt eine IT-System-Vorlage ausgefüllt werden muss.
- Daten, die an verschiedenen Stellen benötigt werden, sind durch funktionierende Schnittstellen verbunden. Jede Änderung wird in die Datenbank übertragen.
- Es ist festzulegen, ob es bidirektionale Datenströme geben kann oder diese nur in eine Richtung fließen. Dann ist das führende IT-System festzulegen.
- Alle Mitarbeiter arbeiten mit dem gleichen IT-System und sind entsprechend geschult.