Fachbeiträge & Kommentare zu Beleg

Um dem Finanzamt die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der gezahlten Auslösungen nachzuweisen, muss der Arbeitgeber die entsprechenden Angaben über die Auswärtstätigkeit oder die doppelte Haushaltsführung des Arbeitnehmers im Lohnkonto aufzeichnen und die Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren, z. B. die Reisekostenabrechnungen.[1] Ausnahme von der Aufzeichnung ...mehr

Für Leistungen, die der Arbeitgeber zur individuellen verhaltensbezogenen Prävention gewährt, kommt die Steuerbefreiung ebenfalls in Betracht, wenn die Leistungen zertifiziert sind. Falls nicht bereits zertifizierte Leistungen eingekauft werden, können sie im Einzelfall auch auf Veranlassung des Arbeitgebers zertifiziert werden.[1] Wird eine bereits zertifizierte Leistung ein...mehr

a) Der Verbleib eines jeden Briefvordrucks muss in einwandfreier Weise nachgewiesen werden können. Die Briefvordrucke dürfen daher nur den Verwahrungsbediensteten zugänglich sein. Sie dürfen insbesondere nicht summarisch an die einzelnen Grundbuchreferate abgegeben und dort zum allmählichen Verbrauch aufbewahrt werden. b) Die Verwahrungsbediensteten haben für jede Vordruckart...mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber muss in jedem Jahr für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dazu ist er nach § 41 EStG verpflichtet. Wie lange müssen die Lohnkonten des Jahres 2024 aufbewahrt werden? Ergebnis Die Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Kalenderjahr, das auf die z...mehr

Rz. 91 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 14.1: Verschmelzungsvertrag (Grundfall) UVZ-Nr. _________________________/200_________________________ Verhandelt zu _________________________ am _________________________ Vor dem unterzeichnenden _________________________ Notar mit dem Amtssitz in _________________________ erschienen:mehr

Rz. 240 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 14.25: Spaltungsvertrag (mit Kapitalerhöhung bei aufnehmender und Kapitalherabsetzung bei übertragender Gesellschaft) UVZ-Nr. _________________________/20_________________________ A. Urkundseingang Verhandelt zu _________________________ am _________________________ Vor dem unterzeichnenden ________________________...mehr

Rz. 190 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 14.17: Verschmelzungsvertrag (AG zur Aufnahme auf andere AG) UVZ-Nr. _________________________/200_________________________ Verhandelt zu _________________________ am _________________________ Vor dem unterzeichnenden _________________________ Notar mit dem Amtssitz in _________________________ erschienen:mehr

Rz. 1307 Nach § 130 Abs. 3 AktG sind der Niederschrift die Belege über die Einberufung als Anlagen beizufügen. Möglich ist auch deren Aufnahme in die Niederschrift, wobei die Ordnungsmäßigkeit der Einberufung dann aus der Niederschrift nachprüfbar sein muss.[3734] Die Beifügung der Einberufungsbelege erfolgt durch dauerhafte Verbindung mit Schnur und Siegel mit der Niedersch...mehr

Rz. 37 In einzelnen Fällen, in denen ein Nachweis der Eintragungsvoraussetzung in der Form des Abs. 1 scheitert, gewährt die Rspr. eine Beweiserleichterung durch Zulassung anderer Nachweismittel. Gegebenenfalls können sowohl tatsächliche Erfahrungssätze, andere Nachweismittel und eine Modifizierung des Überzeugungsmaßstabs alternativ oder nebeneinander angewendet werden. Das...mehr

Rz. 189 Gem. § 16 Abs. 3 Nr. 1 S. 1 VOB/B wir der Anspruch auf die Schlusszahlung alsbald nach Prüfung und Feststellung der Schlussrechnung durch den Auftraggeber fällig, spätestens aber 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung. Die Frist kann durch ausdrückliche Vereinbarung auf 60 Tage verlängert werden, wenn die Voraussetzungen von S. 2 gegeben sind, d.h. wenn es eine sach...mehr

Rz. 669 Der Gläubiger muss die Überschuldung beweisen, dann muss der Geschäftsführer die positive Prognose und die Vertretbarkeit seiner Entscheidung beweisen.[1328] Der (Neu-)Gläubiger muss darlegen und beweisen, dass die Voraussetzungen des § 64 Abs. 1 GmbHG a.F. (jetzt § 15a Abs. 1 u. 2 InsO) bereits im Zeitpunkt der den Schaden auslösenden Bestellung bzw. des Vertragssch...mehr

II. Die Kostenentscheidung beruht auf §§ 91 Abs. 1, 269 Abs. 3 Satz 2 und Satz 3 Halbsatz 1 ZPO. 1. Es entspricht im Sinne des § 269 Abs. 3 Satz 3 Halbsatz 1 ZPO billigem Ermessen, die Beklagte mit den Kosten des Rechtsstreits zu belasten, soweit die Klägerin ihre Klage mit Schriftsatz vom 11.6.2023 in Höhe von 17.869,17 EUR aufgrund der nach Anhängigkeit, aber vor Rechtshäng...mehr

Für die Zuweisung des Besteuerungsrechts nach einem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) ist der bei Ausübung der Aktienoptionsrechte zugeflossene geldwerte Vorteil dem gesamten Zeitraum zwischen der Gewährung (sog. Granting) und dem Eintritt der Unentziehbarkeit der Optionsrechte (sog. Vesting) zuzuordnen (zukunfts- und zeitraumbezogene Leistung). Der Zuflusszeitpunkt und der Z...mehr

Rz. 1152 Die Satzung kann die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts davon abhängig machen, dass sich die Aktionäre vor der Versammlung anmelden (§ 123 Abs. 2 AktG). Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung genannten Adresse mindestens 6 Tage vor der Versammlung zugehen. In der Satzung oder in der Einberufung aufgrund beso...mehr

Rz. 31 Handelsbräuche sind die kaufmännischen Verkehrssitten. Sie beruhen auf einer gleichmäßigen, einheitlichen und freiwilligen tatsächlichen Übung der beteiligten Verkehrskreise.[46] Der EuGH bejaht einen Handelsbrauch, wenn die in einer Branche tätigen Kaufleute bei Abschluss einer bestimmten Art von Verträgen allgemein und regelmäßig ein bestimmtes Verhalten befolgen.[4...mehr

BGH, Beschl. v. 18.10.2023 – XII ZB 31/23 a) Überträgt ein Rechtsanwalt die Notierung von Fristen einer Kanzleikraft, muss er durch geeignete organisatorische Maßnahmen oder durch konkrete Einzelanweisung sicherstellen, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden. Bei notwendiger Korrektur einer Rechtsmittelbegründungsfrist muss eine mündliche Einzelanwe...mehr

Rz. 1 Mit Verträgen zugunsten Dritter auf den Todesfall kann der Erblasser Vermögen am Nachlass vorbeisteuern, ohne im Deckungsverhältnis die für letztwillige Verfügungen und Schenkungsversprechen von Todes wegen (§ 2301 BGB) angeordneten Formvorschriften einhalten zu müssen.[1] Dies gilt insbesondere für Lebensversicherungen, Wertpapierdepots, Bankkonto- oder Sparguthaben u...mehr

Rz. 1 Die Vorlage von Urkunden ist eine spezielle Mitwirkungspflicht des Beteiligten und stellt eine Konkretisierung des § 90 AO dar. Sie dient der Beibringung von Beweismitteln i. S. d. § 92 S 2. Nr. 3 AO. Beteiligte und andere Personen sind gem. § 97 Abs. 1 AO auf Verlangen der Finanzbehörde hin zur Vorlage von Urkunden verpflichtet.[1] Bis zur Aufhebung des § 97 Abs. 2 AO...mehr

Rz. 4 Die Vorlagepflicht besteht für Urkunden. Urkunde i. S. d. Norm ist eine in Schriftzeichen verkörperte oder auf Daten- und Bildträger festgehaltene Gedankenerklärung, die allgemein oder für Eingeweihte verständlich ist, den Urheber erkennen lässt und zum Beweis eines rechtlich erheblichen Sachverhalts geeignet ist.[1] Hierunter fallen nach der beispielhaften Aufzählung ...mehr

Kaufleute und bilanzierende Gewerbetreibende, Gewerbetreibende, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, und Freiberufler müssen nachfolgende Unterlagen aufbewahren: Die grundlegenden Buchführungs- und Abschlussunterlagen:[1] Handelsbücher (handelsrechtlich) bzw. Bücher und Aufzeichnungen (steuerrechtlich), Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Er...mehr

Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Unternehmer muss hierzu eine Organisationsanweisung erstellen, die u. a. regelt: wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung, welches Schriftgut gescannt wird, ob ein...mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung (Überführung/Umwandlung von Daten eines Datenformats...mehr

Für Privatpersonen besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, außer bei Personen mit positiven Überschusseinkünften von mehr als 500.000 (750.000 – vgl. Tz. 15) EUR und bei Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Jedoch sollte dieser Personenkreis schon im Hinblick auf die Gewährleistungsfrist von 2 Jahren Belege und Kontoauszüge länger aufbewahren. Belege, ...mehr

Grundsätzlich hat jeder Arbeitgeber die Meldungen über das von den jeweils zuständigen Kassen eingerichtete Online-Meldeverfahren zu übermitteln. Hierfür stehen 2 elektronische Möglichkeiten zur Verfügung: von der SOKA-BAU zugelassene Baulohnprogramme und die Meldung per Internetportal (MINT). Mit der Meldung per Internetportal (MINT) können alle erforderlichen Meldungen für ...mehr

Das Bundeskabinett hat die vorgelegten Eckpunkte vom Bundesjustizministerium für ein neues Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beschlossen. Damit soll ein wesentlicher Beitrag zum Abbau von bürokratischen Hürden geleistet und ein Vorhaben aus dem Koalitionsvertrag umgesetzt werden. Mit den Maßnahmen sollen die Wirtschaft, Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung entlastet...mehr

Für Personen mit Überschusseinkünften bestehen ebenfalls Aufbewahrungspflichten. Beträgt die Summe der positiven Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Einkünfte aus Kapitalvermögen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr, müssen die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschussei...mehr

Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren..[1] Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit auch ohne Ausgleich aufgrund einer tarifvertr...mehr

Sofern das Steuerrecht im Einzelfall keine kürzeren Fristen bestimmt, sind die Belege 10 bzw. 6 Jahre aufzubewahren.[1] Im Umsatzsteuerrecht ist in Einzelfällen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren zu beachten.[2] Darüber hinaus existiert eine gesonderte Ablaufhemmung.[3] Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke von Bedeu...mehr

Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde bei dem Datenzugriff aktiv unterstützen.[1] Dabei entstehende Kosten hat der Steuerpflichtige selbst zu tragen.[2] Eine Kostenübernahme durch die Finanzverwaltung erfolgt nicht. Wichtig Vorsicht bei Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen Eine Außenprüfung umfasst das Recht der Finanzverwaltung, die Überlassung der gespeicherten U...mehr

Die Finanzbehörde hat das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Wichtig Datenzugriff nur während der Außenprüfung Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Um...mehr

Problemüberblick Im Fall will ein Wohnungseigentümer die Einsichtnahme in die nach seiner Ansicht vorhandenen Originale der Verwaltungsunterlagen erzwingen. Auf ihm übersandte Kopien will er sich nicht einlassen. Bei der Einsichtnahme will er sich begleiten lassen. Originale und Durchführung der Einsichtnahme Wie vom LG entschieden, hat der Einsichtsberechtigte das Recht, die O...mehr

Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht aufbewahrt bzw. nicht ausreichend lange aufbewahrt, muss auch mit großen Nachteilen in Zivilprozessen rechnen. Die vernichteten Unterlagen haben keine Beweiskraft mehr. Insbesondere bei Überschuldung, drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit kann die Vernichtung von Belegen mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden.[1] Dane...mehr

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Werden Beiträge zur Sozialversicherung oder die Lohnsteuer falsch berechnet und kommt es in der Folge zu fehlerhaften Abführungen an die Träger der sozialen Sicherung und das Finanzamt, so haftet der Arbeitgeber. Das kann sehr teuer werden und im Extremfall sogar strafrechtliche Konsequenzen haben. Die Fachleute für Entgeltabrechnung sind das Bollwerk gegen diese Risiken, si...mehr

Das Rechnungswesen vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen ist geprägt von jahrelang gewachsenen Strukturen und festgefahrenen Abläufen. Die Möglichkeiten zur signifikanten Verbesserung des Abschlussprozesses sind oftmals begrenzt durch die vorhandenen EDV-Systeme, hohe Abhängigkeiten von Steuerberatern und die Qualifikation des eigenen Rechnungswesenpersonals. Denn...mehr

Gemäß § 9 Abs. 3 LkSG ist es für einen Handlungsbedarf bei mittelbaren Zulieferern entscheidend, ob eine substantiierte Kenntnis bzgl. relevanter Risiken oder Pflichtverletzungen vorliegt. Wenn einem Unternehmen, das dieser Verpflichtung unterliegt, konkrete Hinweise vorliegen, die darauf hindeuten könnten, dass mittelbare Zulieferer möglicherweise Menschenrechts- oder Umwel...mehr

Begriff Als durchlaufende Gelder bezeichnet man in der Entgeltabrechnung typischerweise den Auslagenersatz für vom Arbeitnehmer für den Arbeitgeber getätigte Auslagen. Bei durchlaufenden Geldern wird zwischen tatsächlichem und pauschalem Auslagenersatz unterschieden. Beim tatsächlichen Auslagenersatz erstattet der Arbeitgeber die Auslagen des Arbeitnehmers gegen Vorlage von B...mehr

Eine besondere Form, wie das Lohnkonto zu führen ist, ist nicht vorgeschrieben. Vorgeschrieben durch den Gesetzgeber ist allerdings, dass der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto zu führen hat. Das Lohnkonto ist jeweils zu Beginn des Kalenderjahres oder mit Eintritt in das Beschäftigungsverhältnis während des Kalenderjahres einzurichten ...mehr

Weist der Arbeitgeber für einzelne Arbeitnehmer nach, dass sie keiner steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehören, kann er für diese Arbeitnehmer auf die Entrichtung der pauschalen Kirchenlohnsteuer verzichten. Für die übrigen Arbeitnehmer muss die Kirchensteuer dann nach dem allgemeinen Kirchensteuersatz (8 % oder 9 %) von der pauschalen Lohnsteuer erhoben werden. Zur E...mehr

Bei arbeitnehmereigenen Telefonanschlüssen kann – anders als bei betrieblichen Telekommunikationsgeräten – durch die Privatnutzung des Arbeitnehmers kein geldwerter Vorteil entstehen. In bestimmtem Umfang kann der Arbeitgeber für die vom häuslichen Telefon des Arbeitnehmers geführten beruflich veranlassten Gespräche steuerfreien Auslagenersatz gewähren.[1] Hierunter fallen ne...mehr

Bei der Absprache eines Prüftermins kann die Durchführung einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung mit dem zuständigen Prüfdienst vereinbart werden. Der Prüfdienst wird dann weitere Details zur Datenanlieferung in die schriftliche Prüfanmeldung aufnehmen. Auch ein späterer Wunsch zur Datenübermittlung kann in Abstimmung mit dem Prüfdienst realisiert werden. Unplausibi...mehr

Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die von einem Dritten gewährten Bezüge am Monatsende schriftlich mitzuteilen.[1] Eine Negativmeldung in Form einer Fehlanzeige wird vom Arbeitnehmer nicht verlangt. Damit die gesetzlich normierte Lohnsteuerabzugspflicht bei Drittlohnzahlungen in der Praxis auch tatsächlich vollzogen werden kann, muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter auf ...mehr

Zu den pauschalierungsfähigen Zuwendungen des Arbeitgebers für die Internetnutzung gehören sowohl die laufenden Kosten (z. B. Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate) als auch die Kosten der Einrichtung des Internetzugangs, z. B. Anschluss, Modem, PC.[1] Internetpauschale bis zu 50 EUR im Monat Aus Vereinfachungsgründen kann der ...mehr

Die ganz oder teilweise steuerfreie Überlassung einer BahnCard ist im Lohnkonto aufzuzeichnen[1] und in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.[2] Im Falle eines Zuschusses sollte sich der Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachweisen lassen und diesen Nachweis als Beleg zum Lohnkonto nehmen. Sofern die steuerfreie Überlassung aufgrund einer Prognoseberechnung er...mehr

Macht der Arbeitnehmer keine oder erkennbar unrichtige Angaben, hat der Arbeitgeber dies dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen.[1] Eine solche Mitteilung an das Betriebsstättenfinanzamt hat unverzüglich zu erfolgen, wenn der Arbeitgeber bei der (sich aus seiner qualifizierten Mitwirkung oder der Unternehmensverbundenheit abzuleitenden) gebotenen Sorgfalt erkennen kann, das...mehr

Bei einem dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber leihweise überlassenen Computer mit Internetanschluss ist nicht nur die berufliche, sondern auch die private Nutzung steuerfrei.[1] Die Steuerbefreiung wurde auf Datenverarbeitungsgeräte ausgedehnt.[2] Hierdurch ist die private Nutzung dienstlicher Geräte (z. B. Laptop, Smartphone, Tablet) steuerfrei. Wendet der Arbeitgeber dem Arbei...mehr

Die Ermittlung der steuerpflichtigen Zinsvorteile müssen vom Arbeitgeber dokumentiert und als Beleg zum Lohnkonto genommen werden. Auf Verlangen des Arbeitnehmers sind sie diesem formlos mitzuteilen.[1]mehr

Begriff Bei der Patientenquittung handelt es sich um einen schriftlichen Beleg für gesetzlich versicherte Patienten über die zulasten der Krankenkasse erbrachten Leistungen und deren vorläufige Kosten. Sie kann auf Verlangen vom Vertrags(zahn)arzt oder dem Krankenhaus ausgestellt werden. Die Krankenkassen haben auf Antrag ihren Versicherten eine Aufstellung über in Anspruch ...mehr

Wurde einem unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer keine Identifikationsnummer[1] zugeteilt, können ELStAM weder gebildet noch vom Arbeitgeber abgerufen werden. In diesem Fall stellt das für den Arbeitnehmer zuständige Wohnsitzfinanzamt auf dessen Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Diese Bescheinigung ist ein Dokument, das der Arbeitnehmer dem Arbeit...mehr

Vor dem Hintergrund der Vielzahl an Abrechnungsprogrammen und der damit verbundenen heterogenen Datenstruktur wurde eine einheitliche und verbindliche Schnittstelle für den Export der prüfrelevanten Daten aus den Abrechnungssystemen definiert. Die konkrete Angabe der für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten inklusive der Vorgabe zu Struktur und Feldformaten sind dabei be...mehr