Digitale bAV-Verwaltung: Haftungsrisiken vermeiden und 95 Prozent Zeit sparen

bAV – eine Herausforderung für viele Unternehmen

Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) bietet Mitarbeitenden eine wichtige zusätzliche Absicherung für den Ruhestand. Doch die bAV ist so komplex, dass sich schnell Fehler einschleichen können, die zu echten Herausforderungen werden können. Zu den häufigsten Problemen gehören:
 
Papierakten: Zeitfresser und Ressourcen-Verschwender

In den Aktenschränken stapeln sich in vielen Unternehmen regelrecht Papierberge zur betrieblichen Altersvorsorge. Dieses altmodische System nimmt nicht nur viel Platz in Anspruch, sondern erfordert auch eine beträchtliche Menge an Zeit und Ressourcen, um die Dokumente manuell zu bearbeiten. Jedes Dokument muss sorgfältig archiviert, gepflegt und aktualisiert werden, was zu einem erheblichen administrativen Aufwand führt. Zusätzlich trägt der hohe Papierverbrauch zu unnötiger CO2-Belastung und Abholzung von Bäumen bei.

Falsche Dokumentation: Ein Stolperstein für die bAV

Eine ordnungsgemäße und lückenlose Dokumentation ist von entscheidender Bedeutung für die bAV-Verwaltung. Doch gerade hier liegt oft das Problem. Selbst scheinbar nebensächliche Dokumente wie Beratungsprotokolle sind von großer Bedeutung und müssen korrekt aufbewahrt werden, um möglichen Streitigkeiten oder rechtlichen Konflikten vorzubeugen.
 
Insbesondere die Überarbeitung des Nachweisgesetzes vom Jahr 2022 erfordert eine akribische Dokumentation, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Jedes Detail muss genau festgehalten werden. Dies erfordert nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern auch ein hohes Maß an Genauigkeit, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt erfasst werden.

Fehlende Schulungen, hoher Stress: Die Last der HR in der bAV

Ein weiteres Problem ist der Zeitmangel und teilweise unzureichende Schulung in der HR für die bAV. Die HR-Abteilung ist oft bereits mit einer Vielzahl von Aufgaben betraut und findet nur begrenzt Zeit, um sich um die komplexen Anforderungen der bAV-Verwaltung zu kümmern. Dies führt nicht nur zu einem erhöhten Stresslevel innerhalb der HR, sondern auch zu Fehlern in der Dokumentation und Administration. Zudem fehlt es häufig an spezifischen Schulungen und Wissen in der Personalabteilung, was die Effizienz und Qualität der bAV-Verwaltung beeinträchtigt.

Herausforderung Gesetzeskonformität: Die bAV und ihre rechtlichen Anforderungen

Eventuelle Gesetzesänderungen und Compliance-Anforderungen stellen eine Herausforderung in der bAV-Verwaltung dar. Gesetzesanpassungen wie z.B. die Überarbeitung des Nachweisgesetzes von 2022 erfordern eine genaue Überprüfung und Anpassung der Prozesse. Die HR-Abteilung muss sich ständig über die neuesten Gesetzesänderungen informieren und sicherstellen, dass die bAV-Verwaltung den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Ungenauigkeiten und Risiken: Falsch berechnete Zuschüsse in der bAV

Für eine erfolgreiche bAV-Verwaltung ist die genaue Berechnung von Zuschüssen von entscheidender Bedeutung. Dennoch kommt es häufig zu Fehlern. Tatsächlich sind etwa 20 %* der Arbeitgeberzuschüsse fehlerhaft berechnet. Eine häufige Ursache für solche Fehler liegt in ungenauen oder veralteten Daten sowie in manuellen Bearbeitungsfehlern. 

*Quelle: Andreas Brand, Geschäftsführer der BRANDCONSULT GmbH, mit über 30 Jahren Erfahrung in der bAV.

Haftungsfalle bAV-Verwaltung: Risiken erkennen, Kosten vermeiden

Die beschriebenen Herausforderungen sind nicht nur mit viel Aufwand verbunden, sondern können auch ein erhebliches Risiko bergen.
 
Im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen werden oft nicht nur einzelne Verträge untersucht, sondern alle Verträge in Bezug auf die betriebliche Altersvorsorge. Sollten Fehler oder Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Der Arbeitgeber kann zur Nachzahlung von Beiträgen oder zur Zahlung von Strafen verpflichtet werden. In einigen Fällen können sogar Schadensersatzforderungen seitens der Mitarbeitenden oder der Aufsichtsbehörden erhoben werden.
 
Daher ist es von größter Bedeutung, diese Herausforderungen in der bAV-Verwaltung ernst zu nehmen und proaktiv anzugehen, um Haftungsrisiken zu minimieren.

Praxisbeispiel: Falsch berechnete Arbeitgeberzuschüsse

Lassen Sie uns genauer betrachten, welche Auswirkungen ein scheinbar kleiner Fehler, wie ein falsch berechneter Arbeitgeberzuschuss, tatsächlich haben kann.
 
Eine vergleichsweise kleine Rentenlücke bei einem Mitarbeitenden von, sagen wir, 50 Euro, kann das Unternehmen bis zu 19.000 Euro kosten. Doch da solche Fehler meistens nicht nur einen Mitarbeitenden betreffen, können bei einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern Schadenssummen von bis zu 1,9 Mio. Euro entstehen.
 
Doch einmal der Reihe nach: Wie kann das passieren?

Vor der Einführung des gesetzlichen Arbeitgeber-Pflichtzuschusses von 15 % bestanden viele betriebliche Altersvorsorgeverträge ausschließlich aus der Entgeltumwandlung des Arbeitnehmers. Diese Verträge entsprechen häufig nicht den Anforderungen des § 1a BetrAVG, der den Arbeitgeber zur Bereitstellung eines Zuschusses für Bestandsverträge ab 2022 verpflichtet.
 
Ein praktisches Beispiel verdeutlicht dies:
 
Ein Arbeitnehmer hat einen alten bAV-Vertrag mit einer monatlichen Entgeltumwandlung von 100 Euro. Nach korrekter Berechnung liegt der monatliche Gesamtbeitrag bei 115 Euro, einschließlich eines Arbeitgeberpflichtzuschusses von 15 %.
 
Häufig wird jedoch folgender Fehler begangen: Die Entgeltumwandlung wird arbeitgeberseitig auf 86,96 Euro reduziert, während der Arbeitgeber 13,04 Euro dazugibt. Damit bleibt der Gesamtbeitrag von 100 Euro unverändert und erfüllt nicht die gesetzlichen Vorgaben des § 1a Abs. 1a des Betriebsrentengesetzes.
 
Dieser Fehler bedeutet, dass der Arbeitnehmer Verluste bei der Rente erleidet und diese unter Umständen einfordern kann. Der Arbeitgeber ist ggf. bis zu 30 Jahre nach Rentenbeginn verpflichtet, den finanziellen Schaden auszugleichen.

Effektive bAV-Verwaltung: Haftungsrisiken minimieren durch digitale Lösungen

Auch wenn die betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einigen Herausforderungen verbunden ist, bietet sie sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende zahlreiche Vorteile. Und für jedes Problem gibt es bekanntlich auch eine Lösung. Die Mehrheit der Fehlerquellen in der bAV-Verwaltung lässt sich auf menschliches Versagen zurückführen, das durch Zeitmangel, Unwissenheit, Stress oder die schiere Menge an Papierakten erschwert werden kann. Doch was könnte hier effektiver sein als das Stichwort Digitalisierung?

Eine gute bAV-Verwaltungssoftware kann die Fehlerquellen erheblich minimieren und somit auch das Haftungsrisiko deutlich reduzieren. Aber welche Funktionen sollte eine gute bAV-Software überhaupt haben, um Ihnen Erleichterung zu verschaffen?

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• Effiziente bAV-Verwaltung: EasyPension® bietet eine klare Dokumentation und automatisierte Überwachung.
• Zeitersparnis: Mit bis zu 95 % weniger Aufwand dank automatisierter Prozesse.
• Haftungsrisikoreduktion: Minimierung potenzieller rechtlicher Probleme.
• Sicherheit: Erfüllt höchste Sicherheitsstandards wie ISO-Zertifizierungen und Datenschutzgesetze.
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