Sicherlich liegen die Mitarbeiterdaten in Ihrem Unternehmen in einem Lohnabrechnungsprogramm oder Personalverwaltungs-Software, aus dem diese recht einfach in Excel exportiert werden können. Alle Daten, die Sie sonst in den Haufe Zeugnis Manager Premium händisch eingeben, können Sie über einen Excel-Import automatisch einspielen. Der Prozess für die Erstellung von Arbeitszeugnissen wird dadurch stark vereinfacht und sehr verkürzt.
Die Zeugnis-Erstellung ändert sich nach dem Stammdaten-Import minimal. Sie kommen nach Anklicken der Schaltfläche Zeugnis erstellen automatisch auf die Seite für die Auswahl des:der Mitarbeiter:in.
Der nachfolgende Beitrag beschreibt detailliert, wie Sie beim Import der Stammdaten vorgehen und welche technischen Vorgaben Sie berücksichtigen müssen.
Achtung: Der Mitarbeiter-Stammdaten-Import ist in der Regel nur den HZM-Administrator:innen freigeschaltet. Bitte fragen Sie Ihren:Ihre Administrator:in, ob dieser:diese Zugriff darauf hat. Benötigen weitere User Zugriff, informieren Sie bitte unser Support-Team mit den entsprechenden E-Mail-Adressen dieser User. Hierfür können Sie den grüne Support- und Feedback-Button am oberen Bildschirmrand nutzen.
Sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung bzw. den IT-Verantwortlichen, ob diese Ihnen die Mitarbeiterstammdaten wie unten beschrieben zur Verfügung stellen können. Hier ist neben dem richtigen Aufbau der Excel-Datei auch deren Format zu beachten:
Die Daten müssen im Excel-Standard-Format .xlsx abgespeichert sein. Microsoft Excel ab Version 2007 erstellt Dateien mit den Dateiendungen .xlsx (Excel Spreadsheet). Hier kann es sehr schnell zu einer Verwechslung mit dem älteren Excel-Format .xls kommen.
Die aus dem Personalverwaltungs- oder Lohnabrechnungsprogramm exportierten Personaldaten müssen für den Import dem Aufbau der vom Haufe Zeugnis Manager verwendeten Excel-Datei angepasst werden, da ein fehlerfreier Import sonst nicht möglich ist.
Die erste Zeile beschreibt den Inhalt der Spalten. Diese Zeile wird beim Import ignoriert. Ab Zeile 2 beginnen dann die eigentlichen Daten.
Folgende Felder müssen für einen Import in den entsprechenden Spalten stehen:
Wichtig: Beim Import orientiert sich der Haufe Zeugnis Manager daran, dass in der jeweiligen Spalte auch die zugehörigen korrekten Daten stehen. Die Reihenfolge der Spalten darf daher nicht geändert werden. Z. B. muss die Anrede immer in der Spalte C stehen, egal ob die Spalten A und B (optionale Felder) auch gefüllt sind.
Als Pflichtfelder werden nur die 3 Felder Anrede, Vorname, Nachname benötigt.
Bei den Feldern
ist die genaue Bezeichnung des Textbausteins im Haufe Zeugnis Manager Premium anzugeben.
Beispiel: Sie haben einen eigenen Textbaustein mit der Bezeichnung „Projektmanagement“ als Tätigkeitsbeschreibung angelegt. Diese Bezeichnung müssen Sie nun auch in der Spalte W (Tätigkeitsbeschreibung) angeben.
Für Anrede verwenden Sie bitte nicht „Herr“ oder „Frau“, sondern die Werte:
((Hier Screenshot „HZM-Excel-Pflichtangaben“ einfügen.))
Bei der Berufsgruppe verwenden Sie bitte die folgenden Werte:
Ihre selbst erstellten Unternehmensprofile finden Sie im Haufe Zeugnis Manager unter Einstellungen > Unternehmensprofile.
In den Stammdaten können Sie jetzt in der Spalte Q „Name des Unternehmensprofils“ eines der Profile für den entsprechenden Datensatz eintragen.
Beispiel: Der Mitarbeiter Thomas Tester arbeitet in der Firma Musterfirma AG. Dann tragen Sie bei Thomas Tester in der Spalte Q die genaue Bezeichnung des Unternehmensprofils ein: Musterfirma AG.
Beim Anlegen eines Zeugnisses wird dann das Unternehmensprofil mit Unternehmensbeschreibung, Unterschriften, etc. gezogen.
Neben dem Unternehmensprofil können Sie darüber hinaus weitere Felder über die Excel-Schnittstelle an den Haufe Zeugnis Manager senden: diese werden dann für genau dieses Zeugnis einmalig überschrieben.
Beispiel: Für den Mitarbeiter Thomas Tester wird das Unternehmensprofil Musterfirma AG übernommen. Dort sind die beiden Unterschriften bereits eingetragen. Thomas Tester hat aber einen anderen Vorgesetzten. Sie können diesen dann in der Import-Datei wahlweise in Spalte R „Erster Unterzeichner“ oder Spalte S „Zweiter Unterzeichner“ einfügen. Hier wird nur für Thomas Tester ein anderer Name für eine der beiden Unterschrift übernommen.
Achtung: Wenn Sie die optionalen Felder in den Spalten R bis V (Unterzeichner, Unternehmensname und -sitz sowie Ausstellungsort) ausfüllen, stellen Sie sicher, dass Sie auch einen Namen für das Unternehmensprofil (Spalte Q) vergeben haben. Diese Felder werden als Ergänzung zum Unternehmensprofil (Spalte Q) genutzt. Ohne Eintrag des Namen für das Unternehmensprofil können sie jedoch nicht übernommen werden.
Bei Unternehmen, in denen es feste Tätigkeitsbeschreibungen gibt, kann es hilfreich sein, diese über den Excel-Import zu übernehmen.
Beispiel: Legen Sie im Haufe Zeugnis Manager eine Tätigkeitsbeschreibung unter der Bezeichnung „Lagerist-Aushilfe“ an und übernehmen Sie diese Bezeichnung „Lagerist-Aushilfe“ für einen Mitarbeiter in der Spalte W. Bei Anlage eines Zeugnisses für den Mitarbeiter wird dann automatisch diese Tätigkeitsbeschreibung angeboten.
Die genaue Schreibweise der Tätigkeitsbeschreibung sehen Sie im Textbaustein Manager (über Einstellungen > Textbaustein Manager). Wählen Sie in dem Verzeichnisbaum links Tätigkeitsbeschreibung und aktivieren hier links oben nur eigene Vorlagen anzeigen.
Sie sehen so alle von Ihnen bzw. von Ihrem Unternehmen angelegte Vorlagen. Die genaue Bezeichnung der Vorlage übergeben Sie in Spalte W an den Haufe Zeugnis Manager.
Beispiel: Im Haufe Zeugnis Manager wurde die Tätigkeitsbeschreibung „ProductOwner“ angelegt. Übergeben Sie den Namen der Vorlage in der Excel-Spalte W an den Haufe Zeugnis Manager.
Sie können sowohl Ihre eigenen Tätigkeitsbeschreibungen als auch solche des Haufe Zeugnis Managers aufrufen. Entscheidend ist, dass der korrekte Name der Tätigkeitsbeschreibung in der Spalte W angegeben wird.
Für einen ersten Test können Sie unsere Excel-Muster-Datei verwenden. Diese können Sie hier herunterladen und als Demo testen, ehe Sie Ihre eigenen Daten einspielen. In der Musterdatei finden Sie 60 Demo-Mitarbeiterdatensätze. Diese Daten sollten Sie ohne Probleme hochladen können.
Achtung: In der Demo-Datei sind einige Felder bewusst leer gelassen, da diese nur durch Sie individuell ausgefüllt werden können. Die Musterdatei enthält z. B. keine Angaben zum Unternehmensprofil. Sie können die Spalte Q mit einem von Ihnen angelegten Unternehmensprofil einfach selbst befüllen.
Sie finden den Upload unter Einstellungen > Stammdaten hochladen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Stammdaten aus Excel hochladen und importieren und wählen die Excel-Datei mit den Stammdaten aus.
Der Haufe Zeugnis Manager überprüft die Datei auf das korrekte Format, ob diese virenfrei und maximal 2 MByte groß ist.
Sind diese Vorgaben erfüllt, startet der Daten-Import automatisch. Nun gibt es drei Möglichkeiten:
Sie erhalten eine genaue Fehlerbeschreibung mit Zeilennummer, Spalte und dem Grund für die Warnung oder den Fehler.
Wenn der Import läuft, können Sie das Browserfenster schließen oder mit dem Haufe Zeugnis Manager weiterarbeiten. Nach dem Import dauert es ca. 1 Minute, bis die importierten Daten vollständig indexiert sind.
Der Stammdaten-Import gibt Ihnen einen detaillierten Hinweis, in welcher Zeile und in welcher Spalte ein Fehler auftritt.
Sie haben in Spalte A eine Organisation angegeben, die im Haufe Zeugnis Manager nicht angelegt ist. Bitte sprechen Sie mit dem:der HR-Administrator:in, welche Organisation – genaue Schreibweise beachten – angegeben ist.
In Spalte C fehlt der Wert für die Anrede: 1 für „männlich“, 2 für „weiblich“.
In Spalte F fehlt der Vorname.
In Spalte G fehlt der Nachname.
Bitte überprüfen Sie dann nochmals den genauen Aufbau, welches Feld in welcher Spalte stehen muss. Korrigieren Sie ggf. die Spalten-Reihenfolge. Bitte orientieren Sie sich an der Demo-Excel-Datei.
In einer Spalte, in der ein Datum erwartet wird, steht ein falscher Wert, ein falsches Datum oder ein Textfeld mit einem Leerzeichen.
Bitte überprüfen Sie, ob die 3 Pflichtfelder (Anrede, Vorname, Nachname) bei allen Datensätzen in den Spalten C, F und G gefüllt sind.
Hier müssen Werte stehen, z. B. bei Anrede 1 für „männlich“ und eine 2 für „weiblich“.
Bitte überprüfen Sie die korrekte Schreibweise Ihres Unternehmensprofils unter Einstellungen > Unternehmensprofil.
Die Daten werden ab Zeile 2 eingelesen; die erste Zeile dient den Spaltenüberschriften und wird ignoriert, egal was dort steht.
War der Import erfolgreich, Sie können jedoch im Zeugnis-Erstellungsprozess trotzdem nicht auf die Daten zugreifen, haben Sie möglicherweise in Spalte A eine Organisation zugewiesen, für die Sie keine Rechte haben oder die Organisation wurde in den Stammdaten falsch geschrieben. Bitte tragen Sie in Spalte A die korrekte Organisation ein bzw. lassen Sie die Spalte A leer und importieren die Daten erneut.
Bei Fragen zum Import hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter. Nutzen Sie hierfür auf der Startseite des Haufe Zeugnis Managers den grünen Support & Feedback-Button am oberen Bildschirmrand.
Sicherlich liegen die Mitarbeiterdaten in Ihrem Unternehmen in einem Lohnabrechnungsprogramm oder Personalverwaltungs-Software, aus dem diese recht einfach in Excel exportiert werden können. Alle Daten, die Sie sonst in den Haufe Zeugnis Manager Premium händisch eingeben, können Sie über einen Excel-Import automatisch einspielen. Der Prozess für die Erstellung von Arbeitszeugnissen wird dadurch stark vereinfacht und sehr verkürzt.
Die Zeugnis-Erstellung ändert sich nach dem Stammdaten-Import minimal. Sie kommen nach Anklicken der Schaltfläche Zeugnis erstellen automatisch auf die Seite für die Auswahl des:der Mitarbeiter:in.
Der nachfolgende Beitrag beschreibt detailliert, wie Sie beim Import der Stammdaten vorgehen und welche technischen Vorgaben Sie berücksichtigen müssen.
Achtung: Der Mitarbeiter-Stammdaten-Import ist in der Regel nur den HZM-Administrator:innen freigeschaltet. Bitte fragen Sie Ihren:Ihre Administrator:in, ob dieser:diese Zugriff darauf hat. Benötigen weitere User Zugriff, informieren Sie bitte unser Support-Team mit den entsprechenden E-Mail-Adressen dieser User. Hierfür können Sie den grüne Support- und Feedback-Button am oberen Bildschirmrand nutzen.
Sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung bzw. den IT-Verantwortlichen, ob diese Ihnen die Mitarbeiterstammdaten wie unten beschrieben zur Verfügung stellen können. Hier ist neben dem richtigen Aufbau der Excel-Datei auch deren Format zu beachten:
Die Daten müssen im Excel-Standard-Format .xlsx abgespeichert sein. Microsoft Excel ab Version 2007 erstellt Dateien mit den Dateiendungen .xlsx (Excel Spreadsheet). Hier kann es sehr schnell zu einer Verwechslung mit dem älteren Excel-Format .xls kommen.
Die aus dem Personalverwaltungs- oder Lohnabrechnungsprogramm exportierten Personaldaten müssen für den Import dem Aufbau der vom Haufe Zeugnis Manager verwendeten Excel-Datei angepasst werden, da ein fehlerfreier Import sonst nicht möglich ist.
Die erste Zeile beschreibt den Inhalt der Spalten. Diese Zeile wird beim Import ignoriert. Ab Zeile 2 beginnen dann die eigentlichen Daten.
Folgende Felder müssen für einen Import in den entsprechenden Spalten stehen:
Wichtig: Beim Import orientiert sich der Haufe Zeugnis Manager daran, dass in der jeweiligen Spalte auch die zugehörigen korrekten Daten stehen. Die Reihenfolge der Spalten darf daher nicht geändert werden. Z. B. muss die Anrede immer in der Spalte C stehen, egal ob die Spalten A und B (optionale Felder) auch gefüllt sind.
Als Pflichtfelder werden nur die 3 Felder Anrede, Vorname, Nachname benötigt.
Bei den Feldern
ist die genaue Bezeichnung des Textbausteins im Haufe Zeugnis Manager Premium anzugeben.
Beispiel: Sie haben einen eigenen Textbaustein mit der Bezeichnung „Projektmanagement“ als Tätigkeitsbeschreibung angelegt. Diese Bezeichnung müssen Sie nun auch in der Spalte W (Tätigkeitsbeschreibung) angeben.
Für Anrede verwenden Sie bitte nicht „Herr“ oder „Frau“, sondern die Werte:
((Hier Screenshot „HZM-Excel-Pflichtangaben“ einfügen.))
Bei der Berufsgruppe verwenden Sie bitte die folgenden Werte:
Ihre selbst erstellten Unternehmensprofile finden Sie im Haufe Zeugnis Manager unter Einstellungen > Unternehmensprofile.
In den Stammdaten können Sie jetzt in der Spalte Q „Name des Unternehmensprofils“ eines der Profile für den entsprechenden Datensatz eintragen.
Beispiel: Der Mitarbeiter Thomas Tester arbeitet in der Firma Musterfirma AG. Dann tragen Sie bei Thomas Tester in der Spalte Q die genaue Bezeichnung des Unternehmensprofils ein: Musterfirma AG.
Beim Anlegen eines Zeugnisses wird dann das Unternehmensprofil mit Unternehmensbeschreibung, Unterschriften, etc. gezogen.
Neben dem Unternehmensprofil können Sie darüber hinaus weitere Felder über die Excel-Schnittstelle an den Haufe Zeugnis Manager senden: diese werden dann für genau dieses Zeugnis einmalig überschrieben.
Beispiel: Für den Mitarbeiter Thomas Tester wird das Unternehmensprofil Musterfirma AG übernommen. Dort sind die beiden Unterschriften bereits eingetragen. Thomas Tester hat aber einen anderen Vorgesetzten. Sie können diesen dann in der Import-Datei wahlweise in Spalte R „Erster Unterzeichner“ oder Spalte S „Zweiter Unterzeichner“ einfügen. Hier wird nur für Thomas Tester ein anderer Name für eine der beiden Unterschrift übernommen.
Achtung: Wenn Sie die optionalen Felder in den Spalten R bis V (Unterzeichner, Unternehmensname und -sitz sowie Ausstellungsort) ausfüllen, stellen Sie sicher, dass Sie auch einen Namen für das Unternehmensprofil (Spalte Q) vergeben haben. Diese Felder werden als Ergänzung zum Unternehmensprofil (Spalte Q) genutzt. Ohne Eintrag des Namen für das Unternehmensprofil können sie jedoch nicht übernommen werden.
Bei Unternehmen, in denen es feste Tätigkeitsbeschreibungen gibt, kann es hilfreich sein, diese über den Excel-Import zu übernehmen.
Beispiel: Legen Sie im Haufe Zeugnis Manager eine Tätigkeitsbeschreibung unter der Bezeichnung „Lagerist-Aushilfe“ an und übernehmen Sie diese Bezeichnung „Lagerist-Aushilfe“ für einen Mitarbeiter in der Spalte W. Bei Anlage eines Zeugnisses für den Mitarbeiter wird dann automatisch diese Tätigkeitsbeschreibung angeboten.
Die genaue Schreibweise der Tätigkeitsbeschreibung sehen Sie im Textbaustein Manager (über Einstellungen > Textbaustein Manager). Wählen Sie in dem Verzeichnisbaum links Tätigkeitsbeschreibung und aktivieren hier links oben nur eigene Vorlagen anzeigen.
Sie sehen so alle von Ihnen bzw. von Ihrem Unternehmen angelegte Vorlagen. Die genaue Bezeichnung der Vorlage übergeben Sie in Spalte W an den Haufe Zeugnis Manager.
Beispiel: Im Haufe Zeugnis Manager wurde die Tätigkeitsbeschreibung „ProductOwner“ angelegt. Übergeben Sie den Namen der Vorlage in der Excel-Spalte W an den Haufe Zeugnis Manager.
Sie können sowohl Ihre eigenen Tätigkeitsbeschreibungen als auch solche des Haufe Zeugnis Managers aufrufen. Entscheidend ist, dass der korrekte Name der Tätigkeitsbeschreibung in der Spalte W angegeben wird.
Für einen ersten Test können Sie unsere Excel-Muster-Datei verwenden. Diese können Sie hier herunterladen und als Demo testen, ehe Sie Ihre eigenen Daten einspielen. In der Musterdatei finden Sie 60 Demo-Mitarbeiterdatensätze. Diese Daten sollten Sie ohne Probleme hochladen können.
Achtung: In der Demo-Datei sind einige Felder bewusst leer gelassen, da diese nur durch Sie individuell ausgefüllt werden können. Die Musterdatei enthält z. B. keine Angaben zum Unternehmensprofil. Sie können die Spalte Q mit einem von Ihnen angelegten Unternehmensprofil einfach selbst befüllen.
Sie finden den Upload unter Einstellungen > Stammdaten hochladen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Stammdaten aus Excel hochladen und importieren und wählen die Excel-Datei mit den Stammdaten aus.
Der Haufe Zeugnis Manager überprüft die Datei auf das korrekte Format, ob diese virenfrei und maximal 2 MByte groß ist.
Sind diese Vorgaben erfüllt, startet der Daten-Import automatisch. Nun gibt es drei Möglichkeiten:
Sie erhalten eine genaue Fehlerbeschreibung mit Zeilennummer, Spalte und dem Grund für die Warnung oder den Fehler.
Wenn der Import läuft, können Sie das Browserfenster schließen oder mit dem Haufe Zeugnis Manager weiterarbeiten. Nach dem Import dauert es ca. 1 Minute, bis die importierten Daten vollständig indexiert sind.
Der Stammdaten-Import gibt Ihnen einen detaillierten Hinweis, in welcher Zeile und in welcher Spalte ein Fehler auftritt.
Sie haben in Spalte A eine Organisation angegeben, die im Haufe Zeugnis Manager nicht angelegt ist. Bitte sprechen Sie mit dem:der HR-Administrator:in, welche Organisation – genaue Schreibweise beachten – angegeben ist.
In Spalte C fehlt der Wert für die Anrede: 1 für „männlich“, 2 für „weiblich“.
In Spalte F fehlt der Vorname.
In Spalte G fehlt der Nachname.
Bitte überprüfen Sie dann nochmals den genauen Aufbau, welches Feld in welcher Spalte stehen muss. Korrigieren Sie ggf. die Spalten-Reihenfolge. Bitte orientieren Sie sich an der Demo-Excel-Datei.
In einer Spalte, in der ein Datum erwartet wird, steht ein falscher Wert, ein falsches Datum oder ein Textfeld mit einem Leerzeichen.
Bitte überprüfen Sie, ob die 3 Pflichtfelder (Anrede, Vorname, Nachname) bei allen Datensätzen in den Spalten C, F und G gefüllt sind.
Hier müssen Werte stehen, z. B. bei Anrede 1 für „männlich“ und eine 2 für „weiblich“.
Bitte überprüfen Sie die korrekte Schreibweise Ihres Unternehmensprofils unter Einstellungen > Unternehmensprofil.
Die Daten werden ab Zeile 2 eingelesen; die erste Zeile dient den Spaltenüberschriften und wird ignoriert, egal was dort steht.
War der Import erfolgreich, Sie können jedoch im Zeugnis-Erstellungsprozess trotzdem nicht auf die Daten zugreifen, haben Sie möglicherweise in Spalte A eine Organisation zugewiesen, für die Sie keine Rechte haben oder die Organisation wurde in den Stammdaten falsch geschrieben. Bitte tragen Sie in Spalte A die korrekte Organisation ein bzw. lassen Sie die Spalte A leer und importieren die Daten erneut.
Bei Fragen zum Import hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter. Nutzen Sie hierfür auf der Startseite des Haufe Zeugnis Managers den grünen Support & Feedback-Button am oberen Bildschirmrand.
