Fachbeiträge & Kommentare zu Außenprüfung

Die beanstandeten Sachverhalte werden in einem Prüfbericht[1] zusammengefasst und dem Arbeitgeber mittels Verwaltungsakt bekannt gegeben. Dies umfasst alle versicherungs-, beitrags- und melderechtlichen Sachverhalte, einschließlich der Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz, die Insolvenzgeldumlage und die Abgabepflicht sowie die Vorauszahlungsbescheide zur Künstlersoz...mehr

Ansprüche auf Beiträge verjähren 4 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind.[1] Damit keine Beiträge verjähren, umfasst der Prüfzeitraum grundsätzlich den gesamten Verjährungszeitraum von 4 Jahren. Die Verjährung der Beitragsforderungen ist für die Dauer der Betriebsprüfung gehemmt. Die Hemmung endet, wenn die Betriebsprüfung unmittelbar nach ihr...mehr

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.[1] Die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen des Rechnungswesens ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Es gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 6 Jahren.[2] Die Prüfmitteilungen sind vom Arbeitgeber bis zur näch...mehr

Bei einer Betriebsprüfung muss gewährleistet werden, dass jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich ist. Ebenfalls muss jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung während einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle (fallweise Prüfung) als auch des Ab...mehr

Im Rahmen von Betriebsprüfungen sind Säumniszuschläge nicht zu erheben, soweit der Arbeitgeber glaubhaft macht, dass er unverschuldet keine Kenntnis von der Beitragspflicht hatte.[1] Sind danach Säumniszuschläge zu erheben, so werden diese ab dem Beginn des Monats der Fälligkeit bis zum Vormonat der Schlussbesprechung erhoben. Wurde derselbe Sachverhalt bereits bei einer vorh...mehr

Der Arbeitgeber oder die für die Entgeltabrechnung beauftragte Stelle muss einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung stellen.[1] Die dem Arbeitgeber im Rahmen von Betriebsprüfungen entstehenden Kosten werden nicht ersetzt. Dies gilt auch im Hinblick auf einen eventuellen Verdienstausfall. Praxis-Tipp Gemeinsame Prüfun...mehr

Die beanstandeten Sachverhalte werden dem Arbeitgeber bzw. dem für die Entgeltabrechnung verantwortlichen Mitarbeiter in einer Schlussbesprechung mitgeteilt. Die Schlussbesprechung gilt als Anhörung i. S. v. § 24 SGB X. Der Arbeitgeber wird hierbei auch auf die Möglichkeiten und die Konsequenzen der Aussetzung der Vollziehung des Beitragsbescheids durch den Rentenversicherun...mehr

Bei Erteilung eines Beitragsbescheids zur Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen setzt der Rentenversicherungsträger eine Zahlungsfrist zur Begleichung der Beitragsforderungen. Die Beitragsforderungen sind bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats, der dem Datum des Bescheids folgt, an die Einzugsstelle zu zahlen. Die zuständige Einzugsstelle überwacht die Einha...mehr

Die DRV Bund führt für die Zwecke der Betriebsprüfung ein Dateisystem mit den maßgebenden Daten zum Arbeitgeber und der Zahl der Beschäftigten. Anhand dieser Datei werden die zu prüfenden Betriebe selektiert. Die Prüfungen nach § 28p Abs. 1, Abs. 1a SGB IV und § 166 Abs. 2 SGB VII werden bei den Arbeitgebern und den Abrechnungsstellen vorgenommen, die im Auftrag des Arbeitge...mehr

1 Zeitabstände Betriebsprüfungen sind so durchzuführen, dass den beteiligten Versicherungsträgern keine Beitragsausfälle entstehen.[1] Die Rentenversicherungsträger führen mindestens alle 4 Jahre eine Betriebsprüfung bei den Arbeitgebern in alleiniger Verantwortung durch.[2] Die Prüfung erstreckt sich auf alle Beiträge und Abgaben zur Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rent...mehr

6.1 Anforderungen an die vorzulegenden Entgeltunterlagen Bei einer Betriebsprüfung muss gewährleistet werden, dass jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich ist. Ebenfalls muss jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung während einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzeln...mehr

Seit dem 1.1.2022 sind bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufzubewahren.[1] Arbeitgeber können bei dem für die Prüfung zuständigen Rentenversicherungsträger beantragen, dass für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichtet wird.[2] 6.2.1 Welche Unterlagen müssen el...mehr

Die Prüfung erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung, sie soll möglichst einen Monat und muss spätestens 14 Tage vor der Prüfung angekündigt werden. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von diesen Terminvorgaben abgewichen werden.[1] Bei Vorliegen besonderer Gründe wie z. B. Betriebsaufgabe, Insolvenz oder bei Verdacht auf Schwarzarbeit/illegale Beschäftigung oder B...mehr

Die Art und der Umfang der Speicherung der Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV werden bundeseinheitlich in Gemeinsamen Grundsätzen bestimmt. Gegenstand der Gemeinsamen Grundsätze ist Form und Übermittlung der Unterlagen, die nach § 8 Abs. 2 BVV zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Demna...mehr

Die Rentenversicherungsträger stimmen sich darüber ab, welche Arbeitgeber sie prüfen, um Mehrfachprüfungen auszuschließen.[1] Die Zuständigkeit innerhalb der Deutschen Rentenversicherung (DRV) wird nach der jedem Arbeitgeber von der Agentur für Arbeit vergebenen Betriebsnummer bestimmt. Maßgebend ist die jeweilige Endziffer der Betriebsnummer (BBNR).mehr

Insbesondere sind folgende Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen: Nachweise einer Versicherungsfreiheit oder die nötigen Unterlagen zu einer Befreiung von der Versicherungspflicht[1]; Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten zu weiteren kurzfristigen Beschäftigungen im Kalenderjahr oder bei geringfügig entlohnten Beschäftigten Auskünfte zu weite...mehr

Werden vom Arbeitgeber schriftliche Entgeltunterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronischer Form überführt, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen. Eine zusätzliche Aufbewahrung von Entgeltunterlagen in körperlicher Form ist dann nicht mehr notwendig.[1]mehr

Hat der Arbeitgeber seine gesetzlichen Aufzeichnungspflichten verletzt und können daher die Versicherungspflicht, die Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der Rentenversicherungsträger Beitragsnachforderungen anhand eines Summenbeitragsbescheids, ggf. ohne namentliche Benennung, geltend machen.[1]mehr

Geprüft werden insbesondere versicherungsrechtliche Beurteilungen, insbesondere der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht/-freiheit), Beurteilungen des Arbeitsentgelts für die Beitragsberechnung in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung und der Unterlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz Berechnungen und zeitliche Z...mehr

Auch 2025 bleiben Verwalter nicht vor Veränderungen im Arbeitsalltag verschont, die es gilt, möglichst zeitnah und gesetzeskonform umzusetzen. Denn die elektronische Rechnungsstellung – kurz E-Rechnung – wird ab dem 1.1.2025 im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Außerdem müssen leistende Unternehmer sowie Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiet nach § 1 Abs. ...mehr

Die nachträgliche Änderung der Besteuerung im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung führt nicht zu einer geänderten Beurteilung der Beitragspflicht, da hier nicht der Arbeitgeber die steuerpflichtige Erhebung ändert, sondern die Finanzverwaltung als prüfende Behörde. Etwas anderes gilt lediglich in den seltenen Fällen, in denen der Arbeitgeber aufgrund der Beanstandung durch ...mehr

Es ist nach Verwaltungsauffassung auf die tatsächlichen Teilnehmer der Betriebsveranstaltung abzustellen.[1] Zur Bemessungsgrundlage zählen auch die Kosten, die durch kurzfristige Nichtteilnahme von Arbeitnehmern entstehen. Obgleich die teilnehmenden Arbeitnehmer insoweit nicht bereichert sind, rechnen derartige Kosten zu den Gesamtaufwendungen der Betriebsveranstaltung. Der ...mehr

Unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge kann der Arbeitgeber die für ihn steuerlich günstigste Lösung wählen und die Betriebsveranstaltung mit den niedrigsten Kosten als dritte und damit lohnsteuerpflichtige auswählen. Die Entscheidungsformel, "so wird ab der dritten Veranstaltung Arbeitslohn zugewendet", legt ausschließlich eine zahlenmäßige Begrenzung fest und nicht etwa...mehr

Die arbeitgeberbezogene Auslegung des 110-EUR-Freibetrags ermöglicht es, finanziell aufwendige Betriebsfeiern steuerfrei zu gestalten. Zuzahlungen der Belegschaft sind auf den im Rahmen einer Betriebsfeier zufließenden geldwerten Vorteil anzurechnen. Steuerlich zulässig ist es, anlässlich einer Betriebsveranstaltung eine Vereinbarung zu treffen, dass die Belegschaft einen Ei...mehr

a) Höhe des Verwaltungsvermögens Voraussetzung für die Gewährung der 100 %igen Steuerbefreiung ist aber, dass das begünstigungsfähige Vermögen nach § 13b Abs. 1 ErbStG nicht zu mehr als 20 % aus Verwaltungsvermögen nach § 13b Abs. 3 und 4 ErbStG besteht. Dabei bestimmt sich nach § 13a Abs. 10 Satz 3 ErbStG der Anteil des Verwaltungsvermögens am gemeinen Wert des Betriebs nach ...mehr

Rz. 86 Zu beachten ist, dass eine laufende Umsatzsteuer-Nachschau im Einzelfall in eine Außenprüfung übergeleitet werden kann. Gemäß § 27b Abs. 3 UStG besteht die Möglichkeit der unmittelbaren Ausdehnung (Fortführung) einer konkreten Umsatzsteuer-Nachschau in eine Außenprüfung i. S. d. § 193 AO, sofern die im Rahmen der Nachschau getroffenen Feststellungen dazu Anlass geben....mehr

Rz. 95 Die Umsatzsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung, wie sie insbesondere die steuerliche Betriebsprüfung zum Inhalt hat (Rz. 13), sie kann zwar nach § 27b Abs. 3 UStG unter bestimmten Voraussetzungen in eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung übergehen; ein Übergang zur Betriebsprüfung ist aber ausgeschlossen. Die Umsatzsteuer-Nachschau und die Betriebsprüfung unterscheiden si...mehr

Rz. 106 Die wesentlichen Rechtsfolgen einer abgeschlossenen Umsatzsteuer-Nachschau ergeben sich bereits daraus, dass die Nachschau keine Außenprüfung i. S. d. §§ 193ff. AO ist. Die Nachschau kann folglich auch nicht die Rechtsfolgen einer derartigen Außenprüfung auslösen[1], solange sie nicht nach § 27b Abs. 3 UStG in eine solche übergegangen ist. Die Umsatzsteuer-Nachschau ...mehr

Rz. 7 Der Zweck zur Schaffung einer Umsatzsteuer-Nachschau in § 27b UStG erschließt sich bereits aus dem Namen des der Vorschrift zugrunde liegenden Gesetzes, des "Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetzes". Er besteht in erster Linie in der Vermeidung und Bekämpfung der Umsatzsteuerhinterziehung. Aus der Sichtweise zum Zeitpunkt der Einfügung der Vorschrift galt dies wohl insbes...mehr

Rz. 105a Die mWv 1.1.2018 neu in § 146b AO eingefügte Möglichkeit der Durchführung einer unangekündigten Kassen-Nachschau [1] ist im Verhältnis zu § 27b UStG eine für die Finanzbehörden interessante Möglichkeit der Erweiterung ihrer Prüfungsrechte, denn beide "Nachschauen" lassen sich m. E. miteinander kombinieren.[2] Damit kann sich die Finanzbehörde in der Tat unangekündigt...mehr

Rz. 13 § 27b Abs. 1 UStG räumt der Finanzbehörde die Befugnis ein, zur Aufklärung umsatzsteuerlicher Sachverhalte unangekündigt und ohne die Beachtung der Formalien einer steuerlichen Außenprüfung – also vor allem ohne vorhergehende Prüfungsanordnung – die betrieblichen Räume und Grundstücke eines Unternehmers zu betreten und sich die Buchführungs- und andere Geschäftsunterl...mehr

Rz. 98 Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist eine auf umsatzsteuerliche Sachverhalte beschränkte Außenprüfung i. S. d. §§ 193ff. AO, die i. d. R. nicht durch Betriebsprüfer, sondern durch spezielle Umsatzsteuer-Sonderprüfer vorgenommen wird. Abgesehen von der Möglichkeit des Übergangs einer Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b Abs. 3 UStG in eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung, gilt z...mehr

Rz. 15 Die Voraussetzungen der Durchführung einer Umsatzsteuer-Nachschau und ihr Inhalt ergeben sich auf einen ersten Blick recht deutlich aus dem Wortlaut des § 27b Abs. 1 UStG. Im Detail lässt diese Regelung aber dann doch überraschend viele wichtige Fragen offen, wie nachfolgend einzeln aufzuzeigen sein wird. Auch die geltende Verwaltungsanweisung in Abschn. 27b.1 UStAE g...mehr

Rz. 92 Die Umsatzsteuer-Nachschau stellt für den Bereich der steuerlichen Prüfung eine besondere Form der Prüfung von steuerlichen Sachverhalten dar, denn sie ist keine klassische Außenprüfung wie etwa die Umsatzsteuer-Sonderprüfung (Rz. 95ff.), mit der bestimmte Veranlagungszeiträume vollständig und abschließend geprüft werden sollen. Allgemein stellt sich hier die Frage na...mehr

Rz. 110 Die Selbstanzeige nach § 371 AO stellt insgesamt eine Ausnahmevorschrift des deutschen Strafrechts dar, denn sie bewirkt Straffreiheit auch bei einer bereits beendeten Steuerhinterziehung. Die Regelung ist in Anbetracht der vielen Selbstanzeigen aufgrund von Kapitalanlagen im Ausland und einigen populären Fällen seit dem Jahr 2010 stark in die Diskussion gekommen und...mehr

Rz. 73 Eine Umsatzsteuer-Nachschau kann allerdings trotz Betretensrecht nur durchgeführt werden, wenn die Beamten überhaupt Zutritt erhalten. Sollte bei dem "Besuch" niemand anwesend sein, dann besteht keinesfalls ein Recht zum Öffnen der Räumlichkeiten, die Umsatzsteuer-Nachschau ist gerade keine strafprozessuale Durchsuchung mit dem Recht auf Zwangsmaßnahmen[1], bei der so...mehr

Rz. 27 Die formellen Anforderungen zur Durchführung einer Umsatzsteuer-Nachschau sind insgesamt nur gering. Im Wesentlichen muss die Finanzbehörde im pflichtgemäßen Ermessen[1] (Rz. 20a) entscheiden, dass bei diesem Steuerpflichtigen etwas "umsatzsteuerlich Erhebliches" zu überprüfen ist. Da die Amtsträger der Finanzbehörde bei der Ausführung aber keine Prüfungsanordnung mit...mehr

Das Betriebsstättenfinanzamt ist das Finanzamt, in dessen Bezirk sich die lohnsteuerliche Betriebsstätte des Arbeitgebers befindet. Bei diesem Finanzamt ist die Lohnsteuer-Anmeldung abzugeben und die einbehaltene Lohnsteuer abzuführen.[1] Es ist ebenfalls für alle anderen das Lohnsteuerverfahren betreffenden Pflichten und Rechte des Arbeitgebers zuständig. So hat der Arbeitge...mehr

Rz. 81 Nach § 27b Abs. 2 UStG haben die von einer Umsatzsteuer-Nachschau betroffenen Personen dem Amtsträger auf dessen Verlangen: Zitat Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte vorzulegen, ihnen die Sichtung elektronischer Daten und Rechnungen sowie dazu die Inbetriebnahme elektronischer Datenv...mehr

Rz. 1 Die Vorschrift des § 27b UStG beinhaltet einen nicht mehr ganz neuen aber nachträglich eingefügten besonderen Bestandteil des deutschen Umsatzsteuergesetzes, was unschwer aus der Buchstabennummerierung erkennbar ist. Die Regelung wurde durch das Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz (StVBG) v. 19.12.2001 in das UStG eingefügt[1], sie ist zum 1.1.2002 in Kraft getreten und...mehr

Nach den Lohnsteuer-Richtlinien sind pauschal besteuerte Sachbezüge nach der Vorschrift des § 40 EStG nicht in die Sachbezugsfreigrenze einzubeziehen. Nicht anzurechnen auf die Freigrenze von 50 EUR sind insbesondere einmalige Sachzuwendungen in einer größeren Zahl von Fällen[1], aber auch anlässlich einer Lohnsteuer-Außenprüfung nachzuversteuernde Sachbezüge, für die der Ar...mehr

Der Arbeitgeber ist auch zum Lohnsteuerabzug bei Lohnzahlungen verpflichtet, die der Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses von einem Dritten erhält. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber weiß oder zumindest erkennen kann, dass solche Vergütungen erbracht werden.[1] Die Lohnsteuerabzugsverpflichtung und damit das Haftungsrisiko besteht für Lohnzahlungen durch Dr...mehr

Rz. 93 Prüfungshandlungen durch die sog. Betriebsnahe Veranlagung (BNV) oder die (seltenen) Sachverhaltsermittlungen durch einen Veranlagungsbeamten stellen Ermittlungen eines steuerlich relevanten Sachverhalts nach den §§ 85ff. der Abgabenordnung dar, sofern denn die BNV nicht durch Prüfungsanordnung angeordnet wurde.[1] Zu beachten ist, dass auch im Rahmen solcher Maßnahme...mehr

Rz. 89 Eine bemerkenswerte Erweiterung der Regelung der Umsatzsteuer-Nachschau findet sich in dem Abs. 4 der Vorschrift. Werden danach anlässlich der Umsatzsteuer-Nachschau Verhältnisse festgestellt, die für die Festsetzung und Erhebung anderer Steuern als der USt von Bedeutung sein können, so ist die Auswertung der Feststellungen insoweit zulässig, als ihre Kenntnis für die...mehr

Nach § 193 Abs. 1 AO ist eine Außenprüfung u.a. bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen Betrieb unterhalten. Für den sachlichen Umfang der angeordneten Prüfung gilt der durch § 194 Abs. 1 S. 2 AO vorgegebene Rahmen. Danach kann die Außenprüfung beim Steuerpflichtigen mehrere Steuerarten und mehrere Besteuerungszeiträume umfassen. Das Gesetz enthält insoweit ein...mehr

Die Finanzbehörde prüft den Steuerpflichtigen im Rahmen einer Außenprüfung bekanntermaßen gesamtheitlich in dem durch die Prüfungsanordnung bestimmten Umfang. Mit dem Erlass des Prüfungsberichts, der die Außenprüfung formell abschließt, wertet die Veranlagungsstelle das Ergebnis der Außenprüfung ebenfalls gesamtheitlich aus. Vor Beendigung der Außenprüfung ist bisher nicht v...mehr

Die Rücknahme der Beteiligung eines Gesellschafters an einer Betriebsprüfung bei der GbR stellt einen Verwaltungsakt (§ 118 AO) dar. Eine solche Rücknahmeverfügung, welche die Nichtbeteiligung eines Gesellschafters an der Betriebsprüfung ausgesprochen hat, ist erledigt, sobald die Betriebsprüfung abgeschlossen und eine Beteiligung an dieser Prüfung daher nicht mehr möglich i...mehr

Ein Steuerpflichtiger, bei welchem eine Außenprüfung durchgeführt wird, hat gegenüber dem FA einen Anspruch auf Auskunft über die ihn betreffenden personenbezogenen Daten, welche im Prüfungszeitraum im Rahmen der GewSt, ESt und USt vom FA erhoben worden sind. Diesem Auskunftsanspruch steht nicht entgegen, dass die den Steuerpflichtigen betreffenden personenbezogenen Daten von...mehr

BFH- und FG-Entscheidungen StB Helmut Tormöhlen, VorsRiLG a.D.[*] Als Fortsetzung der Rechtsprechungsübersicht in AO-StB 5/2023 (Tormöhlen, AO-StB 2023, 147) werden wieder praxisrelevante FG- und BFH-Entscheidungen zum Thema Außenprüfung vorgestellt, die bisher noch nicht im AO-StB besprochen wurden. Bitte beachten Sie auch das Archiv der Entscheidungen im Volltext in Ihrem Be...mehr

Wenn nach der Überzeugung des FG die Buchführung auch materiell unrichtig ist, weil nicht sämtliche Einnahmen erfasst sind, kann nach den Grundsätzen des geminderten Beweismaßes auch eine vGA (§ 8 Abs. 3 S. 2 KStG) angenommen werden, wenn der Sachverhalt dies nahelegt. So ist es nicht zu beanstanden, dass die Zurechnung eines Mehrgewinns nach einer Betriebsprüfung bei einer ...mehr