Wichtige Termine in Wohnungsgesellschaften und Genossenschaften stehen in diesen Tagen unter neuen Vorzeichen. Wie sollen Vorstand und Aufsichtsrat ihre Sitzungen abhalten? Sollen die Mitglieder- und Vertreterversammlungen verschoben werden oder versucht man den Weg über das Internet? Mit dem "Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht" hat der Gesetzgeber nämlich für Vereinfachungen gesorgt.[1] Demnach können Vorstand und Aufsichtsrat für eine begrenzte Zeit virtuelle Sitzungen auch ohne Grundlage in der Satzung oder Geschäftsordnung durchführen, im Umlaufverfahren oder als Telefon- oder Videokonferenz. Analog wurde die Möglichkeit für virtuelle Versammlungen geschaffen. Beschlüsse der Mitglieder können schriftlich oder elektronisch gefasst werden.
Was heute die Teilnehmer schützt, spart morgen Aufwände
Nicht nur in Zeiten von Corona haben Besprechungen im Web Vorteile. Anfahrtswege entfallen, ebenso Kosten für den Veranstaltungsort. Termine lassen sich auch dann kurzfristig anberaumen, wenn die Teilnehmer verstreut oder unterwegs sind – ein Vorteil, den ich auf Geschäftsreisen sehr schätze. Doch wie lässt sich ein dezentrales Meeting effizient gestalten? Durch die kollektive Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice sammeln die Unternehmen aktuell Erfahrungen, die auch für virtuelle Treffen und Versammlungen mit Stakeholdern wertvoll sein können.
Zum einen können jetzt verschiedene Technologien getestet werden. Die Tools für Video- und Telefonkonferenzen, ob Webex, GoToMeeting oder Microsoft Teams, sind webbasiert und werden als Software-as-a-Service angeboten. Somit sind sie monatlich kündbar. Sie bieten inzwischen auch viele Collaboration-Funktionen. Für externe Teilnehmer ist die Technik weder aufwändig noch kompliziert: Benötigt werden ein PC oder Tablet – zur Not tut es sogar das Smartphone–, eine stabile Internetverbindung sowie die Einladung mit Link zum Meeting und Einwahl-Code. Ein Testlauf vorab ist immer empfehlenswert. Ein Headset ist praktisch und komfortabel, aber nicht zwingend nötig.
Zum anderen wird das Konferieren im Internet nun eingeübt. Denn nicht in allen Unternehmen war es bislang selbstverständlich, wichtige Besprechungen online durchzuführen. Grundsätzlich bedarf es mehr verbaler Führung als im Präsenzmeeting, da die Raumorientierung fehlt und Augenkontakt nur eingeschränkt möglich ist. Das muss etwa bei der Anmoderation von Beiträgen bedacht werden. Dass sich alle Teilnehmer per Video sehen, ist weniger wichtig als eine gute Tonqualität. Ein besonderes Augenmerk sollte auf der visuellen Darstellung bzw. beziehungsweise Unterstützung der besprochenen Inhalte liegen. Dazu wird der Bildschirm geteilt, auf dem sich dann alles von der Präsentation bis zur Beschlussvorlage zeigen und live bearbeiten lässt.
Von der Telefonkonferenz zur virtuellen Versammlung
Moderne Webmeetings gehen noch weiter. Eine mögliche Technik habe ich für die virtuelle Eigentümerversammlung bereits vorgestellt. Für andere Versammlungen mit Beschlussfassung lässt sie sich problemlos adaptieren. Der Vorteil: Nicht nur Interaktionen, sondern auch der situative Rahmen wird in die Virtualität übertragen. Veranstalter und Teilnehmer agieren über Avatare in einem individuell simulierten Veranstaltungsraum. Man kann sich per Handzeichen melden, ein Whiteboard für gemeinsame Notizen oder Vereinbarungen nutzen, geheime oder öffentliche Abstimmungen abhalten und vieles mehr.
Wie praktikabel der digitale Weg für größere Veranstaltungen ist, muss in der Praxis ausgelotet werden. Wird ähnlich wie bei Webinaren vor allem präsentiert und zum Schluss noch eine Fragerunde abgehalten – die Teilnehmer stellen die Fragen per Chat, der Vortragende beantwortet sie live –, sind Online-Versammlungen auch bei größerer Teilnehmerzahl gut zu handhaben. Auch Abstimmungen sind hier kein Problem. Je häufiger und stärker die Eigentümer oder Mitglieder allerdings involviert sind – durch Wortbeiträge, Diskussionen, Ad-hoc-Abstimmungen –, umso kleiner sollte der Kreis gehalten sein.
Verwalter hoffen auf die WEG-Reform
Im staatlichen Maßnahmenpaket des COVID-19-Pandemie-Gesetzes ist die virtuelle Eigentümerversammlung nicht vorgesehen, dafür dürfen Immobilienverwalter ohne Beschluss über Bestellung und Wirtschaftsplan weiter für die Gemeinschaft tätig sein. Bloß: Was tun Verwalter und Eigentümer, wenn wichtige Entscheidungen keinen Aufschub dulden? So drängt sich das Ausweichen ins Internet auch hier auf – mit einer Krücke, um der aktuellen Gesetzeslage zu genügen: Der Verwalter sitzt allein im Büro und übt für die per Videokonferenz zugeschalteten Eigentümer das Stimmrecht aus, das diese ihm zuvor übertragen haben.
In der Gesetzesvorlage zur WEG-Reform, die noch den Bundestag passieren muss, ist die Online-Teilnahme vorgesehen, die virtuelle Eigentümerversammlung als Alternative zur Präsenzveranstaltung nicht. Der VIDV Verband der Immobilienverwalter Deutschland e.V. fordert entsprechende Korrekturen. Eigentümer jedenfalls nehmen die Möglichkeit der Online-Teilnahme schon heute an. Dass der Bedarf an virtuellen Versammlungen steigt, ist angesichts der weiterhin schlechten Aussichten für Präsenzveranstaltungen durchaus zu erwarten.
[1] Artikel 2: Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Pandemie-Gesetz-Art.-2); in Kraft getreten am 28.3.2020.
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