KMU mit Fortschritten bei der HR-Digitalisierung

Ehe die Studienreihe zur HR-Digitalisierung im Jahr 2022 begonnen wurde, beschäftigten sich zwar viele Studien damit, wie die digitale Transformation allgemein voranschreitet – doch wie digital die Personalabteilungen der Unternehmen sind, dazu gab es kaum Informationen. Es fehlte an einer wissenschaftlich neutralen Analyse, die nicht von Beratern oder Softwareanbietern beeinflusst wurde. Und daran hat sich bis heute wenig geändert. 

Diesem Mangel an Transparenz tritt die Studienreihe entgegen. Sie zeigt auf, wie relevant die Digitalisierung für HR ist, inwieweit eine Digitalisierung in den HR-Funktionen bisher stattgefunden hat und was dort bereits wie stark digitalisiert wurde. Ein weiteres Ziel der Studie ist es herauszufinden, welche neueren Technologien HR einsetzt und wie verbreitet deren Anwendung ist. Zudem wurde untersucht, welche Faktoren dazu führen, dass die Digitalisierung von HR gelingt oder nicht vorankommt.

HR-Digitalisierung: Unternehmen erkennen die Relevanz

Mittlerweile erkennen fast alle Unternehmen, wie wichtig die Digitalisierung von HR ist. Mehr als 86 Prozent der Studienteilnehmenden erkennen eine hohe oder sehr hohe Relevanz der Digitalisierung, mit einem Mittelwert von 4,2 auf einer Skala von 1 bis 5. Und diese Einschätzung wird über alle Positionen hinweg geteilt: Ob Mitglieder des Vorstands, der Geschäftsführung oder Führungskräfte und Mitarbeitende im HR-Bereich – sie alle halten es für wichtig, die Digitalisierung von HR voranzutreiben. 

Interessant ist, dass Unternehmen unterschiedlicher Größe die Relevanz der Digitalisierung für HR mittlerweile sehr ähnlich einschätzen. Im Jahr 2022 haben Vertreterinnen und Vertreter großer Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden die HR-Digitalisierung noch für deutlich relevanter gehalten (Durchschnitt 4,3) als Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden (Durchschnitt 3,7). In der aktuellen Erhebung liegen diese beiden Größengruppen bei einem Durchschnittswert von 4,3 nahezu gleichauf. Das Personalwesen zu digitalisieren, ist in den letzten Jahren für die kleinen Unternehmen also erkennbar wichtiger geworden.

Die hohe Relevanz zeigt sich auch in der Zustimmung zur Aussage "Digitalisierung bietet das Potenzial, unsere spezifischen HR-Ziele besser zu erreichen". Mit einem Durchschnittswert von 4,4 erreicht dieses Item eine sehr hohe Ausprägung. Neun von zehn Befragten erkennen ein hohes oder sehr hohes Potenzial, mit Digitalisierungsmaßnahmen die HR-Ziele im eigenen Unternehmen besser zu erreichen. 

HR-Digitalisierungsgrad stagniert

Dennoch hat sich der Digitalisierungsgrad der HR-Funktion in den letzten zwei Jahren kaum verändert. Der Mittelwert verbleibt wie im Jahr 2022 bei 3,2 und damit auf einem mittelmäßigen Niveau. Neben der langsamen Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen könnte das auch daran liegen, dass sich der Referenzpunkt verschoben hat, ab wann ein Digitalisierungsgrad als "hoch" wahrgenommen wird. Denn dadurch, dass sich immer neue technologische Möglichkeiten ergeben, wie etwa das Beispiel generative Künstliche Intelligenz (KI) zeigt, werden die Ansprüche immer höher. Die Latte, die es zu überspringen gilt, wird somit kontinuierlich höher gelegt und es bedarf immer weiterer Maßnahmen und Tools. 

Da die Digitalisierung immer Mittel zum Zweck und kein Ziel an sich sein sollte, wurde im Rahmen der Studie untersucht, welche konkreten HR-Ziele mit den verschiedenen Digitalisierungsaktivitäten verfolgt werden. Dabei zeigt sich wie erwartet, dass viele Unternehmen ihre HR-Prozesse durch einen höheren Automatisierungsgrad vor allem effizienter machen wollen (Durchschnitt 4,4). Dass es den Unternehmen genauso wichtig ist, HR-Services zu bieten, die einfach und benutzerfreundlich sind, überrascht hingegen. Qualität und Kosten sind für die Unternehmen also ähnlich relevant. Weitere wichtige Ziele sind, die HR-Funktion agiler und anpassungsfähiger zu machen (Durchschnitt 4,1), die Bedürfnisse der Mitarbeitenden besser zu erfüllen (Durchschnitt 4,1), Entscheidungen stärker datenbasiert treffen zu können (Durchschnitt 3,9) und das bisherige HR-Serviceangebot zu erweitern (Durchschnitt 3,9). 

Mit Blick auf die verschiedenen Unternehmensgrößen zeigt sich, dass große Unternehmen primär anstreben, einfache und benutzerfreundliche HR-Services zu bieten, Entscheidungen datenbasierter zu treffen und skalierbare technische Lösungen zu erhalten. Kleinunternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden hingegen geht es vor allem darum, anpassungsfähiger für künftige Anforderungen zu sein und die HR-Prozesse effizienter zu machen.

Kleine Unternehmen machen deutliche Fortschritte

Nur etwas mehr als die Hälfte der Befragten stimmt der Aussage tendenziell zu, dass die bisherigen Digitalisierungsaktivitäten auch tatsächlich geholfen haben, die eigenen HR-Ziele zu erreichen (Durchschnitt 3,7 nach 3,6 im Jahr 2022). Mit einem durchschnittlichen Zielerreichungswert von 3,9 (unverändert zu 2022) sind die großen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden zwar am weitesten – doch haben die kleinen Unternehmen unter 50 Mitarbeitenden deutliche Fortschritte gemacht (Durchschnitt 3,6 nach zuvor nur 2,6).

Die Potenziale, die die Digitalisierung HR bietet, werden bislang also noch nicht ausgeschöpft. Vor diesem Hintergrund erklärt sich auch, dass sich nur jede dritte befragte Person damit tendenziell zufrieden zeigt, wie digital die Personalabteilung des eigenen Unternehmens ist. Der Mittelwert von 2,9 spricht im Gegenteil sogar dafür, dass die Mehrheit mit dem Status quo eher unzufrieden ist. Immerhin: Dies ist ein kleiner Anstieg um 0,2 gegenüber dem Jahr 2022. 

Es fehlt häufig an einer HR-Digitalisierungsstrategie

Aus den Ergebnissen wird klar: Wer eine definierte HR-Digitalisierungsstrategie hat, setzt die HR-Digitalisierung auch erfolgreicher um. Jedoch haben nur zwei von fünf der untersuchten Unternehmen eine solche Strategie zumindest grob definiert. Die meisten dieser Unternehmen nutzen diese Strategie auch als Basis, um konkrete Digitalisierungspläne auszuarbeiten. So haben über zwei Drittel der Unternehmen mit einer HR-Digitalisierungsstrategie auch eine definierte Roadmap zur Umsetzung dieser Strategie. Auch wenn Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden deutlich häufiger eine ausgearbeitete HR-Digitalisierungsstrategie haben (Durchschnitt 3,9) als kleinere Unternehmen, haben Letztere auch hier beachtliche Fortschritte gemacht. So stieg ihre durchschnittliche Bewertung von 2,3 im Jahr 2022 auf 2,9, womit sie sich ungefähr auf dem Niveau der mittelgroßen Unternehmen bewegen.

Tiefgreifende Veränderungen finden selten statt

Im Rahmen der Studie wurde zudem untersucht, wie tiefgreifend die Digitalisierungsaktivitäten tatsächlich sind. Dabei zeigte sich, dass die Digitalisierung in einigen Unternehmen in den letzten zwei Jahren zwar an Intensität gewonnen hat und Unternehmen mehr Digitalisierungsaktivitäten durchführen als zuvor; die Digitalisierung wird jedoch häufig immer noch primär genutzt, um bestehende Prozesse, Produkte und Leistungen zu optimieren – zu selten wird die Digitalisierung als Chance gesehen, Bestehendes von Grund auf neu zu denken. Die transformativen Potenziale digitaler Technologien werden oft noch nicht vollständig ausgeschöpft. Es zeigt sich: Je tiefgreifender die abgefragten Veränderungen sind, umso weniger werden sie umgesetzt. HR zu digitalisieren, bedeutet für die befragten Unternehmen am häufigsten, dass sie Daten, die vorher analog vorlagen, digital speichern und bearbeiten. Ebenfalls relativ häufig werden digitale Kommunikationskanäle und -plattformen genutzt sowie etablierte HR-Prozesse automatisiert oder vereinfacht. Überraschend ist, dass es Unternehmen etwas weniger wichtig ist, das HR-Angebot zu erweitern, als noch vor zwei Jahren: Nur ungefähr die Hälfte der analysierten Unternehmen nutzen die Digitalisierung, um aktuellen, ehemaligen und potenziellen Mitarbeitenden neue HR-Produkte und -Services anzubieten. Ewas häufiger als vor zwei Jahren konzipieren Unternehmen ihre HR-Prozesse komplett neu. Diesen Schritt hat bisher aber nur jedes vierte Unternehmen unternommen. Insgesamt schätzen die Teilnehmenden die verschiedenen Elemente der HR-Digitalisierung aber ähnlich ein wie noch vor zwei Jahren.

Rahmenbedingungen für HR-Digitalisierung unzureichend vorhanden

Für eine erfolgreiche HR-Digitalisierung sind verschiedene Rahmenbedingungen essenziell, hierunter vor allem: 

• kompetente, anpassungsfähige und nach Weiterentwicklung strebende Menschen, 
• vernetzte, innovative und agile Organisationsansätze,
• zugängliche, hochwertige und genutzte Daten sowie 
• zielführende und transparente Steuerungskennzahlen. 

Sind diese Bedingungen gegeben, wirken sie als Enabler einer erfolgreichen HR-Digitalisierung. Bei den meisten der analysierten Rahmenbedingungen zeigt sich eine leicht positive Entwicklung in den letzten zwei Jahren. Der Durchschnittswert über alle Studienteilnehmenden und alle analysierten Enabler hinweg ist von 2,9 auf 3,0 minimal gestiegen. Dabei existiert aber nach wie vor eine große Streuung zwischen den erfassten Rahmenbedingungen. Mit Blick auf die einzelnen Enabler zeigt sich, dass die Nutzung von Daten am weitesten fortgeschritten ist. Bei der Dateninfrastruktur und -verfügbarkeit ist auch die größte Verbesserung zu verzeichnen. Der durchschnittliche Indexwert beträgt nun 3,6, verglichen mit einem Wert von 3,3 im Jahr 2022. Zumindest über dem mittleren Skalenanker von 3,0 bewegen sich die kompetenzspezifischen Enabler (3,3, +0,1 gegenüber 2022). Die organisationsspezifischen Enabler (2,9) liegen darunter und haben sich sogar leicht negativ entwickelt (-0,1). Am wenigsten werden die Steuerungskennzahlen umgesetzt. Bei diesen liegt der durchschnittliche Indexwert lediglich bei 2,2 (+0,1). Anscheinend gehen nach wie vor viele Unternehmen die HR-Digitalisierung ohne klare Strategie an und verlassen sich darauf, dass die Digitalisierungsmaßnahmen ausreichen, um die HR-Ziele zu erreichen – ohne jedoch den Erfolg mit neuen oder bestehenden KPIs zu messen.

Es mangelt weiterhin an Zeit und Personal

Neben den Enablern einer erfolgreichen HR-Digitalisierung wurde im Rahmen der Studie auch erhoben, welche Faktoren die Digitalisierung von HR bremsen. Wie schon im Jahr 2022 zeigt sich, dass vor allem mangelnde personelle Ressourcen und zu wenig Zeit die größten Barrieren sind. Den Personalfunktionen fehlen häufig Mitarbeitende, die sich um die HR-Digitalisierung kümmern. Und den vorhandenen Personen fehlt es an der nötigen Zeit, sich neben dem HR-Tagesgeschäft und sonstigen HR-Projekten auch noch um Digitalisierungsaktivitäten zu kümmern (je Durchschnitt 4,0). 

Bemerkenswert ist auch, dass es vielen Unternehmen an einer klaren Zieldefinition fehlt und dies von diesen immer häufiger als Problem betrachtet wird; der Mittelwert ist um 0,5 auf nun 3,5 angestiegen. Ohne eine klare Zielausrichtung ist eine erfolgreiche HR-Digitalisierung aber kaum denkbar. Eng damit im Zusammenhang steht die fehlende strategische Priorisierung (Durchschnitt 3,3, +0,2 gegenüber 2022). Denn wer keine konkreten Ziele definiert, dürfte auch Schwierigkeiten haben einzuschätzen, welche Digitalisierungsthemen wie wichtig sind. Dies ist insbesondere deshalb problematisch, weil es an personellen und zeitlichen Ressourcen mangelt. Denn gerade, wenn die Ressourcen knapp sind, muss die HR-Abteilung bereit sein, bestimmte Aufgaben zu streichen – oder zumindest mit weniger Aufwand zu erledigen. Nur so kann HR die nötigen Kapazitäten schaffen, die es ermöglichen, sich mit Digitalisierungsthemen zu beschäftigen. Dies scheint vielen Personalerinnen und Personalern jedoch schwerzufallen. 

Strukturelle und kulturelle Barrieren der HR-Digitalisierung

Wir haben bereits darüber berichtet, dass es an organisationsspezifischen Enablern mangelt und dass diese in den letzten zwei Jahren sogar etwas abgenommen haben. Analog zu dieser Entwicklung identifizieren nun etwas mehr Studienteilnehmende  als vor zwei Jahren eine hemmende Organisationsstruktur als Barriere der HR-Digitalisierung (Durchschnitt 3,3, +0,2 gegenüber 2022). Ähnlich oft wird eine Unternehmenskultur, die an Bewährtem festhält, als Hemmnis gesehen (Durchschnitt 3,2). Beide Aspekte hindern HR daran, Veränderungen schnell und agil anzustoßen und neue Ansätze auszuprobieren. Diese werden für eine erfolgreiche HR-Digitalisierung jedoch benötigt. Für manche Leserinnen und Leser vielleicht überraschend, landen mangelnde finanzielle Mittel, ausgeprägte Datenschutzbedenken und insbesondere ein bremsender Betriebsrat relativ weit hinten im Ranking der Barrieren einer erfolgreichen HR-Digitalisierung. Diese Punkte werden zwar häufig in der Presse genannt, spielen bei den untersuchten Unternehmen jedoch keine besonders dominante Rolle – auch wenn sie in Einzelfällen durchaus bewirken können, dass Initiativen und Maßnahmen zur HR-Digitalisierung ausgebremst werden.

Zwei von fünf Unternehmen setzen KI in HR ein

In der Studie wurde auch untersucht, inwiefern zentrale Technologieansätze in HR bereits genutzt werden oder ob sie noch in Planung sind. Bei einer Betrachtung aller untersuchten Technologien, die zumindest rudimentär im Einsatz sind, ist eine Verschiebung an den Spitzenpositionen erkennbar. Passend dazu, dass die Personalverwaltung im Jahr 2024 die am weitesten digitalisierte HR-Funktion ist, haben die digitale Personalakte und Cloud-Lösungen – als zentrale Basistechnologien für digitale HR-Prozesse – die ersten beiden Plätze im Ranking übernommen.

Den stärksten Zuwachs gegenüber 2022 verzeichnet wie zu erwarten der Einsatz von KI. Der Anteil der Unternehmen, die KI zumindest rudimentär einsetzen, ist um 26 Prozent auf 40 Prozent gestiegen (davon nutzen aber nur 13 Prozent KI umfangreich). Unter Berücksichtigung der Aufmerksamkeit, die dieser Technologiebereich seit der Veröffentlichung von Chat GPT im November 2022 erfahren hat, hätte durchaus ein noch höherer Anteil erwartet werden können. Allerdings planen weitere 20 Prozent der befragten Unternehmen, KI einzusetzen und 40 Prozent haben KI zumindest "auf dem Radar". Nur noch drei Prozent der Studienteilnehmenden geben an, dass KI mittelfristig nicht relevant sei. Im Jahr 2022 waren dies noch 39 Prozent.

Passend zum Hype um Chat GPT und Co. hat auch der Einsatz externer Chatbots deutlich zugenommen (+17 Prozent). Ebenfalls klare Zuwächse gegenüber 2022 gab es bei Employee- und Manager-Self-Service-Apps (ESS beziehungsweise MSS) und Human-Capital- oder Experience-Management-Systemen (HCM beziehungsweise HXM), wie etwa SAP Success Factors, Oracle und Workday. Bei diesen beiden Technologien zeigt sich aber nach wie vor eine klare Abhängigkeit von der Unternehmensgröße: Während die großen Unternehmen sehr häufig über ein solches System verfügen, ist das bei kleinen Unternehmen selten.

Fokusthema: Technologien im Recruiting

In dieser zweiten Erhebungswelle wurde Recruiting als Fokusthema ausgewählt. Dazu wurden die Studienteilnehmenden gefragt, inwiefern verschiedene Technologien und Ansätze für einzelne Aktivitäten der Personalbeschaffung und -auswahl eingesetzt werden. Da diese Angaben tiefere Kenntnisse der Recruiting-Funktion voraussetzen, wurde in einer Filterfrage zunächst erfragt, ob die Teilnehmenden den Technologieeinsatz im Recruiting beurteilen können. Dies führte dazu, dass sich die Stichprobe für diesen Fragenbereich auf 94 Teilnehmende reduziert hat.

Es zeigt sich sehr deutlich, dass die Videokommunikation für die Bewerberinteraktion die einzige der abgefragten "neueren" Technologien ist, die die meisten Unternehmen einsetzen (29 Prozent setzen sie rudimentär, 56 Prozent umfangreich ein). Die anderen abgefragten Technologieansätze kommen derzeit bei weniger als einem Drittel der Unternehmen im Recruiting zum Einsatz, darunter KI, um Stellenanzeigen auf den passenden Jobbörsen und Kanälen auszuspielen (26 Prozent rudimentärer, fünf Prozent umfangreicher Einsatz), CV-Parsing, um die wesentlichen Daten automatisiert in eine Bewerberdatenbank einzulesen (acht Prozent rudimentärer, 18 Prozent umfangreicher Einsatz) und automatisierte Online-Assessments wie Online-Spiele und -Tests (elf Prozent rudimentärer, sechs Prozent umfangreicher Einsatz). 

Digitalisierung in HR in kleinen Schritten

Die Ergebnisse der zweiten Auflage der "Benchmarking-Studie zum Digitalisierungsgrad von HR" zeigen, dass die Bedeutung der Digitalisierung von HR mittlerweile bei fast allen Unternehmen angekommen ist. Eine beachtliche Mehrheit von 90 Prozent der Studienteilnehmenden erkennt ein hohes Potenzial, durch Digitalisierungsmaßnahmen die HR-Ziele im eigenen Unternehmen zu erreichen. Infolgedessen sind viele Unternehmen bereits dabei, ihre HR-Abteilungen stärker zu digitalisieren.

Doch trotz dieser Erkenntnisse offenbart die Studie eine ernüchternde Realität: Die Umsetzung der Digitalisierung verläuft nur sehr langsam, in kleinen "Trippelschritten". Der Digitalisierungsgrad der HR-Funktion hat sich in den letzten zwei Jahren nur minimal verändert und stagniert auf einem mittelmäßigen Niveau. Und nur etwas mehr als die Hälfte stimmt der Aussage tendenziell zu, dass sie die eigenen HR-Ziele durch die bisherigen Digitalisierungsaktivitäten auch tatsächlich besser erreicht haben. 

Vor diesem Hintergrund erklärt sich auch, dass weniger als ein Drittel der Befragten mit der bisherigen HR-Digitalisierung im eigenen Unternehmen zufrieden sind. Einer der wichtigsten Gründe für den langsamen Fortschritt ist, dass in vielen Unternehmen eine klare HR-Digitalisierungsstrategie fehlt. Ebenso  spielt eine Rolle, dass die Veränderungsmaßnahmen nicht tief genug sind, um die HR-Arbeit grundlegend neu zu denken. Die vorhandenen Rahmenbedingungen blockieren zudem die Digitalisierung von HR oder sind unzureichend, um sie voranzutreiben. Auch wird die HR-Digitalisierung zu wenig priorisiert und gesteuert. Interessanterweise zeigen sich aber immerhin bei den kleinen Unternehmen spürbare Fortschritte seit dem Jahr 2022. Bei diesen ist zum einen die Relevanz der HR-Digitalisierung nun weitgehend angekommen, zum anderen sind auch klare Fortschritte bei der Umsetzung erkennbar. Dadurch wurde der Abstand zu den größeren Unternehmen reduziert.

Dieser Beitrag ist erschienen in Personalmagazin 12/2024. Als Abonnent haben Sie Zugang zu diesem Beitrag und allen Artikeln dieser Ausgabe in unserem Digitalmagazin als Desktop-Applikation oder in der Personalmagazin-App.

Über die Studie
Die zweite Auflage der "Benchmarking-Studie zum Digitalisierungsgrad von HR" basiert auf einer Online-Befragung im Zeitraum März bis Mai 2024. Der für die erste Studienauflage von Professor Torsten Biemann (Universität Mannheim) und Professor Thorsten Petry (Hochschule Rhein-Main) konzipierte Fragebogen wurde eng mit Reiner Straub und Matthias Haller vom Personalmagazin abgestimmt und für die aktuelle Erhebung in großen Teilen übernommen. Dies ermöglicht, die damaligen Ergebnisse mit den aktuellen zu vergleichen und somit aufzuzeigen, welche Fortschritte HR bei der Digitalisierung gemacht hat. In der Neuauflage wurden besondere Schwerpunkte auf das aktuelle Megathema Künstliche Intelligenz (KI) und die schon relativ stark digitalisierte Recruiting-Funktion gelegt. Wie bereits im Jahr 2022 wurde der Fragebogen wieder im Rahmen eines Pre-Tests mit verschiedenen Personalmanagern und -expertinnen getestet und auf Basis der Rückmeldungen optimiert.

An der Studie teilgenommen haben 145 Unternehmensvertreterinnen und -vertreter (2022: 345). Mehr als zwei Drittel davon haben Führungsverantwortung, darunter acht Prozent Vorstands- oder Geschäftsführungsmitglieder, 30 Prozent Personalleiterinnen und Personalleiter und 31 Prozent HR-Führungskräfte. Weitere 26 Prozent sind Mitarbeitende im HR-Bereich und fünf Prozent konnten sich keiner dieser Positionen zuordnen. Die Studienteilnehmenden decken alle Unternehmensgrößen ab – vom Kleinunternehmen bis hin zum Großkonzern. Den größten Anteil machen Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitenden aus (44 Prozent). Die teilnehmenden Unternehmen repräsentieren alle relevanten Branchen in Deutschland. Am häufigsten vertreten ist mit 31 Nennungen das verarbeitende Gewerbe.  
Ein besonderer Mehrwert der Studie besteht darin, dass die Studienteilnehmenden einen individuellen Zugang zu einem Benchmarking-Dashboard erhalten. Dort lassen sich die eigenen Angaben mit denen anderer Personalabteilungen und Branchen vergleichen. Über eine Filterfunktion kann ausgewählt werden, welche Unternehmen für die Benchmarking-Werte berücksichtigt werden sollen. So können als Referenz etwa alle Unternehmen in den Branchen Information und Kommunikation sowie Finanz- und Versicherungsdienstleistung mit 1.000 bis 5.000 Mitarbeitenden aus Deutschland und der Schweiz angezeigt werden. 

Der detaillierte Studienbericht ist unter folgendem Link abrufbar: www.haufe.de/Digitalisierungsstudie-HR

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