„Wir haben da so eine App für Übergabeprotokolle. Die verwende ich aber nicht. Viel zu aufwendig, und sie tauscht keine Daten bidirektional mit dem ERP-System. Per Hand geht das viel schneller.“ Kommen Ihnen Sätze wie diese bekannt vor? Dann sind Sie in guter Gesellschaft. In vielen Unternehmen lässt die Akzeptanz von IT-Lösungen an der Basis zu wünschen übrig. Unbeliebte Lösungen werden durch aufwendige Workarounds in Eigenregie ersetzt. Einfach abzuwarten, bis sich jeder Mitarbeiter an die fortschreitende Digitalisierung gewöhnt hat, wäre jedoch die falsche Strategie.
Eines für alle kann es nicht geben
IT-Lösungen gibt es mittlerweile nahezu für jeden Workflow, für jede Aufgabe, die es in der Immobilienwirtschaft zu lösen gilt. Doch ist die jeweilige App, die Lösung im Ökosystem oder gar das ERP-System auch das Richtige fürs Unternehmen? Raten Sie, was der durchschnittliche Anbieter antwortet, wenn Sie ihm diese Frage stellen! Ich gebe Ihnen einen Tipp: Ein Nein ist es nicht.
Jedes Software-Haus hat seine eigene Wahrheit, preist sein Produkt als „die Zukunft in der Digitalisierung“ an, als DIE Lösung für jedes Kundenunternehmen. Aber ist das beruhigende Marketing Ihres Anbieters richtig für Ihr Unternehmen? Sind Sie damit zukunftsfähig aufgestellt?
Den goldenen Weg, den alle gehen können, gibt es nicht. Es wird ihn auch nie geben, denn dazu unterscheiden sich die Strukturen, die Aufgabenbereiche, die Kultur, die strategischen Ausrichtungen und Schwerpunktsetzungen in den Unternehmen zu sehr voneinander.
Dringend gesucht: Orientierungshilfen
Was also tun? Immobilienprofis sind nun mal keine Digitalisierungsexperten.
Wer sich im Dschungel der Möglichkeiten nicht verirren möchte, braucht eine verlässliche, neutrale Orientierungshilfe.
Oft wird dazu empfohlen, unterschiedliche IT-Lösungen einem Funktionalitäten-Vergleich zu unterziehen. Das greift aber viel zu kurz: Die umfangreichste Premium-Lösung muss nicht immer die richtige für ein Unternehmen sein. Der erste Schritt hin zum passenden digitalen System ist ein anderer: Zunächst geht es darum, die Anforderungen im Unternehmen und vor allem auch der Mitarbeiter klar und ausführlich herauszuarbeiten.
Die Software muss zum Unternehmen und seinen Mitarbeitern passen – nicht umgekehrt. Nur so stellen Sie sicher, dass sich die Aufgaben mit der digitalen Lösung wie geplant und gewünscht erledigen lassen. Nur so gewährleisten Sie, dass die Lösung die notwendige Akzeptanz an der Basis findet.
Unumgänglich: Gesamtschau der Anforderungen
Es muss also eine ausführliche Bedarfsanalyse her. Idealerweise steht an deren Ende ein Katalog, der alle Probleme und Aufgaben enthält, die die Software lösen soll. Vor einem ERP-Wechsel muss das Ökosystem auf die Anforderungen einer zukunftsweisenden Digitalisierung Ihres Unternehmens angepasst werden. Darüber hinaus sollte die Analyse auch Antworten auf Fragen wie diese geben: Passen vorhandenen Programme und können diese mit einem modernen und zukunftsweisenden ERP vernetzt werden? Welche Daten sollen integrierbar sein? Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben sind einzuhalten? Welche Erwartungen an Support und Service bestehen?
Ein ERP-System muss nicht nur für ein, zwei Jahre passen, sondern bildet für die nächsten 15 bis 20 Jahre im Ökosystem „Unternehmen“ das digitale Herz.
Bei einer Zukunftsbetrachtung sind deshalb folgende Fragen relevant: Wie sieht das digitale Morgen im Unternehmen aus – in einem Jahr, in zehn Jahren? Welche Prozesse sollen einfacher und digital neu oder gar künftig nur noch automatisiert ablaufen? Sollen bislang analoge Arbeitsschritte kurz- oder langfristig Software-basiert sein? Wie sind der aktuelle Datenschutz und die Datensicherheit im Unternehmen geregelt.
Was in ferner Zukunft sein wird, kann natürlich niemand mit hundertprozentiger Sicherheit vorhersagen. Und trotzdem ist eine Prognose der Anforderungen von Morgen wichtig. Allein mit einer solchen Vorausschau lassen sich heute schon veraltete, nicht zukunftsfähige Lösungen aus dem Auswahlpool herausfischen. Von ihnen tummeln sich so einige auf dem Markt: Sie bestechen zwar durchaus mit moderner Oberfläche, haben aber einen veralteten technischen Unterbau – Schnittstellen fehlen, Partnerlösungen können nicht integriert werden.
Professionelle Digitalisierungsberater verschaffen Überblick
Das Analysieren all dieser Anforderungen ist komplex und kostet Zeit – Zeit, die für das Kerngeschäft fehlt. Hilfe bei der Erstellung eines Anforderungsprofils und der Auswahl der geeigneten Software kommt deshalb von professionellen Digitalisierungsberatern. Sie tauchen in die Prozesse des Unternehmens ein, schauen sich alle Workflows an, beobachten und analysieren, wie die Mitarbeiter ihre Aufgaben aktuell erledigen, und identifizieren Änderungsbedarf. Erst nach dieser Gesamtschau, die das ganze System durchleuchtet, empfehlen sie die passende Software.
Diese ganzheitliche und neutrale Betrachtung und Beratung – in enger Zusammenarbeit mit dem Unternehmen und dessen Belegschaft – bindet zwar vorübergehend Ressourcen, zahlt sich aber doppelt und dreifach aus: Sie gewährleistet, dass sich die Investition in die digitale Zukunft nachhaltig lohnt.
Sollte der Berater am Ende übrigens ein Produkt von Haufe Lexware Real Estate empfehlen, seien Sie nicht allzu überrascht, denn ich bin davon überzeugt, dass wir die … doch das soll heute nicht Thema sein!
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