Fachbeiträge & Kommentare zu Lohnkonto

Sachverhalt Ein Student (30 Jahre alt) übt – befristet auf 5 Monate – ein in der Studien- und Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum aus. Das monatliche Arbeitsentgelt beträgt 300 EUR. Er ist freiwilliges Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse. Der Arbeitgeber nimmt am Ausgleichsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) teil. Wie ist das vorgeschriebene Zwisch...mehr

Für die Lohnsteuer ...: Das EStG legt für die Lohnsteuer (LSt) einen eigenständigen Begriff der Betriebsstätte fest. Arbeitgebende haben am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmenden und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen (§ 41 Abs. 1 S. 1 EStG). ... gibt es einen eigenständigen Betriebsstätten-Begriff: Eine Betriebsstätte ist ein Betrieb oder Teil des Betriebs ...mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J...mehr

Entgeltunterlagen sind seit dem 1.1.2022 grundsätzlich in elektronischer Form zu führen. Die Spitzenorganisationen haben bundeseinheitlich die Rahmenbedingungen für die Art und den Umfang der Speicherung bestimmt.[1] Arbeitgeber können sich auf ihren Antrag hin von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen bis zum 31.12.2026 befreien lassen.mehr

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Das Bundeskabinett hat die vorgelegten Eckpunkte vom Bundesjustizministerium für ein neues Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beschlossen. Damit soll ein wesentlicher Beitrag zum Abbau von bürokratischen Hürden geleistet und ein Vorhaben aus dem Koalitionsvertrag umgesetzt werden. Mit den Maßnahmen sollen die Wirtschaft, Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung entlastet...mehr

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.[2] Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Beson...mehr

Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfris...mehr

Der BFH definiert Trinkgeld als eine dem dienstleistenden Arbeitnehmer vom Kunden oder Gast gewährte zusätzliche Vergütung. Es handelt sich um eine freiwillige und typischerweise persönliche Zuwendung, die eine Art honorierende Anerkennung in Form eines kleineren Geldgeschenks ausdrücken soll.[1] Freiwillige Trinkgeldzahlungen, die der Arbeitnehmer anlässlich von Dienstleist...mehr

Der vom Arbeitgeber als Zuschuss zum Mutterschaftsgeld steuerfrei gezahlte Betrag muss im Lohnkonto aufgezeichnet und in die Lohnsteuerbescheinigung gesondert eingetragen werden. Die Eintragung des Großbuchstabens U (Unterbrechung) ins Lohnkonto entfällt, wenn der Arbeitgeber den steuerfreien Zuschuss zum Mutterschaftsgeld gemäß Mutterschutzgesetz zahlt. [1]mehr

Der BFH hat in einer Reihe weiterer Urteile entschieden, dass bei Anwendung der 1 %-Methode der geldwerte Vorteil bereits in der konkreten Möglichkeit besteht, den Firmenwagen zu Privatfahrten nutzen zu dürfen.[1] Der BFH hat damit seine bisherige Rechtsauffassung aufgegeben, nach der bei erlaubter Privatnutzung des Firmenwagens die entsprechende Nutzung nur vermutet wurde (...mehr

Nach dem Wortlaut der Lohnsteuer-Richtlinien werden Nutzungsverbote nur im Zusammenhang mit seitens der Firma vorgenommenen Kontrollmaßnahmen anerkannt.[1] Die Einhaltung des Nutzungsverbots ist durch entsprechende Unterlagen nachzuweisen, die zum Lohnkonto zu nehmen sind. Eine Sonderstellung nehmen schon bisher Firmenfahrzeuge des betrieblichen Fuhrparks ein, die nicht einem...mehr

Seit 2017 ist das Auftanken von Strom für Elektro- oder Hybridelektroautos des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber steuerfrei.[1] Der Arbeitgeber ist aus Vereinfachungsgründen nicht verpflichtet, die steuerfreien "Stromvorteile" im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufzuzeichnen.[2] Außerdem fördert der Gesetzgeber durch die Einführung einer Pauschalierungsvorschrift die Verbreitung von...mehr

Die Finanzverwaltung gewährt bei der 1 %-Methode ein Wahlrecht zwischen dem 0,03 %-Monatszuschlag und der 0,002 %-Tagespauschale, bei der die Firma den geldwerten Vorteil nur noch für die tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuern muss.[1] Im Lohnsteuerverfahren ist der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers allerdings verp...mehr

Elektrofahrrad als Kraftfahrzeug Die 1 %-Regelung ist nach ihrem Gesetzeswortlaut eigentlich ausschließlich auf Kraftfahrzeuge anzuwenden, nicht dagegen auf Fahrräder. Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer jedoch ein Elektrofahrrad auch zur privaten Nutzung, ist die 1 %-Methode anwendbar, wenn das E-Bike verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzustufen ist, also ein Ke...mehr

Der monatliche Zuschlag berechnet sich für den einzelnen Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,03 % des Bruttolistenpreises. Abzustellen ist auf die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, diese ist auf den nächsten vollen Kilometerbetrag abzurunden. Praxis-Beispiel Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tä...mehr

Nach dem als Folge zur geänderten Rechtsprechung ergangenen BMF-Schreiben[1] ist der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, im Lohnsteuerabzugsverfahren die Anrechnung der individuellen Kraftfahrzeugkosten des Arbeitnehmers bei der Nutzungswertermittlung zu berücksichtigen. Dies gilt sowohl in Fällen, in denen der Nutzungswert pauschal (1 %-Regelung, 0,03 %-Regelung) oder a...mehr

Eine besondere Form, wie das Lohnkonto zu führen ist, ist nicht vorgeschrieben. Vorgeschrieben durch den Gesetzgeber ist allerdings, dass der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto zu führen hat. Das Lohnkonto ist jeweils zu Beginn des Kalenderjahres oder mit Eintritt in das Beschäftigungsverhältnis während des Kalenderjahres einzurichten ...mehr

Für jeden Arbeitnehmer muss bei Beginn der Beschäftigung ein Lohnkonto ("Gehaltskonto") angelegt und getrennt nach Kalenderjahren geführt werden.[1] Das Lohnkonto muss alle wichtigen Merkmale enthalten, die arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlich bedeutsam sind. Dazu gehören die Lohnbestandteile, die Lohnsteuerabzugsmerkmale, Angaben zur Versicherungspflicht in den v...mehr

Weiter haftet der Arbeitgeber auch für die Lohnsteuer, die er im Wege des Lohnsteuer-Jahresausgleichs etwa zu viel erstattet hat, sowie für die Einkommensteuer, die aufgrund fehlerhafter Angaben im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung zu gering festgesetzt bzw. tatsächlich verkürzt wird. Der Arbeitgeber haftet also auch für Steuerausfälle, wenn er in der Lohnsteuerb...mehr

Der Arbeitgeber muss im Lohnkonto die Zahlung des Sterbegeldes, die einbehaltenen Steuerabzugsbeträge usw. sowie die erforderlichen Angaben für die zutreffende Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag[1] aufzeichnen und in der elektronisch zu übermittelnden Lohnsteuerbescheinigung angeben.[2]mehr

Begriff Der Begriff Zählgeld ist gleichbedeutend mit den Begriffen Fehlgeldentschädigung oder Mankogeld. Arbeitnehmer, die in den Zahlungsverkehr des Arbeitgebers involviert sind, erhalten Zählgeld. Es gleicht den Nachteil des Arbeitnehmers aus, der für einen Kassenfehlbetrag haften bzw. aufkommen muss. Zählgelder werden in der Regel als laufender Arbeitslohn gewährt und sind...mehr

Damit das Finanzamt den Progressionsvorbehalt berücksichtigen kann, hat der Arbeitgeber zusätzliche Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten zu erfüllen: Eintragung im Lohnkonto: Arbeitgeber, die (konjunkturelles) Kurzarbeitergeld (einschließlich Saison-Kurzarbeitergeld), Aufstockungsbeträge, Verdienstausfallentschädigung nach dem IfSG oder Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld a...mehr

Begriff Immer häufiger erhalten Arbeitnehmer über ein Buchungsportal kurzfristig Fahrzeuge zur privaten Nutzung. Dies ist aus Arbeitnehmersicht insbesondere interessant für die Nutzung am Wochenende oder z. B. bei stundenweiser Anmietung eines Transportfahrzeugs zur Beförderung sperriger Güter. Der Arbeitgeber schafft die Möglichkeit zur Fahrzeugbuchung und ist damit Leasin...mehr

Begriff Belegschafts- oder Personalrabatte liegen vor, wenn Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern kostenlos oder verbilligt Waren bzw. Dienstleistungen überlassen. Lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlich liegt grundsätzlich ein geldwerter Vorteil vor. Rabatte auf Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber üblicherweise an fremde Dritte abgibt, bleiben unter Berücksichti...mehr

Bei arbeitnehmereigenen Telefonanschlüssen kann – anders als bei betrieblichen Telekommunikationsgeräten – durch die Privatnutzung des Arbeitnehmers kein geldwerter Vorteil entstehen. In bestimmtem Umfang kann der Arbeitgeber für die vom häuslichen Telefon des Arbeitnehmers geführten beruflich veranlassten Gespräche steuerfreien Auslagenersatz gewähren.[1] Hierunter fallen ne...mehr

Häufig erfolgt die Reisekostenabrechnung in den Firmen nicht durch die Entgeltabrechnung, sondern durch eine separate Reisekostenabrechnungsstelle. Dieses Verfahren bedarf allerdings einer ausdrücklichen Genehmigung durch das Betriebsstättenfinanzamt; dieses muss die gesonderte Aufzeichnung der steuerfreien Reisekostenerstattungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen haben.[1...mehr

Weist der Arbeitgeber für einzelne Arbeitnehmer nach, dass sie keiner steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehören, kann er für diese Arbeitnehmer auf die Entrichtung der pauschalen Kirchenlohnsteuer verzichten. Für die übrigen Arbeitnehmer muss die Kirchensteuer dann nach dem allgemeinen Kirchensteuersatz (8 % oder 9 %) von der pauschalen Lohnsteuer erhoben werden. Zur E...mehr

Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft. Die Durchführung der Prüfung ist gesetzlich festgelegt und folgt besonderen Verfahrensregeln. Bei größeren Firmen erfolgt die Prüfung im 4-Jahresturnus im Wege einer sog. Anschlussprüfung. Die Prüfung wird im Normalfall digital durchgeführt.[1] Einzelheiten zum Datenzugriff un...mehr

Für die Berechnung der Beitrags- und Steuerabzüge vom Bruttoentgelt muss zuerst die grundsätzliche Abgabenpflicht beurteilt werden. Da der sozialversicherungsrechtliche Begriff des Entgelts nicht immer mit dem im Steuerrecht verwendeten Begriff des Arbeitslohns übereinstimmt, sind hier zahlreiche Besonderheiten zu beachten. Pauschal versteuerte Bezüge werden unter bestimmten ...mehr

Die Energiepreispauschale I musste im Lohnkonto aufgezeichnet werden[1], sodass sie bei einer künftigen Lohnsteuer-Außenprüfung als solche zu erkennen ist und die Rechtsgrundlage für die Zahlung bei Bedarf geprüft werden kann. Darüber hinaus ist die ausgezahlte Energiepreispauschale I in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung [2] mit dem Großbuchstaben E auszuweisen.[3] Ha...mehr

Bei jeder Lohnabrechnung sind Sachbezüge getrennt vom Barlohn im Lohnkonto aufzuzeichnen. Dasselbe gilt für die einbehaltene Lohnsteuer und die Beiträge zur Sozialversicherung. Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetages oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des etwa gezahlten Entgelts mit dem steuerlich maßge...mehr

Die ganz oder teilweise steuerfreie Überlassung einer BahnCard ist im Lohnkonto aufzuzeichnen[1] und in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.[2] Im Falle eines Zuschusses sollte sich der Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachweisen lassen und diesen Nachweis als Beleg zum Lohnkonto nehmen. Sofern die steuerfreie Überlassung aufgrund einer Prognoseberechnung er...mehr

Die steuerfreie Sammelbeförderung ist betragsmäßig im Lohnkonto einzutragen und mit dem Großbuchstaben F in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. Das Finanzamt kann dadurch bei der Bearbeitung der Einkommensteuererklärung erkennen, ob ein Fall der steuerfreien Sammelbeförderung vorliegt, die den Werbungskostenabzug in der Einkommensteuererklärung ausschließt.mehr

Der Arbeitgeber muss die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren.[1] 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor.[2] Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Ja...mehr

Die Ermittlung der steuerpflichtigen Zinsvorteile müssen vom Arbeitgeber dokumentiert und als Beleg zum Lohnkonto genommen werden. Auf Verlangen des Arbeitnehmers sind sie diesem formlos mitzuteilen.[1]mehr

Die Anzeige muss schriftlich erstattet werden. Sie muss den Namen, die Identifikationsnummer, die Anschrift des Arbeitnehmers, die in den ELStAM eingetragenen Besteuerungsmerkmale Geburtsdatum, Steuerklasse/Faktor, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuerabzugsmerkmal und ggf. den gebildeten Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag sowie den Anzeigegrund und die für die Berechnung einer Lo...mehr

Macht der Arbeitnehmer keine oder erkennbar unrichtige Angaben, hat der Arbeitgeber dies dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen.[1] Eine solche Mitteilung an das Betriebsstättenfinanzamt hat unverzüglich zu erfolgen, wenn der Arbeitgeber bei der (sich aus seiner qualifizierten Mitwirkung oder der Unternehmensverbundenheit abzuleitenden) gebotenen Sorgfalt erkennen kann, das...mehr

Zur steuerlichen Erfassung von Belegschaftsrabatten hat der Arbeitgeber diese bei jeder Lohnabrechnung im Lohnkonto besonders kenntlich zu machen und ohne Kürzung um den sog. Rabattfreibetrag aufzuzeichnen. Dabei sind der Abgabetag, der Abgabeort und ggf. das Entgelt, das der einzelne Arbeitnehmer für den Sachbezug entrichtet hat, anzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass...mehr

Zu den pauschalierungsfähigen Zuwendungen des Arbeitgebers für die Internetnutzung gehören sowohl die laufenden Kosten (z. B. Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate) als auch die Kosten der Einrichtung des Internetzugangs, z. B. Anschluss, Modem, PC.[1] Internetpauschale bis zu 50 EUR im Monat Aus Vereinfachungsgründen kann der ...mehr

Bei einem dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber leihweise überlassenen Computer mit Internetanschluss ist nicht nur die berufliche, sondern auch die private Nutzung steuerfrei.[1] Die Steuerbefreiung wurde auf Datenverarbeitungsgeräte ausgedehnt.[2] Hierdurch ist die private Nutzung dienstlicher Geräte (z. B. Laptop, Smartphone, Tablet) steuerfrei. Wendet der Arbeitgeber dem Arbei...mehr

Welcher Kirchensteuersatz anzuwenden ist, richtet sich nach der Betriebsstätte des Arbeitgebers. Die Kirchensteuer ist in der Lohnsteuer-Anmeldung neben der Lohnsteuer anzumelden und an das Finanzamt der Betriebsstätte abzuführen, auch wenn die Arbeitnehmer im Bezirk eines anderen Finanzamtes wohnen. Kirchensteuer-Jahresausgleich durch Arbeitgeber Für die Durchführung des Kirc...mehr

Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die von einem Dritten gewährten Bezüge am Monatsende schriftlich mitzuteilen.[1] Eine Negativmeldung in Form einer Fehlanzeige wird vom Arbeitnehmer nicht verlangt. Damit die gesetzlich normierte Lohnsteuerabzugspflicht bei Drittlohnzahlungen in der Praxis auch tatsächlich vollzogen werden kann, muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter auf ...mehr

Der Arbeitgeber muss die Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge für geringfügig Beschäftigte, Umlagen nach dem AAG und die Insolvenzgeldumlage berechnen. Damit die Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) Höhe und Zusammensetzung des Beitragssolls erfährt, muss der Arbeitgeber den Datensatz "Beitragsnachweis"...mehr

Wird die vom Arbeitgeber für dienstliche Zwecke überlassene Kreditkarte nicht über das Firmenkonto, sondern über das private Bankkonto des Arbeitnehmers abgerechnet, handelt es sich bei der Erstattung der Kreditkartengebühren an den Arbeitnehmer um eine Barzuwendung und nicht um einen Sachbezug.[1] Wird die Karte bei Arbeitnehmern mit umfangreicher Reisetätigkeit zur Abrechn...mehr

Sachverhalt Ein Mitarbeiter soll laut Arbeitsvertrag an 3 Tagen pro Woche im Homeoffice und einen Tag pro Woche an der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Die einfache Entfernung von 30 km zur ersten Tätigkeitsstätte legt er mit seinem privaten Auto zurück. Der Arbeitgeber leistet für diese Fahrten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen Zuschuss vo...mehr

Als Betriebsstätte gilt nicht nur eine feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient; Betriebsstätten sind vielmehr auch Landungsbrücken, Kontore und sonstige Geschäftseinrichtungen, die einem Unternehmer, Mitunternehmer oder seinem ständigen Vertreter, z. B. einem Prokuristen, zur Ausübung des Gewerbes dienen. Als Betriebsstätte gilt auc...mehr

Sind keine Angaben im Lohnkonto vorhanden, z. B. bei Schwarzlohnzahlungen, ist die Feststellung der Höhe der nachzuversteuernden Beträge und ihre individuelle Zuordnung auf die einzelnen Arbeitnehmer nicht möglich. In diesen Fällen wird die nachzuerhebende Lohnsteuer nach § 162 AO geschätzt. Eine solche Schätzung kommt insbesondere in Betracht, wenn die Höhe und die Empfänge...mehr

Die Energiepreispauschale I von 300 EUR konnte nur für das erste Dienstverhältnis ausgezahlt werden. Folglich konnte die Energiepreispauschale I nicht für jedes weitere Dienstverhältnis ausgezahlt werden. Der Arbeitnehmer musste insoweit in eine der Steuerklassen I bis V eingereiht sein. Energiepreispauschale I für Minijobber Auch eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (Mini...mehr

Die Steuerfreiheit ist auch bei Einnahmen aus mehreren nebenberuflichen Tätigkeiten für verschiedene Arbeitgeber auf einen einmaligen Jahresbetrag von 3.000 EUR begrenzt. Wenn der Arbeitgeber sicher sein will, dass er für einen Übungsleiter, Pfleger oder Musiker keine Lohnsteuer einbehalten und abführen muss, sollte er sich von ihm zweckmäßigerweise schriftlich bestätigen la...mehr