Zugegeben: auf den ersten Blick scheint es bestimmt spannendere und wichtigere Aufgaben bei HR zu geben, als sich mit der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten zu beschäftigen. Schaut man sich das zunächst dröge erscheinende Thema Dokumentenverwaltung aber genauer an, lassen sich viele Vorteile und zahlreiche Chancen für die gesamte HR-Arbeit erkennen und umsetzen.
Jeder kennt die Situation. Ein Meeting steht an. Wichtige Dokumente werden dafür gebraucht. Nur - wo ist jetzt der Ordner mit den benötigten Informationen? Hat sich den nicht gestern eine Kollegin „mal schnell ausgeliehen“? … und wohl nicht wieder zurück an seinen Platz gestellt. Die Zeit drängt. Die Suche beginnt und der Frust steigt. Das muss nicht sein!
Um die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung zu haben, braucht es ein digitales Dokumentenmanagementsystem. Ziel ist es, alle HR-Dokumente digital und zentral nach genau definierten Kriterien abzulegen, sodass sie jederzeit auffindbar und von jedem Ort für die Berechtigten abrufbar sind. Die digitale Archivierung mit einer entsprechenden Rechteverwaltung bildet die gesamte Lebensdauer eines Dokuments ab und liefert somit die perfekte Grundlage für effiziente digitale Prozesse. Sicherheit ist unverzichtbar, wenn es um sensible Mitarbeiter:innendaten geht. Hier kann das System sicherstellen, dass nur die richtigen Personen Zugang zu den richtigen Informationen haben. Auch Änderungen am Dokument, neue Fassungen etc. sind im Dokumentenmanagement-System dokumentiert und für jeden Zugriffsberechtigten nachvollziehbar. Das gelbe Post-it am Dokument kann also komplett entfallen…
Die oben geschilderte Situation ist nur ein kleines Alltags-Beispiel. Die Umstellung auf eine digitale Dokumentenverwaltung zahlt sich in viel größerem Umfang aus. Die Anforderungen an HR-Abteilungen im operativen Bereich steigen. Neben den Dauerbrennern Effizienz, Transparenz und Geschwindigkeit spielen auch die Erwartungen von Mitarbeitern eine immer größere Rolle. Denn diese sind in ihrem privaten Umfeld längst digital unterwegs. Wer bei Google sofort eine Antwort bekommt, akzeptiert im Job nur schwerlich Reaktionszeiten von 2 Stunden bis zu mehreren Tagen, um an die gewünschte Information zu kommen. Auch ist man gewohnt, überall von jedem Gerät nach Informationen zu suchen sowie Prozesse anzustoßen und bearbeiten zu können. Für HR-Mitarbeiter:innen bedeutet daher eine gut funktionierende digitale HR-Dokumentenverwaltung eine enorme Arbeitserleichterung und zufriedene interne Kunde:innen. Mit der gewonnenen Zeit können andere Themen fokussiert werden.
Wählen Sie zunächst die für Ihr Unternehmen passende digitale Lösung. Danach geht es ans Digitalisieren Ihrer Dokumente. Das beinhaltet jedoch mehr als nur Papiere einzuscannen und irgendwo digital abzulegen. Es wären verschenkte Chancen, einfach nur die bisherigen Prozesse digital abzubilden. Wie viel Effizienz Sie durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente gewinnen, hängt wesentlich davon ab, wie Sie Ihre digitalen Prozesse organisieren.
Dafür braucht es zunächst einen Archivierungsplan. Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten geben Anhaltspunkte für die Entscheidung, was mit älteren Dokumenten passiert, ein Rechte-/Rollen-Konzept regelt die Zugriffsrechte und schlussendlich sollte ein:eine Scan-Dienstleister:in ausgewählt werden.
Kurz zusammengefasst, gilt es vor Einführung eines Dokumentenmanagementsystems die 7 folgenden wichtigen Entscheidungen zu treffen:
Fazit: Wer die Vorteile der Digitalisierung versteht und kennengelernt hat, wird sie auch konsequent nutzen. Verbannen Sie Drucker und Faxgeräte aus Ihrer Abteilung. Sie stehen für veraltete, papierkonsumierende Gewohnheiten und sind mit einer durchdachten digitalen Lösung schlicht nicht mehr nötig.
