Gute Prozesse: 7 Tipps für Führungskräfte

Sorgen haben Führungskräfte in der Immobilien- und Wohnungswirtschaft viele: Energiekrise, Personalmangel, Digitalisierungsdruck. Wie schön, dass Sie zwei Fliegen mit einer Klappe erschlagen können. Digitalisierung ist nämlich ein wirksamer Hebel zur Mitarbeiterakquise und -bindung.

Beschäftigen Sie sich schon mit Ihren Prozessen?

Vielleicht geht es Ihnen selbst so, vielleicht kennen Sie es von anderen Fach- und Führungskräften: Die Bereitschaft und das Verständnis für analoges Arbeiten sinkt. Ein klassisches Beispiel ist die Dokumentenverwaltung. Wer hat heute noch Lust, einzelne Informationen aus Umlaufmappen herauszufischen? Wer archiviert schon gerne Mieter- oder WEG-Unterlagen zwischen Aktendeckeln? Werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hingegen von einem Dokumentenmanagement-Tool unterstützt, das ihnen die aufwändige Suche, aber auch den Frust erspart, ein falsch abgelegtes Dokument nie wieder zu finden, ist das ein echter Gewinn für alle.

Studien belegen, dass neben der Unternehmenskultur auch Prozesse einen erheblichen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit haben. Klare und sichere Abläufe, dazu eine leistungsfähige IT, fördern aber auch den Unternehmenserfolg, wie der "PMRE Monitor 2022"* herausgefunden hat. Die Studie hat untersucht, welchen Einfluss Führungsmuster, aber auch die Rahmenbedingungen auf den Unternehmenserfolg haben; befragt wurden Führungskräfte, Mitarbeiter und Studierende, die sich auf einen Job in der Branche vorbereiten. Tatsächlich wiegen die Rahmenbedingungen schwerer als der Einfluss der Führung. Sie können Führungsdefizite sogar ausgleichen. Dazu ein einfaches Beispiel: Betreut eine Führungskraft viele Mitarbeiter, bleibt oft wenig Zeit für die Sorgen einzelner. Wenn aber jede und jeder im Team weiß, was zu tun ist und alle reibungslos zusammenarbeiten, gibt es weniger Anlässe einzugreifen.

Ein Mittel gegen Fachkräftemangel

Die schlechte Nachricht: Um die Prozessqualität in der Immobilienbranche steht es nicht sonderlich gut. Dem "PMRE Monitor 2022" zufolge hat sie in den vergangenen zehn Jahren sogar um 21 Prozent abgenommen. Dabei lohnt es Prozesse zu optimieren. "Wir können uns heute gar nicht mehr vorstellen, wie umständlich wir früher gearbeitet haben." Das hören wir so oder so ähnlich immer wieder von Kundinnen und Kunden, mit denen wir Digitalisierungsprojekte realisiert und Arbeitsabläufe verbessert haben, zum Beispiel durch den Umstieg von einer papierlastigen Excel-Verwaltung auf eine unserer ERP-Lösungen. Stressreduktion, mehr Freude an der Arbeit – auch diese Effekte werden betont.

Natürlich sind Eingriffe in eingespielte Prozesse aufwändig. Ohne "Schmerzen" gehen sie nie über die Bühne. Doch packen Sie den Schritt in die Zukunft richtig an, kann Ihnen das sogar helfen, den Fachkräftemangel abzufedern. Gute, klare Prozesse machen Arbeitsplätze attraktiv – ein Vorteil beim Recruiting. Sie geben Mitarbeitern mehr Sicherheit und verkürzen die Einarbeitung. Wo andere schnell einspringen können, kann die Arbeit flexibler verteilt werden. Ausfälle und Trennungen sind leichter zu verkraften. Und nicht zuletzt halten Sie Mitarbeiter, die mit den Arbeitsbedingungen zufrieden sind, leichter im Unternehmen.

Was gute Abläufe auszeichnet

Bleibt die Frage: Was macht einen Prozess eigentlich gut, auch oder gerade für diejenigen, die ihn täglich ausführen? Hier einige wichtige Punkte:

• Ein guter Prozess ist nutzerfreundlich, also auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter zugeschnitten; weder überfordert noch unterfordert er sie.
• Er kann, wenn die entsprechenden Fachkenntnisse vorliegen, schnell adaptiert werden.
• Er gibt Sicherheit, ist logisch und überschaubar.
• Er unterstützt Effizienz, Produktivität und Qualität.
• Die Nutzerinnen und Nutzer haben handfeste Vorteile, wie einfachen Zugriff auf Informationen, automatische Datenübernahme, Verarbeitung von Massendaten auf Knopfdruck. Mühsame, nervtötende Arbeiten, Medienbrüche, unproduktive Verwaltungstätigkeiten etcetera sind möglichst reduziert.
• Der Prozess ist transparent und bietet Kontrollmöglichkeiten. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt beim Mensch.
• Rückkoppelung ist vorgesehen, wie automatischer Response auf Eingaben oder ein motivierendes Ergebnisfeedback.
• Der Prozess ist verständlich beschrieben. Alle Nutzer können jederzeit auf die Dokumentation zugreifen und finden schnell Antwort auf ihre Frage.
• Standards sind für alle verbindlich und stabil, aber nicht in Stein gemeißelt. Jeder Prozess kann weiter verbessert werden!

7 Tipps, worauf es bei der Prozessoptimierung ankommt

Tipp 1: Gute Prozesse sind der Bodensatz, um die Unternehmensstrategie erfolgreich umzusetzen. Machen Sie daher Prozessoptimierung und ‑management zur Chefsache.

Tipp 2: Gehen Sie diejenigen Prozesse zuerst an, die das größte Verbesserungspotenzial bieten. Das sind in der Regel die häufig wiederholten Vorgänge, mit vielen Beteiligten, aufwändigen Schnittstellen und / oder vielen Fehlerquellen.

Tipp 3: Bedenken Sie: Als Führungskraft sind Sie von den Auswirkungen deutlich weniger berührt als Ihre Mitarbeiter. Machen Sie alle, die von den Veränderungen betroffen sind, zu Beteiligten. Vermitteln Sie die Vorteile. Vertrauen Sie auf das Wissen fähiger Fachkräfte, wenn es um Anforderungen und Ausgestaltung neuer Prozesse geht. Nehmen Sie Klagen über Stolpersteine ernst. Lassen Sie Lösungsvorschläge vom Team entwickeln.

Tipp 4: Große Transformationsprojekte, wie die Umstellung einer Papierverwaltung auf digitales Arbeiten, fordern der Belegschaft viel ab. Überfordern Sie sie nicht durch zu viele Änderungen auf einmal. Planen Sie genügend Zeit für die Vorbereitung ein. Holen Sie kompetente Beraterinnen und Berater an Bord, die zum Beispiel mit individuellen Schulungen dafür sorgen, dass die neuen Tools und Abläufe allen in Fleisch und Blut übergehen.

Tipp 5: Neue Prozesse sind nie für alle gleichermaßen optimal. Aber am Ende sollten sich alle gut zurechtfinden und sich wohlfühlen. Ansonsten wird sich ein neuer Standard nur schwer etablieren und der gewünschte Effekt bleibt womöglich aus. Daher ist es auch wichtig, dass die Nutzer rasch von den Veränderungen profitieren.

Tipp 6: Moderne digitale Prozesse erfordern ein Umdenken. Individuelle Arbeitsweisen, Wissensinseln und damit verbundene Vorteile Einzelner werden Geschichte. Unter Neuerungen wie Homeoffice und Videocalls können Flurfunk und spontaner Austausch leiden. Umso wichtiger, dass Sie nach Alternativen suchen, miteinander in Kontakt zu bleiben und den Teamgeist hochzuhalten.

Tipp 7: Gehen Sie weiter, denken Sie groß. Das kann zum Beispiel bedeuten, das Unternehmen auf eine offene oder gar agile Team- und Führungskultur auszurichten, die zur modernen Arbeitswelt deutlich besser passt als strikte Hierarchien.

Übrigens: Die Einführung moderner digitaler Werkzeuge geht heute immer Hand in Hand mit einer Prozessoptimierung. Umgekehrt funktioniert Prozessoptimierung meist nur noch mit moderner Technologie. Wer etwa den Vermietungsprozess verbessern will, wird über kurz oder lang ein digitales Vermietungsportal einführen. Eine moderne ERP-Landschaft mit vielen Schnittstellen vereinfacht die Zusammenarbeit mit vielen Partnern, wie Banken oder Messdienstleistern. Wer auf mobiles Arbeiten setzt, benötigt webbasierte Software. Wir bei Haufe Real Estate bieten nicht nur die Lösungswelt, die Ihren Bedürfnissen gerecht wird. Wir begleiten Sie auch bei der Transformation Ihres Unternehmens und haben dabei alle Herausforderungen auf dem Radar. Darunter eine ganz wichtige: Ihre Mitarbeiter zu befähigen, die neuen Prozesse erfolgreich mit Leben zu füllen.