Im ersten Teil dieser Themenserie zur Mitarbeiterverpflegung haben Sie bereits erfahren, welche Vorteile es bringt, die Mitarbeitenden bei den Kosten für das Mittagessen zu unterstützen und warum der Essenszuschuss ein beliebter Benefit ist. Aber wie genau funktioniert das? Wie viel können Arbeitgeber bezuschussen, was ist die rechtliche Grundlage dafür und wie lässt sich der Zuschuss sogar steuerfrei umsetzen?
Rechtliche Grundlage für den Essenszuschuss
Ein Zuschuss zu den Verpflegungskosten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist eine freiwillige soziale Zusatzleistung des Arbeitgebers. Das bedeutet: Im Normalfall haben Arbeitnehmende keinen Anspruch darauf - außer, die Gewährung eines sogenannten Essenszuschusses ist ausdrücklich im Arbeits- oder Tarifvertrag festgeschrieben. Für die Bezuschussung von Mahlzeiten an Arbeitstagen ist es außerdem Voraussetzung, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmende eine Ergänzungsvereinbarung abschließen. Darin werden die Höhe sowie die Häufigkeit (Tage pro Monat) des Essenszuschusses festgehalten. Außerdem wird auf die dabei zu beachtenden Regelungen verwiesen und die Arbeitnehmenden werden zu deren Einhaltung verpflichtet.
Die gesetzliche Grundlage für den Essenszuschuss ist folgende:
- Bewertung von Einnahmen, die nicht in Geld bestehen: § 8 Abs. 2 S. 6 EStG
- Bewertung der Kantinenmahlzeiten und Essenmarken als Sachbezug: R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 der (LStR)
Die Höhe des Essenszuschusses wird durch Sachbezugswerte definiert, diese orientieren sich an den Verbraucherpreisen und werden jährlich bekannt gegeben, auch für 2023 ist wieder eine Erhöhung der Werte vorgesehen. Details zur Fest- und Zusammensetzung der als Sachbezugswert geltenden Verpflegung sind in § 2 Abs. 1, 2 SvEV definiert. Arbeitgeber müssen grundsätzlich nachweisen, dass der Essenszuschuss nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt wird. An Krankheitstagen, Urlaubstagen oder sonstigen freien Tagen in der Woche wie z. B. am Wochenende darf der Essenszuschuss nicht ohne Weiteres gezahlt werden. Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage entfällt jedoch, wenn pro Kalendermonat maximal 15 Zuschüsse gewährt werden - hier greift die sogenannte 15er Regelung.
Bis zu 6,67 Euro für das Mittagessen im Jahr 2022
Für ein Mittag- oder Abendessen gilt im Jahr 2022 der amtliche Sachbezugswert von 3,57 Euro (ab 2023: 3,80 Euro), für ein Frühstück sind es 1,87 Euro (ab 2023: 2,00 Euro). Hinzu kommt jeweils der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss von 3,10 Euro. Der maximal mögliche Essenszuschuss für einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin ist somit 6,67 Euro (ab 2023: 6,90 Euro) pro Tag für ein Mittag- oder Abendessen beziehungsweise 4,97 Euro (ab 2023: 5,10 Euro) für ein Frühstück.
Meistens übernimmt der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert (Pflichtanteil) in Höhe von 3,57 Euro und versteuert diesen pauschal mit 25 Prozent. Bei 15 Zuschüssen pro Mitarbeiter ergibt das monatlich bis zu 53,55 Euro, die jeweils mit 25 Prozent versteuert werden. Es ist jedoch auch möglich, dass die Mitarbeitenden den Pflichtanteil selbst bezahlen - der Arbeitgeber zahlt in diesem Falle lediglich die 3,10 Euro des steuerfreien Zuschusses. Bei dieser Variante erhalten die Arbeitnehmenden zwar weniger Zuschuss, für den Arbeitgeber ist dieser jedoch steuerfrei.
Es gibt allerdings auch eine Möglichkeit, die Steuerlast des Arbeitgebers auf bis zu 0 Euro zu reduzieren - und zwar mit neuen digitalen Lösungen, die es ermöglichen, den Eigenanteil der Mitarbeitenden an einer Mahlzeit in die Bewertung mit einzubeziehen. Wie genau das funktioniert, lesen Sie im nächsten Absatz.
Wie bleibt der Essenszuschuss steuerfrei?
Mit digitalen Lösungen für den Essenszuschuss kann die Steuerlast reduziert werden. Ausschlaggebend ist hierbei der tatsächliche Rechnungsbetrag der eingenommenen Mahlzeit. Denn wenn die Mitarbeitenden selbst einen Anteil zur jeweiligen Mahlzeit beitragen, ist nach § 2 Abs. 5 SvEV der Betrag von 3,57 Euro um den vom Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin gezahlten Betrag zu mindern. Das funktioniert folgendermaßen:
- Zunächst muss der Arbeitgeber den Pflichtanteil von 3,57 Euro aufbringen und mit 25 Prozent Pauschalversteuerung ansetzen. Die Steuerlast des Arbeitgebers steigt somit in Abhängigkeit vom Wert des Belegs von 0,00 Euro auf 0,89 Euro (25 Prozent von 3,57 Euro).
- Sobald die Mitarbeitenden insgesamt mehr als 6,67 Euro für ihr Mittagessen ausgeben, mindert dieser Zusatzbeitrag den zu versteuernden Pflichtanteil, wodurch sich die Steuerlast des Arbeitgebers reduziert. Ab einem Belegwert von 10,24 Euro ist der Essenszuschuss für den Arbeitgeber somit komplett steuerfrei.
Checkliste: Das müssen Sie beachten
Damit Sie als Arbeitgeber von den Steuervorteilen beim Essenszuschuss profitieren können, ist es unerlässlich, die korrekte Anwendung sicherzustellen. Für die Gewährung des Essenszuschusses müssen die folgenden Regeln beachtet werden:
- Der Zuschuss darf nur für eine Mahlzeit an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt werden, nicht an Urlaubs- oder Krankheitstagen.
- Der Zuschuss gilt nur für Mahlzeiten, die zum unmittelbaren Verzehr oder Verbrauch während der Pausen bestimmt sind. Vorratskäufe oder Non-Food-Artikel wie z. B. Haushaltsbedarf, Kosmetika oder ähnliches können nicht bezuschusst werden.
- Bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten darf kein Essenszuschuss gewährt werden, da in diesem Fall bereits Anspruch auf Spesen besteht.
- Zudem gibt es keinen Zuschuss für alkoholische Getränke, Tabakwaren oder ähnliche Produkte.
Zusammenfassung
Beim Essenszuschuss für Mitarbeitende gibt es einige Regeln zu beachten. Doch die Mühe lohnt sich, denn so können Sie nicht nur Ihren Mitarbeitenden etwas Gutes tun, sondern gleichzeitig Steuern sparen. Entweder gewähren Sie grundsätzlich nur den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss von 3,10 Euro oder Sie nutzen für die Umsetzung des Zuschusses Lösungen, mit denen der tatsächliche Rechnungsbetrag erfasst und so die Steuerlast reduziert werden kann. Auf den ersten Blick kann der Essenszuschuss etwas kompliziert erscheinen, mit den passenden Hilfsmitteln ist er aber einfach umzusetzen.
Welche verschiedenen Lösungen es gibt, um den Benefit im Arbeitsalltag Ihres Unternehmens zu integrieren, und was die Vorteile der einzelnen Optionen sind, erfahren Sie im dritten Teil dieser Themenserie.
