Unter HR-Analytics oder auch Workforce-Analytics versteht man einen Teilbereich des Personalwesens, in dem alle Daten, die regelmäßig von der HR erhoben werden, analysiert und mit den Unternehmenszielen zueinander in Beziehung gesetzt werden. Ziel ist die Verbesserung von Entscheidungsprozessen, Steigerung der Produktivität der Mitarbeitenden bei gleichzeitiger Senkung der Fluktuation im Unternehmen. Aus der Analyse lassen sich Fehlentwicklungen, “pain points” in der Organisation wie auch Wirkung und Effekt konkreter HR-Prozesse auf die Outcomes der Gesamtorganisation ableiten.
Mithilfe von HR-Analytics werden wichtige Zahlen dokumentiert und die Diagnose relevanter Variablen möglich. Aus den zusammengefassten Daten lassen sich kausale Zusammenhänge erkennen und Vorhersagen treffen, die zum Beispiel dafür eingesetzt werden können, den Erfolg des Recruiting-Prozesses zu optimieren. Für eine schnelle und automatisierte Informationsgewinnung bietet sich die Nutzung von softwaregestützten HR-Tools an. Alle Kennzahlen können darin übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt werden.
Die konkreten Daten stützen ein vorausschauendes und agiles Handeln im Unternehmen. HR-Analytics bietet damit eine sinnvolle Ergänzung zu instinktiv und auf Erfahrung basierten Entscheidungen.
KPIs (Key Performance Indicators) sind grundsätzlich erst einmal Leistungskennzahlen, die Erfolge sichtbar machen. Sie werden für Maßnahmen und Ziele im Unternehmen definiert. HR-KPIs, auch Personal-KPIs, People-Analytics-KPIs oder Personalkennzahlen genannt, beziehen sich allein auf das Personalmanagement. Ihre Aufgabe besteht darin, die Auswirkungen bestimmter Aktivitäten in der HR zu verdeutlichen. Zugleich sind sie hilfreiche Instrumente, um klar definierte Ziele und konkrete Schritte zur Zielerreichung festzulegen.
HR-KPIs können sowohl operativer als auch strategischer Natur sein. Operative Personalkennzahlen beziehen sich beispielsweise auf die Anzahl von Fehltagen oder auf das Geschlechterverhältnis in der Organisation. In der Strategieplanung dienen Human Resources-KPIs als Richtungsweiser, die sich an Unternehmenszielen und Visionen orientieren. Aus ihnen werden Hypothesen für künftige Entwicklungen abgeleitet. Sie sind daher eine Art Frühwarnsystem für unerwünschte Entwicklungen. So kann dank der KPIs rechtzeitig gegengesteuert und ein anderer Kurs eingeschlagen werden.
Wer People Analytics in der HR nutzt, kann von zahlreichen Vorteilen profitieren: Grundlegend liefert Big Data Personalern weitaus mehr Entscheidungssicherheit. Datengestützte Hypothesen dienen als wichtige Anhaltspunkte, wie es um das Personal und die Personalentwicklung im eigenen Unternehmen steht. Für HRler bedeutet das: Sie können schnellere und bessere Entscheidungen treffen. Dank der regelmäßigen Datenerhebungen und -analysen sind Negativtrends schneller ersichtlich. Die Personalabteilung kann rechtzeitig gegensteuern und künftige Maßnahmen zielgerichtet planen. Für die Belegschaft machen HR-KPIs Zielausrichtungen transparent. So ist jeder informiert, nach welchen Vorgaben Erfolge, aber auch Misserfolge gemessen werden. Grundsätzlich wird zwischen absoluten Kennzahlen und Verhältniszahlen unterschieden. Da konkrete Werte oft nicht ausreichen, um Erkenntnisse abzuleiten (z. B. die Anzahl der Beschäftigten), sind HR-KPIs in der Regel als Verhältniszahl definiert (z. B. das Verhältnis zwischen Umsatz und Personalkosten).
Um HR-Analytics in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzusetzen, hilft eine strukturierte Vorgehensweise. Der Prozess lässt sich in folgende Phasen aufteilen:
Eins steht fest: Nur mit sinnvollen, realistischen und klar definierten Kennzahlen können Sie Maßnahmen erfolgreich steuern. Diese sind abhängig von der Zielstellung und von den spezifischen Bedingungen im Unternehmen. Was soll mithilfe der Daten analysiert werden? Für welche Fragen sollen die KPIs Antworten liefern?
Im Grunde ist das Prinzip der KPIs einfach: Sie messen individuelle Erfolgsfaktoren. Es gibt somit keine allgemeingültigen KPIs, die grundsätzlich in jedem Unternehmen und jeder Human Ressources-Abteilung sinnvoll sind. Allerdings gibt es oft ähnliche Fragestellungen, an denen sich die Leistungsindikatoren orientieren. So können Sie mit HR-KPIs insbesondere die Mitarbeiterproduktivität, die Arbeitsbelastung, die Mitarbeiterzufriedenheit oder auch die Qualität von Prozessen messen. Je nach Zielstellung sind unter anderem Kennzahlen wie die Anzahl der Überstunden, der Umsatz pro Mitarbeiter oder auch die Kosten pro Bewerbung eine relevante Größe, um Erfolgspotenziale zu ermitteln.
Von Personalplanung bis Personalentwicklung: HR-KPIs sind grundsätzlich in vielen Bereichen des Personalmanagements einsetzbar:
In der Personalplanung unterstützt die gezielte Datenanalyse unter anderem bei der Berechnung des künftigen Personalbedarfs und der Fachkräftesicherung. Sie kann aber auch aufzeigen, welche Qualifikationen benötigt werden und wie neue Mitarbeitende fachlich aufgestellt sein müssen. Dies erleichtert nicht nur den Rekrutierungsprozess, sondern erhöht auch die Erfolgsaussichten. Grundlegende KPIs können Mittelwerte, wie z. B. die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit der Mitarbeitenden oder die aktuelle Fluktuationsquote im Unternehmen sein. Weiteres Praxis-Beispiel ist die Analyse der Ausbildungsquote, inklusive Übernahme- und Verbleibquote, deren Zielgröße in enger Relation mit der Bedarfsstruktur der jeweiligen Organisation steht.
Mithilfe von HR-KPIs können Sie den Weiterbildungsbedarf in der Belegschaft, z. B. mit der Erfassung von Feedbackbögen als unmittelbare Reaktionen auf durchgeführte Maßnahmen, ermitteln. Voraussetzung dafür ist, dass vorhandene Erfahrungen und Kompetenzen erhoben und für HR leicht zugänglich gespeichert werden.
Geht es um die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, kann ein mögliches HR-KPI zum Beispiel darin bestehen, die Zeit bis zum Finden geeigneter Kandidaten zu reduzieren. Mit HR-Analytics kann zudem gemessen werden, welche Ausschreibungswege erfolgreich waren und auf welche Ansprachen die Kandidaten bei der Bewerbung reagiert haben. Bei Online-Ausschreibungen können mithilfe von Analytics z. B. die Bewerbungseingänge pro gespielten Kanal und die direkten Klicks auf die Bewerbungslinks betrachtet werden. Weiteres KPI-Beispiel sind die Kosten pro Einstellung (cost per hire), diese ergeben sich aus der Summe aller internen wie auch externen Ausgaben für Einstellungen über einen festgelegten Zeitraum.
Werden Mitarbeiterdaten mit Finanzdaten verknüpft, liefert Ihnen dies wertvolle Hinweise zur Produktivität einzelner Angestellter. Darauf aufbauend können Sie unter anderem analysieren, ob bestimmte Bedingungen Erfolge begünstigen. Liegen entsprechende Datenmodelle vor, können z. B. auch Führungselemente, wie Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen nützliche Kennzahlen bieten.
Praxistipp zum Datenschutz: Unabhängig davon, in welchem Bereich Sie HR-Analytics nutzen möchten: Vor der Datenerhebung und -analyse ist in jedem Fall zunächst die Einwilligung der Mitarbeiter erforderlich – laut Datenschutz immer dann, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden
Analytics Tools sind eine wertvolle Hilfestellung, um KPIs zu messen und strategische Entscheidungen auf Basis von validen Daten zu treffen. Haufe HR Analytics macht Ihnen die Datenanalyse in der HR besonders leicht. Die Software ist leicht verständlich und einfach bedienbar. Dank der übersichtlichen Darstellung im Tool-Dashboard sind Sie jederzeit über Negativ- und Positivtrends informiert und behalten den Überblick über alle relevanten HR-Prozesse und Services. So werden Erfolge mit Haufe HR Analytics planbar. Zudem agieren Sie effizienter und kostengünstiger.
Die wichtigsten Funktionen von Haufe HR Analytics auf einen Blick:
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Veit Lemke entwickelt als Senior Manager bei der Haufe Group inhaltlich die Themenfelder HR-Services und HR-Digitalisierung weiter. Als Trainer bei der Haufe Akademie hält er für die Themen Onboarding, Reboarding und Offboarding sowohl Online- als auch Präsenz-Trainings.
