Die Einflussfaktoren, die den Onboarding-Prozess und dessen Bedeutung für Unternehmen verändern, entstehen zum großen Teil durch die Digitalisierung und den Wandel in der Gesellschaft. Durch die Digitalisierung eröffnen sich immer neue Wege, die jedes Unternehmen für sich erschließen muss - auch im Onboarding. Informationsvermittlung, Lernen und Netzwerken werden durch die digitale Unterstützung immer effizienter, einfacher und oft auch unterhaltsamer. Gleichzeitig fällt der persönlichen Wertschätzung von Chef und Kolleg:innen eine immer wichtigere Rolle zu. Kein Gegensatz, wenn man die richtige Balance findet.
Personaler und Führungskräfte unterschätzen immer noch sehr oft, wie wichtig der erste Eindruck ist, den ein:e neue:r Mitarbeiter:in von der ersten Kontaktaufnahme, dem reibungslosen administrativen Ablauf und der Unternehmens- und Willkommenskultur bekommt. Von einem gelungenen Start hängt es aber ab, wie engagiert und motiviert sich ein:e neue:r Mitarbeiter:in in den nächsten Wochen und Monaten einarbeiten und ins Team integrieren wird. Nur so kann er:sie damit auch zu einer höheren Wertschöpfung beitragen und den Unternehmenserfolg steigern.
1. Ob klassisch per Post oder digital, etwa eine Woche vor Arbeitsantritt schicken Sie dem:der Mitarbeiter:in ein freundliches Willkommensschreiben, in dem Sie ihm:ihr mitteilen, wann er:sie an seinem ersten Arbeitstag wo erwartet wird.
2. Laden Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen ein, sich direkt mit Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen etc. in den sozialen Netzwerken wie Facebook, LinkedIn, XING etc. zu treffen und nehmen Sie diese in bestehende Gruppen auf. Idealerweise bereits vor Arbeitsantritt!
3. Direkt nach der Vertragsunterzeichnung erhält der:die neue Mitarbeiter:in Zugriff auf eine digitale Onboarding-Plattform mit allen wichtigen Informationen rund um das Unternehmen ansprechend aufbereitet. So erhalten die neuen Mitarbeiter:innen schon vor Arbeitsbeginn passende Informationen (z.B. Infos zu Einführungsveranstaltungen oder Umzugstipps) zur Integration.
4. Ein (digitaler) Einarbeitungsplan zeigt dem:der neue:n Mitarbeiter:in, wann er:sie wo welche Schulungen, Termine oder EInarbeitungsbesprechungen hat. Und welche Aufgaben oder eLearnings für ihn:sie in den ersten Tagen und Wochen vorgesehen sind.
5. Ähnlich wie bei der Onboarding-Plattform können Sie dem:der neue:n Mitarbeiter:in die Zeit vor dem Arbeitsantritt mit einer gut aufbereiteten App mit wertvollen Informationen rund um Ihr Unternehmen verkürzen. In regelmäßigen Zeitabständen lassen sich damit Tipps rund um das Unternehmen auf sein:ihr Smartphone schicken. Das erhöht direkt die Identifikation.
6. Stehen bereits vor Arbeitsantritt interne oder externe Schulungsmaßnahmen fest, teilen Sie diese Termine dem:der neue:n Mitarbeiter:in schon vorab mit. Dies zeigt, dass man auf ihn:sie wartet und sich auf ihn:sie vorbereitet. Das erhöht die Motivation und Vorfreude für den neuen Job.
7. Trotz Digitalisierung: Der persönliche Kontakt ist enorm wichtig für eine gute Zusammenarbeit. Viele Informationen und News werden zwanglos in der Kaffeeküche ausgetauscht. Ermuntern Sie den:die neue:n Mitarbeiter:in bei solch anfänglichem Small Talk aktiv teilzunehmen. Auf diese Weise wird der:die Neue sozial integriert und erhält gleichzeitig wichtige abteilungsübergreifende Infos.
8. Falls es feste Mittagsessenrunden gibt, bieten Sie dem:der neuen Mitarbeiter:in an, sich anzuschließen. So fühlt er:sie sich aufgenommen und wird nicht am Schreibtisch alleine zurückgelassen, wenn alle Kolleg:innen sich zum Essen verabreden.
9. In größeren Unternehmen mit vielen Neueinstellungen hat sich ein Welcome Day besonders bewährt. Er gibt den Neuankömmlingen die Gelegenheit, sich in verschiedenen Veranstaltungen kennenzulernen und somit auch Kontakte in andere Abteilungen zu knüpfen. Ein erster Blick über den eigenen Tellerrand ist somit schon geschaffen.
10. Viele Unternehmen arbeiten (außerhalb des E-Mail-Programms) mit internen Networking Tools wie z.B. Jabber o.ä.. Mit diesen Tools kann man mit Kolleg:innen chatten – wie man es im privaten Bereich z.B. von WhatsApp kennt – sei es um sich für die Mittagspause zu verabreden oder auch um fachliche Chat-Gruppen für bestimmte Projekte anzulegen.
11. Ein Besuch oder kurze Vorstellungsrunde in benachbarten Teams erleichtert die Kontaktaufnahme für die spätere Zusammenarbeit, z.B. bei anstehenden Projekten oder gemeinsamen Unternehmungen.
12. Ein vollständig ausgestatteter Arbeitsplatz ist Pflicht. Die Kür wäre ein nettes kleines Präsent zum Start, etwa eine Art Willkommensbox für Neuankömmlinge. Muss nicht teuer sein, erzielt aber eine nicht zu unterschätzende positive Wirkung.
13. Und nicht zuletzt sind gemeinsame Sportaktivitäten immer noch ein bewährtes Mittel, um neue Mitarbeiter:innen schnellstmöglich ins Unternehmen zu integrieren. Der Spaßfaktor ist hier nicht zu unterschätzen. Sportangebote und private Mitarbeiterinitiativen sollten transparent gemacht werden (z.B. im Intranet) – und bestenfalls nimmt man den:die neue:n Kolleg:in gleich mit!
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