Wie Rollen hybride Meetings effizienter machen

Die Komplexität hybrider Meetings macht es uns unmöglich, alle Aspekte allein und in Eigenregie zu beachten und umzusetzen. Reduzieren Sie die Komplexität, indem Sie Aufgaben abgeben und klare Rollen verteilen. Damit stellen Sie sicher, dass sich alle Beteiligten auf den Inhalt des Meetings konzentrieren können und nicht noch von tausend anderen Dingen nebenbei (z. B. Technik, Protokollierung) abgelenkt werden.

Auch wenn uns jahrelang etwas anderes erzählt wurde: Wir Menschen sind nicht gemacht für Multitasking. Fokus und Achtsamkeit sind die Schlüssel zum Erfolg. Wie Sie es schaffen, sich zu fokussieren? Indem Sie loslassen und Aufgaben abgeben.

Hybride Meetings: Erwartungen an Rollen vorab klären

Definieren Sie Verantwortlichkeiten und überlegen Sie sich schon während der Planung, welche To-dos oder Rollen Sie an die Teilnehmenden verteilen können. Es gibt eine ganze Menge potenzieller Rollen. Wir nutzen die folgenden regelmäßig, wobei Sie manche davon zusammenlegen können. Aber Vorsicht: Ohne eine genaue Klärung der Rollen und der daran geknüpften Erwartungen kann es nicht funktionieren.

Moderator/Moderatorin

Als Moderator beziehungsweise Moderatorin starten und beenden Sie das Meeting. Sie führen durch die Besprechung und durch Diskussionen und erteilen Teilnehmenden das Wort. Sie vermitteln bei Uneinigkeiten und leiten die nächsten Themen ein. Oftmals sind Moderatoren auch die Organisatoren des hybriden Meetings.

Co-Moderator/Co-Moderatorin

"You'll never walk alone". Machen Sie sich die Hymne vom FC Liverpool zum Motto und wählen Sie eine Person für die Co-Moderation aus. Das nimmt Ihnen die größte Last von den Schultern. Welche Aufgaben Sie der oder dem Co-Moderatoren geben, ist Ihre Entscheidung. Es hat sich in der Praxis bewährt, Co-Moderatoren und Co-Moderatorinnen als Sprachrohr für die Seite einzusetzen, auf der Sie sich nicht befinden: Sie sind im Meetingraum? Dann ist die Co-Moderation als Zoomie zugeschaltet – und andersherum. Je nach Gruppengröße können Co-Moderatoren weitere Rollen übernehmen, wie zum Beispiel:

• den Chat-Verlauf im Auge behalten,
• überprüfen, ob der Sound im Raum und für die Zoomies stimmt, oder sich um technische Herausforderungen kümmern,
• die Rolle der Zeitwächters, der Zeitwächterin übernehmen.

Zeitwächter/Zeitwächterin

Diese Rolle sorgt für die Einhaltung der Agenda in der vorgeschriebenen Zeiteinteilung. Sie können zum Beispiel zwei Minuten vor Ablauf der Zeit eine Karte heben – für alle sichtbar. So können alle ihre Gedanken zu einem Aspekt zusammentragen und nötige Vereinbarungen treffen, bevor das nächste Thema begonnen wird. Zeitwächterinnen und Zeitwächter können auch für einen gleichmäßigen Redeanteil aller Teilnehmenden Sorge tragen.

Inhaltsverantwortliche/Inhaltsverantwortlicher

Diese Person achtet darauf, dass die Teilnehmenden thematisch bei den Agendapunkten bleiben. Sie darf in Abstimmung mit Moderator beziehungsweise Moderatorin und Zeitwächter beziehungsweise Zeitwächterin entscheiden, ob einem Thema mehr Zeit eingeräumt werden sollte, so zum Beispiel, weil es wichtiger ist, als zuvor angenommen. Ihr obliegt es auch zu entscheiden, ob offene Diskussionen auf einen Folgetermin bzw. an das Ende des Meetings verschoben werden sollten.

Parkplatzwärter/Parkplazwächterin

Diese Person arbeitet eng mit der oder dem Inhaltsverantwortlichen zusammen. Sie wird dann aktiv, wenn Diskussionen aus zeitlichen Gründen verschoben (oder "geparkt") werden. Sie organisiert zudem, wann die offenen Punkte aufgegriffen werden sollten und wer daran beteiligt ist.

Protokollant/Protokollantin

Die Person notiert wichtige Ergebnisse, beschlossene Vorgehensweisen und Verantwortlichkeiten:

• Was gilt es zu tun?
• Wer ist im Lead?
• Bis wann wird es erledigt?

Sie sollte keine anderen Aufgaben oder Rollen haben. Es kann sogar hilfreich sein, ihr eine weitere Person als Assistenz zur Seite zu stellen, falls sie viel Redeanteil hat und wichtige Absprachen nicht so schnell notieren kann. Das Protokoll wird entweder direkt im Anschluss per E-Mail an die Teilnehmenden verschickt, oder, noch besser, auf einem digitalen Tool hochgeladen, auf das alle anderen zugreifen können.

Techniker/Technikerin

Eine Person sollte für technische Aspekte verantwortlich sein, sonst leidet ständig der Gesprächsfluss. Diese Rolle kann auch von der oder dem Co-Moderierenden übernommen werden. Idealerweise sind es aber zwei verschiedene Personen, da Co-Moderatorierende noch viele Aufgaben mehr haben. Voraussetzung für diese Rolle ist eine gewisse Technikaffinität. Sobald jemand aus der Zoomie-Gruppe technische Probleme hat, die er oder sie nicht selbst lösen kann, setzt sich die oder der Techniker bzw.Technikerin mit dieser Person in Verbindung.

Zudem kann ein oder eine Techniker bzw. Technikerin vor Ort die nötigen Tools managen: Online-Umfragen starten, das digitale Whiteboard verfügbar machen, vorab Video- und Audioeinstellungen im Raum checken und so weiter.

Spaßbeauftragte/Spaßbeauftragter

Spaßbeauftragte kümmern sich zu Beginn des Meetings um außerberufliche und lockere Themen, um alle Teilnehmenden abzuholen und die Stimmung zu lockern. Das kann der Witz des Tages sein, ein Rätsel oder eine positive Nachricht. Sie können bei längeren Meetings auch für Abwechslung sorgen und regelmäßige Aktivierungsübungen mit den Teilnehmenden machen.

Tandem-Partner/-Partnerin oder Buddy

Jeder Roomie bekommt einen oder mehrere Zoomies als Buddies zugeteilt, für deren Wohlergehen er sich während des Meetings einsetzt. Vielleicht funktioniert ein Mikrofon nicht. Dann kann der oder die Tandem-Partner bzw Tandem-Partnerin per Chat, WhatsApp oder Telefon eine Verbindung zum Zoomie aufbauen und als Sprachrohr fungieren. Das sorgt für eine stärkere Awareness der Roomies gegenüber den Zoomies – und fördert die Inklusion in der gesamten Gruppe. Selbst bei technischen Problemen fühlen sich Zoomies nicht komplett isoliert, sondern sind mit der Gruppe verbunden.

Die Tandem-Partnerschaften können entweder schon vor dem Meeting festgelegt, oder aber als Eisbrecher-Übung zu Beginn initiiert werden.

Eine weitere Möglichkeit: Sie setzen jeweils jemanden als "Vibe-Verantwortlichen" für die Zoomies und für die Roomies ein. Diese beiden Personen sollen "Schwingungen" aufnehmen, wie zum Beispiel viel Geschnaufe im Raum, müde Gesichter, spürbare Anspannung. Für den Zoomie-Verantwortlichen gilt es darauf zu achten: Was kann ich in den Gesichtsausdrücken der anderen erkennen? Sind sie bei der Sache oder mit anderen Dingen beschäftigt?

Rollen mit Bedacht wählen

Die Vielzahl der Rollen mag erschlagend wirken. Allerdings unterstützen sie den gesamten Workflow. Als organisierende Person teilen Sie damit die Verantwortung und beziehen alle in die Gestaltung des hybriden Meetings ein. Die Rollen leben davon, dass die Teilnehmenden sie annehmen und ausfüllen. Wir können verstehen, wenn sich jemand beschwert, dass er wegen seiner Rollenaufgaben dem Geschehen nicht mehr folgen kann. Doch machen Sie allen klar: Es geht nur gemeinsam. Hybride Meetings sind ein Teamsport. Führen Sie den Teilnehmenden diese Haltung immer wieder vor Augen und geben Sie Ihr Bestes, damit diese verstanden und angenommen wird.

Bei wiederkehrenden Meetings können Sie die Rollen rotieren. So vermeiden Sie, dass es zu einseitig wird. Manchmal kann es sich aber auch anbieten, dass die Mitarbeitenden die Rolle behalten, die am besten zu ihnen passt. Es macht keinen Sinn, einen technisch wenig Versierten oder jemanden, der überzeugt davon ist, zwei linke Hände zu haben, mit der Technikrolle zu beauftragen.

Lassen Sie sich von den Rollen nicht einschränken. Sehen Sie sie vielmehr als Chance, Last von Ihren Schultern zu nehmen und die anderen in die Verantwortung für den Meeting-Erfolg zu nehmen.

Buchtipp:

Dieser Beitrag ist ein Auszug aus dem Taschenguide " Hybride Meetings" von Andrea Heitmann und Anne Michel, das im August 2022 bei Haufe erschienen ist. Darin finden Sie unter anderem Tipps für die Organisation hybrider Meetings, zur Ausstattung von Meetingräumen und Homeoffice-Arbeitsplätzen sowie zu Tools und (Moderations-)Methoden, die sich besonders gut für hybride Meetings eignen. Sie können das Buch hier bestellen.

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