Nicht nur bei der Formulierung des Zeugnistextes sind Arbeitgeber:innen grundsätzlich frei, sondern auch bei der äußeren Gestaltung des Zeugnisses. Das Arbeitszeugnis darf aber nicht mit Merkmalen versehen sein, die den Zweck haben, eine andere als die aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den:die Arbeitnehmer:in zu vermitteln. Deshalb muss auch die Form des Zeugnisses den Anforderungen des Geschäftslebens an ein Arbeitszeugnis entsprechen. Es soll nicht der Eindruck erweckt werden, der:die Arbeitgeber:in würde sich vom Wortlaut des Zeugnisses distanzieren und die Beurteilung falle tatsächlich schlechter aus als im Zeugnis bescheinigt. Der:die Arbeitnehmer:in hat einen Anspruch auf ein Zeugnis frei von Formfehlern und kann das Zeugnis andernfalls zurückweisen. Folgende Formalien sind bei Arbeitszeugnissen zu beachten.
Das Zeugnis ist maschinenschriftlich zu erstellen. Bisher muss es eigenhändig unterzeichnet und in Papierform übergeben werden. Ab dem 1.1.2025 ist bei Einwilligung des:der Zeugnisempfänger:in auch die elektronische Unterschrift in Form der qualifizierten elektronischen Signatur möglich.
Wenn Arbeitgeber:innen Firmenbriefpapier im Geschäftsverkehr verwenden, ist ein Zeugnis nur dann ordnungsgemäß, wenn es auch auf diesem erstellt wird. Das Zeugnis ist aber kein Brief. Deshalb darf das Anschriftenfeld des Briefbogens nicht ausgefüllt werden. Soll das Zeugnis in einem Fensterumschlag verschickt werden, kann ein Begleitschreiben beigefügt werden, in dem das Anschriftenfeld dann ausgefüllt wird.
Hat das Zeugnis äußere Mängel, wie Flecken, Durchstreichungen, Textverbesserungen, kann es der:die Mitarbeiter:in zurückweisen. Auch handschriftliche Eintragungen sind zu unterlassen.
Gerade im Zeitalter von Schreibprogrammen, die mit Rechtschreibprüfung ausgestatteten sind, besteht auch ein Anspruch auf ein Zeugnis frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern. Da derartige Fehler leicht vermeidbar sind, kann andernfalls der Eindruck entstehen, der:die Aussteller:in des Zeugnisses könnte sich -durch bewusst mangelnde Sorgfalt - vom Wortlaut des Zeugnisses distanzieren.
Das Arbeitszeugnis wird grundsätzlich als Fließtext formuliert. Weder ein Beurteilungsbogen noch ein Zeugnis in Tabellenform sind zulässig. Allein die Tätigkeitsbeschreibung kann als eine Aufzählung der Schwerpunkte der Tätigkeit in Stichworten erstellt werden. Die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung erfolgt dann wieder als fortlaufender Text in ganzen Sätzen.
Zum Teil wird verlangt, dass ein Zeugnis keine Ausrufungs- und Fragezeichen, keine Anführungszeichen, Unterstreichungen oder Hervorhebungen, etwa durch Fettschrift, haben dürfe. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollte man hierauf besser verzichten.
Dagegen dürfen übertriebene Anforderungen an die „Zeugnisästhetik“ aber nicht verlangt werden. Gegen Flatter- bzw. Blocksatz, Silbentrennung am Zeilenende oder die Wahl einer Schriftart ist z. B. nichts einzuwenden.
Ein Zeugnis darf gefaltet werden, um es in einen Briefumschlag üblicher Größe zu geben. Allerdings müssen trotz Faltung noch saubere und ordentliche Kopien und Scans gefertigt werden können. Druckschatten dürfen sich dabei nicht abzeichnen. Vom Tackern eines Zeugnisses ist ebenso wie vom Lochen aus diesem Grund abzuraten. Bei beiden besteht die Gefahr, dass sich die Heftung oder Lochung auf Kopien und Scans abzeichnet.
Der:die Arbeitnehmer:in hat Anspruch auf ein Zeugnis in korrekter äußerer Form. Ein Zeugnis lässt aber bei Dritten nicht nur Rückschlüsse auf den:die Arbeitnehmer:in, sondern auch auf den:die Aussteller:in des Zeugnisses zu. Daher sollte schon aus Eigeninteresse neben dem Inhalt auch auf eine einwandfreie äußere Form geachtet werden.
Christina Mayer ist Chefredakteurin des Haufe Zeugnis Managers und Redakteurin weiterer arbeitsrechtlicher Inhalte im Haufe Personal Office - vom Befristungs- bis Zeugnisrecht. Als Juristin bringt sie den arbeitsrechtlichen Background mit und engagiert sich gleichzeitig für innovative Applikationen für HR.
