Ersetzt Künstliche Intelligenz bald die Personalarbeit?

Die Vorstellung, dass Roboter und Künstliche Intelligenz (KI) die Menschheit übernehmen, war schon oft Gegenstand großer Hollywood-Blockbuster. Und auch wenn diese Vorstellung kein realistisches Zukunftsszenario darstellt, ist die Annahme, dass KI Menschen aus bestimmten Jobs verdrängen wird, gar nicht so unbegründet. Auch in HR-Abteilungen fragen sich Beschäftigte, ob die Personalarbeit bald vollständig durch Algorithmen und Automatisierung erledigt wird.  

Spätestens seit dem Hype um Chat GPT ist KI kein Thema mehr, mit dem sich nur IT-Fachleute ernsthaft beschäftigen. Für HR stellt sich heute eine essenzielle Frage: Wenn HR-Chatbots mit den Beschäftigten kommunizieren, KI-Tools das Recruiting durchführen und Predictive Analytics in Weiterbildungsplattformen die Personalentwicklung übernehmen – spielen Menschen in der Personalarbeit dann zukünftig noch eine wesentliche Rolle?

Droht der Jobverlust? Beschäftigte erwarten massive Veränderungen

Die Frage nach der Sicherheit ihres Arbeitsplatzes haben sich insgeheim wohl schon viele gestellt – und natürlich nicht nur in HR. Auch die HR Service Experience Studie 2024 von Haufe greift diese Frage auf. Dabei wurden mehr als 1.900 Beschäftigte aus mittelständischen und großen Unternehmen im DACH-Raum befragt. Die Studie zeigt für „Non-HR“-Beschäftigte, also die internen Kund:innen von HR: Rund jede:r Fünfte (22 Prozent) sieht den eigenen Arbeitsplatz langfristig durch KI bedroht. Diese Sorge ist vor allem unter denjenigen verbreitet, die beim Einsatz der neuen Technik vorausgehen. Die befragten Personaler:innen sehen ihren Arbeitsplatz weniger gefährdet: Bei ihnen liegt der Wert nur bei rund 15 Prozent^[1]. Wer sich nicht um seinen Job sorgt, ist aber dennoch überzeugt, dass KI viele Berufe grundlegend verändern wird. Nach Informationen des Branchenverbands Bitkom erwartet ein Großteil der Deutschen massive Veränderungen. Auch für die Arbeit im Personalwesen erwarten 48 Prozent Veränderungen^[2]‍

KI in HR: Welche grundlegenden Veränderungen sind zu erwarten?

Wie heißt es so schön? Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung. Daran führt kein Weg vorbei. Doch welche Auswirkungen wird die technologische Entwicklung auf die Personalarbeit haben?

Beschleunigung: Was zuvor unter Umständen einige Stunden in Anspruch genommen hat, schafft die KI in wenigen Sekunden. Ob es sich um automatisch generierte E-Mail-Texte, Präsentationen, Grafiken oder Übersetzungen handelt – die generative KI beschleunigt zeitintensive Prozesse und Arbeitsschritte. In weniger Zeit kann mehr erledigt werden. Doch gerade im Kontext sensibler HR-Daten ist bei aller Beschleunigung eine besondere Sorgfalt erforderlich.

Entscheidungsfindung: Eine große Stärke Künstlicher Intelligenz liegt in der Analyse komplexer Daten und großer Datenmengen. Die Algorithmen erkennen Muster und Trends und sind so in der Lage, Szenarien zu prognostizieren, Zusammenhänge zu analysieren und Risiken zu bewerten. Auf Basis dieser zahlenbasierten Empfehlungen können HR-Verantwortliche fundierte Entscheidungen treffen, z. B. in den Bereichen Leistungs- und Einsatzmanagement.

Personalisierung: Mithilfe Künstlicher Intelligenz lassen sich Verhaltensmuster analysieren und individuelle Präferenzen berücksichtigen. Die KI schafft so Raum für personalisierte Mitarbeiterangebote, beispielsweise durch passgenaue Seminar-Angebote im Bereich der betrieblichen Weiterbildung.

„Sonderfall“ Automatisierung

Obwohl es in diesem Beitrag streng genommen rein um KI geht, soll das Thema Automatisierung nicht ausgeklammert werden. Denn auch die Automatisierung gehört zu den großen technologischen Entwicklungen, die unseren Arbeitsalltag massiv verändern (werden). Im alltäglichen Sprachgebrauch wird sie sogar oft mit KI gleichgesetzt. Deshalb nennen wir sie hier im selben Atemzug wie Künstliche Intelligenz. Und: Bereits heute gehen Automatisierung und KI Hand in Hand, um automatisierte Prozesse smart zu machen.  

Automatisierung spart nicht nur Kosten, stellt geregelte Prozesse und gleichbleibende Qualität sicher. Vor allem reduziert sie manuellen Aufwand. Ein großer Vorteil, gerade bei wiederkehrenden Standardtätigkeiten. An den Prozessen rund um verschiedene HR-Dokumente lässt sich das gut veranschaulichen: Mithilfe von Robotic Process Automation (RPA), also robotergesteuerter Prozessautomatisierung, können viele Dokumente voll- oder teilautomatisiert erstellt werden. Das veranschaulichen die folgenden Anwendungsbeispiele:

• Arbeitgeberbescheinigung: Wer etwa einen Kredit beantragen will, muss in der Regel eine Bescheinigung des Arbeitsgebers über das bestehende Arbeitsverhältnis vorlegen. Diese stellt die Personalabteilung aus. Dabei entsteht für die HR-Beschäftigten manueller Aufwand. Mittels Automatisierung lässt sich dieser aber deutlich reduzieren: Beispielsweise fordern die Beschäftigten das gewünschte Dokument dann einfach via Employee Self Service bzw. einem Ticketsystem an. Dadurch wird die RPA ausgelöst: Das System erstellt die Bescheinigung dann selbstständig aus den vorliegenden Mitarbeiterdaten und hängt sie an das Ticket an. In einem optionalen Zwischenschritt gibt HR das Dokument frei und behält so die volle Kontrolle, bevor es an den:die Beschäftigte versendet wird. Der Mehrwert für HR ist immens: Die Automatisierung spart wertvolle Arbeitszeit und der Prozess ist von Anfang bis Ende standardisiert.

• Import von Weiterbildungszertifikaten: Gerade bei Unternehmen, die ihre Beschäftigten regelmäßig unterweisen und dies dokumentieren müssen, z. B. im Rahmen der Arbeitssicherheit, kann RPA enormen Arbeitsaufwand reduzieren. Anstatt die Nachweise händisch in eine digitale Personalakte laden zu müssen, kann die Technik die Nachweise laufend automatisch importieren, sobald die Schulung absolviert wurde. Beispielsweise aus einem Learning Management System (LMS). Die einzelnen Dokumente werden dann ausgelesen, dem jeweils korrekten Mitarbeiterdatensatz zugeordnet und abgelegt.

• Mitarbeiteranschreiben über anstehende Bonuszahlungen: Viele Unternehmen beteiligen ihre Mitarbeiter:innen durch Bonuszahlungen an ihrem Erfolg, wenn die Zielvorgaben erreicht werden. Oft erhalten die Beschäftigten dann ein Anschreiben über den erfolgreichen Abschluss des Geschäftsjahres und Informationen über die Höhe der Boni. Meistens erstellt die Personalabteilung das Dokument und befüllt es mit den persönlichen Daten der Beschäftigten. Unterschrieben wird es in der Regel von der Geschäftsführung oder der jeweiligen Führungskaft. Für die Erstellung der Anschreiben sind dann häufig Serienbriefe das Mittel der Wahl. Doch während dies schon bei kleineren Unternehmen sehr fehleranfällig ist und Personalressourcen bindet, lässt sich ein solcher manueller Prozess in großen Unternehmen schlicht kaum leisten. Mithilfe von RPA können die Anschreiben stattdessen automatisch als Massendokumente erstellt, signiert und in das digitale Mitarbeiterschließfach ausgeliefert werden. Das entlastet die HR-Abteilung und gibt wertvolle Ressourcen frei.  

• Arbeitsplatzbeschreibung: Unternehmen, vor allem aber öffentliche Betriebe nutzen Arbeitsplatzbeschreibungen, um zu definieren, welche Aufgaben und Anforderungen zu einem spezifischen Arbeitsplatz gehören. Die Beschreibung sollte von den Mitarbeiter:innen gelesen und bestätigt werden. Auch dieser Prozess lässt sich automatisieren. Die RPA kann dabei automatisch einen Freigabeprozess auslösen, sobald der Beschreibungstext in ein Formular eingegeben und abgesendet wurde. Bestätigt der:die Mitarbeiter:in die Arbeitsplatzbeschreibung durch Setzen eines Hakens, wird erneut eine RPA getriggert: Das System kann aus dem Ticket ein PDF-Dokument erstellen und es in der digitalen Personalakte ablegen.  

• Interne Versetzung: Wechselt ein:e Beschäftigte:r intern den Arbeitsplatz, beginnt „hinter den Kulissen“ oft ein aufwändiger administrativer Prozess. Vor allem, wenn er manuell durchlaufen wird. Denn hier sind nicht nur viele Parteien involviert, sondern auch viele einzelne Arbeitsschritte zu erledigen: Beispielsweise müssen versetzungsrelevante Daten dokumentiert und in die Systeme übertragen, das Versetzungsdokument erstellt und von HR, Führungskraft und Mitarbeiter:in unterschrieben werden. Außerdem muss der Betriebsrat angehört werden und der Versetzung zustimmmen. Zum Abschluss folgt natürlich die Ablage in der digitalen Personalakte. Die RPA kann den Freigabeprozess mit dem Betriebsrat automatisieren, die Daten übertragen, das Versetzungsschreiben erzeugen, es zur elektronischen Signatur freigeben und in der Akte ablegen.  

Praxis-Einblick: Wo sehen Personaler:innen Potenzial für KI?

Die HR Service Experience Studie 2024 von Haufe nimmt das Potenzial von KI im Personalwesen im Detail unter die Lupe. Sie zeigt, dass Künstliche Intelligenz bisher eher in geringem Umfang in HR eingesetzt wird: Nur rund 19 Prozent der Befragten nutzen KI für Recruiting, Auswahl und Employer Branding. Ca. 16 Prozent setzen sie für Lernen und Entwicklung ein, und gerade einmal 11 Prozent für HR-Verwaltung, Gehaltsabrechnung sowie Reporting. KI spielt derzeit bei 64 Prozent der Befragten sogar keine Rolle für HR-relevante Tätigkeiten. Ein Widerspruch zu der Aussage, dass 48 Prozent durch KI massive Veränderungen in HR erwarten?

Nicht unbedingt: Das Bewusstsein für das Potenzial von KI-Anwendungen ist bei den Personaler:innen definitiv vorhanden. So erwarten die Befragten, dass die Technologie in Zukunft viel stärker eingesetzt werden wird – vor allem bei Lernen und Entwicklung (51 Prozent), HR-Verwaltung (46 Prozent) und Recruiting, Auswahl und Employer Branding (44 Prozent). Aber auch in anderen Bereichen der Personalarbeit erwarten sie deutlich mehr KI-Einsatz: Etwa bei Strategie und Workforce Planning (32 Prozent), Compensation & Benefits (30 Prozent), Leistungsbewertung und Karriereplanung (29 Prozent) und Mitarbeiterbindung, Engagement und Change (26 Prozent). Dabei blickt vor allem die Leitungsebene optimistisch auf mögliche Einsatzfelder, die Sachbearbeitung ist eher zurückhaltend.

Künstliche Intelligenz in der Personalentwicklung

Durch den Einsatz von KI, z. B. in Lernplattformen, lassen sich Fähigkeiten von Beschäftigten analysieren. Individuelle, auf sie abgestimmte Entwicklungspläne sind so im Handumdrehen erstellt. Entsprechende Lerninhalte können personalisiert und auf Grundlage der Fähigkeiten der Beschäftigten ausgespielt werden. Dabei lässt sich auch angemessen berücksichtigen, dass unterschiedliche Menschen unterschiedliche Formate brauchen und nicht alle auf die gleiche Weise gleich gut oder schnell lernen.

KI treibt Veränderungen im Recruiting voran

Muster erkennen – darin ist die Künstliche Intelligenz nahezu unschlagbar. Auch im Recruiting lässt sich diese Stärke nutzen. So kann KI etwa Bewerberprofile blitzschnell auf bestimmte Kriterien prüfen und so eine Vorauswahl geeigneter Bewerbungen herausfiltern. Top, wenn man vor allem Bewerbungen vorliegen hat, auf die sich eindeutige Kriterien anwenden lassen. Allerdings könnten Bewerbungen von Quereinsteiger:innen, die möglicherweise geeignet sind, durch KI-Algorithmen aussortiert werden, da sie nicht den vordefinierten Kriterien entsprechen.  

Auch im Bereich des Active Sourcing unterstützt Künstliche Intelligenz, indem sie z. B. potenzielle Kandidat:innen identifiziert und personalisierte Anschreiben erstellt. Gerade in Zeiten schwieriger und zeitintensiver Rekrutierung aufgrund des Fachkräftemangels stellt sie eine nützliche und effiziente Ressource dar.

Veränderungen im administrativen Personalmanagement durch KI

KI-Systeme sparen im Personalmanagement vor allem bei administrativen Tätigkeiten Zeit und reduzieren potenzielle Fehler, z. B. durch Wegfall von händischen Eingaben. Bei der Personalplanung unterstützt die Technologie, indem sie auf Basis von vergangenen Werten Bedarfsprognosen oder optimierte Schichtpläne erstellt.  

KI und Automatisierung in Kombination wickeln dann z. B. auch das zeitaufwändige Daten- und Dokumentenmanagement effizient und schlank ab. Statt Mitarbeiterdaten händisch zu erfassen und zu verwalten, kann diese Aufgabe weitestgehend automatisiert werden. So beschleunigt die Technologie auch die Erstellung von HR-Dokumenten wie etwa komplexe Verträge.  

AI Act: KI in HR braucht eine solide Basis

So vielversprechend die potenziellen Einsatzmöglichkeiten von KI auch sind: Sie alle müssen auf einer verantwortungsvollen Grundlage erfolgen. Denn im Zentrum der Personalarbeit stehen nach wie vor Menschen. Alle Entscheidungen, die die Beschäftigten betreffen, müssen sorgfältig abgewogen sein und bedürfen eines besonderen Fingerspitzengefühls. Und das nicht nur aus rechtlichen Gründen – sondern auch unter unternehmenskulturellen und ethischen Gesichtspunkten. Für Personalabteilungen ist es deshalb von großem Vorteil, wenn sie in ihrem KI-Anbieter einen verlässlichen Partner finden. Langjährige Branchenkenntnis und Fachexpertise des Anbieters können hier einen Mehrwert schaffen. Denn etablierte Anbieter kennen in der Regel die besonderen Anforderungen von Personaler:innen an Rechtssicherheit und die Notwendigkeit, mit sensiblen Inhalten verantwortungsvoll umzugehen.

Auch der AI Act der Europäischen Union unterstreicht, wie wichtig der verantwortungsvolle Umgang mit der KI-Technologie ist. Die Verordnung bildet einen Rechtsrahmen für den Einsatz von KI-Systemen, basierend auf dem Risiko, das das jeweilige System darstellen kann. KI-basierte Software im HR-Bereich wird künftig wohl in vielen Fällen das Label „Hochrisiko-KI-System“ erhalten. Beispielsweise, wenn die Software bewertend und steuernd in die berufliche Bildung eingreift oder Bewerbungen analysiert und filtert. Für Betreiber solcher Hochrisiko-KI-Systeme schreibt der AI Act deshalb in Artikel 26 eine Reihe besonderer Pflichten vor, zum Beispiel:

• Der Betreiber muss eine menschliche Aufsicht für den KI-Einsatz einsetzen. Die ausgewählten Personen müssen für ihre Aufgabe qualifiziert sein.  

• Beschäftigte und Arbeitnehmervertreter müssen darüber informiert werden, wenn sie an ihrem Arbeitsplatz vom Einsatz eines Hochrisiko-KI-Systems betroffen sind. Die Information hat vor Inbetriebnahme oder Verwendung zu erfolgen.

• Für den Betreiber gilt eine Aufbewahrungspflicht der automatisch erzeugten Protokolle des Hochrisiko-KI-Systems von mindestens sechs Monaten.

• Die Eingabedaten müssen für den Einsatzzweck geeignet und repräsentativ sein. Dies soll sicherstellen, dass die KI-Ergebnisse nicht durch Vorurteile („bias“) verzerrt werden. Beispielsweise, um Diskriminierung bei der Bewerberauswahl zu verhinden.

Fazit: Schafft Künstliche Intelligenz bald die Personalarbeit ab?

Die Stärken Künstlicher Intelligenz lassen sich in verschiedenen Bereichen der Personalarbeit sinnvoll einsetzen und nutzen. Vor allem repetitive und standardisierte Aufgaben erledigen KI und Automatisierung effizienter und schneller, als ein Mensch es kann.  

Dem Einsatz der Technologie sind allerdings rechtliche Grenzen gesetzt, zum Beispiel durch den AI Act, aber auch durch die DSGVO. Und auch abseits der rechtlichen Regeln spricht wenig dafür, dass Menschen in der Personalarbeit durch KI vollständig ersetzt werden. Denn KI basiert auf Statistik. Deshalb ist sie innerhalb ihres technisch-mathematischen Regelwerks ausgezeichnet und folgt ihren Regeln und Anforderungen strikt. Und genau hier liegt der Knackpunkt, der Menschen in HR unersetzbar macht: Künstliche Intelligenz ist nicht in der Lage, die überwältigende Komplexität der menschlichen Natur vollständig zu erfassen. Menschen lassen sich nicht in starre Kategorien einsortieren, Menschen sind nicht „genau so oder so“, sie funktionieren eben nicht nach einem perfekten statistischen Regelwerk. Und: Menschen schätzen den Kontakt mit anderen Menschen. Das zeigt auch die HR Service Experience Studie. Für die Mitarbeitenden ist es wichtig, dass sie individuelle Fragen im persönlichen Kontakt mit HR klären können, z. B. in einem Gespräch oder via E-Mail oder Chat. Das gilt es in Zukunft sowohl bei der Entwicklung von KI-Tools für HR als auch bei der Einsatzplanung der Software zu berücksichtigen, um eine gute Balance zwischen smarter Automatisierung und genug persönlichem Austausch zu finden. Klar ist: Künstliche Intelligenz wird Personaler:innen in ihrer Arbeit zukünftig immer mehr unterstützen. Den persönlichen Austausch zwischen Menschen kann sie aber nicht ersetzen.

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^[1] Haufe HR Service Experience Studie 2024

^[1] Bitkom (2024): Künstliche Intelligenz: In welchen Berufen Veränderungen erwartet werden | Presseinformation | Bitkom e. V.

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