Die Tätigkeit von Vergütungsspezialisten für sogenannte Assignees im Auslandseinsatz ist sehr komplex und muss variierende Rahmenbedingungen in unterschiedlichen Entsendungsländern berücksichtigen. Je nach Anzahl der Gehaltsabrechnungen, der Drittparteienzahlungen und der Debitoren, die betroffen sind, kann dies ein sehr aufwändiger Prozess sein. Zudem sind Kenntnisse zu landespezifischen Steuergesetzen unabdingbar. In Brasilien zum Beispiel ist ein 13. Monatsgehalt als Weihnachtsgeld für alle Mitarbeiter vorgeschrieben, ebenso wie eine jährliche Inflationsanpassung. Entsprechend muss ein Vergütungsspezialist länderspezifische Kenntnisse besitzen und mit Bezug auf Steueränderungen und Beschäftigungsentwicklung in den Ländern, in welche seine Mitarbeiter entsandt werden, auf dem neuesten Stand bleiben.
Gängige Vergütungsmodelle für den Auslandseinsatz
Home-based-Payroll: Das häufigste Gehaltsmodell für entsandte Mitarbeiter ist die Home-Base-Vergütung. Der Mitarbeiter fällt dabei unter die Gehaltsabrechnung seines Heimatlandes. Etwa zwei Drittel der Schweizer Kunden von Crown World Mobility nutzen diesen Ansatz bei ihren langfristigen Entsendungen.
Host-based-Payroll: Das Gastland basierte Modell nimmt an Beliebtheit zu und wird von circa zehn Prozent der Firmen genutzt, da es mehr Kostenkontrolle ermöglicht. Gerade wenn Mitarbeiter häufig entsendet werden und kein eigentliches Heimatland mehr haben, ist dieser Ansatz sinnvoll. Es gibt vier Haupttypen bei dieser Gehaltsabrechnung:
- lokale Marktrisiken für Gehälter und Benefits
- Marktsatz des Entsandten für Gehälter und Benefits
- lokales Gehalt zuzüglich Expat-Benefits
- eine Mischung des Vorstehenden unter Bezugnahme lokaler und Expat-Marktsätze
Der Angestellte wird unter Verwendung eines dieser Konzepte aus der Gehaltsabrechnung des Heimatlandes heraus- und in die Gehaltsabrechnung des Gastlandes aufgenommen.
Split Payroll: Eine Split Payroll liegt vor, wenn ein Teil des Gehalts und der Zulagen des Heimatlandes des Entsandten im Gastland gezahlt wird. Der Abgleich und die Erfassung von Split Payrolls können sehr komplex sein. Normalerweise muss der Vergütungsberater die gezahlte globale Gehaltsabrechnung abgleichen, um die Vergütung korrekt zu erfassen und die Gehaltskomponenten nicht doppelt zu zählen.
Währungsumwandlung: Hierbei handelt es sich um einen Teil des Split Payroll-Ansatzes: In unterschiedlichen Währungen vorgenommene Zahlungen müssen an dem Datum, an dem die Zahlung getätigt wird, umgetauscht werden.
Shadow Payroll: Die „Schatten-Gehaltsabrechnung” ist eigentlich keine an den Mitarbeiter getätigte Zahlung, sondern eine Methode zur Erfassung des am Gaststandort verdienten, aber an anderer Stelle gezahlten Einkommens. Sobald das Einkommen ermittelt wurde, berechnet der Arbeitgeber oder der Steuerberater die am Gaststandort zu zahlende Steuer und der Arbeitgeber leitet sie an die zuständigen Steuerbehörden weiter.
Balance-Sheet-Ansatz: Der traditionelle Balance-Sheet-Ansatz bei der Vergütung für Expatriates wird seit Jahren verwendet. Er soll dafür sorgen, dass die Expats während ihrer Entsendung nicht schlechter gestellt werden, als sie es zuhause waren. Das Ziel ist es, eine Kaufkraft am Gaststandort zu gewährleisten, die derjenigen entspricht, die der Mitarbeiter zuhause hatte. In einfachen Worten: Der Expat erhält einen Ausgleich für alle Differenzen mit Bezug auf die Lebenshaltungskosten zwischen dem Heimat- und dem Gaststandort. Die eigentliche Berechnung und Methodologie für diesen Ansatz sind recht komplex, aber es ist der Standard für die Schaffung eines Ausgleichs für Expatriates.
Reduced-Balance-Sheet: Dieser Ansatz versucht, die Vergütung an den Wert der Mitarbeiter für das Unternehmen anzupassen und somit bei Expatriate-Paketen Kosten zu sparen. Trainees oder jüngere Mitarbeiter, die bereit sind, sich aus Karriereentwicklungsgründen ins Ausland entsenden zu lassen, erhalten üblicherweise ein „Expat-Light-Paket“, also ein reduziertes oder modifiziertes Balance Sheet-System. Zu den Benefits, die gekürzt werden, zählen Unterkunft, Teuerungszulage, Mobilitätsprämien und Härtezulage.
Nettogehaltspaket: Das Nettogehaltspaket garantiert dem Expat für jeden Zahlungszyklus dasselbe Einkommen nach Steuern. Somit kennt der Assignee bereits sein Nettogehalt und wird nicht von der Steuerverbindlichkeit im Entsendungsland überrascht.
10 Tipps für die Vergütung von Mitarbeitern im Auslandseinsatz
- Zeitpunkt: Die Erfassung von Vergütungen beginnt am 1. Januar, nicht am Jahresende. Am besten ist es, die Erfassung der weltweiten Vergütungen monatlich durchzuführen.
- Instruktion: Instruieren Sie Ihre Ansprechpartner, welche die Vergütungsinformationen bereitstellen, gründlich. Legen Sie Erwartungen für das fest, was wann benötigt wird.
- Schulungen: Schulen Sie die Ansprechpartner für Gehaltsabrechnungen und Debitorenbuchhaltung. Seien Sie konsequent im Hinblick darauf, welche Informationen benötigt werden, und halten Sie vierteljährliche Meetings für den Informationsaustausch ab.
- Follow-up: Das klingt einfach, aber die Bedeutung kann nicht oft genug betont werden. Sorgen Sie dafür, dass alle Fristen eingehalten werden.
- Entwicklung eines Zeitplans: Schicken Sie Ihre Bitte um Informationen jeden Monat und nennen Sie ein Fälligkeitsdatum für deren Eingang. Das verschafft Ihnen genügend Zeit für die Analysierung der Daten vor der Erstellung von Berichten.
- Aufbau von Beziehungen: Die Entwicklung von Beziehungen mit Ihren Ansprechpartnern zwecks Informationsaustausch ist von unschätzbarem Wert. Zurückgehaltene Informationen können Ihre Compliance-Anforderungen gefährden.
- Zentralisierung von Zahlungen: Die eventuelle Zentralisierung der Zahlungen zusammen mit Ihrem Relocation-Provider kann den Erfassungsprozess vereinfachen.
- Prüfung: Stellen Sie sicher, dass Sie von Ihren Ansprechpartnern erfahren, was gezahlt hätte werden müssen.
- Erfassen Sie alles: Denken Sie daran, alle Daten zu dokumentieren. In einigen Fällen unterliegen Benefits, die in einem Land nicht steuerpflichtig sind, in einem anderen Land der Steuer. Achten Sie darauf, dass Sie das kalkulatorische Einkommen erfassen. Von der Firma finanzierte Renten, Sozialversicherungsabgaben des Arbeitgebers und Aktien Optionen können die Steuererklärung beeinflussen.
Und last but not least: Machen Sie Compliance zu Ihrem Mantra: Betonen Sie die Bedeutung von Compliance und die Tatsache, warum es so wichtig ist, dass Informationen vollständig und rechtzeitig bereitgestellt werden.
