Faxe stehen weiterhin in Büros und längst nicht im Museum. In so manch einer Behörde oder Unternehmen ist das Fax immer noch der schnelle und sichere Weg, um Informationen von A nach B zu bekommen. Häufig fällt hier der Satz: „Ohne Unterschrift geht hier nichts“ – doch ist das wirklich so und welche Änderung sind mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zu erwarten?
Eine eindeutige Antwort gibt es nicht, denn so schwarz auf weiß, wie die klassische Unterschrift, ist das leider nicht. Die Wahrheit liegt irgendwo dazwischen. Hier ist es leicht, den Überblick zu verlieren: Signatur, Kürzel oder Unterschrift – besser doch handschriftlich? Unklare Vorschriften und die Vielfalt an Begrifflichkeiten haben ihr Übriges getan, um allerorts für Unsicherheit zu sorgen. Dabei sind Verlässlichkeit und Rechtsgültigkeit doch die obersten Prinzipien und geht HR-Arbeit nicht auch papierlos? Welche Unterschriften-Form für welches Dokument? Um Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen, bringen wir an dieser Stelle Licht ins Dunkel.
Unzählige Schriftstücke unterschreibt man im Leben, doch gibt es keine Pauschalantwort auf die Frage nach der richtigen Art und Weise Das Format ist entscheidend. Jeder kennt die Schreiben, die mit dem Satz enden: „Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig“. Doch es gibt verschiedene Gründe, die eine Unterschrift erforderlich machen, ganz gleich ob digital oder in Schriftform:
Mit Einführung der eIDAS-Verordnung wurden einheitliche Rahmenbedingungen für die grenzüberschreitende Nutzung nationaler elektronischer Identifizierungsmittel geschaffen, was ausschlaggebend für eine Veränderung der „Schriftkultur“ war.
Es herrscht Verwirrung: Wo ist der Unterschied zwischen Signatur und Unterschrift und die dann digital oder elektronisch? „Signatur“ und „Handschrift“ können synonym verwendet werden, da sie die gleiche Bedeutung haben. Es wird zwischen handschriftlichen, elektronischen und digitalen Unterschriften bzw. Signaturen unterschieden.
Bei der digitalen und elektronischen Signatur handelt es sich weitestgehend um Synonyme. Sie sind erforderlich, um eine digitale Vereinbarung nachprüfbar und rechtssicher zu machen. Aus rechtlicher Sicht wird von einer elektronischen Signatur gesprochen. Sie beweist die Zustimmung des Unterzeichners eines Dokuments. Bei der digitalen Signatur handelt es sich um einen technischen Begriff. Sie ist der Beweis für die Echtheit des Dokuments und eine bestimmte Art der Implementierung der elektronischen Unterschrift.
Unterm Strich handelt es sich um ein Äquivalent zur digitalisierten handschriftlichen Unterschrift. Diese dient dazu, Inhalte in einem Dokument oder Bestimmungen zu bestätigen. In der eIDAS-Verordnung wird zwischen drei Arten der elektronischen Unterschrift differenziert.
Wie an den Gründen für eine Unterschrift ersichtlich wird, ist das Format entscheidend. Ein Arbeitsvertrag beispielsweise kann sogar mündlich vereinbart werden, ist also formfrei. Doch kommt hier das Nachweisgesetz ins Spiel, das der Schriftform bedarf. Verlangt das Gesetz die Schriftform, kann dies nur durch die QES, die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt werden. Vereinzelt bleibt es auch bei der guten alten handschriftlichen Unterschrift: Bei Auflösungsverträgen oder der Kündigung eines Arbeitsvertrags ist die elektronische Unterschrift nämlich ausgeschlossen.
Entscheidend ist, inwieweit die Authentizität oder Beweisbarkeit eines Dokuments gegeben sein muss. Daher unterscheidet man zwischen drei Arten der elektronischen Signatur:
Einfache elektronische Signatur (EES):
Hier ist keine Form vorgegeben (formfrei). Es handelt sich z. B. um eine Bestätigung, dass ein Dokument gelesen wurde. Dazu reicht beispielsweise ein Foto der Unterschrift, oder die Einbindung ins Dokument. Bei einer E-Mail wären die Anforderungen bereits erfüllt.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):
Der FES liegt ein höherer Authentizitätsgrad zugrunde, ist aber ebenso formfrei wie die EES. Daten werden verschlüsselt ausgetauscht und ein Zeitstempel erstellt – wann und vom wem wurde es unterzeichnet. Für eine Homeoffice-Vereinbarung reicht die einfache oder fortgeschrittene Signatur.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES):
Diese Art hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Anstatt der Schriftform kann also die QES verwendet werden. Die Verifizierung erfolgt über Vertrauensdienstanbieter (bspw. Die Bundesdruckerei). Dabei wird z. B. durch ein Videogespräch die Identität verifiziert.
Verlangt das Gesetz oder die Vereinbarung keine Schriftform, sondern nur Textform, können die erste oder zweite Variante der elektronischen Signatur verwendet werden.
Voraussichtlich im Januar 2025 tritt das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Kraft. Digitale Prozesse sollen damit gefördert werden, um administrative Aufgaben zu vereinfachen und Kosten zu sparen. Unter anderem können so Arbeitszeugnisse mit Einwilligung der Zeugnisempfänger:innen in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) erteilt werden. Entlastung bringen hier digitale Tools oder Software zur Zeugniserstellung oder für Prozesse rund um digitale Unterschriften.
Spätestens mit dem BEG IV sollte das Fax mittlerweile das Gebäude verlassen haben, doch die Unsicherheit bleibt, auch wenn klar ist, dass so manche Unterschrift elektronisch gemacht werden kann. Zurecht besteht Sorge, denn das Thema ist komplex und der Druck erhöht sich aufgrund möglicher Konsequenzen einer falsch verwendeten Unterschriftenform.
Hier sind die Mustervorlagen des Startklar.Service von Haufe segensreich: Jede Vorlage enthält Hinweise zu gültigen Unterschriftenformen. Diese rechtssicheren Empfehlungen auf den jeweiligen Dokumentenvorlagen zeigen an, welche Unterschriftenform notwendig ist und geben somit die Unterstützung bei der Dokumentengenerierung, über die sich jede HR-Abteilung freut. Auch das ein oder andere Best Practice- Beispiel schafft die nötige Klarheit. So ist es ein Leichtes, rechtssicher zu handeln und keine Konsequenzen durch eine falsch verwendete elektronische Unterschrift zu fürchten.
Maresa Lohmann arbeitet als Content Marketing Managerin in der Haufe Group. Ihr Fachwissen und ihre Praxiserfahrung aus der Personalarbeit nutzt sie, um komplexe Themen einfach zu erklären. Mit Freude setzt sie unterschiedliche digitale Medienformate ein, um Themen wie HR-Management, Digitale Personalakte, New Work oder Informationen rund um den HR-Chatbot zielgruppenspezifisch zu entwickeln.
