Fachbeiträge & Kommentare zu Geschäftsreise

Die Rechtsprechung[1] und dem folgend die Finanzämter[2] behandeln Arbeitnehmer, die ausschließlich an wechselnden Einsatzorten tätig sind und beim Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte haben[3], auch in Übernachtungsfällen, ausschließlich nach Reisekostengrundsätzen. Der Bezug einer auswärtigen Unterkunft begründet bei Arbeitnehmern, die ohne erste Tätigkeitsstätte bei i...mehr

Der Arbeitgeber kann die notwendigen Mehraufwendungen aus Anlass einer zeitlich unbeschränkten oder beschränkten doppelten Haushaltsführung steuerfrei vergüten, soweit keine höheren Beträge erstattet werden, als vom Arbeitnehmer als Werbungskosten hätten abgezogen werden dürfen.[1] Die steuerfreie Vergütung mindert die ansonsten abzugsfähigen Werbungskosten. In der Steuererk...mehr

Der Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei der doppelten Haushaltsführung ist an die im Gesetz geregelten Reisekostensätze geknüpft.[1] Zulässig ist ausschließlich der Ansatz der Verpflegungspauschalen. Der Steuerpflichtige wird im Ergebnis so behandelt, als wenn er während der ersten 3 Monate der doppelten Haushaltsführung eine berufliche Auswärtstätigkeit durchführt. ...mehr

Der Arbeitnehmer kann für sämtliche Heimfahrten (einschließlich Zwischenheimfahrten unter der Woche) und den Fahrten von der auswärtigen Unterkunft zum Einsatzort die tatsächlichen Aufwendungen bzw. die pauschalen Kilometersätze als Werbungskosten abziehen, bei Benutzung des Pkw also 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer. Die Anwendung der für berufliche Auswärtstätigkeiten gelt...mehr

Bei beiderseits berufstätigen Ehegatten wandelt sich eine ursprünglich beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung auch dann nicht in eine private doppelte Haushaltsführung um, wenn die Ehegatten ohne beruflichen Grund den Ort des eigenen Hausstands mit dem Ort der doppelten Haushaltsführung tauschen.[1] Die Verlegung des Familienwohnsitzes an den Beschäftigungsort des a...mehr

Für wöchentliche Familienheimfahrten gilt die Entfernungspauschale von 0,30 EUR pro Entfernungskilometer. Die Erhöhung der Pendlerpauschale ab dem 21. Entfernungskilometer, die für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ab 2021 in Kraft getreten ist, gilt in gleicher Weise für die wöchentlichen Familienheimfahrten im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushalts...mehr

Ein Kumulieren der beiden gesetzlich festgelegten Zusammenrechnungsregelungen (für mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag bzw. für Kalendertag übergreifende Arbeiten) ist nicht zulässig. Der Arbeitgeber hat aber ein Wahlrecht: Er kann zwischen der Kalendertag bezogenen Addition der einzelnen Abwesenheitszeiten oder der Kalendertag übergreifenden Addition der Abwesenheitsze...mehr

Eine Sonderregelung gilt, falls der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere berufliche Auswärtstätigkeiten durchführt. Die zutreffende Verpflegungspauschale für mehrere Dienstreisen an ein und demselben Kalendertag ergibt sich dadurch, dass die einzelnen Abwesenheitszeiten des Arbeitnehmers zusammengerechnet werden. Praxis-Beispiel Mehrere Auswärtstätigkeiten pro Kalenderta...mehr

Ein Zusammenrechnen der Abwesenheitszeiten ist in bestimmten Fällen auch für Auswärtstätigkeiten zulässig, die sich ohne Übernachtung auf 2 Tage verteilen. Die bisherige sog. Mitternachtsregelung wurde gesetzlich festgeschrieben.[1] Die zutreffende Verpflegungspauschale bestimmt sich bei Kalendertag übergreifenden Arbeiten nicht nach dem einzelnen Kalendertag, sondern durch ...mehr

Um eine Gleichstellung langfristiger beruflicher Auswärtstätigkeiten mit der doppelten Haushaltsführung für den Bereich der Unterbringungskosten zu erreichen, führt der Gesetzgeber nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland eine Begrenzung der steuerlich begünstigten Unterbringungskosten ein. Es gilt dieselbe Oberg...mehr

Wird während einer Auslandsreise ausschließlich ein ausländischer Staat aufgesucht, können die Reisekostensätze für das jeweilige Land unmittelbar aus der vom BMF veröffentlichten Übersicht abgelesen werden. Die in den Lohnsteuer-Richtlinien zur Bestimmung der Verpflegungspauschale bei Auslandsreisen festgelegten Sonderregelungen gelten auch 2024, etwa wenn an einem Tag mehr...mehr

1.1 Einheitliche Reisekostenart auswärtige berufliche Tätigkeit Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Der Gesetzgeber hält damit an der bisherigen Systematik der einzigen und einheitlichen Reisekostenart "berufliche Auswärt...mehr

Sämtliche Fahrtkosten aus Anlass einer beruflichen Auswärtstätigkeit gehören zu den Werbungskosten. Abzugsfähig sind die tatsächlich nachgewiesenen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel. Bei Benutzung eines eigenen Kfz hat der Arbeitnehmer wie bisher die Möglichkeit, die pro Kilometer angefallenen Kosten entweder einzeln nachzuweisen oder den hierfür festgelegten Kilometersa...mehr

Der Arbeitgeber kann anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit seinen Arbeitnehmern im Normalfall dieselben Beträge steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte.[1] Das Reisekostenrecht kennt nur wenige Abweichungen, die meist das Ziel verfolgen, den Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber zu vereinfachen. Reisekosten können im Rahme...mehr

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, dürfen sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden kann, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf.[1] An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit w...mehr

Die gesetzliche Regelung der steuerlichen Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen umfasst auch berufliche Auswärtstätigkeiten, die im Ausland ausgeübt werden.[1] Danach gelten die bisherigen Ausführungen zu den inländischen Verpflegungskosten ebenfalls für den Ansatz von Auslandsreisekosten. Insbesondere sind Verpflegungsmehraufwendungen nur in Form von Pauschbeträ...mehr

Der Werbungskostenabzug für berufliche Tätigkeiten ­außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt bereits bisher für alle Arten von Auswärtstätigkeiten (Dienstreise, Fahr- und Einsatzwechseltätigkeit) nach einheitlichen Regeln. Der Abzug ist nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Für die berufliche Auswärtstätigkeit sind zeitlich gestaffelte Verpf...mehr

Als Nebenkosten kommen nach R 9.8 LStR in Betracht: die Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck. Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern sowie Telefongespräche privaten Inhalts zur Kontaktaufnahme mit Angehörigen und Freunden bei mindestens einwöchiger beruflicher Auswärtstätigkeit.[1] Wichtig Werbungskos...mehr

Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten ist nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der Einzel­nachweis der angefallenen Aufwendungen gilt sowohl für Inlands- als auch f...mehr

Die vom Gesetzgeber gewählte Formulierung macht eine Überprüfung entbehrlich, ob dieselbe Auswärtstätigkeit unterbrochen wird. Nach bisheriger Verwaltungsauffassung war die Anwendung der 3-Monatsfrist damit verbunden, dass es sich noch um die gleichbleibende, nämliche Auswärtstätigkeit handelt, die der Arbeitnehmer nach der Unterbrechung mit gleichem Inhalt am gleichen auswä...mehr

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Der Gesetzgeber hält damit an der bisherigen Systematik der einzigen und einheitlichen Reisekostenart "berufliche Auswärtstätigkeit" für sämtliche dienstliche Tätigkeiten außerhalb der...mehr

Für die Berechnung der maßgebenden Abwesenheitszeit am jeweiligen Kalendertag ist zwischen Arbeitnehmer mit erster Tätigkeitsstätte und den übrigen Arbeitnehmern zu unterscheiden. Hat der Arbeitnehmer[1] am Betriebs- bzw. Firmensitz des Arbeitgebers seine erste Tätigkeitsstätte, muss die verlangte Abwesenheitsdauer bei sämtlichen beruflichen Auswärtstätigkeiten in Bezug auf ...mehr

Für sämtliche dienstliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gibt es die einzige und einheitliche Reisekostenart "berufliche Auswärtstätigkeit". Es gelten deshalb dieselben Abzugsbeträge, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer eine normale Dienstreise unternimmt, ausschließlich als Berufskraftfahrer unterwegs ist oder an wechselnden Einsatzstell...mehr

Die 3-Monatsfrist ist grundsätzlich für alle Formen von Auswärtstätigkeiten anwendbar. Nach Auffassung des BFH gilt das Prinzip, dass bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten am selben Einsatzort die Verpflegungssätze maximal für 3 Monate angesetzt werden dürfen, auch für Tätigkeiten an wechselnden Einsatzstellen. Er knüpft diesen Grundsatz aber an die Ausübung der Arbeit an ...mehr

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich also um eine übliche Bewirtung, gilt folgende lohnsteuerliche Behandlung: Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetä...mehr

Eine Tätigkeit innerhalb eines großräumigen Betriebs- bzw. Werksgeländes gilt – unabhängig davon, ob unterschiedliche Gebäude aufgesucht werden – durchgehend als Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte.[1] Anders verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer innerhalb des Werksgeländes zu einer anderen ortsfesten betrieblichen Einrichtung wechselt, die einem anderen Auftraggeber bz...mehr

Steuerfreier Ersatz kommt nur für Schäden an solchen Gegenständen infrage, deren Mitnahme nach Anlass und Dauer der beruflichen Auswärtstätigkeit erforderlich ist. Nicht begünstigt ist aus diesem Grund der Verlust von Abendkleidung oder hohen Geldbeträgen, die ausschließlich der Freizeitgestaltung im Rahmen der Dienstreise dienen. Anders dürfte es sich bei den übrigen Bargel...mehr

Treffpunktfahrten und Fahrten in ein weiträumiges Arbeitsgebiet sind keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, sondern fallen unter den Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeit. Weder der gleichbleibende Treffpunkt noch das weiträumige Arbeitsgebiet erfüllen die Voraussetzungen einer betrieblichen Einrichtung. Gleichwohl zählen die hierbei anfal...mehr

Aufwendungen für den Erwerb des Pkw-Führerscheins sind auch dann nicht abziehbare Kosten der privaten Lebensführung, wenn der Erwerb des Führerscheins im beruflichen Interesse liegt, z. B. bei einem Verkehrsrichter, oder wenn das Fahrzeug zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie auf Dienst- und Geschäftsreisen benutzt werden soll. Werbungskosten liegen au...mehr

Die Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet. [1]Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahr...mehr

Für die Berechnung des 3-Monatszeitraums gelten die bisherigen Grundsätze weiter. Der 3-Monatszeitraum wird vom Beginn der auswärtigen Tätigkeit an gerechnet. Das gilt auch dann, wenn er sich über das Jahresende hinweg erstreckt. Ein neuer 3-Monatszeitraum beginnt also nicht jeweils am 1.1. Nimmt der Arbeitnehmer während der fortlaufenden auswärtigen Beschäftigung Urlaub, hat...mehr

Wegen der bei Leiharbeitsverhältnissen bestehenden Besonderheit, dass der tatsächliche Einsatzort und der Ort des Verleiharbeitgebers auseinanderfallen, ist die Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte nicht nur arbeitgeberbezogen, sondern auch entleiherbezogen vorzunehmen. Die erste Tätigkeitsstätte kann der Leiharbeitnehmer zum einen bei der Verleihfirma begründen, wenn er sein...mehr

Überblick Welche Fahrt-, Verpflegungs- und ggf. Unterbringungskosten der Arbeitnehmer bei Tätigkeiten außerhalb seiner Firma als Werbungskosten ansetzen bzw. welche Beträge der Arbeitgeber für auswärtige Einsätze bei der Lohnabrechnung steuerfrei ersetzen kann, regelt das lohnsteuerliche Reisekostenrecht. Seit 1.1.2014 ergeben sich die steuerlichen Reisekosten aus dem Einkom...mehr

Nach der vom Gesetzgeber vorgenommenen Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte kommen hierfür nur ortsfeste betriebliche Einrichtungen infrage. Ortsfeste Einrichtungen sind räumlich zusammengefasste Sachmittel, die der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten dienen und mit dem Erdboden fest verbunden bzw. dazu b...mehr

Aufwendungen wegen des Verlusts von Arbeitsmitteln bei einer beruflichen Tätigkeit sind regelmäßig Werbungskosten. Der Verlust von Gegenständen, die kein Arbeitsmittel darstellen, kann nur ausnahmsweise zu Werbungskosten führen, wenn der Verlust bei Verwendung des Gegenstands für berufliche Zwecke oder aus in der Berufssphäre des Arbeitnehmers liegenden Gründen eintritt[1], ...mehr

Die tatsächlichen Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeit werden zum Werbungskostenabzug zugelassen, wenn und soweit sie nachgewiesen sind. Soweit feststeht, dass einem Arbeitnehmer beruflich veranlasste Übernachtungskosten dem Grunde nach entstanden sind, deren Höhe jedoch nicht im Einzelnen nachgewiesen ist, sind die Übernachtungskosten in geschätzter Höhe abziehbar.[1] W...mehr

Das Gesetz nennt die betriebliche Einrichtung eines Konzernunternehmens als ausdrückliche Möglichkeit einer ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers.[1] Wie bei anderen arbeitgeberfremden betrieblichen Einrichtungen ist auch hier eine dauerhafte arbeitsrechtliche oder zeitliche Zuordnung zum aufnehmenden Konzernunternehmen Voraussetzung für eine dortige erste Tätigkeitsstät...mehr

Der Begriff des weiträumigen Tätigkeitsgebiets ist auch im Reisekostenrecht 2014 von Bedeutung, allerdings mit anderen inhaltlichen Rechtswirkungen. Leider hat es der Gesetzgeber versäumt, eine gesetzliche Definition für diesen von der Rechtsprechung geprägten Arbeitsstättenbegriff einzuführen. Aus diesem Grund ist an den bisherigen Abgrenzungskriterien festzuhalten. Zu unte...mehr

Muss der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit in einem Hotel übernachten, gehören die Aufwendungen für die Unterbringung zu den Werbungskosten.[1] Der Werbungskostenabzug ist aber nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der verlangte Einzelnachweis gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernac...mehr

Zu beachten ist, dass die nachfolgenden Ausführungen zur steuerlichen Behandlung der Arbeitgeberbewirtung nicht nur für unmittelbar vom Arbeitgeber gewährte Verpflegung anzuwenden sind, sondern auch für Bewirtungsleistungen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit, an der der Arbeitgeber selbst nicht teilnimmt, aber die Mahlzeit durch einen Dritten auf Veranlassung des Ar...mehr

Der Arbeitnehmer kann pro Dienstverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben. Nur wenn der Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen ausübt, sind mehrere erste Tätigkeitsstätten möglich. Befinden sich auf einem Betriebsgelände mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen, handelt es sich nur um eine Tätigkeitsstätte. Erfüllen aufgrund der zeitlichen Zuordnungsregel mehrer...mehr

Das gesetzliche Abzugsverbot des § 3c EStG verhindert nach der Zielsetzung des Gesetzgebers eine Doppelvergünstigung durch steuerfreie Einnahmen und abzugsfähige Ausgaben. Soweit Ausgaben mit steuerfreien Einnahmen im Zusammenhang stehen, wird ihre steuermindernde Berücksichtigung bei der Berechnung des zu versteuernden Einkommens ausgeschlossen.[1] Der steuerfreie Arbeitgebe...mehr

Stehen dem Arbeitnehmer für die berufliche Auswärtstätigkeit keine Verpflegungsmehraufwendungen zu, weil er die 8-Stundengrenze nicht erreicht oder die 3-Monatsfrist überschritten ist, und scheidet damit eine Kürzung des Werbungskostenabzugs beim Arbeitnehmer aus, verlangt der Gesetzgeber wie bisher die Besteuerung der vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt gewährten ...mehr

Der Anwendungsbereich der ersten Tätigkeitsstätte ist weiter gefasst als der Begriff der früheren regelmäßigen Arbeitsstätte. Während der ortsgebundene Tätigkeitsmittelpunkt nur an einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers begründet werden konnte, kann nach dem Wortlaut des Gesetzes die erste Tätigkeitsstätte auch eine betriebliche Einrichtung eines Konzernunternehmen...mehr

Trinkgelder sind Werbungskosten, soweit sie, wie z. B. auf Dienstreisen, beruflich veranlasst sind.mehr

Mit der Ablösung der regelmäßigen Arbeitsstätte, die sich einer ständig ändernden Rechtsprechung ausgesetzt sah, erfolgt mit dem Begriff der ersten Tätigkeitsstätte auch inhaltlich eine grundlegende Neuausrichtung der vom Gesetzgeber hierfür festgeschriebenen Kriterien. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte wird vorrangig durch den Arbeitgeber im Rahmen dessen Direktion...mehr

Bei vom Arbeitgeber (unmittelbar oder mittelbar) anlässlich einer beruflicher Auswärtstätigkeiten gewährten Mahlzeiten, deren Gesamtwert 60 EUR überschreitet, handelt es sich um unübliche Mahlzeiten. Bei diesen wird vom Gesetz unterstellt, dass es sich um sog. Belohnungsessen handelt. Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte ist ausgeschlossen. Der geldwerte Vorteil muss in ...mehr

Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung nach den vorstehenden Kriterien oder ist die getroffene Festlegung nicht eindeutig, ist die dauerhafte Zuordnung nach der zeitlichen Zuordnungsregel zu prüfen. Das Merkmal der Dauerhaftigkeit muss auch in Bezug auf die zeitlichen Kriter...mehr

Der Gesetzgeber legt auch eine Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte fest, die außerhalb eines Dienstverhältnisses[1] zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird.[2] Die Fahrten zur Bildungseinrichtung fallen damit unter die Regeln der Entfernungspauschale. Hier kommt eine weitergehende Berücksichtigung der Kosten nur i...mehr

Dass im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses Tätigkeiten außerhalb der Betriebsräume und an wechselnden Orten erbracht werden, kommt (immer schon) in unterschiedlichen Zusammenhängen vor, z. B. bei: Arbeiten auf Bau- und Montagestellen; Arbeiten im Freien, z. B. in der Land- und Forstwirtschaft, oder bei Veranstaltungen wie Märkten und Festivals; Dienstleistungs-, Service- oder Ve...mehr