Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

6.1 Wareneingang: Es muss ein eigenes Buch geführt werden Besondere Aufzeichnungen sind (u. U.) für den Wareneingang vorgeschrieben. Der Wareneingang umfasst alle Handelswaren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (unabhängig davon, ob sie zur Herstellung von Fertigprodukten oder Weiterveräußerung verwendet werden), Waren zur Be- oder Verarbeitung. Dabei ist es unerheblich, ob die Ware...mehr

4.3.1 Anforderungen an das EDV-System Ein EDV-System muss steuerlich den nachfolgenden Anforderungen entsprechen:[1] Nachvollziehbarkeit: Der Weg vom Beleg über die Buchung zur Bilanz und umgekehrt muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit möglich sein.[2] Nachprüfbarkeit: Zur Überprüfung der Buchführung muss eine Programmbeschreibung (Verfahrensdokumentation) vo...mehr

Die Buchführungspflicht nach Handelsrecht geht der Buchführungspflicht nach Steuerrecht vor. D.h. wer bereits nach Handelsrecht[1] Bücher führen muss, ist dazu auch steuerrechtlich verpflichtet.[2] Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder elektronischer Form (Datenträger, Cloud) als Text, Zahlen, Symbole und Grafik...mehr

1.5.1 Einzelaufzeichnungen Auch für Kassen gilt: Die Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.[1] Dies gilt grundsätzlich sowohl für offene Ladenkassen als auch für elektronische Kassensysteme. Sofern Warenverkäufe an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung abgegeben und nicht mittels elektronischer Kasse aufge...mehr

Im Steuerrecht werden "Aufzeichnungen" in folgenden Bereichen verlangt: bei den Gewinnermittlungsvorschriften und als Nachweise für steuerliche Zwecke. 1.1 Gewinnermittlungsvorschriften für Bilanz und Einnahmen-Überschussrechnung Die steuerliche Gewinnermittlungsvorschrift gilt nur für den betrieblichen Bereich. Sie beschreibt die Gewinnermittlung mittels Bilanz für handelsrechtli...mehr

Eine sog. "Kleinbetragsrechnung" liegt vor, wenn der Rechnungsbetrag nicht über 250 EUR liegt. Hier ist es ausreichend, das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe auszuweisen; der Steuersatz muss angegeben sein.[1]mehr

Neben der Beweiskraft für eine ordnungsmäßige Gewinnermittlung sind Aufzeichnungen als Nachweis nötig für den Abzug beschränkt abzugsfähiger Betriebsausgaben, den Vorsteuerabzug und die Umsatzbesteuerung, den Lohnsteuerabzug, die Erlangung steuerlicher Vorteile (z. B. Arbeitszimmer).mehr

Bei Geschenken von geringem Wert (z. B. Kugelschreiber, Taschenkalender) ist kein Empfängernachweis erforderlich.[1]mehr

Im Rahmen der Arbeitnehmerbeschäftigung sind steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aufzeichnungspflichten zu beachten:mehr

Die steuerlichen Aufzeichnungsvorschriften sind in den §§ 140–148 AO und in den Einzelsteuergesetzen und deren Richtlinien, Hinweisen und Durchführungsverordnungen geregelt.mehr

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Die steuerliche Gewinnermittlungsvorschrift gilt nur für den betrieblichen Bereich. Sie beschreibt die Gewinnermittlung mittels Bilanz für handelsrechtlich[1] und steuerrechtlich[2] Buchführungspflichtige sowie freiwillig Buchführende bzw. Aufzeichnungen gem. Einnahmen-Überschussrechnung [3]. Eine handelsrechtliche und damit auch steuerliche Buchführungspflicht besteht immer dann...mehr

Auch für den Warenausgang sind (u. U.) besondere Aufzeichnungen zu führen.mehr

Bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Außendienst sind obige Aufzeichnungen nur bedingt möglich. Daher ist für bestimmte Arbeitnehmer eine Erleichterung möglich. Sind die Arbeitnehmer ausschließlich mobil – d. h. nicht ortsgebunden – tätig und haben diese Arbeitnehmer keine Vorgaben zu einer konkreten täglichen Arbeitszeit und können sie ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich...mehr

Reiseleistungen in diesem Sinne liegen vor, wenn ein Unternehmer Reiseleistungen im eigenen Namen erbringt und hierbei Reisevorleistungen (Leistung eines Dritten, die unmittelbar den Reisenden zu Gute kommt) in Anspruch nimmt.[1]mehr

Für folgende Sonderfälle bei der Umsatzsteuer gibt es besondere Aufzeichnungs- und Nachweisvoraussetzungen:mehr

Sofern die Betriebseinnahmen zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 EUR nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen werden, liegt ein sog. "Kleinunternehmer" vor[1]. Die Regelversteuerung greift nicht. In der Folge ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich und die Umsätze unterli...mehr

Besondere Aufzeichnungen sind (u. U.) für den Wareneingang vorgeschrieben. Der Wareneingang umfasst alle Handelswaren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (unabhängig davon, ob sie zur Herstellung von Fertigprodukten oder Weiterveräußerung verwendet werden), Waren zur Be- oder Verarbeitung. Dabei ist es unerheblich, ob die Waren für eigene oder fremde Rechnung[1] angeschafft werden. D...mehr

Beim Erwerb von Wirtschaftsgütern von Kleinunternehmern bzw. Privatpersonen (z. B. Antiquitäten, gebrauchte Kfz) kann der erwerbende Unternehmer aus den Anschaffungskosten keine Vorsteuer abziehen.[1] Er hat hier die Option die sog. "Differenzbesteuerung" anzuwenden.[2] Umsatzsteuerpflichtig ist dann nur der Differenzbetrag zwischen Anschaffungskosten und dem Verkaufspreis, ...mehr

2.1 Buchführungspflicht nach Handels- und Steuerrecht Die Buchführungspflicht nach Handelsrecht geht der Buchführungspflicht nach Steuerrecht vor. D.h. wer bereits nach Handelsrecht[1] Bücher führen muss, ist dazu auch steuerrechtlich verpflichtet.[2] Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder elektronischer Form (Dat...mehr

5.1 Kostenstellenrechnung: Welche Angaben aufzuzeichnen und aufzubewahren sind Werden Kostenstellen zur Berechnung der Herstellungskosten oder Verrechnungspreise verwendet oder zur Bewertung von Vorräten oder Rückstellungen herangezogen, unterliegen auch diese der steuerlichen Vorlage- und Aufzeichnungspflicht.[1] 5.2 Anlagevermögen: Ein Anlageverzeichnis führen Wirtschaftsgüte...mehr

Werden Daten (z. B. E-Mails) verschlüsselt, so sind die Codes zur Entschlüsselung ebenso aufzubewahren.[1] Dies dient dazu sicherzustellen, dass die entsprechenden Daten lesbar gemacht werden können.mehr

Seit dem 1.1.2020 müssen elektronische Kassen gem. § 146a Abs. 1 AO zertifiziert sein. So müssen elektronische Kassen zwingend ausgestattet sein mit Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle. Elektronische Speicherkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, durften nur bis zum...mehr

Werden Kostenstellen zur Berechnung der Herstellungskosten oder Verrechnungspreise verwendet oder zur Bewertung von Vorräten oder Rückstellungen herangezogen, unterliegen auch diese der steuerlichen Vorlage- und Aufzeichnungspflicht.[1]mehr

Auch elektronische Rechnungen ohne digitale Signatur berechtigen zum Vorsteuerabzug, sofern die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung mit einem nachvollziehbaren Verfahren sichergestellt ist.[1] Der nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) notwendige Buchungsvermerk darf nich...mehr

Ein EDV-System muss steuerlich den nachfolgenden Anforderungen entsprechen:[1] Nachvollziehbarkeit: Der Weg vom Beleg über die Buchung zur Bilanz und umgekehrt muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit möglich sein.[2] Nachprüfbarkeit: Zur Überprüfung der Buchführung muss eine Programmbeschreibung (Verfahrensdokumentation) vorhanden sein.[3] Dies gilt sowohl für...mehr

Stammdaten von Geschäftsfreunden, Grund- und Systemeinstellungen oder sonstige Parameter (z. B. Umsatzsteuerschlüssel) dürfen bei Änderung nicht einfach überschrieben werden, sondern es muss eine Änderungshistorie geführt werden.[1] So kann immer festgestellt werden, ab wann z. B eine Umsatzsteueridentifikationsnummer gültig war.mehr

Damit die Datensicherheit gewährleistet ist, sollte dafür gesorgt sein, dass die Buchführungsdaten ausreichend oft gespeichert sind und die Sicherungen an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.[1] Andernfalls ist bei einem Datenverlust die Buchführung nicht mehr formell ordnungsgemäß.[2] Dies berechtigt das Finanzamt u. U. zu einer Schätzung.[3]mehr

Steuerpflichtige haben Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten.[1] Dazu sind bei offenen Ladenkassen die Kasseneinnahmen wie folgt zu ermitteln:mehr

In Fällen eines Systemwechsels, einer Migration oder Archivierung muss sichergestellt sein, dass alle Datensätze (mit sämtlichen Datenfeldern und Metadaten) in das neue System übernommen werden.[1] Bei Archivierungen muss darauf geachtet werden, dass dieselben Auswertungen wie im Produktivsystem möglich sind. Sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, kann die Finanzbehörd...mehr

Werden Umsätze mit elektronischen Kassen aufgezeichnet, muss dem Kunden seit dem 1.1.2020 sofort ein Beleg ausgestellt werden.[1] Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann das Finanzamt – auf Antrag (!) – von der Belegausgabepflicht befreien, sofern im Einzelfall eine persönliche oder sachliche Härte vorliegt.[2] Die mit der Belegausgabe verbu...mehr

Die Aufwendungen sind auf einem "Eigenbeleg" zu erfassen. Dieser Eigenbeleg muss vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, muss deren Rechnung beigefügt werden. Die Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Mindestangaben enthalten: 1. Namen und Anschrift der Gaststätte und des Steuerpflichtigen / Rechnungsempfängers (ggf. handsch...mehr

Zur Sicherstellung der Besteuerung von Aufsichtsratsvergütungen an ausländische und im Inland nicht unbeschränkt, sondern nur beschränkt einkommensteuerpflichtige Aufsichtsräte deutscher Kapitalgesellschaften hat die deutsche Kapitalgesellschaft als Schuldnerin der Vergütung Aufzeichnungen zu führen. Aufzuzeichnen sind:[1]mehr

Seit dem 1.1.2015 gilt das Mindestlohngesetz. Danach sind bei geringfügig Beschäftigten (regelmäßiger monatlicher Arbeitslohn bis 520 EUR)[1] besondere Aufzeichnungspflichten zu beachten. 3.1.1 Grundsätzliches: Was auf jeden Fall aufgezeichnet werden muss Bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitne...mehr

Betrieblich veranlasste Schuldzinsen sind nicht mehr voll abziehbar, wenn die Entnahmen die Summe von Einlagen und Gewinn übersteigen. Fachleute bezeichnen dies als sog. "Überentnahmen". Die Überentnahmen werden jährlich fortgeschrieben. Bei Bilanzierenden können die Berechnungsgrundlagen aus der Buchführung entnommen werden. Bei Nichtbuchführungspflichtigen, die ihren Gewin...mehr

Zusammenfassung Überblick Dieser Beitrag informiert Sie über die aktuellen Aufzeichnungsvorschriften im betrieblichen Bereich. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 90, § 140, § 141, § 143, § 144, § 146, § 146a, § 148 Abgabenordnung (AO) §§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) § 4 Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV) §§ 8 – 13, § 17, §§ 17a – 17c, § 33 Umsatzsteuerdurchführu...mehr

Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung einzuhalten, muss der Unternehmer Kontrollen einrichten, durchführen und protokollieren.[1] So ist z. B. eine Zugriffskontrolle, ein Erfassungsjournal, ein Schutz der Daten vor Löschung oder sonstiger Manipulation, beispielsweise durch Kennwortvergabe, nötig.mehr

Auch für Kassen gilt: Die Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.[1] Dies gilt grundsätzlich sowohl für offene Ladenkassen als auch für elektronische Kassensysteme. Sofern Warenverkäufe an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung abgegeben und nicht mittels elektronischer Kasse aufgezeichnet werden, besteht k...mehr

Folgende Ausgaben erkennt das Finanzamt in jedem Fall nur als abziehbare Betriebsausgaben an, wenn diese auf gesonderten Konten gebucht bzw. gesondert aufgezeichnet worden sind:[1]mehr

Der Empfänger der Lieferung oder sonstigen Leistung schuldet gem. § 13b UStG die Umsatzsteuer in folgenden Fällen: Für ausgeführte Werklieferungen oder sonstige Leistungen von im Ausland ansässigen Unternehmern,[1] Lieferungen von sicherungsübereigneten Gegenständen durch den Sicherungsgeber,[2] alle Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen, also insbesondere Grunds...mehr

Wirtschaftsgüter / Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind im Anlageverzeichnis zu erfassen.[1] Dort sind Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Nutzungsdauer sowie Abschreibungsart festzuhalten und daraus die Abschreibung in Euro und der Restwert in Euro zu berechnen. Das Anlageverzeichnis ist jährlich fortzuschreiben. Voll abgeschriebene Wirtschaftsgüter / Vermögensg...mehr

Erhalten Unternehmer oder Vermieter Bauleistungen, müssen sie grundsätzlich 15 % des Rechnungsbetrags (netto plus Umsatzsteuer) als Einkommensteuer(vorauszahlung) für den Bauunternehmer / Handwerker einbehalten und an das Finanzamt des Bauunternehmers / Handwerkers abführen.[1] Bauleistungen im Sinne dieses Abzugsverfahrens sind alle Leistungen, die der Herstellung, Instandse...mehr

Die private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs durch den Unternehmer kann nur dann monatlich mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises bei Erstzulassung ermittelt werden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.[1] 5.6.1 Unter 50 % betriebliche Nutzung: Keine Anwendung der 1 %-Methode Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 % bis zu 5...mehr

Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 % bis zu 50 %, darf der private Nutzungsanteil nicht mit der 1 %-Regelung bewertet werden. Er ist vielmehr mit den anteiligen Selbstkosten zu ermitteln.[1] Unter 10 % betrieblicher Nutzung kann das Fahrzeug nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet werden.[2] Der Aufwand für betriebliche Fahrten ist dann mit den Kosten "einzuleg...mehr

Werden die Aufzeichnungen elektronisch – in einem Datenverarbeitungssystem – erstellt, muss auch die EDV bestimmte Anforderungen erfüllen. Nur wenn das EDV-System ordnungsgemäß ist, gilt die darin befindliche Buchführung für das Finanzamt als verbindlich. In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronisc...mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert Sie über die aktuellen Aufzeichnungsvorschriften im betrieblichen Bereich. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 90, § 140, § 141, § 143, § 144, § 146, § 146a, § 148 Abgabenordnung (AO) §§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) § 4 Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV) §§ 8 – 13, § 17, §§ 17a – 17c, § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (...mehr

Sind elektronische Daten (Buchungen) oder Dokumente (Eingangsrechnungen) im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung (nur) in ausgedruckter Form ist unzulässig.[1] Hinweis Elektronisch erstellte Ausgangsrechnungen – Erleichterung Es ist zulässig elektronisch erstellte und in Papi...mehr

Bei der Rücklage gem. § 6b EStG (für Einnahmen-Überschussrechner: Rücklage gem. § 6c EStG) können Veräußerungsgewinne aus Verkäufen z. B. von Grund und Boden oder Gebäuden wieder auf Anschaffungen von Grund und Boden bzw. Gebäuden übertragen werden. Dazu sind für die Wirtschaftsgüter Aufzeichnungen über Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Betriebszugehörigkeit und Veräußerung...mehr

Geht ein Beleg als PDF ein, so ist er selbstverständlich im PDF-Format abzuspeichern. Liegt ein elektronischer Beleg mit einer maschinellen Auswertbarkeit vor (d-Base, csv etc.), darf diese Auswertbarkeit nicht durch Abspeichern, z. B. als PDF, reduziert werden[1] (z. B. sind nach dem Umwandeln von Excel-Tabellen, Kassenjournalen oder Buchungen in ein PDF Berechnungen nicht m...mehr

Werden Belege in Papierform empfangen und danach bildlich erfasst (gescannt, fotografiert), ist das Ergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht wird.[1] Wird in bildlich erfassten Dokumenten zusätzlich der Text per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) für Textverarbeitungsprogramme bearbei...mehr