Gelten die GoBD für alle Freiberufler?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten für alle Unternehmer im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts.

Einkommensteuer - Freiberufler erzielen Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit

Stehen zum Beispiel Journalisten in keinem Lohnverhältnis, gelten sie einkommensteuerlich als Freiberufler und erzielen Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Auf den Umfang – haupt- oder nebenberuflich – kommt es nicht an. Ebenso unerheblich ist die Art der Gewinnermittlung (Bilanzierung oder Einnahmenüberschussrechnung). Die GoBD gelten.

Umsatzsteuer - Journalisten unterliegen der Umsatzsteuer - Ärzte nicht

Die von Journalisten erzielten Einnahmen unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Aus den angefallenen Kosten kann Vorsteuer gezogen werden. Sofern die Umsätze auf Dauer 17.500 EUR jährlich nicht übersteigen, kann die Kleinunternehmerregelung gewählt werden. Dann fallen keine Umsatzsteuern an und ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. In beiden Fällen sind die GoBD zu beachten. Wer der Umsatzsteuer nicht unterliegt ist in § 4 UStG geregelt, z.B. Freiberufler, wie Ärzte, Heilpraktiker oder Hebammen.

Buchungen, Aufzeichnungen - das sind die Unterschiede

Das Steuerrecht kennt Buchungen und Aufzeichnungen.

Wird der steuerliche Gewinn mittels Buchführung d.h. durch Bilanzerstellung ermittelt, spricht man von Buchungen.

Jede andere Erfassung von Geschäftsvorfällen fällt unter den Begriff Aufzeichnung. Gemeint sind z.B. die Einnahmenüberschussrechnung oder alle anderen „Aufzeichnungen“ hinsichtlich Abschreibungen, Geschenken, Bewirtungskosten oder Umsatzsteuer usw.

Was die GoBD regeln

Die GoBD regeln

·         die Nachvollziehbarkeit von verbuchten oder aufgezeichneten Geschäftsvorfällen,

·         deren zeitliche Erfassung,

·         deren Nachprüfbarkeit (Verfahrensdokumentation),

·         die Unveränderbarkeit von Belegen und deren Verbuchung bzw. Aufzeichnung,

·         die Protokollierung von vorgenommenen Änderungen (Stornos, Berichtigungen),

·         die Datensicherheit (z.B. vor Untergang),

·         den Datenzugriff (durch das Finanzamt) und

·         die Aufbewahrung von Unterlagen.

Dabei umfassen die neuen GoBD (seit 2015) Vorschriften sowohl für die Papierform als auch für den digitalen Bereich.

Belegwesen

Nach GoBD muss jeder Beleg ist in seiner ursprünglichen Art aufbewahrt werden:

·         Gehen Belege als E-Mail-Anhang – z.B. im PDF-Format – ein, sind diese als PDF abzuspeichern.

·         Werden Ausgangsrechnungen elektronisch erstellt und zusätzlich ausgedruckt, sind beide Belege aufzubewahren (s.u.).

Rechnungserstellung mittels Office-Programm

Werden Rechnungen mit dem PC erstellt, ausgedruckt und nicht gespeichert, dient das Office-Programm (Wort, Excel usw.) steuerlich nur als Maske. Diese Rechnungen gelten dann als in Papierform erstellt. Die Aufbewahrung des Papierausdrucks ist ausreichend. Sobald eine Rechnung abgespeichert wird, gilt diese als digitaler Beleg und muss ebenfalls digital aufbewahrt werden. Dies gilt z.B. auch beim Speichern im PDF-Format.

Dateimanager, Speichermedium

Um GoBD-konform zu sein, muss das Speichersystem folgende Anforderungen erfüllen:

·         Daten und digitale Belege müssen unveränderbar abgespeichert werden.

·         Ist dennoch eine Änderung (z.B. Storno) oder eine Ergänzung erforderlich, muss diese protokolliert werden und in einer Änderungshistorie nachvollziehbar sein.

·         Das Programm muss mittels einer Verfahrensdokumentation erklärt sein. Hierin muss z.B. die Festschreibung der Aufzeichnungen beschrieben sein.

·         Das Programm muss eine digitale Schnittstelle für den Datenzugriff des Finanzamts bereithalten.

·         Belege und Aufzeichnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Dies ist nur mit einem speziellen Dokumentenmanagementsystem (DMS) machbar. Die gängigen Dateimanager (Windows-Explorer etc.) sind aus folgenden Gründen dazu nicht geeignet:

·         Die Dateien können jederzeit aufgerufen und verändert werden.

·         Weder die Aufrufe noch die Änderungen werden vom System protokolliert.

·         Löschungen ganzer Dateien sind möglich.

·         Zeitstempel können manipuliert werden.

·         Die Finanzamtsschnittstelle fehlt.

Auch das Abspeichern auf sog. Unveränderbaren Speichermedien (CD-/DVD-ROM) ist insoweit nicht GoBD-konform, da im Vorfeld „Manipulationen“ nicht ausgeschlossen sind.

Buchhaltungsprogramm, Einnahmen-Überschussrechnung

Werden die Buchungen bzw. Aufzeichnungen (Einnahmen-Überschussrechnung) GoBD-konform geführt und liegen keine sonstigen Mängel vor, muss das Finanzamt die erklärten Beträge der Besteuerung zugrunde legen.

Dazu müssen die Aufzeichnungen (bzw. Buchungen) einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, nachprüfbar und unveränderbar sein.

In der Umsetzung bedeutet dies für die Aufzeichnungen:

·         Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst und sachgerecht bezeichnet werden (Vollständigkeit, Richtigkeit).

·         Zusammenfassen mehrerer Geschäftsvorfälle zu einem Eintrag ist nicht gestattet (Einzelaufzeichnungspflicht).

·         Die Ablage ist entweder nach Datum, Alphabet oder sonstiger Ordnung vorzunehmen (geordnet).

·         Die Belege müssen nummeriert werden (Vollständigkeit, Ordnung).

·         Eine Zuordnung vom Beleg zur Aufzeichnung bzw. von der Aufzeichnung zum Beleg muss gegeben sein (Nachprüfbarkeit).

·         Kassenvorgänge müssen täglich aufgezeichnet werden.

·         Unbare Geschäftsvorfälle sind monatlich (bei Umsätzen von nicht mehr als 7.500 EUR vierteljährlich) zu erfassen (zeitgerecht) und - unveränderbar – festzuschreiben.

Diese Unveränderbarkeit (ehemals Radierverbot) kann auf unterschiedliche Weise hergestellt werden:

·         Bei Aufzeichnungen (bzw. Buchungen) in Papierform, geschieht dies i.d.R. durch Eintrag in ein gebundenes Journal.

·         Heute eher üblich ist die elektronische Erfassung. In diesem Fall muss das Buchungs-/Aufzeichnungsprogramm die Unveränderbarkeit garantieren.

·         Aufgrund der unter „Rechnungserstellung mit Office-Programm“ dargestellten Problematik ist eine Tabellenkalkulation (z.B. Excel-Tabelle) dazu nicht geeignet. Auch hier ist eine „professionelle“ Software erforderlich. Diese protokolliert alle Einträge und ebenso die vom Finanzamt gewünschte Festschreibung.

Kasse, Bank bei Einnahmen-Überschussrechnern

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Bei Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung ist kein Kassenbuch (Abgleich der Einnahmen und Ausgaben mit dem Bestand) erforderlich.  Werden jedoch die Einnahmen überwiegend bar kassiert, muss auch bei der Einnahmen-Überschussrechnung der Buchbestand der Kasse mit dem tatsächlichen Kassenbestand abgeglichen werden. De facto ist dann auch hier ein Kassenbuch erforderlich.

Die Bankbelege sind der eingehenden Form aufzubewahren:

·         Kontoausdrucke: Papierbelege abheften;

·         Electronic Banking: Abspeichern der Kontoauszüge im downgeloadeten Format (PDF, CSV), ggf. noch ausdrucken und zusätzlich in Papierform aufbewahren.

E-Mail-Verkehr mit geschäftlichen Texten muss aufbewahrt werden

Werden mit einer E-Mail nur Dateianhänge versandt, gilt diese als „Briefumschlag“ und kann vernichtet werden. Enthalten die E-Mails selbst einen „Geschäfts-Text“, gelten sie als digitaler Beleg und sind elektronisch in einem Datenmanagementsystem aufzubewahren.

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