15 Spielregeln für hybride Teams

So oberlehrerhaft es klingen mag: Ein paar Verhaltensregeln machen hybride Meetings wesentlich effizienter. Ist die Agenda der Fahrplan für die Teilnehmenden, so sorgen die Grundregeln für einen respektvollen Austausch auf Augenhöhe. Vor allem bei wiederkehrenden Meetings ist es sinnvoll, die Grundregeln gemeinsam mit den Teilnehmenden zu entwickeln. Wenn das Team sie mitgestaltet, fühlt es sich ihnen stärker verpflichtet.

Welche Regeln können hilfreich sein? Hier haben wir alles aufgelistet, was zum Erfolg Ihrer hybriden Meetings beiträgt. Teilen Sie die für Sie relevanten Regeln mit Ihrem Team.

Regel 1: SPEAK UP!

Eine vertrauensvolle Atmosphäre und der Austausch auf Augenhöhe machen hybride Meetings erfolgreich. Geben Sie allen Teilnehmenden das Gefühl, jederzeit Zweifel konstruktiv äußern zu dürfen. Deshalb gilt die SPEAK-UP-Regel:

• Du hast das Gefühl, wir verzetteln uns? SPEAK UP!
• Du stellst ein Ungleichgewicht fest oder fühlst dich benachteiligt? SPEAK UP!
• Es gibt störende Elemente, weil Personen schlecht zu hören sind, das Audio aussetzt oder jemand die Webcam nicht einschaltet (trotz Vereinbarung)? SPEAK UP!
• Du siehst keinen Nutzen für dich oder auch andere im Meeting? SPEAK UP!

Fördern Sie als Führungskraft diese SPEAK-UP-Kultur. Loben Sie Mitarbeitende, die sich äußern, um etwas diskutieren oder klären zu wollen. Bieten Sie Zeit im oder nach dem Meeting an, damit kleine Diskussionsrunden rund um das Feedback stattfinden können. Fordern Sie von allen Teilnehmenden ein, dass sie die SPEAK-UP- und Feedbackkultur pflegen.

Regel 2: Agenda vorab verschicken

Eine knappe Agenda ist verpflichtend für jedes Meeting. Es gilt:

• Teilnehmende werden in die Gestaltung involviert oder geben vorab Feedback zu den Punkten.
• Die Agenda enthält klare Ziele.
• Sie ist mindestens 24 Stunden vor Meeting-Beginn für alle zugänglich.
• Zum Start des Meetings werden die Agendapunkte kurz besprochen.
• Kursänderungen werden abgestimmt und integriert.

Regel 3: Ziel klar formulieren

Über allem steht ein klar definiertes Ziel. Dieses macht es für alle ersichtlich und nachvollziehbar, was mit diesem Meeting erreicht werden soll und welchen Mehrwert die Teilnehmenden zu dem Erfolg beisteuern können. Das Ziel ist wie ein Credo – das Warum hinter dem Meeting. Auch für informelle Meetings sollte es stets ein klares Ziel geben, so zum Beispiel: Den Zusammenhalt im Team stärken.

Regel 4: Hybride Meetings als Teamsport sehen

Die Durchführung hybrider Meetings ist ein Teamsport. Je mehr Menschen die organisierende Person unterstützen, desto erfolgreicher wird das Meeting. Das lässt sich durch die Vergabe von Rollen fördern. Persönliches Engagement und gegenseitige Unterstützung aller Beteiligten sind notwendig.

Regel 5: Vorbereitung ist das A und O

Alle bereiten sich inhaltlich auf das Meeting vor. Die Teilnehmenden verpflichten sich, die Vorbereitungsaufträge zu erledigen: Dokumente lesen, bearbeiten etc. Ebenfalls dazu gehört die Vorbereitung auf die jeweilige Rolle, die den Teilnehmenden für das Meeting übertragen wurde. Je größer das Commitment, desto besser der Workflow im Meeting. Wer die Vorbereitungen versäumt und die anderen nicht rechtzeitig vorab darüber informiert, riskiert, nicht beim Meeting dabei sein zu können oder für dessen Verschiebung verantwortlich zu sein.

Regel 6: Eigeninitiative ist erwünscht

Jede und jeder ist gleichermaßen für das Gelingen des Meetings verantwortlich. Eigeninitiative und Austausch mit anderen sowie aktives Einbringen und Mitgestalten des Meetings sind eine Selbstverständlichkeit.

Regel 7: Verbindlichkeit

Die Teilnehmenden geben so früh wie möglich Bescheid, ob sie als Zoomie oder als Roomie dabei sein werden. Eine verbindliche Zu- oder Absage ist selbstverständlich. Auf Meeting-Einladungen einfach nicht zu reagieren, ist ein No-Go.

Regel 8: Fokus

Die Teilnehmenden verpflichten sich aus Respekt und Wertschätzung den anderen Personen gegenüber, fokussiert am Meeting-Geschehen teilzunehmen. Auch wenn das Mobiltelefon oder der Laptop eingebunden oder greifbar sind, ist es nicht in Ordnung, schnell noch E-Mails zu beantworten oder den privaten Chat zu checken.

Regel 9: Pünktlichkeit

Pünktlichkeit ist in hybriden Meetings Pflicht, weil sonst schnell ein Ungleichgewicht zwischen Roomies und Zoomies entstehen kann. Außerdem stört es den Verlauf, wenn Teilnehmende zu spät ins Meeting platzen. Wer zu spät kommt, zahlt in die Kaffeekasse.

Regel 10: Sichtbarkeit

CIAO: Camera Is Always On! Das ist Pflicht, wenn die Kommunikation für alle Teilnehmenden gleichwertig verlaufen soll. Die Roomies können sich schließlich auch keine Tüte über den Kopf ziehen und sich verstecken. Ein hybrides Meeting ohne Webcam ist eine Telefonkonferenz – ein Relikt aus den 1990er-Jahren. Wir müssen keine Technologie-Fanatikerinnen und -fanatiker sein, um den Wert der Videoübertragung in der hybriden Zusammenarbeit zu erkennen. Die eingeschaltete Webcam ist das Fenster in der digitalen Wand, durch das die Roomies und Zoomies sich sehen können, um besser miteinander zu interagieren.

Regel 11: Technik und Internet

Die Internetverbindung muss stehen. Punkt. Smartphone-Calls aus dem Auto heraus? Schwaches Internet im Homeoffice? No way. Sorgen Sie für eine gute Verbindung! Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber. Vielleicht steuert er etwas zu Ihrem Internet-Upgrade bei? Das kommt auch ihm zugute, denn eingefrorene Bilder und abgehackte Audios sind Effizienzkiller.

Alle Zoomies sind technisch einwandfrei ausgestattet und zeigen ein professionelles Bild. Nur wer gut zu hören und zu sehen ist und sich dem Umfeld entsprechend darstellt, kann die digitale Wand einreißen und den Roomies das Gefühl geben, präsent im Raum zu sein.

Regel 12: So reden wir miteinander

Mit klaren Kommunikationsregeln vermeiden Sie, dass mehrere Teilnehmende gleichzeitig zu sprechen beginnen. Die klarste Regel kennen wir aus der Schulzeit: das Handheben. Dort hat es gut funktioniert, und es spricht nichts dagegen, diese wirksame Methode im hybriden Meeting einzusetzen, um die Effizienz voranzutreiben. Wer reden möchte, hebt die Hand und spricht erst, wenn er oder sie von der oder dem Moderierenden aufgerufen wird. Das gilt für Zoomies genauso wie für Roomies. Um den Kommunikationsfluss nicht durch Interferenzen zu stören, stellen die Zoomies ihre Mikrofone auf lautlos, wenn sie nicht sprechen. Die Ausnahme: Wenn eine heiße Debatte läuft, können sie ihre Mikros anlassen.

Regel 13: Pausen machen

Pausen sind essentiell. Dauert das Meeting über 90 Minuten an, sollten Sie nach 45 Minuten eine längere Pause einlegen, um die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmenden aufzuladen und den Stresspegel zu senken. Bei kürzeren Meetings reichen auch mal 5-Minuten-Pausen.

Regel 14: Recording und/oder Protokollieren

Das Meeting wird aufgezeichnet und/oder akribisch protokolliert. Eine Aufzeichnung ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht immer zulässig – oder es gibt Einzelne, die das nicht möchten. In diesem Fall sollten Sie als organisierende Person einen Protokollanten oder eine Protokollantin wählen. Im Protokoll sollten immer auch die nächsten Schritte und Aufgaben festgehalten werden: Was muss getan werden? Wer ist dafür verantwortlich? Wann und wo werden die Informationen verfügbar sein? Falls unter den Roomies nach Beendigung des Meetings noch einmal eine Diskussion zu Themen ausbricht, müssen deren Inhalte unbedingt protokolliert und an die Zoomies gesendet werden.

Regel 15: Direkter Zugang zu Aufzeichnungen und Dokumentationen

Das Protokoll und andere wichtige Informationen und Dokumente aus dem Meeting sind unmittelbar im Anschluss für alle einsehbar. Am einfachsten geht das über einen Shared Folder (z. B. Google Drive, OneDrive etc.), auf den alle Zugriff haben und den alle asynchron bearbeiten können.

Fazit: Regeln sorgen für Zusammenhalt und ein zielführendes Meeting-Erlebnis

Fällt Ihnen noch mehr ein? Je klarer Sie die Regeln mit den Teilnehmenden festlegen, desto größer sind die Chancen, dass Ihre Meetings ein Erfolg werden. Es mag Ihnen anfangs kleinlich vorkommen, aber Spielregeln sind in hybrider Zusammenarbeit enorm wichtig, um für alle ein ausgeglichenes und zielführendes Meeting-Erlebnis zu schaffen. Sie sorgen für Zusammenhalt, Selbstverpflichtung und Engagement.

Buchtipp:

Dieser Beitrag ist ein Auszug aus dem Taschenguide "Hybride Meetings" von Andrea Heitmann und Anne Michel, das im August 2022 bei Haufe erschienen ist. Darin finden Sie unter anderem Tipps für die Organisation hybrider Meetings, zur Ausstattung von Meetingräumen und Homeoffice-Arbeitsplätzen sowie zu Tools und (Moderations-)Methoden, die sich besonders gut für hybride Meetings eignen. Sie können das Buch hier bestellen.

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