Das neue Update des Haufe Zeugnis Manager (HZM) Premium bringt zahlreiche Erweiterungen für Ihren Datenschutz mit sich. Die wichtigste Neuerung: Sie können jetzt auswählen, ob sich Vorgesetzte und Zeugnisempfänger:innen im Workflow künftig authentifizieren müssen. Außerdem finden Sie in den Einstellungen den neuen Reiter „Datenschutz-Einstellungen“ und haben die Möglichkeit, den Versand der Workflow-Mails auf bestimmte Domains einzuschränken. Die Funktion „Zeugnisse als E-Mail-Anhang (PDF/RTF) versenden“ kann jetzt deaktiviert werden. Informieren Sie sich im Folgenden über diese und weitere Neuerungen.
Für Nutzer von SSO:
Für Kund:innen, die bereits die Linkabsicherung über Single Sign-On (SSO) im Haufe Zeugnis Manager Premium aktiviert haben, sind die neue Registrierungsmöglichkeit von Vorgesetzten und Zeugnisempfänger:innen und die angrenzenden neuen Features nicht relevant, da sich die Workflow-Nutzer:innen per SSO immer automatisch authentifizieren. Ihre Mitarbeiter:innen und Führungskräfte gelangen mit nur einem Klick direkt ins Zeugnis. Damit ist bereits automatisch und komfortabel sichergestellt, dass nur Berechtigte Zugriff auf das Zeugnis haben. Aber auch SSO-Kund:innen profitieren vom neuen Reiter „Datenschutz-Einstellungen" und können die Funktion „Zeugnisse als E-Mail-Anhang (PDF/RTF) versenden“ jetzt deaktivieren.
Haben Sie die Linkabsicherung über SSO nicht aktiviert, aber Interesse an diesem zusätzlichen Feature, wenden Sie sich gerne an unser Sales-Team: insidesales@haufe.com,Telefon 089 904 097 00.
In den Einstellungen finden Sie jetzt unter dem neuen Reiter „Datenschutz-Einstellungen“ alle datenschutzrelevanten Funktionen zusammengeführt – bekannte und neue Einstellungsmöglichkeiten. Der neue Reiter ist im Haufe Zeugnis Manager Premium nur für HZM Admins verfügbar. Achtung: Der Inhalt des Reiters variiert je nach zusätzlich gebuchten Premium-Features (SSO, IP-Filter).
Im Reiter „Datenschutz-Einstellungen“ im Abschnitt „Workflow“ können HZM Admins die Workflow-Nutzer-Registrierung aktivieren. Vorgesetzte und Zeugnisempfänger:innen, die per E-Mail einen Zugangslink zu einem Zeugnis zur Bearbeitung oder Freigabe zugesendet bekommen, müssen sich dann einmalig registrieren bzw. später wieder anmelden, um Zugriff auf das Zeugnis zu erhalten. Personen, an die ein Zeugnislink per Mail weitergeleitet wird, ohne in den Workflow eingebunden zu sein, können das Zeugnis so nicht mehr öffnen. Mit dieser Funktion stellen Sie sicher, dass nur die von Ihnen in den Workflow eingebundenen Personen Zugang zu Zeugnissen erhalten. Wir empfehlen Ihnen daher, die Registrierung für Workflow-Nutzer:innen zu aktivieren.
Die Registrierung bzw. Anmeldung für Vorgesetzte und Zeugnisempfänger:innen ist selbsterklärend. Benötigen Sie dennoch weitere Informationen oder wollen Sie die von der Zeugnisbearbeitung betroffenen Vorgesetzten und Mitarbeiter:innen gerne über die Umstellung auf die Workflow-Nutzer-Registrierung informieren? Details zur Registrierung und Anmeldung finden Sie hier: „Registrierung im HZM Premium: Info für Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen“. Leiten Sie den Link gerne an die betreffenden Kolleg:innen weiter.
Achtung: Die Registrierungs- bzw. Anmeldepflicht gilt für alle neu gestarteten Workflows ab dem Zeitpunkt der Aktivierung dieser Funktion durch den:die HZM Admin; wenn Vorgesetzte oder Mitarbeiter:innen ab dann also beauftragt werden, Zeugnisse zu bearbeiten oder freizugeben. Dies betrifft sowohl neue als auch bereits angelegte Zeugnisse. Für Zeugnisse, bei denen zu diesem Zeitpunkt bereits Workflows gestartet wurden, eine Beauftragungsmail also schon verschickt wurde, greift die Registrierungspflicht noch nicht.
Sind Sie erst seit dem 10.3.2023 Kund:in des Haufe Zeugnis Managers? Dann ist die Workflow-Nutzer-Registrierung automatisch aktiv. Die oben beschriebene Einstellungsmöglichkeit ist für Sie nicht sichtbar. Sie müssen nichts weiter tun.
Sobald Sie die Workflow-Nutzer-Registrierung aktiviert haben, wird dem Text der Workflow-Mails an Vorgesetzte und Zeugnisempfänger:innen automatisch eine Erweiterung angefügt. Hierin werden E-Mail-Empfänger:innen bei einer Beauftragung darüber informiert, dass sie sich zum Öffnen des Links zum Zeugnis registrieren bzw. anmelden müssen.
Sie können sich in den Einstellungen unter dem Reiter „Unternehmensprofil“ im Abschnitt „E-Mail-Vorlagen“ dafür entscheiden, dafür entscheiden, die Texterweiterung weiter zu nutzen, wegzulassen oder können diese individualisieren. Auch wenn die Texterweiterung aktiv ist, besteht im Rahmen des Workflows bei der Beauftragung von Vorgesetzten bzw. Zeugnisempfänger:innen wie gewohnt die Möglichkeit, den vollständigen E-Mail-Text noch einmal individuell anzupassen.
Beachten Sie, dass die Einstellungen zur Erweiterung des E-Mail-Textes, die Sie hier treffen, für alle Workflows im jeweiligen Unternehmensprofil identisch sind, egal an wen die E-Mail geht und zu welchem Anlass. In den Fällen, in denen die Registrierung bzw. Anmeldung nicht relevant ist, wird der Anhang automatisch weggelassen, auch wenn Sie sich dafür entscheiden, dass er grundsätzlich angefügt werden soll.
Sind Sie erst seit dem 10.3.2023 Kund:in des Haufe Zeugnis Managers? Dann ist die Texterweiterung automatisch Bestandteil Ihrer E-Mail-Vorlagen. Sie müssen nichts weiter beachten oder tun.
HZM Admins können die registrierten Workflow-Nutzer:innen in den Einstellungen im neuen Reiter „Workflow-Nutzer“ dauerhaft löschen, z.B. wenn ein:e Nutzer:in die Organisation verlassen hat. Geben Sie hierzu die betreffende E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Löschen“. Der entsprechende Account wird gelöscht und die Person kann sich nicht mehr einloggen.
Der:die Workflow-Nutzer:in ist in Workflows mehrerer Sub-Organisationen eingebunden? Sie können die Person nur aus den Sub-Organisationen entfernen, auf die Sie Zugriff haben; sie kann sich dann in diesen Sub-Organisationen nicht mehr einloggen. Aus Sub-Organisationen, auf die Sie keinen Zugriff haben, können Sie den:die Workflow-Nutzer:in selbst nicht löschen. Ihnen wird dann eine Liste mit den entsprechenden Informationen angezeigt. Um den:die Workflow-Nutzer:in vollständig zu löschen, erwerben Sie die Berechtigung für alle Sub-Organisationen, in denen die Person aktiv ist und wenden Sie die Löschfunktion erneut an, oder bitten Sie eine:n HZM Admin, der der:die erforderlichen Rechte besitzt, um Hilfe.
Wichtig! Der:die Workflow-Nutzer:in kann sich auch nach dem Löschen des Workflow-Nutzer-Accounts erneut registrieren und danach weiterhin mit einem gültigen Link auf Zeugnisse in aktiven Workflows zugreifen. Bitte sperren Sie daher zusätzlich den Zugang zu solchen Zeugnissen. Öffnen Sie hierzu das entsprechende Zeugnis und wählen Sie aus dem Menü „Zusammenarbeit“ die Option „Zugang für Vorgesetzten sperren“.
Um den Schutz Ihrer Daten noch weiter zu erhöhen, können Sie als HZM Admin im Reiter „Datenschutz-Einstellungen“ im Abschnitt „Workflow“ den Versand der Workflow-Mails auf bestimmte Domains beschränken. Ist die Funktion aktiv, können Zeugnisse zur Bearbeitung oder Freigabe nur noch an Empfänger:innen gesendet werden, deren E-Mail-Adresse eine der erlaubten E-Mail-Domains enthält (z.B. „max.mustermann@musterfirma.com“).
Um festzulegen, welche E-Mail-Domains für die Nutzung im Workflow erlaubt sind, geben Sie die Domain nach dem @-Zeichen ein (z.B. „musterfirma.com“). Möchten Sie mehrere Domains erlauben, verwenden Sie im Eingabefeld ein Semikolon “;” zur Trennung der Domains (z.B. „musterfirma.com; musterfirma.de“).
Aus der Zeugnisansicht des Haufe Zeugnis Managers können Zeugnisse wie gewohnt im PDF- oder RTF-Format an beliebige E-Mail-Empfänger:innen versendet werden, auch wenn Sie eine Begrenzung auf bestimmte Domains eingerichtet haben. Im Reiter „Datenschutz-Einstellungen“ können HZM Admins diese Funktion jetzt deaktivieren.
Wir empfehlen Ihnen, aus Datenschutzgründen für das Weiterreichen von Zeugnissen die im Haufe Zeugnis Manager integrierten Workflows zu nutzen und nur in Ausnahmefällen das Versenden von Zeugnissen im PDF- oder RTF-Format an E-Mail-Empfänger:innen weiter zu erlauben. Durch das Weiterleiten an Dritte könnten von Ihnen nicht in den Workflow eingebundene Personen Zugang zu Zeugnissen erlangen.
Sind Sie erst seit dem 10.3.2023 Kund:in des Haufe Zeugnis Managers? Dann ist die Funktion in der Standardeinstellung bereits deaktiviert. Sie müssen nichts weiter tun.
Haben Sie noch Fragen? Dann wenden Sie sich gerne an unser Support-Team:
Telefon 0800 11 82 180 (Mo. – Fr. von 8:00 – 18:00 Uhr)
Das neue Update des Haufe Zeugnis Manager (HZM) Premium bringt zahlreiche Erweiterungen für Ihren Datenschutz mit sich. Die wichtigste Neuerung: Sie können jetzt auswählen, ob sich Vorgesetzte und Zeugnisempfänger:innen im Workflow künftig authentifizieren müssen. Außerdem finden Sie in den Einstellungen den neuen Reiter „Datenschutz-Einstellungen“ und haben die Möglichkeit, den Versand der Workflow-Mails auf bestimmte Domains einzuschränken. Die Funktion „Zeugnisse als E-Mail-Anhang (PDF/RTF) versenden“ kann jetzt deaktiviert werden. Informieren Sie sich im Folgenden über diese und weitere Neuerungen.
Für Nutzer von SSO:
Für Kund:innen, die bereits die Linkabsicherung über Single Sign-On (SSO) im Haufe Zeugnis Manager Premium aktiviert haben, sind die neue Registrierungsmöglichkeit von Vorgesetzten und Zeugnisempfänger:innen und die angrenzenden neuen Features nicht relevant, da sich die Workflow-Nutzer:innen per SSO immer automatisch authentifizieren. Ihre Mitarbeiter:innen und Führungskräfte gelangen mit nur einem Klick direkt ins Zeugnis. Damit ist bereits automatisch und komfortabel sichergestellt, dass nur Berechtigte Zugriff auf das Zeugnis haben. Aber auch SSO-Kund:innen profitieren vom neuen Reiter „Datenschutz-Einstellungen" und können die Funktion „Zeugnisse als E-Mail-Anhang (PDF/RTF) versenden“ jetzt deaktivieren.
Haben Sie die Linkabsicherung über SSO nicht aktiviert, aber Interesse an diesem zusätzlichen Feature, wenden Sie sich gerne an unser Sales-Team: insidesales@haufe.com,Telefon 089 904 097 00.
In den Einstellungen finden Sie jetzt unter dem neuen Reiter „Datenschutz-Einstellungen“ alle datenschutzrelevanten Funktionen zusammengeführt – bekannte und neue Einstellungsmöglichkeiten. Der neue Reiter ist im Haufe Zeugnis Manager Premium nur für HZM Admins verfügbar. Achtung: Der Inhalt des Reiters variiert je nach zusätzlich gebuchten Premium-Features (SSO, IP-Filter).
Im Reiter „Datenschutz-Einstellungen“ im Abschnitt „Workflow“ können HZM Admins die Workflow-Nutzer-Registrierung aktivieren. Vorgesetzte und Zeugnisempfänger:innen, die per E-Mail einen Zugangslink zu einem Zeugnis zur Bearbeitung oder Freigabe zugesendet bekommen, müssen sich dann einmalig registrieren bzw. später wieder anmelden, um Zugriff auf das Zeugnis zu erhalten. Personen, an die ein Zeugnislink per Mail weitergeleitet wird, ohne in den Workflow eingebunden zu sein, können das Zeugnis so nicht mehr öffnen. Mit dieser Funktion stellen Sie sicher, dass nur die von Ihnen in den Workflow eingebundenen Personen Zugang zu Zeugnissen erhalten. Wir empfehlen Ihnen daher, die Registrierung für Workflow-Nutzer:innen zu aktivieren.
Die Registrierung bzw. Anmeldung für Vorgesetzte und Zeugnisempfänger:innen ist selbsterklärend. Benötigen Sie dennoch weitere Informationen oder wollen Sie die von der Zeugnisbearbeitung betroffenen Vorgesetzten und Mitarbeiter:innen gerne über die Umstellung auf die Workflow-Nutzer-Registrierung informieren? Details zur Registrierung und Anmeldung finden Sie hier: „Registrierung im HZM Premium: Info für Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen“. Leiten Sie den Link gerne an die betreffenden Kolleg:innen weiter.
Achtung: Die Registrierungs- bzw. Anmeldepflicht gilt für alle neu gestarteten Workflows ab dem Zeitpunkt der Aktivierung dieser Funktion durch den:die HZM Admin; wenn Vorgesetzte oder Mitarbeiter:innen ab dann also beauftragt werden, Zeugnisse zu bearbeiten oder freizugeben. Dies betrifft sowohl neue als auch bereits angelegte Zeugnisse. Für Zeugnisse, bei denen zu diesem Zeitpunkt bereits Workflows gestartet wurden, eine Beauftragungsmail also schon verschickt wurde, greift die Registrierungspflicht noch nicht.
Sind Sie erst seit dem 10.3.2023 Kund:in des Haufe Zeugnis Managers? Dann ist die Workflow-Nutzer-Registrierung automatisch aktiv. Die oben beschriebene Einstellungsmöglichkeit ist für Sie nicht sichtbar. Sie müssen nichts weiter tun.
Sobald Sie die Workflow-Nutzer-Registrierung aktiviert haben, wird dem Text der Workflow-Mails an Vorgesetzte und Zeugnisempfänger:innen automatisch eine Erweiterung angefügt. Hierin werden E-Mail-Empfänger:innen bei einer Beauftragung darüber informiert, dass sie sich zum Öffnen des Links zum Zeugnis registrieren bzw. anmelden müssen.
Sie können sich in den Einstellungen unter dem Reiter „Unternehmensprofil“ im Abschnitt „E-Mail-Vorlagen“ dafür entscheiden, dafür entscheiden, die Texterweiterung weiter zu nutzen, wegzulassen oder können diese individualisieren. Auch wenn die Texterweiterung aktiv ist, besteht im Rahmen des Workflows bei der Beauftragung von Vorgesetzten bzw. Zeugnisempfänger:innen wie gewohnt die Möglichkeit, den vollständigen E-Mail-Text noch einmal individuell anzupassen.
Beachten Sie, dass die Einstellungen zur Erweiterung des E-Mail-Textes, die Sie hier treffen, für alle Workflows im jeweiligen Unternehmensprofil identisch sind, egal an wen die E-Mail geht und zu welchem Anlass. In den Fällen, in denen die Registrierung bzw. Anmeldung nicht relevant ist, wird der Anhang automatisch weggelassen, auch wenn Sie sich dafür entscheiden, dass er grundsätzlich angefügt werden soll.
Sind Sie erst seit dem 10.3.2023 Kund:in des Haufe Zeugnis Managers? Dann ist die Texterweiterung automatisch Bestandteil Ihrer E-Mail-Vorlagen. Sie müssen nichts weiter beachten oder tun.
HZM Admins können die registrierten Workflow-Nutzer:innen in den Einstellungen im neuen Reiter „Workflow-Nutzer“ dauerhaft löschen, z.B. wenn ein:e Nutzer:in die Organisation verlassen hat. Geben Sie hierzu die betreffende E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Löschen“. Der entsprechende Account wird gelöscht und die Person kann sich nicht mehr einloggen.
Der:die Workflow-Nutzer:in ist in Workflows mehrerer Sub-Organisationen eingebunden? Sie können die Person nur aus den Sub-Organisationen entfernen, auf die Sie Zugriff haben; sie kann sich dann in diesen Sub-Organisationen nicht mehr einloggen. Aus Sub-Organisationen, auf die Sie keinen Zugriff haben, können Sie den:die Workflow-Nutzer:in selbst nicht löschen. Ihnen wird dann eine Liste mit den entsprechenden Informationen angezeigt. Um den:die Workflow-Nutzer:in vollständig zu löschen, erwerben Sie die Berechtigung für alle Sub-Organisationen, in denen die Person aktiv ist und wenden Sie die Löschfunktion erneut an, oder bitten Sie eine:n HZM Admin, der der:die erforderlichen Rechte besitzt, um Hilfe.
Wichtig! Der:die Workflow-Nutzer:in kann sich auch nach dem Löschen des Workflow-Nutzer-Accounts erneut registrieren und danach weiterhin mit einem gültigen Link auf Zeugnisse in aktiven Workflows zugreifen. Bitte sperren Sie daher zusätzlich den Zugang zu solchen Zeugnissen. Öffnen Sie hierzu das entsprechende Zeugnis und wählen Sie aus dem Menü „Zusammenarbeit“ die Option „Zugang für Vorgesetzten sperren“.
Um den Schutz Ihrer Daten noch weiter zu erhöhen, können Sie als HZM Admin im Reiter „Datenschutz-Einstellungen“ im Abschnitt „Workflow“ den Versand der Workflow-Mails auf bestimmte Domains beschränken. Ist die Funktion aktiv, können Zeugnisse zur Bearbeitung oder Freigabe nur noch an Empfänger:innen gesendet werden, deren E-Mail-Adresse eine der erlaubten E-Mail-Domains enthält (z.B. „max.mustermann@musterfirma.com“).
Um festzulegen, welche E-Mail-Domains für die Nutzung im Workflow erlaubt sind, geben Sie die Domain nach dem @-Zeichen ein (z.B. „musterfirma.com“). Möchten Sie mehrere Domains erlauben, verwenden Sie im Eingabefeld ein Semikolon “;” zur Trennung der Domains (z.B. „musterfirma.com; musterfirma.de“).
Aus der Zeugnisansicht des Haufe Zeugnis Managers können Zeugnisse wie gewohnt im PDF- oder RTF-Format an beliebige E-Mail-Empfänger:innen versendet werden, auch wenn Sie eine Begrenzung auf bestimmte Domains eingerichtet haben. Im Reiter „Datenschutz-Einstellungen“ können HZM Admins diese Funktion jetzt deaktivieren.
Wir empfehlen Ihnen, aus Datenschutzgründen für das Weiterreichen von Zeugnissen die im Haufe Zeugnis Manager integrierten Workflows zu nutzen und nur in Ausnahmefällen das Versenden von Zeugnissen im PDF- oder RTF-Format an E-Mail-Empfänger:innen weiter zu erlauben. Durch das Weiterleiten an Dritte könnten von Ihnen nicht in den Workflow eingebundene Personen Zugang zu Zeugnissen erlangen.
Sind Sie erst seit dem 10.3.2023 Kund:in des Haufe Zeugnis Managers? Dann ist die Funktion in der Standardeinstellung bereits deaktiviert. Sie müssen nichts weiter tun.
Haben Sie noch Fragen? Dann wenden Sie sich gerne an unser Support-Team:
Telefon 0800 11 82 180 (Mo. – Fr. von 8:00 – 18:00 Uhr)
