Software zur Personalbeurteilung richtig einsetzen

Bereits Ende 2019 erfuhr das von Zalando genutzte Feedbacktool "Zonar" ein breites mediales Echo, weil Mitarbeitende sich beklagt hatten, sie würden mithilfe der Software "überwacht". Auf Druck der Berliner Datenschutzbehörde hat Zalando seine Bewertungssoftware geändert. Ungeachtet dessen können Personalbewertungssysteme viele Vorteile haben. Jedoch sollte bei der Nutzung einiges beachtet werden.

Kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer anweisen, Feedback zu geben?

Um wirklich belastbare Ergebnisse zu erzielen, ist es notwendig, dass möglichst viele oder bestenfalls sämtliche Beschäftigte an der Befragung teilnehmen. Andernfalls bestünde die Gefahr, dass nur diejenigen Mitarbeitenden ein Feedback geben würden, die besonders gute oder besonders schlechte Bewertungen abgeben möchten. In diesem Zusammenhang ist bereits fraglich, ob Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden anweisen können, an einer Befragung teilzunehmen. Das dürfte grundsätzlich der Fall sein: Ebenso wie der Arbeitgeber bei berechtigtem Interesse (§ 106 GewO, § 315 Abs. 3 BGB) verlangen kann, dass der Arbeitnehmer an einem Personalgespräch während der Arbeitszeit teilnimmt (BAG, Urteil v. 23.6.2009, 2 AZR 606/08), kann er auch seine Teilnahme an einer Befragung verlangen.

Ausnahmen bestünden nur, wenn die Befragung schikanösen Charakter hat, gegen datenschutzrechtliche Vorgaben oder das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter verstößt. Gleiches gilt, sofern die Befragung mitbestimmungswidrig durchgeführt wird; also Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats missachtet.

Verletzt der Arbeitnehmer seine Teilnahmepflicht, kämen gegebenenfalls arbeitsrechtliche Sanktionen wie eine Abmahnung und in Ausnahmefällen – bei beharrlicher Weigerung des Mitarbeitenden – eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses in Betracht. Unabhängig von der Frage der Teilnahmepflicht, dürften sich auch signifikante Unterschiede hinsichtlich der Qualität des Feedbacks ergeben, die im Einzelfall jedoch nur schwer messbar und ebenso schwer arbeitsrechtlich sanktionierbar sein dürften.

Praxishinweis: Ein "Teilnahmezwang" wird wohl kaum zu einer höheren Akzeptanz sowie Quantität und Qualität der Befragung beitragen. Auch im Hinblick auf etwaige Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats, sollte die Teilnahme an der Befragung stets freiwillig sein und anonymisiert erfolgen.

Bewertungs-Software: Welche Mitbestimmungsrechte sind zu beachten?

Personalbewertungssysteme werden in der Regel Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats auslösen. Insbesondere dann, wenn die Befragung der Mitarbeitenden und ihre Auswertung nicht händisch auf Papier, sondern mittels IT beziehungsweise eines elektronischen Systems durchgeführt wird, kann ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestehen. Danach hat der Betriebsrat bei Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen mitzubestimmen, die objektiv dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung des Arbeitnehmers zu überwachen. Da mittels Personalbewertungssystemen – vertikale wie horizontale – Bewertungen der Mitarbeitenden in einer Software verarbeitet, gegebenenfalls sogar gespeichert und (etwa um anschließend ein "Ranking" der Beschäftigten zu erstellen) weiterverarbeitet werden, dürfte ein solches System grundsätzlich § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterfallen.

Praxishinweis: Eine reine Modifikation der Fragen führt jedoch nicht zu einer Änderung der technischen Einrichtung und löst kein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG aus (BAG, Beschluss v. 11.12.2018, 1 ABR 13/17).

Sofern das Bewertungssystem Auswirkungen auf die Entlohnung der Mitarbeitenden hat, kann auch ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG bestehen. Das ist etwa der Fall, wenn das Erreichen einer höheren Entlohnungsstufe oder auch die Auszahlung einer variablen Vergütung an die Zugehörigkeit einer bestimmten – wiederum von den Bewertungen abhängigen – Kategorie gekoppelt ist.

Ist die Befragung freiwillig ausgestaltet und erfolgt anonymisiert, besteht jedenfalls kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 94 Abs. 1, 2 BetrVG. Das gilt insbesondere dann, wenn mit dem Personalbewertungssystem keine abstrakten objektivierenden Beurteilungsmerkmale aufgestellt werden, sondern vielmehr nur subjektive Einschätzungen der Beschäftigten erfasst werden. Darüber hinaus kommen jedoch Informationsrechte des Betriebsrats nach § 80 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2 BetrVG in Betracht.

Praxishinweis: Sofern die Befragung schließlich allein das Arbeitsverhalten der Mitarbeitenden betrifft und keine verhaltensbezogenen Themen (die nicht Teil der Arbeitstätigkeit sind), zudem noch freiwillig und anonymisiert ist, besteht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats (BAG v. 11.12.2018, 1 ABR 13/17).

Software zur Personalbeurteilung: Datenschutz beachten!

Wie können Personalbewertungssysteme datenschutzrechtskonform eingesetzt werden? Abstrakt denkbar sind hier die Einwilligung der Arbeitnehmer in den Einsatz der Systeme, eine gesetzliche Grundlage nach § 26 BDSG oder eine Betriebsvereinbarung. Ob das jeweilige Personalbewertungssystem rechtskonform ist, ist – wie häufig in juristischen Sachverhalten – eine Frage des Einzelfalls.

Der Einsatz des Systems "Zonar" bei Zalando wurde von der Berliner Datenschutzaufsicht geprüft und es wurden Änderungen der Software angeregt, um das System rechtskonform weiterhin einsetzbar zu machen. Diese wurden von Zalando auch umgesetzt. Zum einen wurde die Zahl der Personen, die einen Mitarbeitenden bewerten können, auf drei reduziert. Jeder Beschäftigte muss mit den drei Bewertenden einverstanden sein. Ist er das nicht, hat er ein Vetorecht. Die Mitarbeitenden werden speziell für das Schreiben von Bewertungen geschult. Datenschutzrechtlich ist geändert worden, dass die Bewertungen nicht mehr zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden dürfen. Ausgenommen ist dabei das Endergebnis der Bewertung, das in die Personalakte übernommen werden darf. In diese sollen Zalando-Mitarbeitende nun auch ohne Angabe besonderer Gründe Einblick erhalten können — idealerweise per Passwort am Computer. Die Einsicht soll nach Abschluss eines jeden Bewerbungszyklus möglich sein.

Generell muss einer Einwilligung durch die Mitarbeitenden zunächst umfassende Information vorausgehen. Hat der jeweilige (!) Beschäftigte seine Einwilligung freiwillig erteilt, kann er sie zudem jederzeit frei widerrufen. In Arbeitsverhältnissen ist häufig die Frage problematisch, wie "freiwillig" eine Einwilligung ist, wenn zum Beispiel Karriereschritte oder Gehaltserhöhungen von einer Teilnahme abhängen.

Soll ein Personalbewertungssystem auf § 26 BDSG oder eine Betriebsvereinbarung gestützt werden, ist das oben bereits angesprochene Spannungsfeld zwischen den Interessen des Arbeitgebers und denen der Arbeitnehmer in Einklang zu bringen. Der Arbeitgeber möchte Informationen über seine Mitarbeitenden erhalten, den Beschäftigten steht das Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu. Ein rechtskonformer Einsatz ist hier nicht gänzlich ausgeschlossen, allerdings ist das geplante System konkret so auszugestalten, dass kein (zusätzlicher) Überwachungsdruck beim Arbeitnehmer entsteht.

Praxishinweis: Um eine möglichst hohe Akzeptanz unter den Arbeitnehmern und auch die (datenschutz-)rechtliche Zulässigkeit zu erreichen, sollte ein Personalbewertungssystem so wenig Druck wie möglich bei den Mitarbeitenden erzeugen. Beispielsweise wird ein auf positive Bewertungen ausgerichtetes System eher zulässig sein, als eines, welches für den Arbeitnehmer die Gefahr vor finanziellen oder rechtlichen Konsequenzen birgt.

Wann sind negative Bewertungen erlaubt?

Allgemein bei Bewertungen und insofern auch bei Personalbewertungssystemen gilt grob zusammengefasst: Unwahre Tatsachenbehauptungen, reine Beleidigungen und sogenannte Schmähkritik sind grundsätzlich unzulässig.

Wahre Tatsachenbehauptungen hingegen sind weitestgehend hinzunehmen, in gewissem Rahmen auch dann, wenn sie frühere und mittlerweile abgeschlossene Sachverhalte betreffen. Äußerungen einer Meinung, also einer subjektiven Einschätzung zu Themen, sind im Rahmen der Meinungsfreiheit sehr weitgehend geschützt und damit ebenfalls weitestgehend zulässig.

Richtig aufgesetzte Personalbewertungssysteme als sinnvolle Ergänzung

Die Einführung eines Personalbewertungssystems zur Analysierung beruflich wichtiger Eigenschaften ist ein wertvoller Mechanismus des Personalmanagementsystems, mit dem man den Stand der Berufsausbildung, die funktionalen Fähigkeiten der Mitarbeitenden und des Unternehmens erfassen kann. Die Implementierung ermöglicht es, eine breite Palette von Instrumenten für materielle und administrative Anreize sowie für die berufliche und persönliche soziale Motivation einzusetzen. Wer das Mitbestimmungsrecht und den Datenschutz beachtet, kann durch Personalbewertungssysteme die Arbeitsproduktivität und Produktqualität steigern, sowie eine ausgeglichene und wertschätzende Unternehmenskultur sicherstellen.

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