Damit das Onboarding neuer Mitarbeiter:innnen von Anfang bis Ende erfolgreich ist, braucht es eine Person, die das Ruder in die Hand nimmt. Hier kommt der:die Onboarding Manager:in ins Spiel – bei ihm:ihr laufen alle Fäden zusammen.
Ein rundum gelungenes Mitarbeiter:innen Onboarding lässt sich nicht einfach aus dem Handgelenk schütteln. Es braucht klar definierte Strukturen und Prozesse, denn gelungenes Onboarding besteht zum Großteil aus guter Administration, ausreichender Vorbereitung und effizienter Abwicklung. Dazu benötigt es Kapazitäten aus dem HR-Bereich und den Fachbereichen – und es braucht eine:n Verantwortliche:n, der:die den Überblick behält und zusammen mit allen Beteiligten eine klare Struktur für das Onboarding entwickelt, weiterentwickelt oder neu aufsetzt. Ein:e Onboarding Manager:in ist dafür essenziell. Diese:r kann aus den eigenen Reihen stammen oder bei Bedarf neu eingestellt werden.
Hinweis:
Je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Onboardees kann natürlich auch ein Onboarding Team die Verantwortung übernehmen. Wichtig ist dann nur, dass die Verantwortung für (operative) Aufgaben klar verteilt wird.
Der:Die Onboarding Manager:in ist von Anfang an dabei, d. h. er:sie ist in jede Phase des Onboarding-Prozesses involviert, von der Erstellung einesbis zum Roll-out und auch darüber hinaus. Er:Sie arbeitet eng mit HR und den Fachabteilungen zusammen und hat im besten Fall selbst HR-Erfahrung. Ist die Onboarding Journey erarbeitet und der Roll-out erfolgt, bedeutet das nicht, dass die Arbeit des:der Onboarding Manager:in beendet ist. Es benötigt weiterhin eine Person, die den Prozess überwacht und weiterentwickelt, damit die Mühen, die in die Erarbeitung geflossen sind, nicht umsonst waren. D.h. er:sie ist (im Nachgang) verantwortlich für:
Idealerweise besitzt ein:e Onboarding Manager:in bereits Erfahrung im HR-Bereich. Darüber hinaus sind Empathie und prozessorientiertes Denken wichtige Qualitäten, die er mitbringen sollte. Denn: Zur Entwicklung eines effizienten Onboardings gehört es auch, eventuelle Ängste und Zweifel der neuen Mitarbeiterinnen im Blick zu haben und diesen adäquat zu begegnen – das erfordert Einfühlungsvermögen und sorgt dafür, dass der:die Onboardee schneller Fuß fasst.
Teamarbeit und Kommunikationsstärke sind weitere wichtige Faktoren, denn allein steht ein:e Onboarding Manager:in auf verlorenem Posten. Dabei geht es vor allem um den Austausch mit allen Beteiligten des Onboardings und die „Überprüfung“, ob jeder seinen Aufgaben nachkommt. Last but not least sollte ein:e Onboarding Manager:in keine Scheu vor wiederkehrenden Aufgaben haben. Ist die Onboarding Journey erst einmal erarbeitet und festgelegt, ist die größte Hürde gemeistert: Die Herausforderung für den:die Onboarding Manager:in besteht nun darin, fokussiert am Ball zu bleiben und wiederkehrende kleinere Tasks zu übernehmen, die den Prozess am Laufen halten.
Die Vorteile eine:r Onboarding Manager:in liegen klar auf der Hand: Ohne eine verantwortliche Person für den Gesamtprozess werden einzelne Zahnräder des Onboardings nicht effektiv ineinander greifen. Durch sie als zentralen Ansprechpartner:in, die den Überblick über alle Onboarding-Angelegenheiten bewahrt, werden HR und Fachbereiche entlastet und eine effiziente Zusammenarbeit der betroffenen Bereiche gefördert. So ist eine reibungslose Onboarding Journey für den Neuankömmling sichergestellt.
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