Beschleunigung, Automatisierung, Personalisierung: Der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) führt zwangsläufig zu einer Veränderung der täglichen Arbeit. Ganz unerheblich, in welcher Branche oder welchem Unternehmensbereich die Technologie eingesetzt wird. Zeit, um einen Blick in die Zukunft der Personalarbeit zu werfen.
Schon vor dem großen Hype um ChatGPT und Co. haben Viele die Anwendungen auf Basis Künstlicher Intelligenz genutzt: Bei der Übersetzung von Dokumenten z. B. freuen sich viele Nutzer:innen über die Unterstützung von Lösungen wie DeepL oder Google Translate. Aber auch automatisierte Bewerbungsscreenings oder Datenanalyse für die Personalentwicklung werden in vielen Unternehmen schon länger eingesetzt. KI im Personalwesen ist also kein neues Phänomen und Unternehmen sehen zunehmend Möglichkeiten, um ihre HR-Prozesse effizienter zu gestalten.
Technische Innovation läuft heute zwar wesentlich schneller als noch vor 50 Jahren, aber trotzdem nicht über Nacht. Die ganz große KI-Offensive für HR-Tätigkeiten ist noch abzuwarten und nach wie vor Zukunftsmusik. Wie wird er wohl klingen, der Sound der Zukunft?
Der Einsatz Künstlicher Intelligenz in HR kann zukünftig stark zur Optimierung bestehender Prozesse beitragen und Freiräume schaffen. Algorithmen beschleunigen zeitintensive und repetitive Tätigkeiten und wickeln diese automatisch ab. Dabei kann es sich um Datenpflege, Textgenerierung, Übersetzung und vieles mehr handeln. Auch die Kommunikation mit den Beschäftigten lässt sich schon jetzt mithilfe von KI effizienter und individueller gestalten. So übernehmen HR-Chatbots automatisiert die Beantwortung von Standardfragen der Beschäftigten, unter anderem zu Sonderurlaubstagen, HR-Ansprechpartner:innen und Krankmeldung. Ähnlich stellt auch ein KI-gestütztes Onboarding automatisiert Informationen bereit. Diese sind inhaltlich und zeitlich auf den:die Onboardee abgestimmt. Müssen diese Aufgaben und Arbeitsschritte nicht mehr persönlich von den HR-Mitarbeiter:innen erledigt werden, entstehen freie Personalkapazitäten.
Neben der Schaffung freier Ressourcen generieren KI-Tools und Algorithmen auch bei komplexeren Tätigkeiten Mehrwerte. Zum Beispiel bei umfangreichen Analysen von HR-Daten, weil sie zahlenbasierte Entscheidungen und individuellere Empfehlungen ermöglichen.
Doch wenn die Technik zukünftig so viele Arbeitsschritte und einen Teil der Kommunikation mit Beschäftigten übernimmt, liegt eine wesentliche Frage nahe: Wie persönlich wird die Personalarbeit in Zukunft noch sein?
Über Kurz oder Lang werden sich die Tätigkeiten in der Personalarbeit wandeln und weniger rein administrativer Natur sein. Entsprechend wird sich der Kontakt zwischen den Beschäftigten und HR verlagern. Doch herrscht im Unternehmen eine Kultur, die den Wert von Zwischenmenschlichem als hoch bemisst, wird die Personalarbeit auch weiterhin persönlich geprägt sein. Dann können die geschaffenen Freiräume und die aus den Daten gewonnen Erkenntnisse für die individuelle Betreuung von Fach- und Führungskräften eingesetzt werden. Zum Beispiel in Aufgabenfeldern wie Moderation, Beratung und Konfliktmanagement.
Wie jede Veränderung bietet auch der Einsatz von KI in der Personalarbeit Vorteile, z. B.:
Verbesserung der Employee Experience:
Während und auch vor Antritt eines Beschäftigungsverhältnisses kann KI die Employee Experince beeinflussen:
· Langes Warten auf Rückmeldung war gestern, denn Künstliche Intelligenz kann den Bewerber:innen automatisiert Rückmeldung zum Stand der Bewerbung geben und den Prozess beschleunigen. Lebensläufe werden gescannt und eine Vorauswahl getroffen.
· Ob bei der Karriereplanung oder bei der Weiterbildung: Mithilfe von HR-Analytics-Tools können personalisierte Empfehlungen abgeben werden.
· Fragen zu Urlaub, Gehalt oder HR-Dokumenten werden 24/7 beantwortet. HR-Chatbots sind rund um die Uhr aktiv und beantworten Standardfragen automatisch.
Optimierung der Mitarbeiterentwicklung: Zahlenbasierte und passend auf die Beschäftigten zugeschnittene Lernpfade und -inhalte ermöglichen es, die individuellen Fähigkeiten und somit die Performance der Beschäftigten bestmöglich zu fördern.
Optimierung der Personaleinsatzplanung: Aus der Analyse der Mitarbeiterzufriedenheit und des Fluktuationsverhaltens lassen sich frühzeitig Schlüsse ziehen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Freie Ressourcen durch Entlastung: In wenigen Jahren geht die Generation der Babyboomer in Rente und hinterlässt eine klaffende Lücke auf dem Arbeitsmarkt. Auch der Fachkräftemangel wird sich kaum entspannen. Künstliche Intelligenz kann zeitintensive Standardaufgaben beschleunigen und Entscheidungsvorlagen für komplexe Herausforderungen beisteuern.
Natürlich hat die Medaille auch eine Kehrseite. Dazu gehören unter anderem:
Datenschutz: Sofern die Software nicht lokal betrieben wird, liegen die eingegebenen Daten beim Anbieter. Das Unternehmen hat nur bedingt Einfluss darauf, wie sie behandelt und weiterverarbeitet werden. Das kann unter Umständen gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen. Gerade bei personenbezogenen Daten ist deshalb besondere Vorsicht geboten.
Diskriminierung und Halluzination: Die KI ist nur so gut, wie ihre Trainingsdaten und ihr Regelwerk. So besteht zum Beispiel die Gefahr, dass Beschäftigte oder Bewerber:innen diskriminiert werden oder die KI Inhalte halluziniert, die nicht der Wahrheit entsprechen.
Verzerrung der Ergebnisse: KI ist keine Magie. Sind die HR-Daten, mit denen die KI arbeiten soll, nicht vollständig oder fehlerhaft aufbereitet, werden die Ergebnisse verzerrt. Es ist daher absolut notwendig, dass HR-Mitarbeiter:innen sich im Bereich KI weiterbilden und in engem Austausch mit der IT-Abteilung stehen.
Blackbox: Die Mechanismen der KI-Tools sind komplex. So kann es leicht passieren, dass das Potenzial der Tools aufgrund von Wissenslücken und Verständnisproblemen der Beschäftigten nicht richtig genutzt wird.
Mangelnde Transparenz: Die Funktionsweise der KI-Modelle ist schwierig nachzuvollziehen, da die eigentlichen Entscheidungen in hochkomplexen, sogenannten Hidden-Layers erfolgen. Dies kann bei Beschäftigten und Bewerber:innen Frustration und Misstrauen auslösen, insbesondere wenn sie das Gefühl haben, dass sie bei Entscheidungen benachteiligt oder ungerecht behandelt werden.
Weniger menschliche Interaktion: Die Verwendung von KI im Personalwesen führt unter Umständen zu einer Verringerung der persönlichen Interaktion und des menschlichen Einfühlungsvermögens. Mögliche Folgen sind ein Mangel an Empathie oder weniger individuelle Betreuung für die Beschäftigten, was wiederum deren Zufriedenheit und Leistung beeinträchtigen kann.
Klar ist: KI wird die Arbeitswelt und die Personalarbeit verändern, daran führt kein Weg vorbei. Gleichzeitig verändert sich die Arbeitswelt auch ganz unabhängig von KI. Dass zum Beispiel ein großer Teil der Arbeitnehmer:innen in wenigen Jahren in den Ruhestand geht, ist Fakt. Gerade vor diesem Hintergrund stellt KI für den Wirtschaftsstandort Deutschland eine große Chance dar.
Was aber ebenfalls klar ist: Beim Einsatz und der Nutzung von KI-Tools müssen die Risiken immer sorgfältig und bewusst unter Berücksichtigung ethischer Gesichtspunkte abgewogen werden. Denn Risiken gibt es definitiv. Trotzdem, die Augen zu verschließen und zu hoffen, dass der Hype bald vorbei ist, führt zu nichts – außer den Anschluss zu verpassen.
Alexandra Arndt arbeitet als Content Marketing Managerin in der Haufe Group. Mit ihrem Fachwissen rund um Themen wie HR-Management, Digitale Personalakte, New Work, Onboarding und den HR-Chatbot erstellt sie unterschiedliche digitale Medienformate – passend zugeschnitten für alle, die sich mit Personalarbeit beschäftigen.
