Personas vereinfachen den komplexen Change-Prozess

Neue Technologien, Anwendungen sowie künstliche Intelligenz (KI) werden die Arbeitswelt in den kommenden Jahren rapide verändern: Während manche Tätigkeiten nicht mehr gebraucht werden, tun sich gleichzeitig neue Berufsfelder auf. "Wir gehen davon aus, dass 30 Prozent unserer Jobs bis 2030 nicht mehr notwendig sind, da sie von Maschinen oder Algorithmen ausgeführt werden. Dafür entstehen 30 Prozent neue Jobs", sagte Sabine Müller, CEO von DHL Consulting, in ihrem Vortrag.

Digitalisierung verlangt von den Mitarbeitern neue Fähigkeiten

Der Wandel wird viele Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Das betrifft nicht nur die technologische Komplexität der neuen Anwendungen, sondern auch die Mitarbeiter, die die neuen Maschinen und Roboter bedienen können müssen. Die Aufgabe, Beschäftigte mit neuen Fähigkeiten auszustatten, stelle sich vor allem für Unternehmen aus der sogenannten "Old Economy", zu der Müller ihren Logistikkonzern zählt. Potenziert wird die Herausforderung für DHL Consulting, da der Konzern rund 500.000 Mitarbeiter mit neuen Fähigkeiten ausstatten muss.

Auf der Keynote-Stage der virtuellen Zukunft Personal Europe berichtete Müller am Thementag "Future of Work" ausführlich über die Anforderungen, die die Transformation für Führungskräfte und Angestellte mit sich bringt. "Mitarbeiter müssen in Zukunft viel eher Probleme lösen können", führte Müller aus. Im Zuge des technologischen Fortschritts werde in Zukunft mehr Prozessexpertise verlangt, darüber hinaus werde es aufgrund der Weiterentwicklung der KI darum gehen, "Ausnahmen und nicht die Prozesse an sich zu managen." Außerdem bräuchten Mitarbeiter deutlich mehr Soft-Skills, wie beispielsweise Kooperationsfähigkeit und die Fähigkeit, im Team arbeiten zu können.

Kategorisierung bestehender Jobs zur besseren Übersicht

Mit dem digitalen Fortschritt und Wandel einher gehe deshalb eine Transformation der Fähigkeiten der Beschäftigten. "Wir Führungskräfte müssen die Mitarbeiter abholen, wo sie sind, und schauen, wo sie hin müssen", sagte Müller. "Wir sind als Leader die Treiber des Change Prozesses." Um die Transformation anzugehen, erarbeitete die Führungsebene von DHL Consulting einen sogenannten "Jobkatalog". Für jeden derzeit bestehenden Beruf ist dort aufgelistet, wie viele Mitarbeiter momentan dort tätig sind. Dazu wurden Hypothesen formuliert, wie sich der Beruf verändern wird und welche Fähigkeiten für das neue Jobprofil verlangt werden. Zur besseren Übersicht sind die Berufsbezeichnungen in zwölf "Jobfamilien" unterteilt.

Upksilling der Mitarbeiter mit Hilfe von Personas

"Nun stellte sich für uns die Frage, wie wir den Prozess begleiten und neben dem Job auch den Mitarbeiter transformieren", berichtete Müller. "Jede Person ist einzigartig und erlebt den Change-Prozess unterschiedlich. Um besser auf jeden eingehen zu können, haben wir deshalb sechs Personas erstellt – also fiktive Personen, die für jeweils ein Cluster von unseren Mitarbeitern stehen." Zur Einteilung stünden hierbei folgende Fragen im Mittelpunkt: Wie verhalten sich die Mitarbeiter und welche Fähigkeiten bringen sie mit? Was ist der präferierte Kommunikationsstil? Wie und mit welchen Tools kann die Führungskraft den Angestellten "upskillen"?

Nach einigen Workshops und Konferenzen habe das HR-Board schließlich sechs Personas beschlossen. Diese reichen von einem "Traditionalisten", der kein Vertrauen in die Digitalisierung hat und sich mit digitalen Anwendungen kaum auskennt, bis hin zum "Tech-Savvy" mit einem hohen Vertrauen in den technologischen Wandel und vielen digitalen Skills. Anhand der Personas und den "Jobfamilien", die jeweils laufend aktualisiert werden, sollen die Vorgesetzten laut Müller letztlich konkret wissen, welche Weiterbildungsmaßnahmen für ihre Mitarbeiter von Nöten sind.

"Was wir vor uns haben, ist eine massive Leader-Aufgabe." - Sabine Müller (@MuellerSabine13), CEO #DHLConsulting, zur #Transformation der Arbeitswelt

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Müller vermutet, dass vor allem auf die Führungskräfte im Zuge des Upskillings einiges an Arbeit zukommt: "Was wir vor uns haben, ist eine massive Leader-Aufgabe." Vorgesetzte müssten in ihren Teams Veränderungen vorantreiben, selbst die Basisfunktionen der neuen Technologien verstehen, die Mitarbeiter bei der digitalen Transformation an die Hand nehmen sowie gleichzeitig Vorurteile im Unternehmen, zum Beispiel gegenüber "Digitale Natives", abbauen.

Geht bei der Mitarbeiter-Kategorisierung die Individualität verloren?

Die Keynote kam bei den rund 200 Zuhörern gut an, im Live-Chat gab es viel positives Feedback. Während des Vortrags und danach diskutierten die Zuhörer dort vor allem über die von Müller angesprochenen Personas. Ein Zuhörer schrieb, er kenne "die Arbeit mit Personas aus dem Strategieprozesses. Ich finde es eine sehr gute Idee, diese Methode auch im Change-Management einzusetzen."

Ein anderer Keynote-Besucher sah das hingegen anders, er wolle in der Arbeit als Führungskraft mit "Personen (Individuen) und nicht mit Personas zusammenarbeiten." Einige Chatteilnehmer sowie Müller selbst – als sie das Statement von ZPE-Moderatorin Margitta Eichelbaum vorgelesen bekam, stellten jedoch klar, dass die Personas lediglich dazu dienten, die Komplexität der Transformation zu reduzieren: "Es handelt sich um eine Klassifizierung, um das Problem verständlicher zu machen und den Führungskräften zu helfen", sagte Müller. Gleichzeitig betonte sie, die Mitarbeiter würden nicht von den Führungskräften einer Persona zugeteilt, sondern könnten selbst entscheiden, welcher Kategorie sie angehören. Gewiss sei das mit etwas Ungenauigkeit verbunden, "aber mit Komplexität kann man nicht arbeiten."

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