Ersetzt Künstliche Intelligenz bald die Personalarbeit?

Seit einigen Jahren ist KI kein Thema mehr, mit dem sich nur IT-Fachleute ernsthaft beschäftigen. Für HR stellt sich heute eine essenzielle Frage: Wenn HR-Chatbots mit den Beschäftigten kommunizieren, KI-Tools das Recruiting durchführen und Predictive Analytics in Weiterbildungsplattformen die Personalentwicklung übernehmen, spielen HR-Mitarbeitende in der Personalarbeit dann zukünftig noch eine wesentliche Rolle?

Droht der Jobverlust durch KI?

Ein Blick auf aktuelle Zahlen gibt zunächst Entwarnung: Unternehmen in Deutschland rechnen mehrheitlich nicht mit einem massiven Stellenabbau durch KI. Rund 67 Prozent der Unternehmen erwarten keine Veränderungen bei der Beschäftigtenzahl, 20 Prozent erwarten einen Rückgang. Und 7 Prozent der Unternehmen rechnen sogar mit zusätzlichen Jobs.^[1]

Dass KI die Arbeit der HR-Abteilung beeinflussen wird, darüber ist sich die Mehrheit der HR-Expert:innen (91 Prozent) weltweit einig. Doch was die Implementierung von KI in HR-Prozesse angeht, befinden sich viele Unternehmen in Europa noch in einer frühen Phase der Umsetzung: Bislang kommt generative KI nur in 19 Prozent der HR-Kernprozesse zum Einsatz, und in rund 30 Prozent der Prozesse werden KI-Piloten getestet.^[3] Dennoch gehen die HR-Expert:innen davon aus, dass etwa ein Drittel ihrer Aufgaben in Zukunft durch den Einsatz von KI automatisiert werden könnte.^[4] Es zeigt sich, dass HR-Mitarbeitende das Veränderungspotenzial der KI in der Personalarbeit als erheblich einschätzen.

Wo liegt das Potenzial für KI in HR?

Eine Befragung von Randstad und dem Ifo Institut (2025) zeigt, wo Unternehmen KI im HR-Bereich schon heute als besonders nützlich einschätzen – und wo sie künftig großes Potenzial sehen. Derzeit bringt KI den größten Nutzen bei administrativen Prozessen wie Vertragsmanagement und Dokumentenerstellung (44 Prozent). Auf den nächsten Plätzen folgen mit je 25 Prozent die Mitarbeiterkommunikation, z. B. mithilfe von Chatbots oder virtuellen Assistenten, und Recruiting, während Onboarding (13 Prozent) und Personalplanung (10 Prozent) aktuell eine kleinere Rolle spielen. Talentmanagement, Personalentwicklung und die Analyse von Mitarbeiterzufriedenheit sind derzeit noch Randthemen.^[5]

Für die nächsten drei Jahre erwarten die Unternehmen, die KI bereits einsetzen, einen noch größeren Nutzen: Der größte Zuwachs wird bei der Personalplanung und -prognose erwartet (von 10 Prozent auf 35 Prozent), gefolgt von Talentmanagement/Personalentwicklung (von 5 Prozent auf 26 Prozent) und der Analysevon Mitarbeiterzufriedenheit (von 9 Prozent auf 28 Prozent). Der Nutzen in administrativen Prozessen bleibt auf hohem Niveau stabil (von 44 Prozent auf 43 Prozent).^[6] Damit zeigt sich: KI wird zunehmend strategische HR-Bereiche stärken und nicht nur bei repetitiven Aufgaben unterstützen.

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KI in HR: Welche grundlegenden Veränderungen sind zu erwarten?

Beschleunigung: Was zuvor unter Umständen einige Stunden in Anspruch genommen hat, schaffen KI-gestützte Tools in wenigen Sekunden. Ob es sich um automatisch generierte E-Mails, die Erstellung von HR-Dokumenten oder Stellenanzeigen handelt – generative KI beschleunigt zeitintensive Prozesse und Arbeitsschritte.

Entscheidungsfindung: Eine große Stärke Künstlicher Intelligenz liegt in der Analyse komplexer Daten und großer Datenmengen. Die Algorithmen erkennen Muster und Trends und sind so in der Lage, Szenarien zu prognostizieren, Zusammenhänge zu analysieren und Risiken zu bewerten. Auf Basis dieser zahlenbasierten Empfehlungen können HR-Verantwortliche fundierte Entscheidungen treffen, z. B. bei der Personalplanung sowie im Leistungs- und Einsatzmanagement.

Personalisierung: Mithilfe von KI lassen sich Verhaltensmuster analysieren und individuelle Präferenzen berücksichtigen. Die KI schafft so Raum für personalisierte Mitarbeiterangebote, beispielsweise durch passgenaue Seminar-Angebote im Bereich der betrieblichen Weiterbildung.

„Sonderfall“ Automatisierung

Auch die Automatisierung gehört zu den großen technologischen Entwicklungen, die unseren Arbeitsalltag massiv verändern (werden): Laut McKinsey schätzen HR-Expert:innen, dass rund ein Drittel aller HR-Aufgaben durch den Einsatz von KI automatisiert werden könnte.^[7] Da Automatisierung und KI im alltäglichen Sprachgebrauch oft gleichgesetzt werden, nennen wir sie hier im selben Atemzug. Bereits heute gehen Automatisierung und KI Hand in Hand, um automatisierte Prozesse smart zu machen.  

Automatisierung spart nicht nur Kosten, stellt geregelte Prozesse und gleichbleibende Qualität sicher. Vor allem reduziert sie mühevollen manuellen Aufwand. Ein großer Vorteil, gerade bei wiederkehrenden Standardtätigkeiten. An den Prozessen rund um verschiedene HR-Dokumente lässt sich das gut veranschaulichen: Mithilfe von Robotic Process Automation (RPA), also robotergesteuerter Prozessautomatisierung, können viele Dokumente voll- oder teilautomatisiert erstellt werden.

Beispiele für RPA im Personalwesen:

• Arbeitgeberbescheinigung: Wer etwa einen Kredit beantragen will, muss in der Regel eine Bescheinigung des Arbeitsgebers über das bestehende Arbeitsverhältnis vorlegen. Diese stellt die Personalabteilung aus. Dabei entsteht für die HR-Beschäftigten manueller Aufwand. Mittels Automatisierung lässt sich dieser aber deutlich reduzieren: Beispielsweise fordern die Beschäftigten das gewünschte Dokument dann einfach via Employee Self Service bzw. einem Ticketsystem an. Dadurch wird die RPA ausgelöst: Das System erstellt die Bescheinigung dann selbstständig – ohne das Zutun einer oder eines HR-Mitarbeitenden – aus den vorliegenden Mitarbeiterdaten und hängt sie an das Ticket an. In einem optionalen Zwischenschritt gibt HR das Dokument frei und behält so die volle Kontrolle, bevor es an den oder die Beschäftigte:n versendet wird. Der Mehrwert für HR ist immens: Die Automatisierung spart wertvolle Arbeitszeit und der Prozess ist von Anfang bis Ende standardisiert.

• Import von Weiterbildungszertifikaten: Gerade bei Unternehmen, die ihre Beschäftigten regelmäßig unterweisen und dies dokumentieren müssen, z. B. im Rahmen der Arbeitssicherheit, kann RPA enormen Arbeitsaufwand reduzieren. Anstatt die Nachweise händisch in eine digitale Personalakte laden zu müssen, kann die Technik die Nachweise laufend automatisch importieren, sobald die Schulung absolviert wurde. Beispielsweise aus einem Learning Management System (LMS). Die einzelnen Dokumente werden dann ausgelesen, dem jeweils korrektenMitarbeiterdatensatz zugeordnet und strukturiert abgelegt.

• Mitarbeiteranschreiben über anstehende Bonuszahlungen: Viele Unternehmen beteiligen ihre Mitarbeiter:innen durch Bonuszahlungen an ihrem Erfolg, wenn die Zielvorgaben erreicht werden. Oft erhalten die Beschäftigten dann ein Anschreiben über den erfolgreichen Abschluss des Geschäftsjahres und Informationen über die Höhe der Boni. Meistens erstellt die Personalabteilung ein solches Dokument und befüllt es mit den persönlichen Daten der Beschäftigten. Unterschrieben wird es in der Regel von der Geschäftsführung oder der jeweiligen Führungskraft. Für die Erstellung der Anschreiben sind dann häufig Serienbriefe das Mittel der Wahl. Doch während dies schon bei kleineren Unternehmen sehr fehleranfällig ist und Personalressourcen bindet, lässt sich ein solcher manueller Prozess in großen Unternehmen schlicht kaum leisten. Mithilfe von RPA können die Anschreiben stattdessen automatisch als Massendokumente erstellt, signiert und in das digitale Mitarbeiterschließfach ausgeliefert werden. Das entlastet die HR-Abteilung und gibt wertvolle Ressourcen frei.

• Arbeitsplatzbeschreibung: Unternehmen, vor allem aber öffentliche Betriebe, nutzen Arbeitsplatzbeschreibungen, um zu definieren, welche Aufgaben und Anforderungen zu einem spezifischen Arbeitsplatz gehören. Die Beschreibung sollte von den Mitarbeiter:innen gelesen und bestätigt werden. Auch dieser Prozess lässt sich automatisieren. Die RPA kann dabei automatisch einen Freigabeprozess auslösen, sobald der Beschreibungstext in ein Formular eingegeben und abgesendet wurde. Bestätigt der oder die Mitarbeiter:in die Arbeitsplatzbeschreibung durch Setzen eines Hakens, wird erneut eine RPA getriggert: Das System kann aus dem Ticket ein PDF-Dokument erstellen und es in der digitalen Personalakte ablegen.  

• Interne Versetzung: Wechselt ein oder eine Beschäftigte:r intern den Arbeitsplatz, beginnt „hinter den Kulissen“ oft ein aufwändiger administrativer Prozess. Vor allem, wenn er manuell durchlaufen wird. Denn hier sind nicht nur viele Parteien involviert, sondern auch viele einzelne Arbeitsschritte zu erledigen: Beispielsweise müssen versetzungsrelevante Daten dokumentiert und in die Systeme übertragen, sowie das Versetzungsdokument erstellt und von HR, Führungskraft und Mitarbeiter:in unterschrieben werden. Außerdem muss der Betriebsrat angehört werden und der Versetzung zustimmen. Zum Abschluss folgt die Ablage in der digitalen Personalakte. Die RPA kann den Freigabeprozess mit dem Betriebsrat automatisieren, die Daten übertragen, das Versetzungsschreiben erzeugen, es zur elektronischen Signatur freigeben und in der Akte ablegen. 

Beispiele: In welchen Bereichen kann KI in HR eingesetzt werden?

Künstliche Intelligenz in der Personalentwicklung

Durch den Einsatz von KI, z. B. in Lernplattformen, lassen sich Fähigkeiten von Beschäftigten analysieren. Individuelle, auf sie abgestimmte Entwicklungspläne sind so schnell erstellt. Entsprechende Lerninhalte können personalisiert und auf Grundlage der Fähigkeiten der Beschäftigten ausgespielt werden. Dabei lässt sich auch angemessen berücksichtigen, dass unterschiedliche Menschen unterschiedliche Formate brauchen und nicht alle auf die gleiche Weise gleich gut oder schnell lernen.

KI treibt Veränderungen im Recruiting voran

Muster erkennen – darin ist die Künstliche Intelligenz nahezu unschlagbar. Auch im Recruiting lässt sich diese Stärke nutzen. So kann KI etwa Bewerberprofile auf bestimmte Kriterien prüfen und so eine Vorauswahl geeigneter Bewerbungen herausfiltern. Dieses Prinzip funktioniert optimal, wenn man vor allem Bewerbungen vorliegen hat, auf die sich eindeutige Kriterien anwenden lassen. Allerdings könnten Bewerbungen von Quereinsteiger:innen, die möglicherweise ebenfalls geeignet sind, durch KI-Algorithmen aussortiertwerden, da sie nicht den vordefinierten Kriterien entsprechen.  

Auch im Bereich des Active Sourcing unterstützt Künstliche Intelligenz, indem sie z. B. potenzielle Kandidat:innen identifiziert und personalisierte Anschreiben erstellt. Gerade in Zeiten schwieriger und zeitintensiver Rekrutierung aufgrund des Fachkräftemangels stellt sie einenützliche und effiziente Ressource dar.

Veränderungen im administrativen Personalmanagement durch KI

KI-Systeme sparen im Personalmanagement vor allem bei administrativen Tätigkeiten Zeit und reduzieren potenzielle Fehler, z. B. durch Wegfall von händischen Eingaben. Bei der Personalplanung unterstützt die Technologie, indem sie auf Basis von vergangenen Werten Bedarfsprognosen oderoptimierte Schichtpläne erstellt.  

KI und Automatisierung in Kombination wickeln dann z. B. auch das zeitaufwändige Daten- und Dokumentenmanagement effizient und schlank ab. Statt Mitarbeiterdaten händisch zu erfassen und zu verwalten, kann diese Aufgabe weitestgehend automatisiert werden. So beschleunigt die Technologie auch die Erstellung von HR-Dokumenten.  

Herausforderungen beim Einsatz von KI in HR

Während die Erwartungen kontinuierlich steigen, sind viele HR-Bereiche noch immer durch fragmentierte Systeme, manuelle Prozesse und mangelnde Digitalisierung geprägt, zeigt der McKinsey HR Monitor 2025.

Doch mehr Effizienz, Geschwindigkeit und eine personalisierte Employee Experience benötigen eine solide technologische Basis. Ohne standardisierte und digitalisierte Prozesse bleibt das Potenzial von Automatisierung und generativer KI weitgehend ungenutzt. Der Bericht zeigt sogar, dass etablierte Instrumente wie Shared Service Center (SSCs) und Self Service-Lösungen in vielen Unternehmen unvollständig implementiert oder nicht konsequent genutzt werden. Das hemmt die Effizienz und verursacht manuellen Mehraufwand in der HR-Abteilung.^[8]

Für ein effizientes Zusammenspiel aus zentralisierten Services, KI, Automatisierung und menschlicher Expertise, müssen Unternehmen die Digitalisierung der HR-Funktion konsequent umsetzen und ihre HR-Struktur neu ausrichten.

KI in HR braucht eine solide Basis

So vielversprechend die Einsatzmöglichkeiten von KI auch sind: Sie alle müssen auf einer verantwortungsvollen Grundlage erfolgen. Alle Entscheidungen, die die Beschäftigten betreffen, müssen sorgfältig abgewogen sein und bedürfen eines besonderen Fingerspitzengefühls. Und das nicht nur aus rechtlichen Gründen – sondern auch unter unternehmenskulturellen und ethischen Gesichtspunkten.

Für Personalabteilungen ist es deshalb von großem Vorteil, wenn sie in ihrem KI-Anbieter einen verlässlichen Partner finden. Langjährige Branchenkenntnis und Fachexpertise des Anbieters können hier einen Mehrwertschaffen. Denn etablierte Anbieter kennen in der Regel die besonderen Anforderungen von Personaler:innen an Rechtssicherheit und die Notwendigkeit, mit sensiblen Daten verantwortungsvoll umzugehen.

Wie beeinflusst der AI Act den Einsatz von KI in HR?

Auch der AI Act der Europäischen Union unterstreicht, wie wichtig der verantwortungsvolle Umgang mit Künstlicher Intelligenz ist. Die Verordnung bildet einen Rechtsrahmen für den Einsatz von KI-Systemen, basierend auf dem Risiko, das das jeweilige System darstellen kann. KI-basierte Software im HR-Bereich wird künftig wohl in vielen Fällen das Label „Hochrisiko-KI-System“ erhalten. Beispielsweise, wenn die Software bewertend und steuernd in die berufliche Bildung eingreift oder Bewerbungen analysiert und filtert. Für Betreiber solcher Hochrisiko-KI-Systeme schreibt der AI Act deshalb in Artikel 26 eine Reihe besonderer Pflichten vor, zum Beispiel:

• Der Betreiber muss eine menschliche Aufsicht für den KI-Einsatz einsetzen. Die ausgewählten Personen müssen für ihre Aufgabe qualifiziert sein.
• Beschäftigte und Arbeitnehmervertreter müssen darüber informiert werden, wenn sie an ihrem Arbeitsplatz vom Einsatz eines Hochrisiko-KI-Systems betroffen sind. Die Information hat vor Inbetriebnahme oder Verwendung zu erfolgen.
• Für den Betreiber gilt eine Aufbewahrungspflicht der automatisch erzeugten Protokolle des Hochrisiko-KI-Systems von mindestens sechs Monaten.
• Die Eingabedaten müssen für den Einsatzzweck geeignet und repräsentativ sein. Dies soll sicherstellen, dass die KI-Ergebnisse nicht durch Vorurteile („bias“) verzerrt werden. Beispielsweise, um Diskriminierung bei der Bewerberauswahl zu verhindern.

Fazit: Schafft Künstliche Intelligenz bald die Personalarbeit ab?

Klar ist: Die Stärken Künstlicher Intelligenz lassen sich in verschiedenen Bereichen der Personalarbeit sinnvoll einsetzen und nutzen und werden zukünftig mehr und mehr HR-Aufgaben übernehmen. Dem Einsatz der Technologie sind allerdings rechtliche Grenzen gesetzt, zum Beispiel durch den AI Act, aber auch durch die DSGVO.

Und auch abseits der rechtlichen Regeln spricht wenig dafür, dass Menschen in der Personalarbeit durch KI vollständig ersetzt werden. Denn: Künstliche Intelligenz ist nicht in der Lage, die überwältigende Komplexitätder menschlichen Natur vollständig zu erfassen. Menschen lassen sich nicht in starre Kategorien einsortieren, Menschen sind nicht „Typ A oder Typ B“, sie funktionieren nicht nach einem perfekten statistischen Regelwerk. Und Menschen schätzen den Kontakt mit anderen Menschen.

Das gilt es in Zukunft zu berücksichtigen, um eine gute Balance zwischen smarter Automatisierung, Self Service und persönlichem Austausch bei komplexen Themen zu finden. Künstliche Intelligenz wird Personaler:innen in ihrer Arbeit zukünftig immer mehr unterstützen. Den persönlichen Austausch zwischen Menschen kann sie aber nicht ersetzen.

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^[1] Bitkom, 2026: Künstliche Intelligenz in Deutschland Perspektiven aus Bevölkerung und Unternehmen.

^[2] McKinsey & Company, 2025: HR Monitor 2025.

^[3] Ebd.

^[4] Ebd.

^[5] Randstad und ifo Institut, 2025: Randstad-ifo-HR-Befragung. Ergebnisse: 3. Quartal 2025.

^[6] Ebd.

^[7] McKinsey & Company, 2025: HR Monitor 2025.

^[8] Ebd.