Innerbetriebliches Kontrollverfahren muss verlässlichen Prüfpfad schaffen
Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung muss durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (Abschn. 14.4 Abs. 4 UStAE) sichergestellt sein. Das ist dann der Fall, wenn ein "verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung" geschaffen wird.
Dieser verlässliche Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung wird zum Beispiel geschaffen, wenn die vorliegende Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung abgeglichen wird. Das bedeutet, der Unternehmer muss sicherstellen, dass er nur Rechnungen bezahlt, zu deren Begleichung er verpflichtet ist.
Der Unternehmer kann die Kontrolle per EDV oder manuell (handschriftlich) durchführen. Des Weiteren sollte er von vornherein festlegen, wer die innerbetriebliche Kontrolle übernehmen soll. Was sinnvoll ist, hängt letztlich von der Größe und Struktur eines Unternehmens ab.
- Bei größeren Unternehmen sollte immer derjenige, der den Auftrag erteilt hat, die Eingangsrechnung hinsichtlich des Leistungsumfangs kontrollieren. Derjenige, der den Leistungsumfang prüft, sollte auf der Rechnung oder einem gesonderten Blatt die Richtigkeit (ggf. auch Abweichungen) bestätigen. Anschließend wird die Rechnung überwiesen und gebucht.
- Bei kleinen Unternehmen, z. B. Einzelunternehmern, die nur von ihrem Ehegatten unterstützt werden, ist es zwar nicht erforderlich, persönliche Zuständigkeiten festzulegen. Dennoch findet auch hier eine Aufgabenteilung statt, die dokumentiert werden sollte, auch wenn keine gesonderte Dokumentationspflicht besteht.
Checkliste zur innerbetrieblichen Kontrolle
Hat der Unternehmer die Leistung kontrolliert und den Rechnungsbetrag überwiesen, unterstellt die Finanzverwaltung, dass bei der Übermittlung der Rechnung keine Fehler vorgekommen sind. D. h., es liegen keine Anhaltspunkte vor, die gegen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sprechen. Wenn folgende Checkliste verwendet wird, kann kein Betriebsprüfer etwas gegen das innerbetriebliche Kontrollverfahren einwenden.
| Umfang der innerbetrieblichen Kontrolle | Kontrolliert |
| Die Leistung wurde vom Unternehmer erbracht, der die Leistung ausgeführt hat. | □ |
| Die in der Rechnung aufgeführte Leistung entspricht dem Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein). | □ |
Die in der Rechnung aufgeführte Leistung weicht vom Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein) ab. | Vermerk: |
| Die abgerechnete Leistung wurde tatsächlich erbracht. | □ |
Die Leistung wurde nicht in dem Umfang erbracht, der in der Rechnung abgerechnet wurde. | Vermerk: |
| Das angegebene Leistungsdatum ist zutreffend. | □ |
| Der Rechnungsbetrag wurde überwiesen. | □ |
| Der Rechnungsbetrag wurde in Höhe von ... EUR überwiesen. (Abweichung: ...) | Vermerk: |
Prüfung der Rechnungsangaben
Der Unternehmer kann den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung nur dann geltend machen, wenn diese alle Angaben enthält, die nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlich sind. Mit der inhaltlichen Kontrolle sichert sich der Unternehmer also den Vorsteuerabzug. Die Kontrolle ist wichtig, auch wenn er eine Rechnung neu ausstellen oder nachträglich ergänzen kann.
Rechnungsberichtigung
Die Berichtigung von Rechnungen wirkt grundsätzlich nicht zurück, sondern für den Zeitraum, in welchem dem Leistungsempfänger die berichtigte Rechnung übermittelt wird bzw. dem Berichtigungsantrag nach Beseitigung der Gefährdung des Steueraufkommens entsprochen wird. Es kommt allerdings darauf an, welche Angaben in der Rechnung fehlen oder fehlerhaft sind. Bei nicht „wesentlichen“ Daten ist eine rückwirkende Berichtigung möglich. Eine rückwirkend berichtigungsfähige Rechnung liegt dann vor, wenn sie diese Angaben enthält:
- Rechnungsaussteller,
- Leistungsempfänger,
- Leistungsbeschreibung,
- Entgelt und
- gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.
Die Berichtigung aller anderen Angaben wirken auf den Zeitpunkt zurück, in dem die Rechnung erstmals ausgestellt wurde. D. h., eine Korrektur mit Wirkung für die Vergangenheit ist nur möglich, wenn die Rechnung die vorgenannten Mindestangaben enthält. Wenn eine oder mehrere dieser Mindestangaben fehlen, ist eine Korrektur zwar möglich, nicht aber mit Wirkung für die Vergangenheit.
Diese Rechnungsangaben sind verpflichtend
Angaben, die in Rechnungen von mehr als 250 EUR brutto enthalten sein müssen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung)/Art und Umfang der sonstigen Leistung (es ist strittig, ob die „handelsübliche“ Bezeichnung erforderlich ist; BFH, Beschluss v. 14.3.2019, V B 3/19 zur Vorlage an den EuGH)
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Angabe erforderlich, auch wenn Rechnungs- und Lieferdatum übereinstimmen)
- Höhe des Entgelts (Nettobetrag) (ggf. nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen aufzuteilen)
- Steuersatz (Prozentsatz)
(ggf. ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt) - Umsatzsteuer (Betrag)
(ggf. ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt) - Rabatt- oder Bonusvereinbarung
(Hinweis auf eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts) - Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger: Abrechnung muss ausdrücklich als Gutschrift bezeichnet werden
- Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht
(nur bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück erforderlich; Konsequenz: Keine Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug)
Besonderheiten bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR
Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 EUR (= Kleinbetragsrechnungen) müssen wesentlich weniger Angaben enthalten. Der Grenzwert richtet sich nicht nach dem Nettobetrag, sondern nach dem Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer. Es sollte von vornherein darauf geachtet werden, dass Kleinbetragsrechnungen fehlerfrei sind. Wenn Kleinbetragsrechnungen nachträglich korrigieren werden sollen, ist der Zeitaufwand im Verhältnis zum Ergebnis groß, sodass sich die Korrektur nicht immer lohnt. Sofortige Kontrolle ist die einfachste und beste Lösung.
Diese Angaben müssen bei Kleinbetragsrechnungen enthalten sein:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung) bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Summe von Entgelt und Steuerbetrag (Bruttobetrag)
- Steuersatz (Prozentsatz) oder der Hinweis auf eine evtl. bestehende Steuerbefreiung
Der Betrag von 250 EUR darf nicht überschritten werden, auch nicht durch private Einkäufe. Wenn der Unternehmer z. B. Bürobedarf für 242,80 EUR brutto und gleichzeitig Spielzeug für 11,90 EUR einkauft, weist sein Kassenbeleg ein Gesamtbetrag von 254,70 EUR aus. Auch wenn der Kassenbeleg alle Angaben enthält, die bei einer Kleinbetragsrechnung erforderlich sind, verliert er den Vorsteuerabzug.
In Kleinbetragsrechnungen muss der Steuersatz in Prozent (7 % oder 19 %) angegeben werden. Der Zusatz "Umsatzsteuer" oder "Mehrwertsteuer" ist unbedingt erforderlich. Es können auch gängige Abkürzungen verwendet werden, wie z. B. USt, MwSt, MSt angegeben sein. Der Prozentsatz muss angegeben werden.
Hinweis: Vermerk über die Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Grundstücken
Rechnungen über Werklieferungen und sonstige Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen den Vermerk enthalten, dass der Empfänger verpflichtet ist, die Rechnung zusammen mit seinem Zahlungsbeleg nach Ablauf des Abrechnungsjahres insgesamt 2 Jahre aufzubewahren. Der Vermerk über die Aufbewahrungspflicht ist nur bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.
Achtung: Wird die Rechnung nicht innerhalb von 6 Monaten erstellt, kann dies mit einer Geldbuße bestraft werden
Wer vorsätzlich oder leichtfertig gegen die Verpflichtung verstößt, die Rechnung innerhalb von 6 Monaten zu erstellen, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 EUR bestraft werden kann. Es liegt keine Ordnungswidrigkeit vor, wenn die Rechnung rechtzeitig erstellt, aber vergessen wurde, den Vermerk über die Aufbewahrungspflicht aufzunehmen. Wegen fehlender Angaben kann kein Bußgeld festgesetzt werden.
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Meine zweite Rückfrage bezieht sich auf die Art des E-Mailanhangs: Wie kann ich denn die Unversehrtheit und Unveränderbarkeit einer Datei sicherstellen, wenn ich sie als veränderbare Datei bekomme? Hier wird angeführt, ich könne Rechnungen als Word-Dokument akzeptieren. In der Praxis tue ich nichts dergleichen, da ich nicht sicherstellen kann, dass die Datei nicht doch verändert wird - von wem oder wann auch immer. Deshalb akzeptiere ich ausschließlich PDF. Eine Unveränderbarkeit der Word-Datei ist ja nun schlicht nicht gegeben.
vielen Dank für Ihre Fragen.
Wir haben vom Autor eine ausführliche Antwort vorliegen, die wir hier aus Platzgründen nicht einfügen können und die wir Ihnen gerne per Mail zusenden würden. Deshalb bitte ich Sie, uns über die E-Mail-Adresse finance@haufe.de und mit dem Betreff "Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen - Kommentar" zu kontaktieren.
Vielen Dank im Voraus.