"Nach der Pandemie ist vor der Pandemie"

Personalmagazin: Wir befinden uns trotz umfangreicher Maßnahmen zur Eindämmung in der zweiten Welle der Corona-Pandemie. Werden Pandemien nun zu einer neuen Bedrohung, mit der wir leben müssen? 

Dr. Natalie Lotzmann: Zur Frage, ob die Pandemie etwas Neuartiges ist, kommt es auf den Betrachtungszeitraum an. Es gab im letzten Jahrhundert mehrere große Pandemien: Die bekannte Grippe von 1918 bis 1920, die zu  Unrecht "Spanische Grippe" heißt, obwohl sie aus den USA kam, hat viele Millionen Tote gefordert und 1969 gab es die Hongkong-Grippe. Was Ihre bisherige Lebensspanne auf diesem Planeten angeht, ist es für Sie aber wahrscheinlich die erste, die Sie wahrnehmen. Für mich ist es im Unternehmen bereits die vierte: Wir hatten Sars, dann die Vogelgrippe und die Schweinegrippe. Doch tatsächlich hatten diese Pandemien nicht die Ausmaße, die Covid-19 heute hat.

Von einer guten Ausgangslage zu erneut steigenden Infektionszahlen

Personalmagazin: Also gehören Pandemien zum Alltag? 

Lotzmann: Virusausbrüche passieren ständig, ich würde fast sagen täglich. Das ist etwas in der Biologie ganz Normales. Man muss nicht Epidemiologe sein, um zu wissen, dass die nächste Pandemie mit Sicherheit kommt – nach der Pandemie ist vor der Pandemie. Ich habe noch vor dem jetzigen Ausbruch zu denen gehört, die die internen Pandemiepläne hochgehalten haben. Ich hätte aber alles darauf verwettet, dass es ein Grippevirus ist, der die nächste Pandemie auslösen wird. Mit der Möglichkeit, dass das Virus aus der Corona-Familie kommen könnte, hätte ich nicht gerechnet. Denn Corona-Viren sind überall in uns und für viele harmlose Erkältungskrankheiten verantwortlich.

"Die Kontaktbeschränkungen ab Mitte März, verbunden mit der relativ hohen Disziplin, die Aha-Regeln auch anzuwenden, waren absolut richtig." - @NLotzmann von der @SAP zum Umgang mit #Corona

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Personalmagazin: Seit September sind die Infektionszahlen wieder gestiegen. Wurde in Deutschland die falsche Strategie verfolgt? 

Lotzmann: Meine persönliche Meinung ist, dass die Kontaktbeschränkungen ab Mitte März, verbunden mit der relativ hohen Disziplin, die Aha-Regeln auch anzuwenden, absolut richtig waren. Wir hatten dadurch und insgesamt eine sehr gute Ausgangssituation geschaffen, mit der die Viruslast im Land früh eingedämmt wurde. Leider haben wir unsere gute Ausgangsposition durch zu zögerliche und inkonsequente Maßnahmen verspielt. Dabei könnten wir von anderen Ländern so viel lernen, die große Erfahrung im erfolgreichen Umgang mit Epidemien haben.

Pandemiemanagement beim Softwarekonzern SAP

Personalmagazin: Welche Strategie verfolgt SAP, um mit der aktuellen Pandemie umzugehen? 

Lotzmann: Das oberste Ziel ist es, die Gesundheit unserer Mitarbeitenden, unserer Partner und Kunden zu schützen. Mit meinem Team betreue ich über hunderttausend Mitarbeitende weltweit in über sechzig Ländern mit sehr unterschiedlichen gesellschaftlichen Rahmenbedingungen und höchst unterschiedlicher Viruslast. In der Pandemie reagieren wir bei SAP auf diese gesamtkomplexe Situation in unserer Global Pandemic Task Force, die ich bereits Mitte Januar 2020 mit unserem obersten Krisenmanager ins Leben gerufen habe. Sie besteht aus Vertretern der Bereiche Sicherheit, Gesundheit, Personal, Gebäudemanagement, Kommunikation, Reisewesen und Finanzen. Hier wird die Kommunikation an die Mitarbeiter entworfen und hier werden die einzelnen Maßnahmen gesteuert, die beispielsweise im Laufe der Pandemie dazu geführt hatten, die Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken oder Gebäude zu schließen. Dabei sind wir wo immer möglich gezielt an die örtliche Situation angepasst vorgegangen.

In der gleichen Art verfahren wir dann auch sozusagen rückwärts, wenn Mitarbeiter wieder ins Unternehmen zurückgeholt  werden. Wir sprechen hier von Controlled Reopenings. Die große Herausforderung besteht darin, auf der einen Seite bei Ländern wie Deutschland, die relativ gut dastehen, einer gewissen Corona-Müdigkeit entgegenzuwirken, die im ganzen Land unterschiedlich ausgeprägt zu beobachten ist. Das heißt, ganz klar zu sagen, dass bestimmte Regeln wie Abstand halten, Masken tragen, Hände waschen, desinfizieren, lüften und ähnliches weiterhin aufrechterhalten bleiben. Auf der anderen Seite können wir in vielen anderen Ländern noch gar nicht wieder öffnen, selbst wenn die Gesetzeslage das schon zulassen würde, weil nach unserer internen Bewertung der Lage die Gefährdung noch zu groß ist. Nehmen Sie zum Beispiel Indien: Hier müssen wir auch die enormen Risiken durch Rahmenbedingungen wie dem öffentlichen Transportwesen in die interne Betrachtung miteinbeziehen. Es gibt keine Eine-für-alles-Antwort auf die wichtige Frage, wann Büros wieder geöffnet werden können.

Wollen Standorte wieder öffnen, müssen sie uns ihr Konzept und den Katalog der getroffenen Maßnahmen zeigen."

Personalmagazin: Wie treffen Sie die individuellen Entscheidungen für die unterschiedlichen Gebiete konkret? 

Lotzmann: Mein Team stellt jeden Morgen einen globalen Lagebericht zusammen. Dann treffen wir uns zur Lagebesprechung in der Globalen Task Force und bewerten die aktuelle Lage. Hier fließen auch weitere neueste Nachrichten ein: Welche neuen Studien und Veröffentlichungen gibt es? Was sagt die WHO? Was sagen maßgebliche überregional tätige öffentliche Dienste? Für Deutschland beispielsweise das RKI, für Amerika das CDC, für Europa das europäische CDC. All diese Informationen werden daraufhin überprüft, ob sich Anpassungsbedarf für uns ergibt. Die Globale Task Force gibt dabei globale Empfehlungen heraus. Die lokale Bewertung und die operative Verantwortung der Umsetzung liegt dann in den einzelnen Landesorganisationen. Zur Unterstützung haben wir Covid-19-bezogene Gefährdungsanalysen für die verschiedenen Tätigkeiten erstellt und natürlich auch Vorgaben für einen Minimalstandard gemacht. Wollen Standorte wieder öffnen, müssen sie uns ihr Konzept und den Katalog der getroffenen Maßnahmen zeigen. Wir geben dann noch Empfehlungen, beispielsweise: "Eure Zahlen steigen wieder, wartet lieber noch zwei Wochen." Oder aber auch: "Ja, Euer Konzept klingt gut, macht das." Insgesamt ist das ein iterativer Verhandlungsprozess, der bis jetzt super gut funktioniert.

Krisenmanagement bei SAP: Richtlinien und ständiger Austausch

Personalmagazin: Wie gehen Sie im Rahmen dieser grundsätzlichen Strategie mit den für die einzelnen Länder spezifischen Herausforderungen und Anforderungen um? 

Lotzmann: Neben der globalen Task Force gibt es noch regionale Task Forces in den verschiedenen Orten, die natürlich noch mal genauere Kenntnisse über die Herausforderungen in den zugehörigen Ländern haben. Es ist ganz wichtig, dass wir uns nicht von zentraler Seite anmaßen, jede länderspezifische Besonderheit und Einzelheit genau zu kennen. Wir sind vielmehr diejenigen, die die generellen Richtlinien vorgeben, die dann im ständigen Austausch modifiziert und angepasst werden.

Personalmagazin: Welche Konzepte verfolgen Sie für Deutschland? 

Lotzmann: Wir müssen uns hier natürlich unter anderem danach richten, was das Bundesministerium für Arbeit und Soziales vorgibt. Wir richten uns nach den neuen Covid-19-Arbeitsschutzrichtlinien, hinter denen wir voll und ganz stehen. Tatsächlich waren wir mit den Empfehlungen unserer Task Force in der Regel vor der Lage, das heißt, wir haben bei SAP Dinge schon veranlasst, bevor sie öffentlich geregelt beziehungsweise angeordnet worden waren, weil wir sie einfach als geboten erkannt hatten. Schon früh war beispielweise kommuniziert, dass jeder von zu Hause aus arbeiten kann, oder dass Maske getragen werden soll. 

"Early Watch ist für uns eine Haltungssache. Es ist Teil unseres Business, dass wir prädiktiv sind, also schauen, was als nächstes passieren kann, um darauf vorbereitet zu sein." - @NLotzmann zum #Krisenmanagement bei der @SAP

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Personalmagazin: Sie sagen, SAP war häufig schon auf Maßnahmen vorbereitet, bevor sie amtlich wurden. Wie kann man das schaffen? 

Lotzmann: Early Watch ist für uns eine Haltungssache. Es ist Teil unseres Business, dass wir prädiktiv sind, also schauen, was als nächstes passieren kann, um darauf vorbereitet zu sein. Als wir die Task Force aufgestellt haben, gab es außerhalb von China 37 Fälle. In dieser Lage galt für uns, die richtigen Leute zusammenzuziehen, in täglichen Besprechungen die Lage zu beobachten, zu sondieren und die ersten Maßnahmen vorzubereiten. Bereits am 29. Januar 2020 haben wir auf der Startseite des Unternehmensportals über den Virusausbruch berichtet und zu intensiven Hygienemaßnahmen geraten. So konnten wir über Offenheit Vertrauen schaffen und unsere Mitarbeitenden weltweit kontinuierlich vorbereiten. Die Vorteile einer gut geordneten Struktur zeigten sich beispielsweise auch an unserer kurz darauffolgenden Plakataktion: Innerhalb von 24 Stunden wurden Informationsplakate zur Hygiene entworfen, genehmigt, verteilt und weltweit innen und außen an allen Toilettentüren aufgehängt.

Umstellungen bei SAP nicht so disruptiv wie in anderen Betrieben

Personalmagazin: Zu diesem Zeitpunkt wurde das Virus von vielen in Deutschland als ein Problem verkannt, das alleine in China existiert. Wie konnten Sie Ihre Mitarbeiter in Deutschland dafür sensibilisieren? 

Lotzmann: Wir sind ein globales Unternehmen, das bringt ständige Reisetätigkeit und permanenten Austausch zwischen den verschiedenen Ländern mit sich. Da ist es nur eine Frage der Zeit, bis ein Virus aus China auch bei uns im Betrieb ist. Dieses Bewusstsein haben wir aufgrund unserer Struktur und unserer Arbeitsweise stark verinnerlicht: Wir sind global, wir denken global und wir sind auch mit unseren Kollegen global vernetzt. Die meisten Mitarbeitenden haben Teamkolleginnen und -kollegen auf anderen Kontinenten. Dieses Bewusstsein hat uns in der Pandemie privilegiert. Ein anderes großes Privileg ist, dass wir alle bereits einen digitalen Arbeitsplatz hatten, weil fast jeder, zumindest tageweise, sowieso schon von zu Hause gearbeitet hat. Insofern war virtuelle Zusammenarbeit bei uns selbstverständlich, die Umstellung also lange nicht so disruptiv wie in Betrieben, in denen auch bei Büroarbeit noch traditionell fest auf Anwesenheit gesetzt wird.

Personalmagazin: Wie handhaben Sie aktuell Entsendungen und Dienstreisen der Mitarbeiter ins Ausland? Hat sich die Policy hier verändert?

Lotzmann: Wir haben sehr früh die Entsendepraxis auf "Business Critical" heruntergefahren – also nur erlaubt, was absolut erforderlich war, beispielsweise um einem Kunden vor Ort zu helfen. Das war noch eine ganze Zeitlang theoretisch gut möglich, solange Flüge noch möglich waren und auch die örtlichen Gesetzgebungen einer Reise nicht entgegenstanden. Schnell hat sich aber herausgestellt, dass auch unter diesen Bedingungen die Mitarbeitenden in schwierige Situationen kommen konnten, weil Gebiete kurzfristig zum Risikogebiet erklärt oder Flüge gestrichen wurden. Also haben wir hier nochmals so stark wie möglich reduziert. Aktuell sind Dienstreisen immer noch auf ein absolut notwendiges Minimum begrenzt.  

Was Natalie Lotzmann von der SAP im Zuge der Krise empört hat

Personalmagazin: Gab es denn etwas, was Sie in den letzten zehn Monaten dann doch überrascht hat? 

Lotzmann: Was mich nicht nur überrascht, sondern auch empört hat, war die lange, lange Weigerung der WHO und auch des RKI, dem Thema Maske die Bedeutung zuzuordnen, die es logischerweise hat. Es wurde ja früh erkannt, dass es sich um eine hauptsächlich über die Luft übertragene Infektion handelt. In solchen Fällen sagt einem schon der gesunde Menschenverstand, dass jedes Stück Stoff, das sich vor Mund und Nase befindet, die potenziell infektiöse Wolke vermindert, die beim heftigen Atmen, Singen, Schreien und Sprechen ausgestoßen wird. 

Unsere obersten Behörden hatten Gründe, hierauf nicht einzugehen: So gab es zu Beginn nicht genug Masken und die Verteilung war nicht gesichert. Natürlich tut man sich schwer, etwas zu empfehlen, das nicht verfügbar ist. Doch sie haben sich – sicher auch bedingt durch die vielen Ratgeber aus dem medizinischen Umfeld – mit einer für mich nicht nachvollziehbaren Vehemenz der Idee verschlossen, dass auch Masken ohne entsprechendes CE-Zertifikat eine gewisse Wirkung haben. Der richtige Weg wäre doch gewesen, sich frühzeitig unabhängig zu machen. Jeder hat Stoff zu Hause und jeder kann damit auch  einen Beitrag leisten. So haben wir beispielsweise Maskenbauanleitungen kommuniziert und eigene Masken herstellen lassen. Dazu wurden intern im SAP-Gesundheitswesen Masken verschiedener Hersteller auf Kriterien wie Stoffqualität, Dichte, Passform und Ähnliches geprüft und dann das aus unserer Sicht beste Modell in Auftrag gegeben.  

Ganz wichtig ist, sich bewusst zu machen, was Mit­ar­beiter in der Pan­demie oder generell in Krisen­situationen be­nöti­gen: Orien­tie­rung, Vertrauen und eine Perspektive."

Personalmagazin: Was wären die wichtigsten To-dos einer Gesundheitsstrategie, um bei Pandemien besser vorbereitet zu sein? 

Lotzmann: Ganz wichtig ist, und das gilt für kleine und große Unternehmen gleichermaßen, dass man sich bewusst macht, was Menschen in der Pandemie oder generell in Krisensituationen grundsätzlich benötigen: Orientierung, Vertrauen und eine Perspektive. Das heißt, es muss frühzeitig eine klare Kommunikationsstrategie aufgebaut werden, die auch aufrechterhalten bleibt, wenn die Menschen von zu Hause aus arbeiten. Sie soll Vertrauen und Sicherheit geben hinsichtlich der Fragen: Wie ist die Situation? Wie kann ich mich und andere schützen? Was sind die Regeln, was wird erwartet? 

Eine der großen Lessons Learned, die ich bei vielen mittleren und kleineren Unternehmen beobachte, ist, dass die Bereitschaft, Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen, stark zugenommen hat. Ungeachtet der vielen Herausforderungen, die sich beispielsweise durch häusliche Kinderbetreuung bei geschlossenen Schulen und Kitas ergeben haben, ist in Deutschland die in technischer und produktiver Hinsicht wichtige Erfahrung gemacht worden, dass Arbeit im Homeoffice besser funktioniert als gedacht. Diese Erkenntnis wird uns begleiten. Aber auch die Erkenntnis, dass Arbeiten von zu Hause je nach Lebenssituation völlig unterschiedliche Herausforderungen hat.

Mein Rat an alle Unternehmen: Fragt. Interessiert euch dafür, wie es euren Leuten geht und was sie brauchen. Macht Umfragen. Sorgt für eine gute Auswahl und Schulung der Führungskräfte. Man muss, wenn man virtuell führt, mehr Mühe darauf verwenden, mit den einzelnen Menschen zu sprechen, auch und gerade über Nichtfachliches. Führungskräfte sollten Flexibilität anbieten, in vielen Fällen lässt sich die Arbeit ja über den ganzen Tag verteilen. Um zu wissen, was im Einzelnen hilft, muss man wissen, was die Menschen bewegt. Einfühlungsvermögen ist von Führungskräften gefordert, völlig unabhängig von der Unternehmensgröße. Und dann würde ich natürlich sagen: Sorgt vor. Habt einen Pandemieplan in der Schublade. Spielt Ernstfälle durch. Bevorratet Schutzausrüstung. Arbeitet mit guten Betriebsärzten zusammen. 

Mentale Gesundheit der Mitarbeiter als Produktivitätsfaktor

Personalmagazin: Alles in allem: Sehen Sie zuversichtlich in die Zukunft hinsichtlich der Gesundheit in den Unternehmen?

Lotzmann: Ich sehe absolut zuversichtlich in die Zukunft. Erstens bin ich grundsätzlich davon überzeugt, dass der Mensch und die Menschheit ständig lernen und sich weiterentwickeln. Krisen wirken als Verstärker und als Beschleuniger dieser Entwicklung. So haben wir zum Beispiel gerade erfahren können, wie wichtig mentale Gesundheit gerade während einer Krise für den Erfolg eines Unternehmens ist. Unsere eigenen jahrelangen Messungen des Zusammenhangs zwischen gesunder Kultur und Profitabilität haben erneut gezeigt, dass die mentale Gesundheit der Mitarbeiter längst ein Produktivitätsfaktor ist. 

Gerade Belastungssituationen wie die derzeitige Pandemie können natürlich enorme Auswirkungen auf die mentale Gesundheit haben. Wichtig ist nun, dass sich Führungskräfte um ihre Teammitglieder kümmern, über einfache Anrufe und Fragen nach dem Wohlbefinden bis hin zur betrieblichen Einrichtung von Employee-Assistance-Programmen, an die sich Mitarbeiter und deren Angehörige 24 Stunden am Tag mit allen Sorgen und Nöten wenden können. Ich bin zuversichtlich, dass sich hier die entsprechenden Haltungen in Unternehmen etablieren und immer weiter verbessern werden, auch weil die Datenlage dazu immer besser wird.

Dieses Interview ist in Personalmagazin 1/2021 erschienen. Lesen Sie die gesamte Ausgabe auch in der Personalmagazin-App.

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