Computerdokumente statt Aktenordner, Kommunikation mit Mietern und Kunden via App und eine moderne Buchhaltungssoftware: Wenn es um Digitalisierung geht, wird meist über Technik und IT geredet. Ein weiteres wichtiges Thema ist die richtige Zukunftsstrategie des Unternehmens: Die Führungsetage trifft sich mit Experten, erarbeitet Konzepte, die Köpfe rauchen.
Und die eigenen Mitarbeiter? Die werden leider viel zu häufig übersehen. Das ist meiner Meinung nach ein Fehler mit großen Folgen. Denn wenn Ihre Mitarbeiter nicht mitziehen, hilft die beste Digitalisierungsstrategie nichts - schließlich sind es die Angestellten, die später die neuen Prozesse im Alltag umsetzen werden. Gerade für Sie als Geschäftsführer, Vorstand oder Projektleiter ist es wichtig, auch die Seite der Mitarbeiter zu verstehen: Oft sind für die Angestellten geplante Veränderungen mit Unsicherheit und resultierenden Blockaden verbunden - und das umso mehr, wenn sie nicht wissen, worum es geht. Das hat auch die „Transformational Branding Studie“ der Markenberatung Sasserath Munzinger Plus bestätigt. Dabei wurden 1.000 Angestellte aus 28 Branchen befragt. Heraus kam, dass lediglich 34 Prozent der Angestellten die Transformationsprozesse im Unternehmen positiv bewerten, der verbleibende Rest von 66 Prozent nicht. Der Grund: Sie sehen schlichtweg keinen Sinn darin, ihren Arbeitsalltag umzustellen.
Digitalisierung ist mehr als nur Software
Die Digitalisierung kommt einem umfassenden kulturellen Wandel im Unternehmen gleich. Es geht darum, Hierarchien abzubauen und eine agile Organisation zu schaffen. Deshalb sind auch völlig andere Managementmethoden gefragt - weg von Anweisungen des Vorgesetzten, die die Mitarbeiter befolgen müssen, hin zu modernen Arbeitsmethoden mit mehr Eigenverantwortung des Einzelnen.
Damit Ihr Unternehmen mit seiner Digitalisierungsstrategie nicht scheitert, ist es deshalb elementar wichtig, die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einzubinden und sie „mitzunehmen“. Doch was bedeutet dieses gerne benutzte Schlagwort eigentlich?
Ein positives Beispiel war jüngst der Digitaltag der GAG Ludwigshafen. Die kommunale Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Ludwigshafen hat ihre rund 180 Mitarbeiter zu einem gemeinsamen Event eingeladen. Es gab Vorträge und Workshops, in denen die Angestellten erfahren haben, wie sich die GAG zukünftig entwickeln soll und vor allem: Dass dieser Wandel für die Mitarbeiter mit Chancen verbunden ist und inwiefern sie vom Digitalisierungsprozess profitieren. Damit hat das Immobilienunternehmen einen ersten großen Schritt getan, den Mitarbeitern aufkommende Fragen zu beantworten und mögliche Bedenken abzubauen. Das war, meiner Meinung nach, ein wirklich gelungener Auftakt. Nun gilt es, die Mitarbeiter auch in die weiteren Planungen mit einzubeziehen, ihre Anregungen aufzugreifen, Schulungen durchzuführen und Pioniere für den eingeschlagenen Weg zu finden, die die anderen mitziehen.
Bereits einen erfolgreichen Transformationsprozess hinter sich gebracht hat die Niesen Hausverwaltungen eK aus Düsseldorf. Gestartet ist sie aus einer Notsituation, in der das Unternehmen personell unterbesetzt war, weshalb es dem geschäftsführenden Inhaber, Sebastian Niesen, wichtig war, dass jeder Mitarbeiter alle Aufgaben übernehmen kann und es kein "Inselwissen" mehr gibt. Das Arbeiten sollte auch aus dem Homeoffice möglich sein. Deswegen hat die Hausverwaltung aus dem Rheinland grundlegende Änderungen vorgenommen und ihre Strukturen neu aufgesetzt. Hierarchien wurden konsequent abgebaut. Außerdem hat die Niesen Hausverwaltung mit der Einführung der webbasierten Software Haufe axera sowie weiterer, rein webbasierter Partneranwendungen, die das Ökosystem der Immobilienverwaltung komplettieren, die technische Grundlage neu aufgestellt. Das ist die richtige Reihenfolge: Im Digitalisierungsprozess ist es wichtig, zunächst die Organisationsstrukturen zu verändern und sich erst dann auf den Technikaspekt zu konzentrieren.
Und heute? Sebastian Niesen ist froh, dass er die technischen Voraussetzungen geschaffen hat, dass die Angestellten auch vom Homeoffice aus arbeiten können – wenngleich dieses Angebot aktuell gar nicht so oft genutzt werde. Aber die Möglichkeit zu haben, ist auch mit Blick auf den Fachkräftemangel ein wichtiges Argument, neue Mitarbeiter zu finden. Mit den veränderten Strukturen und den flacheren Hierarchien habe er ebenfalls gute Erfahrungen gemacht, berichtet Niesen. Angestellte und Geschäftsleitung befänden sich seither im ständigen Austausch, und zwar auf Augenhöhe.
Kleinere Unternehmen bei Digitalisierung im Vorteil
Übrigens: Die Wohnungswirtschaft ist mit ihren Gesellschaften und Genossenschaften mit überwiegend geringer Unternehmensgröße bei Digitalisierungsprozessen sehr im Vorteil. Die „Transformational Branding Studie“ der Markenberatung Sasserath Munzinger Plus hat gezeigt, dass sich große Unternehmen bei der Transformation viel schwerer tun als kleinere Firmen. Denn bei einer größeren Belegschaft und mehreren Standorten ist es organisatorisch anspruchsvoller, alle Mitarbeiter in den Wandel einzubeziehen.
Deshalb: Wenn Sie jetzt noch am Anfang des Digitalisierungsprozesses stehen: Nutzen Sie Ihre Chance, beziehen Sie ihre Mitarbeiter ein - Sie haben noch alle Möglichkeiten.
Oder stecken Sie bereits mitten in der Transformation? Dann freue ich mich über Ihre Rückmeldungen, wie Sie es schaffen, Ihre Mitarbeiter „mitzunehmen“ und welche Erfahrungen Sie gemacht haben.
