ChatGPT & Co.: Einsatz in der Immobilienwirtschaft – Tipps

Haben Sie ChatGPT auch schon mal ausprobiert? Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, denn dem Hype um die Künstliche Intelligenz kann sich seit deren Livegang kaum jemand entziehen. Die Schöpfer der KI, OpenAI, registrierten innerhalb von fünf Tagen nach dem Onlinestart der Anwendung eine Million User. Zwei Monate danach waren es schon 100 Millionen. Sensationelle Zahlen, wenn man sie mit anderen Erfolgsmodellen vergleicht: Spotify brauchte, um die Ein-Million-Grenze zu knacken, 150 Tage – Facebook 300 Tage.

Das große Interesse liegt nicht nur daran, dass die KI kinderleicht zu bedienen und in der Basisversion kostenfrei nutzbar ist. ChatGPT ist mehr als eine faszinierende Spielerei. Die Potenziale, die sie und andere selbstlernende intelligente Anwendungen bieten, sind riesig. Auch im Alltag von Verwaltern und Immobilienunternehmen können sie enorm hilfreich sein.

Wo sich Künstliche Intelligenz besonders bezahlt macht

Einfachere Kommunikation – Entlastung beim Kundenservice:

ChatGPT lässt sich zur Generierung jeglicher Arten von Texten nutzen. So zum Beispiel für die Kommunikation mit Mieterinnen und Mietern oder im Kundenservice. Die KI liefert in Sekundenschnelle passende Formulierungen. Auch Lösungshersteller nutzen die neuen Technologien. So bietet die Haufe Partnerlösung Casavi neuerdings einen KI-basierten Telefonservice. Dabei werden die Anrufe von Mietern sowie Eigentümerinnen und Eigentümern mittels Chatbot entgegengenommen und die Anliegen anschließend automatisch in ein To-do für den Kundenservice der Verwaltung oder des Wohnungsunternehmens umgewandelt.

Nie versiegende Informations- und Recherchequelle:

Besonders hilfreich ist ChatGPT als schnelle Informationsquelle in komplexen Themenbereichen wie zum Beispiel ESG: Stellt man im KI-Tool präzise Anfragen, scannt die Anwendung relevante Gesetze und Vorgaben und liefert im Handumdrehen Antworten. Auch im Vertragsmanagement sind entsprechende KI-Tools eine echte Unterstützung. Der Text wird hochgeladen und von der Anwendung analysiert. Das Programm liefert dann eine Rückmeldung, wo Risiken zu erwarten sind und erinnert automatisch an vertragsrelevante Fristen und Termine.

Schnellere Prozesse – besserer Überblick:

Facility Managerinnen und Manager können KI-Tools nutzen, um Reparaturanfragen von Mietern und Eigentümern zu analysieren und zu priorisieren. Zudem gibt es selbstlernende Programme, die große Mengen an Gebäudedaten auswerten, analysieren, das Ergebnis in Reports zusammenfassen oder komplexe Berechnungen vornehmen. Mit einer Kombination aus Smart Home- und KI-Anwendungen, die Echtzeitdaten und Nutzungsmuster analysieren, lässt sich zum Beispiel der Energieverbrauch in den Objekten automatisiert steuern und optimieren. Auch kann man mit permanenten Datenanalysen die Instandhaltung und Wartung vorausschauend planen. Ebenso lässt sich mit KI-basiertem Monitoring Reparaturbedarf frühzeitig erkennen und Schäden oder Ausfällen vorbeugen.

Von Hemmschuhen und Hindernissen

Trotz der vielen Vorteile: In der Immobilienwirtschaft ist man noch zurückhaltend mit dem Einsatz von KI-Anwendungen. Das entspricht im Übrigen dem allgemeinen Trend bei kleinen und mittelständischen Unternehmen. Laut einer Bitkom-Studie nutzte im Jahr 2022 zwar bereits jede zweite große Organisation mit 2.000 und mehr Beschäftigten KI-basierte Programme. Bei den kleineren Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitenden setzen hingegen nur fünf Prozent auf selbstlernende Programme wie ChatGPT.

Als Hauptursachen für diese Zurückhaltung nennt die Studie den Mangel an personellen Ressourcen und die fehlende Datenbasis. Zu wenig Zeit ist ebenfalls ein häufig angeführter Hinderungsgrund. Schade eigentlich, denn KI bringt genau in diesen Punkten Entlastung: Sie spart Mitarbeitenden Zeit und Aufwand – vorausgesetzt, sie wird richtig eingesetzt und angewendet.

7 Tipps, wie Sie ChatGPT richtig einsetzen

1. KI ist immer nur so gut, wie die Daten, mit denen sie gefüttert wird. Wer ChatGPT in der allgemein zugänglichen kostenfreien Version nutzt, sollte wissen, dass OpenAI das Tool auf der Basis von Daten vor 2022 trainiert hat. Brandaktuelle Infos, wie eine VDIV-Studie aus dem Jahr 2023 oder ein gerade ergangenes Urteil zu Verkehrssicherungspflichten, können Sie damit also nicht abrufen.
2. Machen Sie Ihren Mitarbeitenden bewusst, dass alle Daten, die sie in ChatGPT eingeben, von den Entwicklern als Trainingsdaten verwendet werden. Landen sensible Kundendaten oder gar Geschäftsgeheimnisse in der KI, besteht die Gefahr, gegen die DSGVO zu verstoßen oder sich sogar strafbar zu machen.
3. Definieren Sie klare Regeln zum Umgang mit der KI in Ihrem Unternehmen, am besten flankiert mit internen Schulungen, wie Sie und Ihre Mitarbeitenden die Tools am produktivsten einsetzen.
4. Mit ChatGPT lassen sich bereits sehr gute Ergebnisse bei der Recherche nach Informationen erzielen. Unfehlbar ist die Künstliche Intelligenz allerdings – noch – nicht: Sie kann Informationen missinterpretieren oder in einen falschen Kontext stellen. Verifizieren Sie Informationen und Zahlen, die Ihnen ChatGPT liefert, lieber noch einmal kurz – beispielsweise mit einer schnellen Google-Recherche.
5. Je präziser Sie ChatGPT Fragen und Aufgaben stellen, desto bessere Ergebnisse erhalten Sie. Der richtige Umgang mit der KI ist vor allem eine Frage des Trainings und der Erfahrung. Am Anfang werden Sie noch häufig Antworten erhalten, die nur mäßig hilfreich sind. Aber mit der Zeit werden Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie Sie Ihre Anforderungen am besten formulieren.
6. Rufen Sie sich immer wieder ins Gedächtnis: Künstliche Intelligenz ist keine menschliche Intelligenz. Sie hat kein echtes Verständnis von der Bedeutung von Wörtern und Sätzen. Und sie versteht weder Ironie noch Sarkasmus noch Humor. So kann sie Ergebnisse produzieren, die bei Ihren Kundinnen und Kunden Irritationen hervorrufen. Deswegen ist ein kritischer Blick auf die mit KI erstellten Schreiben oder Berichte immer notwendig.
7. ChatGPT ist nur eine von vielen möglichen Optionen, KI im Unternehmen einzusetzen. Es gibt mittlerweile Lösungen, die sowohl in ihren Funktionen als auch in ihrer Datenbasis besser auf den speziellen Bedarf von Verwalter:innen und Wohnungsunternehmen zugeschnitten sind. Sich jetzt schon damit zu beschäftigen, ist eine gute Investition in die Zukunft. Denn eines ist jetzt schon sicher: KI wird Arbeit entscheidend prägen und verändern, in allen Branchen und in jedem Unternehmen.