Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

Beschaffung von Bildern, Systematisierung und Archivierung von Bildbeständen, Einpflegen digitaler Aufnahmen in Datenbanken, Scannen von Bildern und Bearbeitung mittels spezieller Bildbearbeitungsprogramme am Rechner, Verkauf von Bildmaterial und Akquirierung von Kunden, Verhandlung über Nutzungsrechte, Honorare, Erstellung von Bildkatalogen und Werbemitteln.mehr

Rz. 100 Der Aufbau und der Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung angewandten Verfahrens müssen für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Frist nachvollziehbar und nachprüfbar sein, § 145 AO. Um die Überprüfbarkeit elektronischer Abrechnungen zu gewährleisten, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:[1] Eingehende elektronische Rechnungen müssen in d...mehr

Rz. 119 Nach § 14 b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren: ein Doppel der (Ausgangs-)Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, alle (Eingangs-)Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat. Rz. 120 Die zuvor genannten Aufbewahrung...mehr

Rz. 12 Abs. 3 lässt unter bestimmten Voraussetzungen die Aussonderung geschlossener Grundbuchblätter zu (vgl. § 10a GBO, dort auch zur Archivierung). Rz. 13 Sind Grundbuchblätter durch Scannen erfasst worden, ist wegen der bildgetreuen Speicherung die Aussonderung zulässig, da im Bedarfsfall auch die historischen Grundbuchstände zweifelsfrei festgestellt werden können. Die Au...mehr

Rz. 4 Papierlos archiviert werden können grundsätzlich die gesamten vom Grundbuchamt zu verwahrenden Grundakten. Da die Einreichung von Dokumenten auf Bild- oder Datenträger entsprechend § 8a Abs. 4 HGB nicht vorgesehen wurde, müssen sämtliche Dokumente dem Grundbuchamt zunächst in Papierform vorgelegt werden. Die Erfassung wird durch das Grundbuchamt selbst besorgt. Aufzube...mehr

Rz. 16 Im Gegensatz zur papierlosen Archivierung nach Abs. 1 und 2, die den Grundaktenbestand lediglich verlagert, soll die Aussonderung von Schriftstücken nach Abs. 3 den Papierbestand und -anfall vermindern. Die weitere Aufbewahrung der ausgesonderten Originale ist nicht vorgesehen. Rz. 17 Ausgesondert und anschließend vernichtet werden dürfen aber nur solche Schriftstücke,...mehr

Rz. 11 § 72 Abs. 2 GBV korrespondiert mit § 10a GBO (vgl. § 10a GBO Rdn 4), der für papierene wie für maschinelle Grundbuchblätter gilt. Danach kommen verschiedene Archivierungsformen für geschlossene maschinelle Grundbuchblätter in Betracht:mehr

Rz. 6 § 10a GBO legt sich nicht auf bestimmte Verfahren fest, sondern ist gegenüber allen geeigneten Archivierungsmethoden – auch künftigen technologischen Entwicklungen – offen, sofern dauerhaft die Wiedergabe oder die Lesbarmachung der Daten sichergestellt ist. Rz. 7 Bei der beispielhaft genannten Wiedergabe auf einem Bildträger wird durch Mikroverfilmung ein verkleinertes,...mehr

Rz. 8 Nähere Vorschriften über die Behandlung des Protokolls enthält die Vorschrift nicht mehr. Das Protokoll muss nunmehr nur noch für Stichprobenverfahren durch die aufsichtsführenden Stellen bereitgehalten werden. Neben Zwecken der Überprüfung dient es nunmehr ausdrücklich auch der Kostenberechnung. Rz. 9 Die Ausgestaltung des in § 133 Abs. 5 S. 2 GBO angelegten Verfahrens...mehr

Rz. 12 Abs. 2 stellt eine Reihe von Anforderungen auf, die die Übereinstimmung von Original und Wiedergabe so weit wie möglich gewährleisten, etwaige farbliche Abweichungen ersichtlich machen und die Originale für die dann eingeschränkten Fälle der Einsichtnahme verfügbar halten sollen. Rz. 13 Nach der Erfassung auf Bild- oder Datenträger ist die Wiedergabe – und nicht das Or...mehr

Rz. 36 Auf die Kontaktaufnahme zwischen dem Verkäufer und dem potenziellen Erwerber, die regelmäßig durch die vom Verkäufer beauftragten Berater vermittelt wird, folgt meist die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung.[25] Hinweis Solche Vereinbarungen regeln, ob, und unter welchen Voraussetzungen und an wen die bei den Verhandlungen (und ggf. einer Unternehmensprüf...mehr

Im Folgenden wird am Beispiel einer GmbH aus der IT-Branche beschrieben, wie die Entwicklung einer neuen Software bewertet werden kann. Die GmbH hat den Trend zum Cloud-Lösungen oder Computing on Demand (COD) oder erkannt und plant, ihren Kunden Software für unterschiedliche Themen und Inhalte anzubieten. Cloud-Lösungen zeichnen sich u. a. dadurch aus, dass der Kunde Softwar...mehr

Die GmbH hat die Projektbewertung auch für die beiden anderen Vorhaben, Archivierung on Demand und Hosting on Demand, durchgeführt. Die Arbeitsblätter haben eine nummerische Ergänzung, um die Vorhaben leichter unterscheiden zu können. Sollen zwei Vorhaben miteinander verglichen werden, müssen die Blätter mit der Ziffer 2 und, wenn drei Projekte verglichen werden sollen, zusät...mehr

Gegenstand der Prüfung sind alle nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Haupt-, Neben- und Vorsystemen, z. B.: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchführung Kassensysteme Warenwirtschaftssystem bei Bewertungen Fakturierung, Abrechnungssoftware Kostenstellenrechnung, z. B. b...mehr

Rechnungen müssen neben den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auch den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes [1] genügen. Die Rechnungserstellung kann handschriftlich, mittels Textverarbeitung bzw. Tabellenkalkulation oder elektronisch im Datenverarbeitungssystem...mehr

Der Hauptfachausschuss (HFA) des IDW hat in seiner Sitzung am 28.9.2022 die IDW Prüfungsstandards für weniger komplexe Einheiten (IDW PS KMU) verabschiedet. Die insgesamt 9 Prüfungsstandards können bei der Prüfung von Abschlüssen und Lageberichten von weniger komplexen Einheiten angewendet werden. Hierbei werden die internationalen Anforderungen der ISA nicht vollumfänglich ...mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält; die Echtheit d...mehr

Rz. 200 Das Umsatzsteuerrecht kennt als belegmäßigen Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung nur den Verbringungsnachweis und den Be- oder Verarbeitungsnachweis. Wie die Nachweise im Einzelnen zu führen sind, ist in der UStDV geregelt, und zwar a. die Gelangensvermutung (§ 17a UStDV; Rz. 207ff.), b. der Verbringungsnachweis (§ 17b Abs. 2 und 3 UStDV; Rz. 221), in Beför...mehr

In Fällen eines Systemwechsels, einer Migration oder Archivierung muss sichergestellt sein, dass alle Datensätze (mit sämtlichen Datenfeldern und Metadaten) in das neue System übernommen werden.[1] Bei Archivierungen muss darauf geachtet werden, dass dieselben Auswertungen wie im Produktivsystem möglich sind. Sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, kann die Finanzbehörd...mehr

Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern.[1] Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.[2] Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist...mehr

Datenschutzrechtlich ist die Frage mit den meisten Aufsichtsbehörden im Hinblick auf die Kontrolle des Datenverkehrs und im Hinblick auf die Archivierung von E-Mails durch eine kombinierte Lösung einer Einwilligung und – soweit möglich – einer Betriebsvereinbarung gelöst. Die Beschäftigten sollten jeder einzeln eine Einwilligung unterzeichnen, in der sie bestätigen, dass sie...mehr

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den Vertretern der obersten Finanzbehörden der Länder gilt für das internationale Verständigungs- und Schiedsverfahren auf dem Gebiet der Steuern vom Einkommen und vom Vermögen folgendes Merkblatt: Inhaltsübersichtmehr

Rz. 105a Durch das Jahressteuergesetz 2022[1] wurde eine Öffnungsnorm zum Steuergeheimnis zur Archivierung geschützter Daten aus dem Besteuerungsverfahren und zur erlaubten Nutzung dieser Daten durch das Bundesarchiv oder zuständige Landes- oder Kommunalarchive geschaffen, die zugleich eine bundesgesetzlich orientierte Verwendungsbeschränkung dieser Daten regelt. Zu beachten...mehr

Rz. 105e Die das Steuergeheimnis einschränkende Archivgutregelung des § 30 Abs. 4 Nr. 2d AO sieht hinsichtlich des Bundesarchivs vor, dass die Offenbarung oder Verwertung der geschützten Daten zulässig ist, soweit sie der Sicherung, Nutzung und wissenschaftlichen Verwertung von Archivgut der Finanzbehörden durch das Bundesarchiv nach Maßgabe des BArchG dient. Einschlägig sin...mehr

Rz. 105h Auch für Landes- und Kommunalarchive greift die Öffnungsregelung zum Steuergeheimnis durch § 30 Abs. 4 Nr. 2d AO. Danach ist die Offenbarung oder Verwertung geschützter Daten zulässig, soweit sie der Sicherung, Nutzung und wissenschaftlichen Verwertung von Archivgut der Finanzbehörden durch das zuständige Landes- oder Kommunalarchiv nach Maßgabe des einschlägigen La...mehr

Rz. 2 Die Norm hat eine längere Vorgeschichte. In ihren Grundzügen entspricht sie § 22 RAO. Die Formel des § 22 RAO "Das Steuergeheimnis ist unverletzlich" ist in der AO ersetzt worden durch das klarere Gebot "Amtsträger haben das Steuergeheimnis zu wahren" (s. auch Rz. 3). In der ausdifferenzierten Norm sind die in Lit. und Rspr. zu § 22 RAO entwickelten Gedanken insbesonde...mehr

Rz. 107 Die Überwachung der Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Vorschriften erfolgt zweigleisig, zum einen durch staatliche Behörden, zum anderen durch die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Rz. 108 Beide haben bei der Überwachung eng zusammenzuarbeiten und sich z.B. über Betriebsbesichtigungen zu unterrichten. Die obersten Landesbehörden können den gesetzlichen Unf...mehr

Begriff Mit der Buchführung halten Unternehmer alle – wirtschaftlichen und rechtlichen – Geschäftsvorfälle ihres Unternehmens im Geschäftsjahr zahlenmäßig fest. Dazu gehören vor allem die Geschäfte mit Kunden, Lieferanten und Banken. Am Jahresende muss die Buchführung die Aufstellung einer Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung ermöglichen. In der Buchführung werden all...mehr

Im Rahmen des Rechnungswesens ist eine organisierte Belegablage sicherzustellen. Datensicherheit hat das technische Ziel, Daten jeglicher Art in ausreichendem Maße gegen Verlust, Manipulationen und andere Bedrohungen zu sichern. Die physische Unversehrtheit der Unterlagen, soweit in Papierform vorhanden, ist durch entsprechende Schränke, Feuerschutztüren oder Safes sicherzus...mehr

Die Bedeutung der Reisekostenabrechnung für den Aufgabenbereich in der Buchhaltung ist in den deutschen Unternehmen sehr unterschiedlich. In einigen Unternehmen gibt es kaum Reisetätigkeit und damit auch nur wenig Abrechnungen, in anderen ist die Abrechnung im Personalwesen angesiedelt. Es gibt immer eine Verbindung zur Buchhaltung, die am Ende des Prozesses alle Belege verb...mehr

Der Einkauf von immer mehr Waren im Netz und die verbreitete Nutzung von Firmenkreditkarten sind Gründe für den Bedeutungsverlust der Barkassen in den Unternehmen. Dennoch sind sie unverzichtbar, wenn es kleinere oder größere Barkäufe gibt oder wenn Kunden die Vorkassevereinbarung durch Barzahlungen bei der Abholung erfüllen. Sinkt der Gebrauch der Barkasse, geht auch die Erfa...mehr

Ein wesentlicher wirtschaftlicher Vorteil digitaler Rechnungen ist die digitale Archivierung. Dabei wird sowohl für die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen die gleiche Technik genutzt. Die Rechnungen werden in einem Dokumentenmanagementsystem, das als grundsätzliche Voraussetzung für eine sinnvolle Digitalisierung im Rechnungswesen genannt wird, verwaltet. Der wirtscha...mehr

Die Nutzung der digitalen Rechnung erfolgt schrittweise: Sie beginnt mit der Akzeptanz von digitalen Eingangsrechnungen bzw. dem Versenden digitaler Ausgangsrechnungen und wird mit dem digitalen Archiv ergänzt. Darauf bauen dann die weiteren digitalen – mit steigendem Automatisierungsgrad – Abläufe auf. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass notwendiges Knowhow in der Buchhaltun...mehr

Die Technik der digitalen Rechnung wird bestimmt durch die Form der Rechnung, die mit externen Partnern vereinbart wird. Die Archivierung hat einen großen Anteil an der optimalen Nutzung. 1.1.1 Die digitale Form Der einfachste Weg zur digitalen Rechnung ist es, nur das Abbild des Dokuments zu digitalisieren und ohne Rücksicht auf den Inhalt zwischen Absender und Empfänger auf ...mehr

Jede digitale Ausgangsrechnung ist auch eine digitale Eingangsrechnung auf der Seite des Rechnungsempfängers. Für die eigene Kreditorenbuchhaltung muss entschieden werden, wie weit die Digitalisierung in den internen Abläufen genutzt werden soll. Szenarien für die Digitalisierung bei Eingangsrechnungen: Die digitale Eingangsrechnung wird gedruckt und manuell in der Buchhaltung...mehr

In dem nach § 146 Abs. 2a S. 1 AO schriftlich zu stellenden Antrag sind die für die Verlagerung vorgesehenen elektronischen Bücher und sonstigen erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen nach Art und Umfang näher zu bezeichnen und konkret anzugeben, welche Bearbeitungs-/Verarbeitungsvorgänge (Erfassung, Kontierung, Datenverarbeitung, Archivierung, etc.) zukünftig im Ausla...mehr

Ausfuhrlieferungen, [1] Lohnveredelungen, [2] innergemeinschaftliche Lieferungen. [3] Umsätze für die Seeschifffahrt [4] : Es handelt sich (wie bei der Luftfahrt) um eine sog. Vorstufenbefreiung. Steuerfrei sind Lieferungen, Umbauten, Instandsetzungen, Wartungen, Vercharterungen und Vermietungen von Wasserfahrzeugen, die nach ihrer Bauart der Seeschifffahrt oder der Rettung Schiff...mehr

Da auch die Inhalte einer Personalakte in die Jahre kommen, sollte bei der Übernahme alter Akten in ein neues System geprüft werden, welche Dokumente übernommen werden müssen. Mit einer solchen Überprüfung können gleich mehrere Ziele erreicht werden: Zum einen kann für mehr Datenschutz gesorgt werden, weil die Löschpflicht erfüllt wird. Zum anderen entstehen weniger Kosten fü...mehr

Das papierlose Büro ist noch immer ein Wunsch vieler Unternehmer. Allerdings rücken mit den heute verfügbaren Technologien manche Wünsche in greifbare Nähe. Mit digitalen Personalakten ist die Ersetzung der Papierakte gemeint, die heute schon vielfach zumindest ergänzend zum Einsatz kommt. Mit dem Scannen von Dokumenten, einem Dokumentenmanagement oder einer komplexen HR-Sof...mehr

Die Steuerpflichtigen mit Sitz, fester Niederlassung oder Anschrift im Inland sind verpflichtet, ihre Bücher, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen, einschließlich der Rechnungen, in einer Niederlassung oder Betriebsstätte in Portugal aufzubewahren, außer wenn die Archivierung mit elektronischen Mitteln erfolgt. Die Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die im Inland...mehr

Die Vorschriften über die Rechnungstellung befinden sich im Mehrwertsteuergesetz und den Änderungen in dieser Sache, die sich aus dem Decreto-Lei Nr. 256/2003 vom 21.10.2003 ergeben. Im Decreto-Lei Nr. 196/2007 vom 15.5.2007 sind die technischen Bedingungen für die Erstellung, Aufbewahrung und Archivierung der elektronischen Rechnungen geregelt. In der Durchführungsverordnun...mehr

Die portugiesischen Gesetze verlangen nicht, dass die fortgeschrittenen elektronischen Signaturen auf den elektronischen Rechnungen auf qualifizierten Zertifikaten beruhen müssen. Die technischen Bedingungen zur Ausgabe, Aufbewahrung und Archivierung der elektronischen Rechnungen sind im Decreto-Lei Nr. 196/2007 vom 15.5.2007 aufgeführt. Ab 1.1.2019 müssen Rechnungen bei Lei...mehr

Zusammenfassung Überblick Die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO machen die Ausarbeitung und Umsetzung eines Konzepts zur Löschung personenbezogener Daten notwendig. Die Umsetzung eines Löschkonzepts bietet einen vielseitigen Nutzen. Zunächst dient ein dokumentiertes Löschkonzept der Wahrung der Rechenschaftspflicht (accountability) über die Einhaltung der Grundsätze fü...mehr

Auch die Startzeitpunkte sollten auf wenige abstrakte Kategorien begrenzt werden. So kommt beispielsweise der Zeitpunkt der Datenerhebung als Startzeitpunkt für die Löschfrist bei Mietinteressenten infrage. Auch das Ende eines Vertragsverhältnisses kann Startzeitpunkt sein. Bei Mietern wäre dies der Zeitpunkt der Beendigung des Mietverhältnisses und auf genossenschaftlicher ...mehr

Das Löschkonzept soll eine systematische und planmäßige Löschung von Daten gewährleisten. Für jede Datenart muss eine datenschutzkonforme Löschregel formuliert werden. Löschregeln enthalten die Löschfrist, nach deren Ablauf die Daten gelöscht werden müssen, und den Startzeitpunkt, ab dem die Löschfrist zu laufen beginnt.mehr

Durch die Verwendung von Standardlöschfristen und abstrakten Startzeitpunkten können differenzierte Löschregeln formuliert werden. Eine Kombination von Standardlöschfrist und abstraktem Startzeitpunkt bildet eine sogenannte Löschklasse. Alle Datenarten können den Löschklassen einfach und effizient zugeordnet werden. In einer Löschklasse werden alle Datenarten mit gleicher Lö...mehr

Überblick Die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO machen die Ausarbeitung und Umsetzung eines Konzepts zur Löschung personenbezogener Daten notwendig. Die Umsetzung eines Löschkonzepts bietet einen vielseitigen Nutzen. Zunächst dient ein dokumentiertes Löschkonzept der Wahrung der Rechenschaftspflicht (accountability) über die Einhaltung der Grundsätze für die Verarbeit...mehr

Die DSGVO definiert den Begriff "Löschen" nicht. Dem Grunde nach darf nach der Löschung keine Möglichkeit mehr bestehen, die Daten zu lesen oder zu rekonstruieren. Dies kann auf verschiedenen Wegen realisiert werden. So kann die Löschung durch das Überschreiben von Daten auf Datenträgern erreicht werden. Die Löschung kann auch durch die Vernichtung des kompletten Datenträgers...mehr

Eine Datenart/Datenkategorie ist ein Teil des Datenbestands, der für einen einheitlichen Zweck verarbeitet wird. Um eine klare Kommunikation aller am Prozess beteiligten Personen zu gewährleisten, sollte die Bezeichnung jeder Datenart nach ihrem Verwendungszweck definiert werden. In der Regel sind in verschiedenen Datenarten die gleichen zu identifizierenden Attribute enthalt...mehr

Bei der Betrachtung des Löschkonzepts muss eine klare Trennung von Sicherungskopien und Archiven erfolgen. Die Zwecke der Datenhaltung sind verschieden. Sicherungskopien Sicherungskopien (Back-up) dienen primär dem Schutz vor Datenverlust. Aus den Sicherungskopien soll im Fall einer unbeabsichtigten Änderung oder Löschung der ursprüngliche Datensatz wiederhergestellt werden kö...mehr