Die Auswahl einer passenden HR-Software für die eigene Personalabteilung gestaltet sich oft schwierig. Die folgenden Kriterien helfen bei der Entscheidungsfindung für einen HR-Software-Anbieter und eine HR-Softwarelösung.
Kriterium 1: Liefermodell
Software as a Service
Für alle Hersteller von HR Softwareanwendungen ist es unabdingbar, die disruptiven Veränderungen im Bereich IT aufzugreifen und ihre Anwendungen entsprechend anzupassen. Maßgebend für die Zukunftsfähigkeit einer Software ist, inwiefern sie eine zeitgemäße und langfristig tragfähige Technologie einsetzt. Die Entwicklung zeigt in allen HR-Prozessen, dass cloudbasierte Softwarelösungen auf dem Vormarsch sind. Softwareanwendungen, die sich in der Cloud befinden und als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten werden, haben laut verschiedener Marktprognosen die besten Wachstumschancen.
On-Premise-Systeme
On-Premise-Systeme, also Softwareinstallationen auf Kunden-Servern, verlieren hingegen an Bedeutung. Oftmals bieten die Hersteller beide Systeme an, um für eher konservative Stammkunden genauso attraktiv zu sein, wie für innovative Neukunden.
Die Antworten der Studienteilnehmer auf die Frage nach den von ihnen angebotenen Liefermodellen ihrer Software bestätigten diese Entwicklung. Fast alle Hersteller (94 Prozent) bieten eine cloudbasierte Anwendung. Daneben besteht meistens auch die Möglichkeit, die Anwendung On-Premise (81 Prozent) implementieren zu lassen. Zu erwarten ist, dass On-Premise-Systeme nach und nach an Bedeutung verlieren, da vor allem die Module für die strategischen HR-Prozesse fast immer cloudbasiert angeboten werden.
Outsourcing
Knapp die Hälfte der Teilnehmer gab an, dass sie auch Outsourcing anbieten. Dies gilt für fast alle Hersteller aus dem Bereich Entgeltabrechnung/bAV, die Hälfte der Anbieter aus dem Bereich Recruiting und zum Teil für die Hersteller der Bereiche Zeitwirtschaft und Personaladministration. Allerdings verdrängen Cloud-Modelle zunehmend das klassische Outsourcing.
Kriterium 2: Preismodell
Das Liefermodell bestimmt auch maßgeblich das Preismodell. Während Anbieter von On-Premise-Systemen meist eine einmalige Lizenzgebühr und eine Wartungspauschale verlangen, werden SaaS-Anwendungen über Monats- oder Jahresmieten abgerechnet. Die Teilnehmer gaben bei der Frage nach ihren Liefermodellen meist an, dass bei ihnen unterschiedliche Abrechnungsmodelle möglich sind. Eine Lizenzgebühr plus Wartungspauschale ist bei 77 Prozent der Hersteller möglich. Bei knapp Dreiviertel der Befragten ist eine Monatsmiete möglich und bei der Hälfte der Hersteller auch eine Jahresmiete.
Kriterium 3: Datenschutz und Datensicherheit
Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass Datenschutz und Datensicherheit ein wichtiger Faktor bei der Kaufentscheidung einer HR-Software ist. Mit der Erfüllung der Kundenanforderungen im Bereich Datensicherheit kann ein Hersteller zwar keine Kunden aktiv gewinnen. Erfüllt jedoch ein Hersteller diese Kriterien nicht, gelingt es ihm nicht einmal mehr, in die engere Anbieterauswahl zu kommen.
Im Zuge dessen ist ein wesentliches Auswahlkriterium der Standort des Datenzentrums. Hersteller, deren Datenzentren außerhalb Deutschlands stehen, haben es schwieriger, den Zuschlag zu erhalten. Bei den im Rahmen des HCM-Branchenmonitors befragten Herstellern gaben über Dreiviertel an, dass ihr Datenzentrum in Deutschland steht und nur 16 Prozent versuchen sich am Markt zu behaupten, obwohl ihr Datenzentrum außerhalb von Deutschland, Österreich oder der Schweiz steht. Was den Standort von Datenzentren in den USA angeht hat das sogenannte Privacy Shield das Safe-Harbor-Abkommen abgelöst. (Lesen Sie dazu auch: Privacy Shield: Wie das neue Datenschutzschild funktioniert).
Kriterium 4: Technologie
Nachdem die Breite des Angebotes bei den einzelnen Anbietern zunimmt, ist es aus Käufersicht wichtig zu prüfen, ob alle Anwendungen auch technisch integriert wurden. 81 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Anwendungen auf einer einheitlichen Datenbank beruhen. Etwas weniger (72 Prozent) sind es bei der Frage nach der gleichen Architektur. Nur 69 Prozent bieten eine einheitliche Benutzeroberfläche (User Interface). Überraschend ist, dass gerade dieser Punkt abfällt, wo doch die einheitlich gestaltete Bedienoberfläche, aufgrund der daraus resultierenden besseren Nutzerakzeptanz, für Kunden oft entscheidend ist.
Einer der wichtigsten Aspekte von Cloud- und SaaS-Angeboten ist die Softwareaktualität. Bei On-Premise-Systemen ist der Kunde selbst in der Lage zu entscheiden, wann er eine Neuerung einspielt. Bei SaaS-Angeboten kann er jedoch meistens nur begrenzt auf den Releasezyklus Einfluss nehmen.
Die meisten Hersteller bringen ihre SaaS-Anwendungen mit bis zu fünf Releases pro Jahr auf den aktuellen Stand. Bei knapp 60 Prozent der Hersteller kann ein Release auf Wunsch auch abgelehnt werden. Kunden sollten sich gut überlegen, ob sie in Zeiten immer schnellerer Innovationszyklen Neuerungen im System ablehnen. Es empfiehlt sich, sich auf kurze Releasewechsel einzustellen und entsprechende Strukturen zu schaffen.
Kriterium 5: Serviceleistungen des Anbieters
Ein wichtiger Aspekt im HR-Softwareauswahl-Prozess eines Unternehmens ist auch die Unterstützung, die der Softwarehersteller seinen Kunden bei der Kaufentscheidung bietet. Dass das ein realer Wettbewerbsvorteil ist, haben die meisten Anbieter wohl erkannt. Nur so ist es zu erklären, dass 69 Prozent der Teilnehmer am HCM-Branchenmonitor angeben, die Kunden bei der Auswahl der richtigen Software umfangreich zu unterstützen.
Unterstützung beim Entscheidungsprozess
Auf die Frage, wie sie die Unternehmen beim Entscheidungsprozess unterstützen, wurde am häufigsten die Berechnung des „Return on Investment“ (ROI) genannt. Weiterhin stellen die Anbieter Methoden wie Kosten-Nutzen-Modelle und Prozessanalysen zur Verfügung.
Hilfe bei der Implementierung
Moderne HR-Software muss heute viele Anwendungsfälle und Prozessvarianten abdecken. Eine umfangreiche Unterstützung seitens der Hersteller durch eigene Implementierungsberater oder geschulte Partner ist daher unumgänglich. Es gilt vielmehr im Umkehrschluss: Bietet ein Hersteller hier nur geringe Unterstützung an, oder suggeriert der Verkäufer gar, dass eine Softwareeinführung schnell und quasi nebenbei erledigt werden kann, sollte der Kunde genau nachfragen.
Aufgrund der Bedeutung der Implementierung für den Projekterfolg wurden die Teilnehmer auch hierzu befragt. Dies ergab folgendes Ergebnis: Über die Hälfte der Teilnehmer arbeitet mit einem oder mehreren Implementierungspartnern zusammen. Der Implementierungsaufwand beträgt meist bis zu 100 Tagen. Bei komplexeren Modulen oder bei Einführung einer kompletten HCM-Suite kann der Unterstützungsaufwand auch bis zu 200 Tage betragen.
Service und Consultingleistungen
Neben der eigentlichen Produktimplementierung durch geschulte Consultants, bieten alle Hersteller ihren Kunden weitere Services an. Dazu gehören neben der HR-Prozessberatung und HR-Prozessanalyse auch Schulungen und Beratungen zu den folgenden Inhalten:
• Datenschutz
• Change Management
• IT-Support
• Online-Communities
Kriterium 6: Kundenzufriedenheit
In der heutigen Zeit, in der die Leistungen eines Produktes durch Online-Bewertungen sehr transparent sind, spielt das Thema Kundenzufriedenheit auch in der HR/IT-Softwarebranche eine zentrale Rolle. Regelmäßiger Austausch mit den Kunden zu ihren Wünschen und Bedürfnissen ist daher schon lange Standard. Zur Frage, ob die Kundenzufriedenheit systematisch erhoben wird, gaben dementsprechend auch 81 Prozent der Teilnehmer an, regelmäßige Kundenbefragungen durchzuführen, beispielsweise in Form von Online-Befragungen, Telefoninterviews oder Feedbackformularen.
Auffällig ist allerdings, dass im Bereich der Zeitwirtschaftslösungen nur die Hälfte der befragten Anbieter die Zufriedenheit ihrer Kunden regelmäßig überprüft.
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