Zur Ausstellung und Unterzeichnung des Zeugnisses ist der:die Arbeitgeber:in verpflichtet, bei juristischen Personen, der:die gesetzliche Vertreter:in. In Vertretung kann das Zeugnis von Angestellten unterschrieben werden, die in leitender Position tätig und erkennbar in höherer Position sein müssen als die zu beurteilende Person. Zeugnisse für leitende Angestellte, die der Geschäftsführung unmittelbar unterstellt sind, müssen von einem Mitglied der Geschäftsführung unterzeichnet werden.
Eine Zeugniserteilung durch Gleich- oder gar Unterstehende kann als Geringschätzung verstanden werden. Das Vertretungsverhältnis und die Funktion sind regelmäßig anzugeben. Die Person und der Rang des:der Unterzeichnenden kann Aufschluss über die Wertschätzung des:der Arbeitnehmers:in und die Kompetenz des:r Ausstellers:in zur Beurteilung und damit über die Richtigkeit der im Zeugnis getroffenen Aussagen geben. Das Vertretungsverhältnis kann dabei mit dem Zusatz ppa. oder i. V. kenntlich gemacht werden.
Bei zwei unterzeichnenden Personen ist es ausreichend, wenn nur eine der beiden weisungsbefugt und ranghöher ist. Die andere unterzeichnende Person kann dann auch gleichgestellt sein.
Bisher müssen Arbeitszeugnisse ausgedruckt und händisch unterschrieben werden. Seit dem 1.8.2024 dürfen zumindest Ausbildungszeugnisse in elektronischer Form ausgestellt werden. Ab dem 1.1.2025 gilt dies auch für Arbeitszeugnisse. Die Unterschrift muss dafür mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen und der:die Zeugnisempfänger:in muss in die elektronische Form einwilligen. Das Zeugnis muss weiterhin händisch unterschrieben werden, wenn die qualifizierte elektronische Signatur wegen des daraus ersichtlichen Zeitstempels unzulässige Rückschlüsse zulasten des:der Zeugnisempfänger:in zulassen würde und eine Rückdatierung rechtlich erforderlich ist, z. B. im Fall von Zeugnisberichtigungen.
Die Unterschrift ist nicht nur in der Graphologie, sondern auch im Arbeitsrecht interessant. Sie muss im Zeugnis als die reguläre Unterschrift der unterzeichnenden Person erkennbar sein. Sie darf nicht "verstellt" sein. Aus einer unüblichen Art der Unterschrift könnte ein:e Leser:in Rückschlüsse ziehen.
Eine von der unterzeichnenden Person im Arbeitszeugnis verwendete überdimensionierte, im Wesentlichen aus bloßen Auf- und Abwärtslinien bestehende Unterschrift ist z. B. nicht ordnungsgemäß, wenn dadurch der Verdacht aufkommen kann, sie wolle sich vom Zeugnisinhalt distanzieren. Auch eine Unterschrift, deren Schriftzug diagonal zum maschinenschriftlichen Zeugnistext verläuft oder mit dem Erscheinungsbild einer Kinderschrift, weicht von der üblichen Gestaltung erkennbar ab und ist unwirksam.
Unter die Unterschrift ist der Name maschinengeschrieben zu wiederholen, damit unmissverständlich erkennbar ist, wer das Zeugnis ausgestellt hat.
Als Abschluss des Arbeitszeugnisses sind neben der Unterschrift auch Ort und Datum der Zeugnisausstellung zu vermerken.
Bei der Datumsangabe hat sich die Verkehrssitte entwickelt, das Datum der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, also den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses, anzugeben. Dies gilt grundsätzlich auch, wenn das Arbeitszeugnis vor oder nach der rechtlichen Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt wird. Ein Ausstellungsdatum, das dem widerspricht, kann nämlich zu nicht gerechtfertigten negativen Schlussfolgerungen führen (z. B. mögliche Freistellung oder Streit über das Zeugnis). Auch wenn im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses der:die Mitarbeiter:in über den Beendigungszeitpunkt hinaus vorläufig weiter beschäftigt wird, ist das ursprünglich geplante Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses anzugeben. Bei einer nachträglichen Änderung erhält das berichtigte Zeugnis das Datum des ursprünglichen Zeugnisses. Verzögert der:die Arbeitgeber:in die Ausstellung des Zeugnisses über Monate hinweg ungerechtfertigt, darf er:sie das verspätete Ausstellungsdatum ebenfalls nicht angeben.
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Christina Mayer ist Chefredakteurin des Haufe Zeugnis Managers und Redakteurin weiterer arbeitsrechtlicher Inhalte im Haufe Personal Office - vom Befristungs- bis Zeugnisrecht. Als Juristin bringt sie den arbeitsrechtlichen Background mit und engagiert sich gleichzeitig für innovative Applikationen für HR.
