Mietvertrag: Vorlage beim Finanzamt trotz DSGVO

Wie weit darf und soll der Datenschutz gehen? Diese Frage wird in Deutschland immer wieder intensiv und kontrovers diskutiert. Doch während sich viele Menschen in Bezug auf die Nutzung durch private Unternehmen meist schnell dagegen aussprechen, sieht es anders aus, wenn Behörden auf Daten zugreifen wollen. In diesem Fall liegen die Meinungen mitunter erheblich auseinander. Dabei geht es gerade in diesem Bereich oft um sehr persönliche Informationen. Dazu zählen zum Beispiel die umfangreichen Angaben, die aus Mietverträgen und Nebenkostenabrechnungen hervorgehen.

Anforderung von Unterlagen: Was darf das Finanzamt?

Zuletzt erst hatte der Bundesfinanzhof (BFH, Urteil v. 13.8.2024, IX R 6/23) über einen Fall zu entscheiden, bei dem ein Finanzamt im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Nachweise zu Erhaltungsaufwendungen angefordert hatte. Mithilfe dieser Unterlagen wollte der Sachbearbeiter die geltend gemachten Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung überprüfen. Die Vermieterin reichte daraufhin eine Aufstellung der Brutto- und Netto-Mieteinnahmen mit geschwärzten Namen der Mieter ein. Außerdem fügte sie eine Liste der Betriebskosten für verschiedene Wohnungen und Belege für die Instandhaltungsaufwendungen bei.

Die angeforderten Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen übermittelte die Vermieterin jedoch nicht in Kopie an das Finanzamt. Stattdessen legte sie gegen die Anforderung Einspruch ein. Diesen begründete sie mit den Vorschriften aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Nach ihrer Einschätzung sei für die Weiterleitung der entsprechenden Unterlagen das Einverständnis der Mieter notwendig.

Mitwirkungspflichten und Datenschutz: So sieht es der BFH

Das Finanzamt wies den Einspruch allerdings als unbegründet zurück und verwies dabei auf die Mitwirkungspflichten der Vermieterin. Gleichzeitig forderte es sie erneut dazu auf, die angeforderten Unterlagen einzureichen. Dagegen klagte sie schließlich vor dem Finanzgericht Nürnberg. Die dortigen Richter schlossen sich jedoch der Auffassung der Finanzbehörde an und stellten ebenfalls eine Pflicht zur Vorlage von Mietverträgen und Nebenkostenabrechnungen fest. Diese gilt im Rahmen der Belegvorhaltepflicht nach Anforderung durch den zuständigen Sachbearbeiter.

Gegen die Entscheidung des Finanzgerichts wehrte sich die Vermieterin im Anschluss vor dem Bundesfinanzhof. Die Richter schlossen sich mit ihrer Einschätzung jedoch der Vorinstanz an und wiesen die Revision zurück. Dabei stellten sie fest, dass die Klägerin dem Finanzamt auf Verlangen Einsicht in Bücher, Geschäftspapiere, Aufzeichnungen und andere Urkunden gewähren muss.

Die Anforderung von Mietverträgen sahen sie ausdrücklich als rechtmäßig an. Denn nur durch Einblick in diese Dokumente ist die zuverlässige Klärung der steuerlichen Verhältnisse in Bezug auf Vermietung und Verpachtung möglich. Außerdem darf das Finanzamt diese Informationen verarbeiten, da es nur auf diese Weise seine Aufgaben im öffentlichen Interesse wahrnehmen kann. Für die Vermieterin bedeutet dies, dass sie die in den Mietverträgen enthaltenen persönlichen Daten ihrer Mieter ohne deren Zustimmung offenlegen darf.

Belegvorhaltepflicht: Was Steuerpflichtige wissen müssen

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens wurde 2016 die Belegvorhaltepflicht eingeführt, die zum 1.1.2017 in Kraft trat. Anders als zuvor müssen Steuerpflichtige seitdem bei Abgabe ihrer Steuererklärung nur noch Belege einreichen, bei denen das im Vordruck ausdrücklich verlangt wird. Alle übrigen Dokumente sind stattdessen lediglich aufzubewahren und nur auf Anforderung der Finanzbehörde zu übermitteln. In den meisten Fällen bedeutet dies: Steuerpflichtige können ihre Einkommensteuererklärung vollkommen ohne Belege an das Finanzamt senden.

Bei Bedarf können die Finanzämter Unterlagen allerdings bis zu zehn Jahre lang anfordern. Daher sollten Steuerpflichtige unbedingt die jeweiligen Aufbewahrungsfristen beachten. Für Rechnungen von Handwerkern sind dies zum Beispiel zwei Jahre. Steuerunterlagen müssen vier Jahre oder bei Einkünften von mehr 500.000 Euro – ab 2027: 750.000 Euro – sechs Jahre aufbewahrt werden. Bei Geschäftsunterlagen gilt eine Frist von zehn Jahren, die durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV für die Buchhaltung auf acht Jahre verkürzt wird.

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