Komplettlösung oder mehrere Einzellösungen: Diese Entscheidung mussten Personalabteilungen vor der Einführung einer HR-Software treffen. Jetzt gibt es Lösungen, die die Vorteile beider Ansätze vereinen – und den Weg hin zur digitalen HR deutlich vereinfachen. Wie?
Akten zu digitalisieren hilft allein nicht
Nur Pixel statt Papier? Eine digitalisierte HR erfordert mehr, als Dokumente in einer Software zu verwalten. Alle Mitarbeiterdaten müssen zentral verwaltet und Routineaufgaben so weit wie möglich automatisiert werden. Warum?
Angenommen, die Daten liegen verteilt in mehreren Systemen und Mitarbeitende kommunizieren immer noch per E-Mail oder Telefon mit der Personalabteilung. HR-Manager müssen die Daten manuell in verschiedene Systeme einpflegen oder übertragen. Das kostet mehrfach Zeit und Übertragungsfehler sind kaum zu vermeiden. Dokumente müssen ausgedruckt und eingescannt werden. Kurzum: Zwar ist jetzt vieles digital, doch der Aufwand für Personaler ist nach wie vor hoch.
Integrierte Lösung für Prozesse und Daten nötig
Was ist nötig, um Personalabteilungen von zeitraubenden Verwaltungsaufgaben zu befreien und deutlich zu entlasten? Drei Voraussetzungen müssen geschaffen werden:
- Alle Daten müssen bereits digital erfasst werden: Stammdaten, Arbeitszeiten, Leistungsbewertungen und so weiter.
- Die Daten müssen zentral an einem Ort gespeichert und in allen verbundenen Systemen synchronisiert werden.
- Prozesse, die häufig vorkommen, sollten so weit wie möglich automatisiert werden.
Dafür müssen alle Systeme, die Mitarbeiterdaten enthalten, untereinander kommunizieren. Dabei standen Personal- und IT-Abteilungen lange vor einem Dilemma. Vor welchem?
Eine Komplettlösung deckt einen großen Teil aller Personalaufgaben ab – die Funktionen sind fest miteinander verzahnt und tauschen Daten aus. Doch eine Komplettlösung muss für unterschiedliche Szenarien passen und kann nicht jeden Spezialfall abdecken.
Deshalb entschieden sich andere dafür, ausgewählte Einzellösungen zu nutzen, die ihre Anforderungen jeweils am besten erfüllten. Der Nachteil: Systeme unterschiedlicher Anbieter sind nicht unbedingt zu 100 Prozent kompatibel; die IT kann nicht immer Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen den Systemen entwickeln.
Gibt es nicht einen Weg zu einer ganzheitlichen Lösung, bei der sich HR-Abteilungen nicht zwischen zwei Kompromissen entscheiden müssen?
Offen für alles: der Personio Marketplace
HR-Software-Anbieter wie Personio verfolgen einen neuen Ansatz. Mit ihrer Komplettlösung bieten sie Funktionen, mit denen ein Großteil der administrativen HR-Aufgaben erledigt werden können: Onboarding, Zeiterfassung, vorbereitende Lohnbuchhaltung und vieles mehr.
Daneben wissen sie, dass Unternehmen für bestimmte Bereiche weiterhin andere, spezielle Lösungen einsetzen möchten, zum Beispiel für die Schichtplanung oder im Recruiting.
Damit aus der Inbetriebnahme kein IT-Projekt wird, gibt es den sogenannten Marketplace, der direkt in Personio abrufbar ist: Von dort aus können Administratoren Verbindungen zu anderen Systemen aktivieren und zentral verwalten. Teilweise ist eine Integration innerhalb von Minuten eingerichtet.
So genießen Personaler die Vorteile einer nahtlos integrierten Gesamtlösung: zentrale Datenpflege, durchgängig automatisierte Prozesse. Trotzdem behalten sie die Freiheit, jederzeit die für sie ideale Software einsetzen zu können.