Elektronische Unterweisungen boten zunächst nur allgemeine Informationen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz im Betrieb. Doch seitdem erste interaktive Lernmodule existieren, mit denen auch spezifische und individualisierte Informationen zur Arbeitssicherheit an spezifischen Arbeitsplätzen im Betrieb vermittelt werden können, stellen sie endgültig eine sinnvolle Ergänzung für die betriebliche Unterweisungsorganisation dar.
Vorteile der Online-Unterweisung
Online-Unterweisungen haben eine Reihe von Vorteilen gegenüber Präsenzunterweisungen, insbesondere:
- Online-Unterweisungen können weitgehend zeit- und ortsunabhängig durchgeführt werden.
- Automatisierung und Standardisierung vereinfachen die Vorbereitung von Unterweisungen und reduzieren den Zeitdruck für die Unterweiser.
- Alle Vorgänge werden zentral erfasst und in einem System dargestellt, somit gehen keine Informationen verloren.
Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?
Unterweisungen online durchzuführen kann die Präsenzunterweisungen mit ihren praktischen Übungen und der ständigen Interaktion von Unterweisenden und Beschäftigten nicht ersetzen. Wenn sich die Digitalangebote zudem ausschließlich auf Texte, Präsentationen oder Videos mit allgemeinen Inhalten zum betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz ohne Möglichkeit der praktischen Teilnahme für die Unterweisungsteilnehmer beschränken, ist der Nutzen überschaubar.
Mittlerweile gibt es aber bereits didaktisch und methodisch gut aufbereitete E-Learning-Module, die in der Lage sind, die Anforderungen und Verhältnisse im jeweiligen Betrieb genau abzubilden. Einige Software-Programme können sogar schon an die Interessen und Möglichkeiten der Unterweisungsteilnehmer angepasst werden, beispielsweise hinsichtlich Sprache, Bearbeitungsumfang oder beruflichem Hintergrund.
Eine weitere Bedingung für eine erfolgreiche und effiziente Online-Unterweisung ist, dass das jeweilige Programm auch Feedback-Möglichkeiten bietet, d.h. die Teilnehmer können dem Unterweiser Fragen stellen und umgekehrt können Führungskräfte oder Unterweiser sich vergewissern, ob die Inhalte von den Beschäftigten richtig verstanden (und verinnerlicht) wurden.
Selbstverständlich können Online-Unterweisungen auch nur von Beschäftigten erfolgreich absolviert werden, die „Online-Kompetenz“ besitzen. Bei Mitarbeitern, die eine solche Grundvoraussetzung nicht mitbringen, ist es fraglich, ob das E-Learning ein geeigneter Lernweg ist.
Wann sind Online-Unterweisungen rechtssicher?
Die Unterweisung durch elektronische Medien kann laut DGUV Regel 100-001 nur ein Zusatzangebot zu erforderlichen Präsenzunterweisungen sein. Ebenso wie diese müssen Online-Unterweisungen allerdings nachvollziehbar dokumentiert und rechtssicher sein.
Für die rechtsverbindliche und nachweisliche Teilnahme an einer Online-Unterweisung reicht in der Regel die Anmeldung der Mitarbeiter im betrieblichen Intranet mit Name und Kennwort aus. Hierzu müssen im Vorfeld spezifizierte Zugangsrechte an die Teilnehmer vergeben werden.
Eine absolute Rechtssicherheit bei elektronischen Unterweisungen gibt es aber (noch) nicht. Relative Rechtssicherheit für die Anwender und Unternehmen ergibt sich aber, wenn
- das Unternehmen nachvollziehbar begründen kann, warum es zusätzlich zur Präsenzunterweisung elektronische Angebote für die Beschäftigten eingeführt hat,
- die Unterweisungen stets detailliert dokumentiert sind,
- das Unternehmen den Lernerfolg durch Online-Unterweisungen regelmäßig überprüft,
- die Online-Unterweisung nachweislich den Arbeits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen verbessert,
- die Unterweisungsteilnehmer und Unterweisenden über die Inhalte der Online-Unterweisungen durch Feedbackfunktionen kontinuierlich im Austausch sein können.
Ein- und Durchführung von Online-Unterweisungen
Bei der Einführung eines Systems für Online-Unterweisungen müssen zwei Bereiche digital abgebildet werden: Die Organisationsstrukturen und -prozesse einerseits sowie die Unterweisungsinhalte andererseits. Zu den relevanten Daten hinsichtlich der Organisationsstruktur des Unternehmens gehören beispielsweise die verschiedenen Standorte, Arbeitsbereiche, Arbeitsplätze und Mitarbeiterdaten.
Das Ziel dabei ist, Automatismen zu schaffen. So bekommen zum Beispiel die Beschäftigten eines bestimmten Produktionsbereichs am Standort A immer zum gleichen Zeitpunkt im Jahr eine für sie relevante Unterweisung zugewiesen. Die Unterweisungsinhalte werden als Power-Point- oder PDF-Datei von den Verantwortlichen, zum Beispiel Fachkräften für Arbeitssicherheit, zusammengestellt. Neue Software-Programme bieten mittlerweile aber auch interaktive Lernformate, die aber ebenfalls mit betriebsspezifischen Inhalten befüllt werden können.
Bei der Durchführung von Online-Unterweisungen sollte ein Unternehmen in folgenden Etappen bzw. Stufen vorgehen:
- Der vom Arbeitgeber bestimmte Unterweiser verantwortet auch die Organisation von Online-Unterweisungen. Er wählt für die Beschäftigten das Thema der Unterweisung aus und gibt ihnen einen Zeitraum vor, in dem sie die Aufgaben bearbeiten müssen.
- Die Beschäftigten erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail des Unterweisers, die eine offene Unterweisung mit Schulungsaufgaben ankündigt. In für sie passenden Zeiten loggen sie sich in das System ein und bearbeiten die an sie gestellten Aufgaben.
- Sowohl Unterweiser als auch Unterweisungsteilnehmer können den Bearbeitungsstand jeder Unterweisungsaufgabe jederzeit in Echtzeit im System verfolgen.
- Die Sicherheitsexperten im Unternehmen, insbesondere die Fachkräfte für Arbeitssicherheit, müssen die Unterweisungsinhalte ständig auf dem neuesten Stand halten. Ergeben sich technische, rechtliche und betriebswirtschaftliche Änderungen werden diese als neue Inhalte von ihnen in das System eingepflegt und erweitern die jeweiligen Unterweisungsdokumente.
- Der Unterweiser oder noch besser die Fachkraft für Arbeitssicherheit dokumentieren jede absolvierte Unterweisung. Dabei erstellen und exportieren sie entsprechende Zertifikate.
