Wichtig für die Entgeltabrechnungen seit Juli 2023: Um den jeweils korrekten Beitragssatz in der Pflegeversicherung für alle Arbeitnehmer:innen zu ermitteln, benötigt der Arbeitgeber ab sofort Nachweise über die zu berücksichtigenden Kinder. Wie vorgehen? Ob per Mail, persönlichem Anschreiben oder Intranetmeldung: Für ein größeres Unternehmen mit vielen Mitarbeiter:innen klingt das nach einem Verwaltungs- und Erfassungsmarathon. Es geht aber auch einfacher. Lesen Sie hier, wie.
Eine Menge! Bislang musste der Arbeitgeber beim Pflegeversicherungsbeitragssatz lediglich zwischen Beschäftigten mit Kind und kinderlosen Beschäftigten unterscheiden. Dieses „entweder oder“ ist jetzt einem Beitragssatz gewichen, der sich nach Anzahl und Alter der Kinder berechnet. Zum 01.07.2023 ist der Beitragssatz in der Pflegeversicherung von 3,05 % auf 3,4 % und der Zuschlag für Kinderlose von 0,35 % auf 0,6 % gestiegen. Der Beitragssatz liegt dann bei 4 %, für Beitragszahler mit einem Kind liegt er bei 3,4 %. Darüber hinaus sorgen eben Abschläge in Abhängigkeit der Kinderzahl für eine Entlastung des Beitragszahlers aufgrund des erhöhten Erziehungsaufwands. Dieser beträgt jeweils 0,25 % ab dem 2. bis zum 5. Kind.
Seit dem 01.07.2023 können Sie also nicht einfach mit den neuen erhöhten Beitragssätzen rechnen, sondern müssen Mitarbeiter:in für Mitarbeiter:in durchgehen und die entsprechenden Informationen über Anzahl und Alter der Kinder einholen und dementsprechend den Beitragssatz zur Pflegeversicherung neu berechnen. Hört sich ziemlich aufwändig an. Ist es auch, wenn man es händisch abfragt und einpflegt. Wer jetzt denkt, das verursache „nur“ initial einen hohen Verwaltungsaufwand, irrt gewaltig. Denn bei jedem zusätzlichen „PV-Kind“ einer:s Beschäftigten wird künftig eine neue Beitragsberechnung notwendig ebenso wie bei Überschreiten der Altersgrenze (25
Jahre) ab dem zweiten Kind. Als PV-Kind werden leibliche Kinder, Stiefkinder, Adoptivkinder und Pflegekinder unter bestimmten Voraussetzungen anerkannt. Das klingt also nach einem fortlaufenden Prozess …
Kein Grund, jetzt in Panik zu verfallen. Die gute Nachricht: derzeit gibt es noch eine Art Übergangsfrist bis zum 30.06.2025. Dem Arbeitgeber wird bis dahin freigestellt, ob er die Angaben selbst abfragt oder auf das digitale Abrufverfahren der Bundesregierung wartet, das spätestens bis 21.03.2025 zur Verfügung stehen soll.
Unser Tipp: Warten Sie nicht mit der Abfrage von Anzahl und Alter der Kinder!
Die Übergangsfrist bis zum 30.06.2025 besagt zwar, dass Arbeitgeber entweder die Auskunft selbst von ihren Mitarbeitenden abfragen (hier reicht die Selbstauskunft der Mitarbeitenden zu Name, Vorname und Geburtsdatum der betreffenden Kinder aus) oder bis zur Bereitstellung des digitalen Abrufverfahrens warten können. Wir empfehlen, jetzt direkt zu handeln und die Abfrage der PV-Kinder selbst zu koordinieren. Bei Nachweisen, die bis zum 30.06.2025 vorgelegt werden, sind die Beiträge nämlich rückwirkend ab 01.07.2023 zu korrigieren. Erfragen Sie die Kinder also nicht und warten damit erst noch ab, kann es sein, dass Sie später eine Menge Arbeit mit der Abwicklung der Erstattung haben. Der Erstattungsbetrag muss zudem verzinst werden.
Zunächst ist es wichtig, falls noch nicht geschehen, dass Sie als Arbeitgeber Ihre Beschäftigten auf die Beitragserhöhung seit 1. Juli 2023 hinweisen, z.B. per Rundmail oder über das Intranet und – wie von uns empfohlen – die Angaben zu den berücksichtigungsfähigen Kindern einholen. So weit so gut. Komplex wird es erst mit dem Rücklauf der verschiedenen Antworten, die es korrekt zuzuordnen und nachzuhalten gilt. Je mehr Mitarbeiter:innen desto aufwändiger. Mit der digitalen Personalakte von Haufe und dem Mitarbeiterportal kann der Prozess ganz oder in Teilen digitalisiert werden und erleichtert die HR-Arbeit enorm.
Zunächst stellt HR einen Infoartikel über die aktuellen Änderungen bei der Berechnung des Pflegeversicherungs-Beitragssatzes im Mitarbeiterportal ein. Dieser Artikel beschreibt auf verständliche Art und Weise, was sich für wen bei der Pflegeversicherung wie ändert. Direkt im Infoartikel ist ein Formular verlinkt, das die Mitarbeitenden durch die benötigten Informationen führt. Hat der:die Mitarbeiter:in das Formular bearbeitet, fließen die Ergebnisse per Klick in die passende Mitarbeiterakte. Durch entsprechende Schnittstellen (z.B. zum Payroll System) werden die Daten übernommen. Kein nochmaliges Nachfragen per Mail, Telefon etc. und kein händisches Eintragen von sensiblen Daten.
Einer der wesentlichen Vorteile der Haufe Lösung ist die enorme Zeitersparnis gepaart mit dem verlässlichen Verarbeiten der benötigten Informationen. Im Fall der Änderung des Pflegeversicherungsbeitrags lassen sich z.B. der Informationsartikel und das Abfrage-Formular in weniger als einer Stunde von HR erstellen und veröffentlichen. Dadurch ist HR bei Änderungen von gesetzlichen Vorgaben sofort handlungsfähig und kann alle Mitarbeiter:innen sehr schnell informieren und die benötigten Informationen einholen, ohne Unterstützung der internen IT-Abteilung.
Catrin Birmele ist Redakteurin und Content Marketing Managerin in der Haufe Group. Ihr Themenschwerpunkt liegt im HR-Management, insbesondere Recruiting, Onboarding, New Work und Talentmanagement. Sie vereint ihr Fachwissen mit Kreativität und der Freude am Experimentieren mit unterschiedlichen digitalen Medienformaten bei der Entwicklung von zielgruppenspezifischem Content.
