Qualifizierungsgeld: Bürokratiemonster oder Geldsegen?

Bei dem neuen Qualifizierungsgeld, das zum 1. April 2024 eingeführt wurde, handelt es sich um eine Entgeltersatzleistung, die Beschäftigten während einer beruflichen Weiterbildung gewährt wird, um ihren Arbeitsplatz zu sichern.

Qualifizierungsgeld wirft zahlreiche Fragen auf

Der Strukturwandel in der Wirtschaft, darunter allen voran die angestrebte Klimaneutralität und die fortschreitende Digitalisierung, bedrohen zahlreiche bislang bestehende Arbeitsplätze. Gleichzeitig werden aber auch neue Betätigungsfelder geschaffen, während aufgrund des demografischen Wandels immer mehr Stellen unbesetzt bleiben. Um diese Herausforderung zu überwinden, ersetzen etwa Verlagshäuser bereits Arbeitsplätze von Layoutern durch KI und schulen Printredakteure um, damit diese durch KI-Prompting fit für die online content creation werden. Softwarefirmen bauen Stellen in Bereichen wie Personalverwaltung ab und stellen dafür im Bereich Softwareentwicklung ein. Aktuelle Studien stellen fest, dass die Mehrheit der Unternehmen in den nächsten zwei Jahren ihre Personalstrategien auf KI anpassen und dabei Qualifizierungen und Umschulungen vornehmen wollen (KI-Studie 2024 Q2 von Deloitte).

Arbeitgeber, die Kurzarbeitergeld (KuG) bezogen haben, werden sich bei den Voraussetzungen, der Berechnung des Qualifizierungsgeldes und sogar der Formulierung der gesetzlichen Regelungen heimisch fühlen, da diese an das KuG angelehnt sind. Das soll den Lohnausfall kompensieren, den der Arbeitnehmende erfährt, während er an einer Qualifizierungsmaßnahme teilnimmt und entsprechend kein Arbeitsentgelt erhält. Anders als beim KuG handelt es sich um eine Ermessensleistung, auf die kein Rechtsanspruch besteht. Rechtsgrundlage sind dabei die §§ 82a – 82c SGB III, die zum 1. April 2024 in Kraft getreten sind. Die Bundesagentur für Arbeit hat mit gleichem Datum bereits fachliche Weisungen erlassen, einen umfangreichen FAQ-Katalog, ein Merkblatt sowie die notwendigen Formulare online gestellt. Die Bundesregierung rechnet mittelfristig damit, dass pro Jahr Qualifizierungsgelder in Höhe von rund 180 Millionen Euro ausgezahlt werden.

Wie berechnet sich das Qualifizierungsgeld?

Der Arbeitgeber hat das Qualifizierungsgeld kostenfrei zu errechnen und an die Arbeitnehmenden auszuzahlen, genauso wie das KuG. Arbeitnehmende ohne Kinder können mit maximal 60 Prozent der durchschnittlich auf den Tag entfallenden Nettoentgeltdifferenz im Referenzzeitraum rechnen (§ 82b Abs. 1 SGB III). Die Nettoentgeltdifferenz wird aus dem Soll- und Ist-Entgelt für den Referenzzeitraum (letzter abgerechneter Entgeltabrechnungszeitraum, welcher 3 Monate vor dem Beginn der Maßnahme liegt) ermittelt. Arbeitnehmenden mit mindestens einem Kind im Sinne von § 32 Abs. 2, 3 EStG werden bis zu 67 Prozent der Nettoentgeltdifferenz als Qualifizierungsgeld in Aussicht gestellt. Eine arbeitgeberseitige Aufstockung dieser Summe auf bis zu 100 Prozent des Sollentgelts ist möglich, ohne dass eine Anrechnung droht, § 82c SGB III. Eine Aufstockung ist allerdings – anders als beim KuG – nicht sozialversicherungsrechtlich privilegiert. Für den Arbeitnehmenden ist die Leistung steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt.

Die Qualifizierungsmaßnahme kann sowohl in Voll- als auch in Teilzeit durchgeführt werden. Sofern die Maßnahme in Teilzeit durchgeführt wird, ist die Lohnersatzleistung entsprechend reduziert, da der Arbeitnehmende weiterhin Arbeitsentgelt erhält. Bei Arbeitnehmenden mit neuen Nebentätigkeiten, die vor Beginn der Weiterbildung noch nicht ausgeübt wurden, muss der Arbeitgeber das Einkommen aus dieser Tätigkeit anrechnen, soweit es den Freibetrag von 165 Euro (nach Abzug von Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und Werbungskosten) überschreitet. Die Berechnung findet mithilfe der Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes statt und ist bereits bei Antragstellung mit einzureichen.

Welche betrieblichen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Um in den Genuss des Qualifizierungsgeldes zu gelangen, muss der Betrieb entsprechend der gesetzlichen Schwellenwerte vom Strukturwandel betroffen sein und im Rahmen einer Betriebsvereinbarung oder in einem Tarifvertrag den strukturwandelbedingten Qualifizierungsbedarf festhalten (§ 82a Abs. 2 SGB III). Bei Betrieben mit weniger als zehn Beschäftigten genügt eine schriftliche Erklärung des Betriebs. Nicht ohne Grund wird dem neuen Qualifizierungsgeld daher seitens der Arbeitgeber bereits Komplexität vorgeworfen. Betriebe mit mindestens 10 Beschäftigten profitieren vom Qualifizierungsgeld nicht, sofern sie keine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag abschließen. Dies betrifft insbesondere KMU, da diese oft weder tarifgebunden sind noch über einen Betriebsrat verfügen.

An den Kosten der Weiterbildung dürfen die Arbeitnehmer selbst in keiner Form beteiligt werden. Im Umkehrschluss trägt der Arbeitgeber die volle Finanzierung der Maßnahme. Folglich dürften auch die üblichen Rückzahlungsklauseln, die Arbeitgeber in Fortbildungsvereinbarungen mit Arbeitnehmern für verschiedene Fälle des Ausscheidens vereinbaren, unwirksam sein. Möglich bleibt allerdings, dass Dritte (etwa Förderprogramme der einzelnen Bundesländer) einen Teil der Kosten für die Weiterbildung übernehmen.

Qualifizierungsgeld: Muss der Arbeitnehmer im Betrieb eine Bleibeperspektive haben?

Erklärtes Ziel des Qualifizierungsgeldes ist, dass Unternehmen ihre Fachkräfte durch Qualifizierung im Betrieb halten. Darüber hinaus muss für alle Arbeitnehmenden in Weiterbildung im Betrieb eine Perspektive für eine nachhaltige Beschäftigung bestehen. Daher muss das Arbeitsverhältnis zum Zeitpunkt der Antragstellung in jedem Fall fortbestehen und es darf noch keine Beendigung vereinbart oder Kündigung ausgesprochen sein (persönliche Voraussetzung gem. § 82a Abs. 4 Satz 1 Ziff. 3 SGB III). Wichtig ist, dass der ermittelte Qualifizierungsbedarf mit den Perspektiven für eine nachhaltige Beschäftigung im Betrieb übereinstimmt und durch die angestrebten Maßnahmen erreicht werden kann. Dies ist in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag festzuhalten (§ 82a Abs. 2 Satz 1 Ziff. 3b SGB III). Die Bleibeperspektive muss sich dabei auf den Betrieb beziehen, wie er in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag festgelegt ist – ein Wechsel innerhalb des Unternehmens von einem Betrieb zu einem anderen Betrieb, oder gar von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen innerhalb eines Konzerns, ist nicht umfasst. Die Bundesagentur für Arbeit verlangt in ihrem Antragsformular explizit die Zustimmung für folgendes Pflichtfeld: "Die Maßnahme dient dazu, die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im eigenen Betrieb nachhaltig zu beschäftigen."

Unerheblich ist, ob die teilnehmenden Arbeitnehmer nach der Antragstellung aus dem Arbeitsverhältnis ausscheiden. Daher können auch Arbeitgeber, die zukünftige betriebliche Umstrukturierungen und betriebsbedingte Kündigungen planen, das Qualifizierungsgeld beantragen, sofern sie bei Antragstellung eine Bleibeperspektive nachvollziehbar und realistisch darlegen können. Diese Unternehmen müssen aber die Hürde einer Betriebsvereinbarung oder eines Tarifvertrags nehmen. Es ist damit zu rechnen, dass einzelne Betriebsräte und Gewerkschaften für den Abschluss der Vereinbarungen beispielsweise den Ausschluss betriebsbedingter Kündigungen oder eine Aufstockung des Qualifizierungsgeldes fordern werden. Somit dürften diese Vereinbarungen im Rahmen von Gesamtpaketen geschlossen werden.

Welcher Arbeitsplatz und Betrieb ist "durch den Strukturwandel betroffen"?

Vorgesehen ist das Qualifizierungsgeld für Arbeitnehmer, deren Arbeitsplatz im Betrieb durch den Strukturwandel gefährdet ist. Unerheblich ist dabei, ob es daran liegt, dass das Geschäftsmodell des Unternehmens generell bedroht ist, oder aber, dass etwa einzelne Arbeitsplätze durch den Wegfall bestimmter Arbeitsschritte entfallen oder gar, dass die Arbeitskraft in Zukunft durch digitale Elemente ersetzt werden kann.

Ob ein Betrieb und die dortigen Arbeitsplätze als vom Strukturwandel betroffen gelten, entscheidet letztlich die Bundesagentur für Arbeit im Einzelfall. Bereits während der Genese des Gesetzes zur Stärkung der Weiterbildungsförderung wurde deutlich, wie viele Unternehmen vom Strukturwandel aufgrund von Dekarbonisierung und Digitalisierung betroffen sind, auch über die klassischen Branchen hinaus. Deswegen hat die Bundesagentur für Arbeit angekündigt, eine weite Auslegung der Strukturwandelbetroffenheit vorzunehmen. 

Die Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer muss allerdings die gesetzlichen Grenzwerte des § 82a II Satz 1 Nr. 1, Satz 2 SGB III überschreiten. Für den jeweiligen Betrieb gilt,

• dass bei einer Beschäftigung von 250 oder weniger Arbeitnehmern mindestens 10 Prozent der Arbeitnehmer 
• dass bei einer Beschäftigung von mehr als 250 Arbeitnehmern mindestens 20 Prozent der Arbeitnehmer 

vom Strukturwandel betroffen sein müssen. Im Antragsformular ist die genaue Anzahl derjenigen Arbeitnehmer zu nennen, die vom strukturwandelbedingten Qualifizierungsbedarf betroffen sind.

Beispiel: In einem Betrieb mit 1.000 Arbeitnehmern haben 300 Arbeitnehmer einen strukturwandelbedingten Qualifizierungsbedarf. Dies entspricht 30 Prozent der Arbeitnehmenden im Betrieb, sodass die Voraussetzungen des § 82a Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 SGB III (über)erfüllt sind. Unschädlich ist, wenn letztlich nur 100 Arbeitnehmer und damit weniger als 20 Prozent an der Weiterbildungsmaßnahme teilnehmen. 

Azubis, Praktikanten und Minijobber werden nicht in die Grenzwerte einbezogen. Einmal festgestellt, gelten die Werte für die Betroffenheit vom Strukturwandel drei Jahre fort, § 82a II Satz 4 SGB III.

Qualifizierungsgeld: Was muss mit Betriebsrat oder Gewerkschaft vereinbart werden?

In der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag muss festgehalten sein, welcher konkrete Betrieb und welche Mitarbeiter entsprechend der oben genannten Schwellenwerte vom Strukturwandel betroffen sind. Zudem muss vereinbart werden, inwiefern ein Qualifizierungsbedarf besteht und welche Qualifizierungsmaßnahmen ergriffen werden. Zudem ist die Perspektive auf Weiterbeschäftigung der Arbeitnehmer im Betrieb festzuhalten. 
Die Gewährung des Qualifizierungsgeldes liegt im Ermessen der zuständigen Agentur für Arbeit. Im Rahmen der Ermessensausübung werden insbesondere die Notwendigkeit des strukturwandelbedingten Qualifizierungsbedarfs und die mit der beruflichen Weiterbildung verbundenen Beschäftigungsperspektiven (§ 82a Abs. 3 SGB III) darauf geprüft, ob die Prognose nachvollziehbar ist. Daher sollte sich der Arbeitgeber bei der Schaffung einer rechtssicheren Betriebsvereinbarung oder eines solchen Tarifvertrags gut beraten lassen, zumal auch grundsätzliche Aspekte bei dem Abschluss solcher Vereinbarungen relevant werden. 

Bei einer Betriebsvereinbarung über den Qualifizierungsbedarf und die Einrichtung einer Qualifizierungsmaßnahme kommt dem Betriebsrat ohnehin ein Beratungs- und Mitbestimmungsrecht zu, §§ 97 Abs. 1, 98 BetrVG. Arbeitgebern, die unabhängig vom Qualifizierungsgeld im Rahmen des Strukturwandels ihre Arbeitnehmer umfangreich umschulen, sollte bewusst sein, dass ihr Betriebsrat initiativ über Qualifizierungsmaßnahmen mitbestimmen kann, sofern sich die Tätigkeit von Arbeitnehmern im Betrieb ändert und diesen dadurch mögliche Kenntnisse oder Fähigkeiten fehlen, § 97 Abs. 2 BetrVG. Unabhängig davon kann der Betriebsrat schlicht die Ermittlung des betrieblichen Aus- und Weiterbildungsbedarfs im Betrieb und Beratung diesbezüglich verlangen, § 96 Abs. 1 Satz 2 BetrVG. 

Welche Anforderungen muss die Qualifizierungsmaßnahme erfüllen?

Die Qualifizierungsmaßnahme muss genau wie eine geförderte Weiterbildungsmaßnahme gem. § 82 SGB III dem Arbeitnehmer Fertigkeiten, Kenntnisse oder sonstige Fähigkeiten vermitteln, die über kurzfristige Fortbildungen zur Anpassung bezogen auf den konkreten Arbeitsplatz hinausgehen. Die Förderung ist ausgeschlossen, sollte der Arbeitgeber bereits durch Gesetz zur Durchführung dieser Qualifizierungsmaßnahme verpflichtet sein, § 82a Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 SGB III. Außerdem muss der Träger, welcher die Qualifizierungsmaßnahme durchführt, gemäß der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) zugelassen sein. Ein entsprechendes Zertifikat wird dann auch für den Antrag des Qualifizierungsgeldes benötigt. Sofern der Betrieb eine innerbetriebliche Maßnahme durchführen will, muss er als Träger zugelassen sein. Die Maßnahme selbst braucht hingegen keine Akkreditierung.

Dabei muss die Qualifizierungsmaßnahme mindestens 120 Stunden dauern (§ 82a Abs. 1 Nr. 5 SGB III). Eine Stunde Fachunterricht kann dabei mit 45 Minuten bemessen werden, während für betriebliche Lernphasen 60 Minuten gelten. Die Qualifizierungsmaßnahme muss nicht an einem Stück absolviert werden. Der Umfang von 120 Stunden wurde im Gesetzgebungsverfahren von den Verbänden kritisiert, weil bei geringqualifizierten Arbeitnehmenden auch weniger Stunden reichen würden und zudem kleine Betriebe durch die längere Abwesenheit der Arbeitnehmenden in Weiterbildung unverhältnismäßig belastet würden.

In welchem Verhältnis steht die Weiter­bildungs­förderung zum Qualifizierungsgeld?

Findige Unternehmen werden sich fragen, ob sie dann sowohl die finanzielle Förderung der Weiterbildung gem. § 82 SGB III und gleichzeitig das Qualifizierungsgeld gem. § 82a SGB III für ihre Arbeitnehmenden beziehen können. Gem. § 82a Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 SGB III ist dies für dieselbe Maßnahme für denselben Arbeitnehmer ausgeschlossen. Die Weiterbildungsförderung gem. § 82 SGB III und das Qualifizierungsgeld gem. § 82a SGB III schließen aber nicht die vorherige Förderung für die jeweils andere Maßnahme aus. Ein Arbeitnehmer kann also zum Beispiel zuerst in einer Weiterbildungsmaßnahme gem. § 82 SGB III und danach bei einer anderen Maßnahme mit Qualifizierungsgeld gefördert werden. Ein Arbeitnehmer ist vom Qualifizierungsgeld ausgeschlossen, wenn er innerhalb der letzten vier Jahre vor Antragstellung bereits an einer mit Qualifizierungsgeld geförderten Weiterbildung teilgenommen hat, § 82a Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 SGB III. 

Darüber hinaus ist die gemeinsame Weiterbildung verschiedener Arbeitnehmergruppen nach § 82 SGB III und § 82a SGB III innerhalb einer Schulung möglich, sofern die Fördermittel genau getrennt werden, damit nicht gegen § 82a Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 SGB III verstoßen wird. Dadurch könnten Synergieeffekte einer umfangreichen Maßnahme genutzt werden. 

Der Antrag auf Qualifizierungsgeld sollte spätestens drei Monate vor Beginn der Qualifizierungsmaßnahme bei der Bundesagentur für Arbeit gestellt werden. Insgesamt bedarf es für die Antragstellung folgender Dokumente:

• Antrag auf Qualifizierungsgeld
• Liste der teilnehmenden Beschäftigten 
• Abrechnungsliste der teilnehmenden Beschäftigten
• Einverständniserklärung Beschäftigte/r
• Betriebsvereinbarung/Tarifvertrag/Erklärung über die Voraussetzungen

Arbeitgeber sollten Fehler bei der Antragstellung unbedingt vermeiden, damit sie im weiteren Verlauf nicht zur Rückzahlung des Qualifizierungsgeldes verpflichtet sind und/oder eine Ordnungswidrigkeit begehen. Bei der Berechnung des Qualifizierungsgeldes wird es voraussichtlich zu erheblichen Unsicherheiten und einem erhöhten Beratungsbedarf sowie Mehraufwand und -kosten kommen.

Fazit: Inanspruchnahme sollte gut überlegt sein

Aufgrund des Aufwands und der Anforderung, eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag abzuschließen und das Qualifizierungsgeld korrekt zu berechnen, sollten Arbeitgeber sich gut überlegen, ob sie als Förderung das Qualifizierungsgeld in Anspruch nehmen wollen. Insbesondere für kleinere Unternehmen erscheint die bekannte Förderung der Weiterbildung gem. § 82 SGB III attraktiver, zumal deren Beantragung auch gerade erst im Zuge der Einführung des Qualifizierungsgeldes vereinfacht wurde. Für Arbeitgeber, die aber ohnehin umfangreiche Schulungen planen, etwa um auf KI umzurüsten oder innerhalb der energieintensiven Branche ihre Arbeitnehmer maßgeblich fortzubilden, und die dabei ohnehin mit dem Betriebsrat verhandeln müssen, ist das Qualifizierungsgeld dagegen sehr interessant.

Dieser Beitrag ist erschienen in Personalmagazin 8/2024. Als Abonnent haben Sie Zugang zu diesem Beitrag und allen Artikeln dieser Ausgabe in unserem Digitalmagazin als Desktop-Applikation oder in der Personalmagazin-App.

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