Alles, was nicht im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, bedarf einer eigenen Ankündigung. So z.B. auch ein außer der Reihe gewährter Weihnachtsbonus – etwa aufgrund eines besonders erfolgreichen Geschäftsjahres –oder eine Sonderzahlung zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise etc. Überweisen Sie die Sonderzahlung einfach so, kann ganz schnell eine betriebliche Übung daraus entstehen. Wie Sie alles korrekt und dazu noch stressfrei machen, lesen Sie hier.
Ein Anspruch auf die Zahlung eines Weihnachtsbonus kann sich neben einer Regelung im Arbeitsvertrag auch aus der sog. Betrieblichen Übung ergeben, wenn der Arbeitgeber dreimal eine Bonuszahlung ohne Freiwilligkeitsvorbehalt gewährt hat. Um das Entstehen eines Anspruchs auf die jeweilige Sonderzahlung zu vermeiden, weil Sie vielleicht nur in diesem Jahr einen Weihnachtsbonus auszahlen können, sollte in der Vereinbarung oder am besten direkt bei Auszahlung ein Freiwilligkeitsvorbehalt schriftlich festgehalten werden. Eine Rückzahlungsklausel ist dann zu empfehlen, wenn der Arbeitgeber das Weihnachtsgeld zurückfordern möchte, falls der:die Arbeitnehmer:in nach Ablauf des Bezugszeitraums aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. Auch diese muss eindeutig und klar formuliert sein.
Stellen wir uns nun ein Unternehmen mit 700 Mitarbeitern vor. Wie viel Zeit nimmt es in Anspruch, aus Excel-Tabellen die nötigen Informationen zu filtern, Serienbriefe in Word zu erstellen und richtig zuzuordnen, bis sämtliche Schreiben an die Mitarbeiter:innen über ihre jeweilige Sonderzahlung erstellt sind? HR wird jeden Bonusbrief mehrmals anfassen, bis der händische Prozess (siehe Abbildung) komplett abgeschlossen ist – das kostet eine Menge Zeit und Ressourcen. Außerdem ist es durchaus menschlich, dass es auch zu Fehlern kommt: ein falscher Betrag, ein Tippfehler, Verwechslung beim Kuvertieren und schon bekommt ein:e Mitarbeiter:in das Bonusschreiben, das eigentlich für den:die Kolleg:in gedacht war. Nicht gut! Nichtprofessionell!
Die manuelle Unterschriftenverwaltung ist ein weiteres Thema. Je nach Organisation werden solche Schreiben an mehrere Personen, z.B. HR und die jeweilige Führungskraft, zur Unterschrift gegeben. Dies alles erfordert erneut Zeit und Koordination und birgt die Gefahr, dass Dokumente unterwegs verloren gehen oder falsch zugestellt werden. Dabei kann alles viel einfacher und sicherer ablaufen!
Anstelle von kompliziert angelegten Word-Serienbriefen, Hauspost oder manuellen Uploads in E-Signatur-Plattformen, ermöglicht die digitale Personalakte von Haufe die voll automatisierte Erstellung von Mitarbeiterschreiben, wie z.B. für den Weihnachtsbonus.
Und so einfach funktioniert es:
Die Automatisierung der Dokumentengenerierung bietet enorme Vorteile:
Mit einem Weihnachtsbonus machen Sie nicht nur Ihren Mitarbeitenden eine große Freude! Durch die automatische Erstellung der einzelnen Bonusschreiben mit der digitalen Personalakte von Haufe ist der schriftlich festzuhaltende Freiwilligkeitsvorbehalt ein Klacks für die HR-Abteilung. Dabei sind passgenaue Anschreiben bezüglich eines individuellen Weihnachtsbonus nur eines von vielen Beispielen für Massen-Dokumentenerzeugung mit elektronischer Signatur. Mit der Haufe Digitalen Personalakte lassen sich viele weitere mitarbeiterbezogene Dokumente ganz einfach erzeugen und automatisch in der jeweils richtigen Personalakte ablegen. Win-win für alle: Unternehmen, HR, Mitarbeitende und nicht zuletzt für die Umwelt. Es ist an der Zeit, die händischen, oft sehr zeitaufwendigen Prozesse hinter sich zu lassen und einer nachhaltigen digitalen Dokumentengenerierung Platz zu machen. Ein guter Vorsatz, Richtung Jahresanfang!
Catrin Birmele ist Redakteurin und Content Marketing Managerin in der Haufe Group. Ihr Themenschwerpunkt liegt im HR-Management, insbesondere Recruiting, Onboarding, New Work und Talentmanagement. Sie vereint ihr Fachwissen mit Kreativität und der Freude am Experimentieren mit unterschiedlichen digitalen Medienformaten bei der Entwicklung von zielgruppenspezifischem Content.
