Entgeltumwandlung

Entgeltumwandlung, auch als Gehalts- und Barlohnumwandlung bekannt, bezeichnet die Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Teile des Bruttogehalts in bestimmte betriebliche Leistungen umzuwandeln. Dies geschieht häufig im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge (bAV), kann aber auch andere Vorteile wie Dienstwagen, Jobtickets oder Fortbildungsmaßnahmen umfassen.

Im Regelfall tritt bei der Entgeltumwandlung keine oder eine geringere Steuer- bzw. Beitragsbelastung ein. Der Gesetzgeber will jedoch keinen generellen Anreiz zum Gehaltsverzicht oder zur Gehaltsumwandlung schaffen. Daher knüpft er die Inanspruchnahme bestimmter Vorteile an ein Zusätzlichkeitserfordernis und schließt im Ergebnis die Barlohnumwandlung insoweit teilweise aus.

Anwendungsbereiche der Entgeltumwandlung

Die gängigsten Anwendungsbereiche der Entgeltumwandlung:

Betriebliche Altersvorsorge (bAV):
Einer der häufigsten Anwendungsbereiche der Entgeltumwandlung ist die betriebliche Altersversorgung. Beiträge, die im Rahmen der bAV durch Entgeltumwandlung geleistet werden, können die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge senken. Die Steuer- und Beitragsfreiheit ist in ihrer Höhe begrenzt und hängt vom jeweiligen Durchführungsweg ab. Spart der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung ebenfalls Sozialversicherungsbeiträge, so ist er unter Umständen verpflichtet, einen Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung zu leisten.

Dienstwagen:
Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern Dienstwagen zur Verfügung stellen, deren private Nutzung als geldwerter Vorteil lohnsteuerlich zum Tragen kommt. Bei der Entgeltumwandlung reduziert der Arbeitnehmer sein Bruttogehalt und erhält im Gegenzug einen Dienstwagen. Die private Nutzung wird pauschal versteuert, wobei die 1 Prozent-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode zur Anwendung kommt (§ 8 Abs. 2 EStG). Für die Höhe der Beitragspflicht ist der geldwerte Vorteil maßgebend.

Jobticket
Die Entgeltumwandlung kann auch zur Finanzierung von Jobtickets (§ 3 Nr. 15 EStG) genutzt werden. Dies ist grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig. Der geldwerte Vorteil unterliegt der Lohnsteuer und der Sozialversicherung, kann jedoch vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Eine Steuer- und Beitragsfreiheit ist aber im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze möglich. 

Dienstrad:
Die Überlassung eines Pedelecs oder eines normalen Fahrrads führt in den Fällen einer Barlohnumwandlung zu steuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn. Wie beim Dienstwagen kommt hier die 1 Prozent-Regelung zur Anwendung. Bis zum 31. Dezember 2030 muss nur ein Viertel der Bemessungsgrundlage zugrunde gelegt werden. Damit ist auch die private Nutzung abgegolten. Die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge ist auch abhängig vom geldwerten Vorteil, im Rahmen der 1 Prozent-Regelung.

Zusätzlichkeitserfordernis bei Entgeltumwandlungen (steuerlich)

Das Zusätzlichkeitserfordernis besagt, dass bestimmte Steuervergünstigungen nur dann gewährt werden, wenn die entsprechenden Leistungen des Arbeitgebers zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber die Vergünstigungen oder Leistungen nicht durch Umwandlung des vereinbarten Arbeitsentgelts finanzieren darf, sondern als zusätzliche Leistung erbringen muss.

Ein klassisches Beispiel ist der steuerfreie Zuschuss zu den Fahrtkosten im öffentlichen Nahverkehr (§ 3 Nr. 15 EStG). Diese steuerliche Begünstigung kann nur gewährt werden, wenn der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird. Wird der Zuschuss hingegen durch eine Gehaltsumwandlung finanziert, entfällt die Steuerfreiheit.

Ähnlich verhält es sich bei bestimmten betrieblichen Gesundheitsförderungsmaßnahmen (§ 3 Nr. 34 EStG). Auch hier muss der Arbeitgeber die Leistungen zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewähren, um die Steuerfreiheit in Anspruch nehmen zu können.

Im Kontext der betrieblichen Altersversorgung ist das Zusätzlichkeitserfordernis weniger relevant, da die steuerliche Förderung der bAV explizit die Möglichkeit der Entgeltumwandlung einschließt. Beiträge zur bAV können daher durch Entgeltumwandlung finanziert werden und bleiben bis zu den genannten Höchstgrenzen steuerfrei.

Zusätzlichkeitserfordernis im sozialversicherungsrechtlichen Sinne

Für das beitragsrechtliche Zusätzlichkeitserfordernis gelten grundsätzlich die Kriterien des steuerrechtlichen Zusätzlichkeitserfordernisses. Es liegt daher regelmäßig keine Zusätzlichkeit vor, wenn durch Entgeltumwandlungen mit einhergehendem vorherigem Verzicht auf Entgelt eine neue Zuwendung resultiert. Beitragsfreiheit ist dann nicht gegeben.

Allerdings ist die steuerrechtliche Bewertung für das Beitragsrecht nicht maßgebend oder im Vorhinein entscheidend. Insofern kann es im Einzelfall auch unabhängig von der steuerrechtlichen Beurteilung an der Zusätzlichkeit fehlen. 

Es kann außerdem vorkommen, dass allein das Beitragsrecht die Zusätzlichkeit verlangt, das Steuerrecht aber nicht. Dann ist dennoch anhand der steuerrechtlichen Kriterien zu prüfen, ob das Zusätzlichkeitserfordernis im Sinne des Beitragsrechts erfüllt ist. 

Auswirkungen der Entgeltumwandlung auf die Berechnung von Sozialversicherungsleistungen

Durch die Entgeltumwandlung kann es vorkommen, dass bestimmte Entgeltbestandteile beitragsfrei sind. Zwar werden dann regelmäßig auch Steuern gespart, allerdings führt das Zahlen geringerer Beiträge auch dazu, dass der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin später geringere Leistungen erhält. Beispielsweise kann die Rentenhöhe niedriger sein, als sie es ohne die Entgeltumwandlung zur Nutzung eines Dienstwagens gewesen wäre.

Entgeltumwandlung und Tarifvorbehalt

Soll eine Entgeltumwandlung vollzogen werden, müssen Arbeitgeber unbedingt den Tarifvorbehalt beachten. Rechtswirksame Ansprüche, die durch Tarifvertrag geregelt sind, dürfen nicht durch eine Gehaltsumwandlung unterschritten werden, außer eine im Tarifvertrag enthaltene Öffnungsklausel erlaubt dies. Ist keine Öffnungsklausel vorhanden, kann es durch den Gehaltsverzicht zu Phantomlohn kommen.